Việc xây dựng quy trình xuất kho bài bản là rất cần thiết với doanh nghiệp, vì ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và tối ưu chi phí vận hành. Vậy quy trình này gồm những bước nào? Những rủi ro thường gặp và cách giải quyết ra sao? Cùng Vinatech Group tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình xuất kho
Quy trình xuất kho là một chuỗi các hoạt động tuần tự nhằm bảo đảm việc luân chuyển hàng hóa, nguyên liệu, vật tư ra khỏi kho một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Vì vậy, quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp:
Kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát
Một quy trình xuất kho chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát việc xuất hàng đúng chủng loại, đúng số lượng theo đơn hàng, nhờ các bước kiểm tra, đối chiếu. Điều này giúp giảm thiểu mất mát, hư hỏng hoặc thất thoát không rõ lý do.
Tối ưu hiệu quả vận hành kho
Khi có quy trình rõ ràng, nhân viên kho biết nhiệm vụ từng bước, tránh chồng chéo, giảm thời gian chờ đợi và thủ tục rườm rà. Từ đó, các bộ phận sẽ phối hợp nhịp nhàng giúp tăng năng suất vận hành kho.
Các bộ phận phối hợp tốt hơn
Quy trình xuất kho liên quan đến bộ phận bán hàng, kế toán, vận chuyển… Quy trình rõ ràng giúp truyền thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
Đảm bảo tính minh bạch
Mỗi bước xuất kho được ghi nhận, kiểm tra và đối chiếu sẽ giúp truy xuất thông tin nếu phát sinh sai sót. Đồng thời đảm bảo quy trình xuất kho tuân thủ đúng nội quy, có thể kiểm toán, đối chiếu số liệu khi cần.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Quy trình rõ ràng, dịch vụ giao hàng ổn định tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khi hàng hóa được xuất đúng hẹn, không bị thiếu hụt hoặc xảy ra sai sót, doanh nghiệp sẽ gia tăng uy tín với khách hàng.
2. Các bước trong quy trình xuất kho tiêu chuẩn
Muốn tối ưu hóa quy trình vận hành kho, doanh nghiệp cần tuân thủ 6 bước trong quy trình xuất kho như sau:
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho
Bộ phận chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động xuất kho (sản xuất, kinh doanh, bán hàng…). Phiếu đề nghị xuất kho phải được tạo bởi người có thẩm quyền, đảm bảo phù hợp với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Ví dụ:
- Khi cần xuất kho nguyên vật liệu sản xuất, người lập phiếu sẽ là trưởng bộ phận sản xuất.
- Khi cần xuất kho thành phẩm, hàng hóa, bộ phận bán hàng sẽ đảm nhiệm việc lập phiếu.
Điều này giúp đảm bảo việc xuất kho là để phục vụ hoạt động chung của công ty chứ không phải vì lợi ích cá nhân.
Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho
Đây là bước rất quan trọng, phải được ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền xem xét ký duyệt. Cụ thể như sau:
- Với nguyên vật liệu sản xuất sẽ do ban giám đốc hoặc trưởng bộ phận sản xuất ký duyệt
- Với thành phẩm hay hàng hóa sẽ do bộ phận bán hàng hay kế toán phê duyệt.
Đây là bước nhằm mục đích giám sát, đánh giá xem yêu cầu xuất kho có thật sự cần thiết và phù hợp hay không.
Bước 3: Kiểm tra số lượng tồn kho
Ở bước này, kế toán kho sẽ thực hiện kiểm kê số lượng hàng tồn để chắc chắn có thể đáp ứng đủ yêu cầu. Trong trường hợp thiếu hàng phải thông báo ngay cho bộ phận liên quan để có biện pháp xử lý kịp thời bằng cách:
- Nhập thêm hàng hóa đảm bảo đúng số lượng và chủng loại
- Đàm phán để ra hạn hợp đồng
Bước 4: Lập phiếu xuất kho kèm hóa đơn và các giấy tờ liên quan
Dựa theo các thông tin trong phiếu yêu cầu xuất kho đã được ký duyệt, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho. Sau đó gửi cho quản lý kho để tiến hành quy trình lấy hàng. Thông thường phiếu sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại quyển, bản còn lại giao cho thủ kho.
Bước 5: Tiến hành xuất kho
Căn cứ vào thông tin trên phiếu, quản lý kho sẽ lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu. Đồng thời kiểm tra chất lượng và tình trạng hàng hóa trước khi bốc xếp lên xe hàng để đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay khách hàng.
Bước 6: Thông tin xuất kho được cập nhật
Kế toán kho cập nhật số liệu, hạch toán hàng và xác định số liệu tồn kho mới nhất. Số liệu phải chính xác và được thống nhất giữa các bên liên quan.
Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê định kỳ số liệu ghi nhận giữa kế toán và thủ kho. Nếu có sai lệch, thất thoát xảy ra, cần tìm hiểu ngay nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
3. Kinh nghiệm triển khai quy trình xuất kho hiệu quả
Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp triển khai quy trình xuất kho hiệu quả đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công:
Quy trình xuất kho phải được xây dựng bài bản
Một quy trình xuất kho được xây dựng rõ ràng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác và chất lượng dịch vụ. Một quy trình được thực hiện đồng nhất theo các bước đã quy định sẽ đảm bảo tính nhanh chóng và giảm thiểu sai sót. Không chỉ vậy, quy trình này còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu tài nguyên và tuân thủ quy định pháp luật.
Kho hàng sắp xếp thông minh, khoa học
Để triển khai quy trình xuất kho hiệu quả, doanh nghiệp phải đảm bảo kho hàng được sắp xếp thông minh và khoa học. Kho hàng nên ứng dụng mã vạch, thẻ kho, hoặc quy hoạch vị trí lưu trữ rõ ràng.
Tích hợp mã vạch sẽ giúp việc truy xuất nguồn gốc, thông tin hàng hóa dễ dàng. Từ đó quy trình cũng trở nên nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và kiểm soát tồn kho hiệu quả. Việc quy hoạch và gắn nhãn sản phẩm không chỉ hỗ trợ nhân viên tìm kiếm nhanh hơn mà còn tận dụng tối đa không gian lưu trữ.
Hạn chế tối đa tình trạng người lạ ra vào kho
Nhiều doanh nghiệp mắc phải lỗi cơ bản là để người lạ ra vào khu vực chứa hàng. Mặc dù nguyên nhân thiếu hụt hàng hóa có thể đến từ việc nhầm lẫn của nhân viên, nhưng cũng không tránh khỏi trường hợp do người lạ làm thất thoát.
Vì vậy doanh nghiệp cần hạn chế tình trạng người lạ vào kho. Với những kho lớn, nhân viên đông thì cần đầu tư đồng phục, thẻ ra vào để dễ nhận diện. Đồng thời đưa quy định này vào nội quy kho hoặc quy trình xuất kho để đảm bảo nhân sự thực hiện nghiêm chỉnh.
Quản lý quy trình xuất nhập và tồn kho chặt chẽ
Việc kiểm kê kho định kỳ là hoạt động quan trọng để kiểm soát tồn kho cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu tồn kho trên sổ sách, phần mềm. Từ đó quản lý kho sẽ phát hiện ra các sai sót, rà soát và phân loại hàng hóa hỏng hóc và đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Đầu tư phần mềm kiểm soát kho
Hiện nay việc đầu tư phần mềm quản lý và kiểm soát kho hàng đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp. Với doanh nghiệp sử dụng hệ thống giá kệ kho, có thể tích hợp phần mềm WMS để quản lý và vận hành quy trình xuất nhập kho tự động. Đồng thời luôn thống kê chính xác số lượng hàng hóa theo thời gian thực, tránh việc thất thoát, sai lệch số liệu so với thực tế.
4. Các rủi ro trong quy trình xuất kho và hướng giải quyết
Một số những rủi ro trong quy trình xuất kho mà nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp phải như sau:
Quản lý thông tin sai sót
- Sai sót thông tin trong quy trình xuất kho có thể xảy ra ngay từ quá trình tiếp nhận yêu cầu cho đến khi lập phiếu xuất kho.
- Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình kiểm tra chéo và các bước xác nhận giữa các bộ phận. Để phát hiệu các lỗi sai kịp thời, doanh nghiệp nên tích hợp quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý chuyên dụng.
Tình trạng hư hỏng hàng hóa
- Trong quá trình vận chuyển và lưu trữ, không tránh khỏi việc hàng hóa bị hư hỏng. Đặc biệt là với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm,… cần được bảo quản trong môi trường đặc biệt.
- Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn lưu trữ khác nhau cho mỗi kho hàng. Đồng thời lên kế hoạch kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị kho thường xuyên đều đặn.
Hàng hóa không được giao đúng hẹn
- Việc chậm trễ hay sai sót trong quá trình xuất kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, thậm chí khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng.
- Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng lô hàng và phối hợp tốt với đơn vị vận chuyển.
- Khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh cũng rất quan trọng. Khi có sự cố xảy ra, doanh nghiệp nên nhanh chóng thông báo cho khách hàng về tình trạng đơn hàng để khách hàng an tâm hơn. Đồng thời cũng thể hiện tính chuyên nghiệp trong dịch vụ của doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình xuất kho mà Vinatech Group cung cấp. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích, giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược phù hợp và ứng dụng thành công vào kho hàng của mình. Nếu bạn muốn tư vấn giải pháp tối ưu kho hàng với hệ thống giá kệ thông minh, liên hệ ngay với đội ngũ của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất!
