Kho trung chuyển là điểm trung gian trong chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa tới khách hàng. Trong bài viết này, Vinatech Group sẽ cung cấp cái nhìn cụ thể về loại hình kho này, từ phân loại, quy trình vận hành đến các tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín. Cùng theo dõi nhé!
1. Tìm hiểu khái niệm kho trung chuyển
Kho trung chuyển hàng hóa được hiểu là điểm giao nhận trung gian giữa người bán và người mua. Tại đây, hàng hóa sẽ được tiếp nhận từ nhiều nơi khác nhau và lưu trữ tạm thời trong thời gian ngắn (24-48 giờ). Sau đó, hàng hóa tiếp tục được phân loại theo tuyến đường và luân chuyển trực tiếp đến khách hàng cuối cùng.
Điểm khác biệt cốt lõi giữa kho lưu trữ truyền thống và kho trung chuyển nằm ở mục tiêu vận hành. Tức là thay vì dự trữ hàng tồn kho dài hạn như kho thường, kho trung chuyển sẽ là nơi “điều phối luồng hàng” một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Các dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sử dụng kho trung chuyển:
- Giao hàng cho nhiều địa điểm phân tán (> 20 điểm trên toàn quốc)
- Cam kết thời gian giao hàng < 48 giờ cho phần lớn đơn
- Xử lý > 500 đơn lẻ/ngày từ nhiều nguồn cung ứng
- Chi phí vận tải chiếm > 15% doanh thu do giao đơn lẻ.
2. Phân biệt kho trung chuyển và kho lưu trữ dài hạn
Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu xây dựng hệ thống logistics thường nhầm lẫn giữa hai loại hình kho này. Tuy nhiên về bản chất, kho lưu trữ dài hạn có vai trò dự trữ hàng tồn kho nhằm cân bằng cung-cầu theo mùa vụ và đảm bảo nguồn cung liên tục. Ngược lại, kho trung chuyển không hướng đến việc giữ hàng hóa, mà chỉ tập trung điều phối luồng hàng nhanh chóng và chính xác.
So sánh theo mục đích và thời gian lưu kho
| Tiêu chí | Kho trung chuyển | Kho lưu trữ dài hạn |
| Mục đích chính | Luân chuyển, phân phối nhanh | Dự trữ, cân bằng cung-cầu |
| Thời gian lưu kho | 6-48 giờ (tối đa 72 giờ) | 30-180 ngày (có thể lên đến 1 năm) |
| Tần suất xuất nhập | Rất cao: 1-3 lần/ngày | Thấp-trung bình: vài lần/tuần |
| Độ biến động hàng tồn | Cực cao (vòng quay hàng hóa 50-100 lần/tháng) | Thấp (vòng quay hàng hóa 1-4 lần/tháng) |
| KPI vận hành | Hiệu suất (đơn/giờ), thời gian chờ đơn hàng | Độ lấp đầy kho, chi phí lưu kho |
3. Các mô hình kho trung chuyển phổ biến
Tùy vào đặc thù ngành hàng, quy mô vận hành và phạm vi phân phối, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình kho trung chuyển khác nhau.
Kho trung chuyển cross-docking
Kho trung chuyển cross-docking là mô hình kho trung chuyển phổ biến nhất. Với mô hình kho này, hàng hóa gần như không lưu kho, mà được chuyển thẳng từ khu vực tiếp nhận sang khu vực xuất hàng, sau khi phân loại. Thời gian hàng tồn tại kho thường chỉ từ 2-6 giờ, thậm chí có trường hợp dưới 30 phút.
Trung tâm phân loại TMĐT
Đây là loại kho trung chuyển chuyên xử lý hàng nghìn đơn lẻ mỗi ngày với hệ thống phân loại tự động, phục vụ thương mại điện tử và chuyển phát nhanh. Thời gian lưu kho của các kho hàng này thường từ 12-18 giờ và có khả năng vận hành 24/7.
Kho gom hàng khu vực
Loại hình kho này sẽ tập trung hàng từ nhiều nguồn trước khi vận chuyển đường dài. Kho thường được đặt tại vị trí trung tâm để có thể dễ dàng phân phối hàng hóa cho các tỉnh, thành phố lân cận.
Kho trung chuyển biên giới/cảng
Kho đặt gần cửa khẩu, cảng biển hoặc sân bay để chuyển tải phương thức vận chuyển, xử lý thủ tục hải quan và gom hàng xuất nhập khẩu. Thông thường, thời gian lưu kho của loại hình kho này sẽ từ 24-72 giờ tùy thủ tục hải quan.
Trạm trung chuyển đô thị
Kho nhỏ đặt trong nội thành để thực hiện trung chuyển cuối cùng, giúp giao hàng đến tay khách hàng trong vòng 2- 4 giờ. Các kho này thường chỉ có diện tích từ 200-1.000m², đáp ứng nhu cầu giao hàng hỏa tốc trong ngày của khách hàng.
4. Quy trình vận hành kho trung chuyển chuẩn
Quy trình vận hành kho trung chuyển cần đạt được 3 mục tiêu cùng lúc: tốc độ cao, độ chính xác cao và chi phí thấp. Để đạt được 3 mục tiêu này, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ quy trình xuất và nhập hàng dưới đây:
Nhập kho trung chuyển gồm những bước nào?
Để nhập hàng hóa vào kho trung chuyển, doanh nghiệp cần trải qua quy trình các bước như sau:
Bước 1: Hoàn tất thủ tục
Trước khi hàng hóa được vận chuyển qua kho trung chuyển, bên thuê kho cần ký kết hợp đồng với bên cho thuê. Hợp đồng cần nêu rõ các đầu mục như: số lượng, chủng loại hàng hóa, thời gian, điều kiện bảo quản,…
Bước 2: Cung cấp kế hoạch vận chuyển hàng
Sau khi đã ký kết hợp đồng đầy đủ, bộ phận quản lý sẽ chuẩn bị nhân lực, mặt bằng và thiết bị liên quan theo đúng kế hoạch nhập kho được cung cấp.
Bước 3: Kiểm tra đối chiếu thông tin hàng hóa
Ở bước này, ngay khi hàng hóa về đến kho trung chuyển, quản lý kho cần kiểm tra và đối chiếu thông tin, chứng từ đi kèm như hóa đơn, phiếu xuất kho,… Song song với đó, nhân viên kho cũng kiểm tra số lượng, loại hàng và hình thái bên ngoài của các kiện hàng.
Bước 4: Xếp hàng vào kho
Sau khi đã kiểm tra các kiện hàng đạt tiêu chuẩn, hàng hóa sẽ được sắp xếp vào vị trí lưu trữ tạm thời phù hợp. Các vị trí này sẽ được tính toán để đảm bảo thuận tiện cho việc truy xuất hàng hóa và an toàn sản phẩm.
Xuất kho trung chuyển diễn ra theo quy trình nào?
Quy trình xuất kho trung chuyển sẽ đơn giản hơn, được diễn ra tuần tự theo 3 bước như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch xuất hàng
Dựa theo đơn vận, doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch xuất hàng chi tiết để giúp 2 bên chủ động trong việc nắm bắt tình hình và xuất hàng hóa đúng kế hoạch, số lượng.
Bước 2: Quản lý xác nhận đề nghị xuất kho
Sau khi có kế hoạch xuất kho hoàn chỉnh, bộ phận quản lý sẽ xem xét và xác nhận thông tin. Tiếp theo là nhân viên kho tiếp tục kiểm kê số lượng, chất lượng hàng hóa, tải trọng,… với thông tin trong phiếu để đảm bảo tính xác thực.
Bước 3: Ký biên bản xác nhận
Ở bước này, các bộ phận liên quan như quản lý, kế toán kho, nhân viên kho,… sẽ tiến hành ký tá biên bản xác nhận. Biên bản phải đảm bảo tính chính xác tuyệt đối về số lượng, loại hàng cũng như người chịu trách nhiệm xuất hàng.
Bước 4: Xuất kho
Cuối cùng, sau khi mọi thủ tục, giấy tờ liên quan đã hoàn tất, nhân sự kho sẽ tiến hành sắp xếp hàng hóa lên xe để xuất kho và giao hàng đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
5. Tiêu chí chọn dịch vụ kho trung chuyển tối ưu
Nếu quyết định thuê kho từ đơn vị 3PL, cần đánh giá kỹ các tiêu chí sau để tránh chọn nhầm nhà cung cấp kém chất lượng.
Mạng lưới kho và phạm vi phủ sóng
Thông thường, một nhà cung cấp dịch vụ kho trung chuyển tốt phải đáp ứng được các tiêu chí sau:
- Kho trung chuyển đặt tại các vùng trọng điểm: Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Cần Thơ (tối thiểu 4 điểm)
- Phạm vi phủ: Giao được 95%+ quận/huyện trong 48 giờ
- Kho backup: Có kho dự phòng trong trường hợp kho chính quá tải hoặc xảy ra sự cố.
Năng lực xử lý đơn hàng/ngày
- Kho phải có công suất dư ít nhất 20- 30% so với nhu cầu trung bình
- Hiệu suất thực tế: Cần quan tâm đến các vấn đề như hiện tại kho đang xử lý bao nhiêu đơn/ngày? Công suất tối đa bao nhiêu?
Thông thường, các nhà cung cấp chất lượng thường có công suất tối đa gấp 1.5-2 lần công suất trung bình và không bị quá tải ngay cả mùa cao điểm.
Mức độ minh bạch chi phí
Nhà cung cấp dịch vụ cần cung cấp bảng giá phải rõ ràng, tách biệt từng mục. Tránh trường hợp nhà cung cấp chỉ báo giá trọn gói mà không chi tiết, dễ phát sinh phụ phí sau này.
- Chi phí cố định: Thuê slot kho (nếu có)
- Chi phí biến đổi: Phí nhập kho/kiện, phí lưu kho/ngày, phí phân loại/kiện, phí đóng gói (nếu có)
- Phí phát sinh: Hàng quá khổ, hàng dễ vỡ, lưu kho quá hạn,…
Cung cấp cam kết SLA
Khi làm hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ kho trung chuyển phải ghi rõ các cam kết đo lường được như:
- Độ chính xác phân loại: ≥ 99.5% (sai ≤ 5 kiện/1.000 kiện)
- Thời gian xử lý: < 24 giờ từ nhận đến xuất
- Tỷ lệ hàng thất lạc: < 0.1%
- Bồi thường: Quy định rõ mức bồi thường khi vi phạm SLA
Trên đây là toàn bộ thông tin về kho trung chuyển mà Vinatech Group tổng hợp và chia sẻ. Có thể thấy, việc quản lý kho trung chuyển hiệu quả đòi hỏi quy trình xuất nhập bài bản và rõ ràng trong từng bước. Khi áp dụng đúng, doanh nghiệp vừa nâng cao độ chính xác, vừa tăng tính linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu thị trường.
