Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Mục đích của phương pháp này là giúp nhà kho, nơi làm việc của doanh nghiệp luôn gọn gàng, sạch sẽ và có tổ chức. Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Làm thế nào để áp dụng hiệu quả. Vinatech Group sẽ giải đáp chi tiết ngay sau đây.
1. Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho là gì?
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng bắt nguồn từ hãng ô tô Toyota của Nhật. Mục tiêu của 5S là giúp doanh nghiệp quản lý vật tư, hàng hóa và cải thiện khả năng quản lý kho. Theo đó, 5S là viết tắt của Seri, Seiton, Seiketsu, Seiso và Shitsuke. Cụ thể:
- Seiri (sàng lọc): Phân loại và di dời những đồ dùng, vật dụng không cần thiết, có thể đem bán hoặc tái sử dụng
- Seiton (sắp xếp): Sắp xếp hàng hóa, vật tư khoa học, đảm bảo các tiêu chí dễ tìm, dễ lấy và thuận tiện khi sử dụng.
- Seiketsu (sạch sẽ): Nhà kho cần được vệ sinh thường xuyên, đảm bảo bụi bẩn và rác thải không ảnh hưởng đến công việc và sức khỏe người lao động.
- Seiso (săn sóc): Tiến hành kiểm tra thường xuyên, đồng thời duy trì việc thực hiện 3 tiêu chí sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
- Shitsuke (sẵn sàng): Rèn luyện tạo thói quen và sự tự giác trong việc thực hiện 5S để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và thuận tiện.
2. Quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Để áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình các bước như sau:
Bước 1: Seiri (Sàng lọc)
- Tiêu chí đầu tiên của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là sàng lọc. Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo việc sắp xếp hay phân loại hàng hóa vật tư dựa theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng. Đồng thời loại bỏ các thiết bị, máy móc, vật dụng,… không cần thiết ra khỏi kho để tối ưu diện tích.
- Ví dụ, doanh nghiệp có thể dựa vào các nguyên tắc quản lý tồn kho (FIFO, LIFO,…) để xác định đâu là hàng hóa cần xuất kho trước. Từ đó, nghiên cứu vị trí sắp xếp hàng hóa phù hợp để có thể dễ dàng lấy hàng ngay khi có phiếu xuất kho.
- Việc thực hiện bước “sàng lọc” sẽ giúp các tiêu chí còn lại thực hiện trơn tru hơn. Lưu ý là việc sàng lọc kho nên được thực hiện định kỳ 1-3 tháng/ lần tùy vào diện tích và tính chất hoạt động của kho.
Bước 2: Seiton (sắp xếp)
- Tiêu chí thứ hai cần thực hiện trong tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là sắp xếp. Ở bước này, doanh nghiệp cần tuân thủ sắp xếp hàng hóa, vật tư hay trang thiết bị theo tiêu chí: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại.
- Để thực hiện được điều này, nhân viên kho nên ghi chú các thông tin hàng hóa để dễ dàng tìm kiếm bằng cách sử dụng bộ nhãn dán. Nếu không gian kho hàng được tối ưu thì việc xuất nhập hàng hóa cũng nhanh hơn. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian trống giữa các khâu dây chuyền sản xuất và xuất nhập kho.
Bước 3: Seiketsu (sạch sẽ)
- Với tiêu chí thứ ba – sạch sẽ, doanh nghiệp sẽ thực hiện công tác vệ sinh, lau dọn các vật dụng, hàng hóa trong kho thường xuyên. Điều này giúp loại bỏ các tác nhân gây bụi bẩn, cản trở các công việc trong kho.
- Đặc biệt với các kho hàng lưu trữ sản phẩm hay thiết bị máy móc, việc lau dọn sạch sẽ rất quan trọng. Vì bụi bẩn có thể làm giảm chất lượng sản phẩm (lương thực, thực phẩm,…) gây ảnh hưởng tới sức khỏe con người, đồng thời khiến máy móc bị hỏng hóc.
- Việc giữ gìn vệ sinh kho hàng ngoài việc gia tăng chất lượng sản phẩm, còn thể hiện được phần nào sự uy tín, chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Và để thực hiện tốt điều này, việc đưa ra quy định giữ vệ sinh chung, lên kế hoạch dọn vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, thiết bị định kỳ là điều doanh nghiệp cần làm.
Bước 4: Seiso (săn sóc)
- Bước tiếp theo của quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là săn sóc. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần duy trì thực hiện 3S trước đó một cách liên tục. Từ đó tạo tiền đề đề doanh nghiệp tiến tới phát triển và hoàn thiện tiêu chuẩn 5S.
- Tại đây, quản lý kho có trách nhiệm thiết lập các kế hoạch, mục tiêu và yêu cầu cụ thể tại mỗi khu vực kho. Đồng thời, quản lý kho cũng cần phổ biến các tiêu chí này để nhân viên có thể nắm rõ trách nhiệm và đầu việc của mình.
- Ở bước này, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi và trao phần thưởng cho cá nhân, tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ 5S. Điều này vừa giúp kho hàng sạch sẽ, gọn gàng, vừa giúp ý thức của nhân sự được rèn giũa chuyên nghiệp, chuẩn quy trình.
Bước 5: Shitsuke (sẵn sàng)
- Bước cuối cùng của quy trình thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là sẵn sàng. Ở bước này, các nhà quản trị phải đảm bảo việc duy trì và thực hiện liên tục tiêu chuẩn 5S để đạt được lợi ích cuối cùng. Theo đó, quản lý cần rèn luyện đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác và duy trì nề nếp, tác phong trước đó.
- Thực tế cho thấy, tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi quản lý và đội ngũ nhân sự cấp dưới phối hợp thực hiện nghiêm túc.
- 5S không phải tiêu chuẩn áp dụng 1 lần, mà cần duy trì tính đều đặn, thường xuyên. Và mỗi thành viên trong doanh nghiệp, tổ chức đều sẽ là mắt xích quan trọng để đảm bảo các hoạt động được diễn ra đúng kế hoạch và tiến độ.
3. Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho mang lại lợi ích gì?
Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho giúp doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích về hiệu quả kinh tế và hiệu suất lao động như sau:
- 5S giúp nhân sự trong kho gia tăng hiệu suất lao động
- Kho hàng được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng thiếu hụt, mất mát
- Tối ưu và cân đối quá trình xuất nhập hàng hóa, chủ động hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Xây dựng môi trường và không gian làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo sạch sẽ và an toàn cho người lao động
- Nâng cao tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân sự kho
- Tối ưu chi phí quản trị chuỗi cung ứng, từ đó gia tăng tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
4. Làm thế nào để áp dụng tiêu chuẩn 5S thành công?
Ngoài việc thực hiện tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho theo đúng quy trình chuẩn, doanh nghiệp cần chú trọng tối ưu các tiêu chí sau:
Sự cam kết hỗ trợ từ phía lãnh đạo
Để tiêu chuẩn 5S được phổ biến và thực hiện thành công, sự ủng hộ từ lãnh đạo là tiêu chí quan trọng hàng đầu. Người lãnh đạo cần xây dựng các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện để đảm bảo 5S được phổ biến rõ ràng tới toàn thể nhân sự.
Tổ chức các buổi đào tạo về 5S
Cần có buổi đào tạo hoặc cung cấp tài liệu liên quan để chắc chắn nhân sự hiểu về 5S trước khi thực hiện. Khi đã nhận thức được tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho vận hành như thế nào, mọi người sẽ chủ động tham gia và thực hiện 5S hiệu quả hơn.
Tinh thần tự nguyện từ nhân sự
Sự tự nguyện từ nhân sự là điều quan trọng để có thể phát huy tối đa khả năng của 5S trong quản lý kho. Nếu không đảm bảo tiêu chí này, mọi thứ sẽ được thực hiện một cách rời rạc, thiếu sự phối hợp nội bộ và sớm đi tới thất bại.
Nâng cao tiêu chuẩn thực hiện
Khi tiêu chuẩn 5S đã được thực hiện thành công và trở thành thói quen, doanh nghiệp cần nâng cao tiêu chuẩn để tập thể không ngừng đổi mới và phát triển.
Trên đây là toàn bộ thông tin về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho mà Vinatech Group chia sẻ. Hy vọng bài viết mang lại thông tin hữu ích, giúp bạn đọc có thể ứng dụng thành công tiêu chuẩn này vào doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp lưu trữ và tối ưu không gian kho hiệu quả với hệ thống kệ chứa hàng thông minh, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 086 758 9999 để nhận tư vấn nhanh nhất!
