Cách tính diện tích kho lưu trữ: Mẹo tối ưu kho cho doanh nghiệp

Cách tính diện tích kho lưu trữ như thế nào? Công thức tính diện tích kho cho doanh nghiệp ra sao? Làm thế nào để bạn chọn một kho hàng có không gian tối ưu cho sự phát triển, sao cho bạn không phát triển quá nhanh – hoặc không bao giờ phát triển hết và cuối cùng phải chi trả tiền thuê kho bãi nhiều hơn so với mức bạn cần?

Thực tế việc lựa chọn dịch vụ cho thuê kho vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu như kho quá nhỏ, không thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh, bạn sẽ bị mất doanh số. Ngoài ra, nếu kho quá lớn sẽ phải trả rất nhiều chi phí cho quá trình vận hành.

Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu về cách tính diện tích kho lưu trữ phù hợp nhé!

Cách tính diện tích kho lưu trữ

Cách tính diện tích kho lưu trữ thông qua công thức chiều rộng nhân với chiều dài kho hàng. Khi đó diện tích m² bạn nhận được sẽ đảm bảo bảo an toàn, chiều cao chất hàng sẽ bị giới hạn.

Thông thường, sẽ được tính trên cơ sở diện tích của sàn hoặc mặt phẳng nhất định. Tùy thuộc vào cấu trúc kho cũng như loại hàng hóa mà bạn nên có diện tích thuê kho phù hợp để không rơi vào tình trạng thuê kho quá rộng hay quá chật.

Cách tính thể tích kho lưu trữ

Một trong những cách chọn kho lưu trữ phù hợp là hiểu rõ về cách tính không gian.

Cách tính thể tích kho lưu trữ theo m³ thì bạn lấy chiều dài nhân với chiều rộng và nhân chiều cao. Như vậy, một m³ sẽ tương ứng với không gian có chiều dài một mét, rộng một mét và cao một mét.

Ngoài ra bạn có thể lựa chọn thuê kho theo kích thước hàng hóa. Cách này thường áp dụng đối với những máy móc lớn hoặc hàng hóa có hình dạng phức tạp. Đối với hàng hóa này, rất khó để có thể quy đổi thành m² hay m³.

Cách tính sức chứa kho hàng qua diện tích kho lưu trữ

Hiểu rõ công suất kho hiện tại của bạn là bước đầu tiên để xác định cách bạn có thể tối ưu hóa nó. Sau đây là hướng dẫn từng bước đơn giản về cách tính toán công suất kho sử dụng diện tích tính bằng mét:

• Bước 1: Lấy số đo diện tích tính bằng mét vuông (m²) của toàn bộ cơ sở kho hàng của bạn. Ví dụ diện tích kho hàng là 15.000m².
• Bước 2: Tính tổng diện tích đang sử dụng cho các mục đích không phải lưu trữ như văn phòng, nhà vệ sinh, phòng giải lao, khu vực xếp dỡ hàng hóa,… Giả sử con số này là 3.000m²
• Bước 3: Trừ đi tổng diện tích không phải là lưu trữ khỏi tổng diện tích của kho hàng để xác định diện tích sử dụng của kho hàng. Công thức như sau: Diện tích sử dụng = Tổng diện tích tính bằng mét vuông – Diện tích không lưu trữ tính bằng mét vuông. Theo ví dụ trên, tính diện tích như sau: 15.000m² – 3.000m² = 12.000m².
• Bước 4: Tiếp theo, xác định bạn có bao nhiêu không gian lưu trữ có thể sử dụng từ mặt đất trở lên (tức là chiều cao xếp chồng tối đa hoặc chiều cao thông thoáng). Đối với việc này, bạn cần xem xét vật thể treo trên cao thấp nhất như giá đỡ kho hoặc đồ đạc chiếu sáng. Giả sử chiều cao này là 3 mét.
• Bước 5: Nhân chiều cao xếp chồng tối đa với tổng diện tích sử dụng được để tìm ra sức chứa lưu trữ của kho hàng tính bằng mét khối (m3): Sức chứa lưu trữ = Diện tích sử dụng được tính bằng mét vuông * Chiều cao xếp chồng tối đa tính bằng mét. Theo ví dụ trên, phép tính này như sau: 12.000m² * 3m = 36.000m³.

Ví dụ này có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách xác định tiềm năng lưu trữ trong kho hàng của bạn, nhưng hãy nhớ rằng, bạn sẽ cần xem xét cả các yếu tố cụ thể của kho chẳng hạn như khu vực làm việc nhặt hàng và đóng gói.

Bằng cách hiểu rõ phương pháp tính toán sức chứa kho hàng một cách tốt nhất, bạn có thể tối ưu hóa không gian dựa trên nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, bao gồm số lượng đơn vị và SKU riêng biệt, tổng thiết bị và không gian thực hiện cần thiết để vận hành một kho hàng.

Diện tích kho lưu trữ ảnh hường tới doanh nghiệp thế nào?

Diện tích kho lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics và không chỉ giới hạn ở việc tối ưu hóa việc lưu trữ hàng tồn kho..

Hiểu rõ sức chứa kho hàng giúp bạn quyết định lượng hàng tồn kho bạn có thể có trong tay để đáp ứng nhu cầu đồng thời giảm thiểu rủi ro đơn đặt hàng tồn đọng và hết hàng.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng là tốt khi có nhiều không gian kho hàng hơn. Với sức chứa kho hàng và diện tích lớn hơn, chi phí kho bãi và vận chuyển của bạn sẽ cao hơn, bao gồm tiền thuê kho bãi, lựa chọn và đóng gói, các công việc quản lý hàng tồn kho,…

Ngoài ra, nhiều không gian hơn khiến cho việc lưu trữ nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết trở nên dễ dàng, điều này có thể dẫn đến việc tích tụ hàng tồn kho chết (do đầu tư nhiều hàng tồn kho ban đầu, tiền vốn sẽ không luân chuyển được cho đến khi hàng tồn kho được bán đi).

Ngoài lưu trữ, bạn cũng có thể sử dụng không gian kho hàng cho việc xử lý đơn hàng. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần quyết định cách thiết lập không gian kho hàng của mình để có quy trình làm việc hiệu quả, từ đó thúc đẩy đội ngũ xử lý đơn hàng nhanh chóng và độ chính xác của đơn hàng cao hơn.

Cách tối ưu hóa sức chứa kho hàng

Khi bạn hiểu cách tiếp cận vấn đề về sức chứa kho hàng, bạn có khả năng đưa ra quyết định tốt hơn về cách tối ưu hóa không gian bạn có và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đáng tin cậy.

Các công cụ quản lý kho bãi kỹ thuật số cũng có thể đóng vai trò chính trong việc tối ưu hóa sức chứa kho hàng, cũng như cải thiện quy trình hoạt động của kho hàng thương mại điện tử.

Ví dụ, việc sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) có thể giúp bạn thu thập và ghi lại dữ liệu liên quan đến kho hàng dựa trên hoạt động lịch sử, bao gồm việc theo dõi tồn kho trong thời gian thực. Thông tin này có thể giúp bạn theo dõi luồng hàng tồn kho trong toàn bộ kho hàng của bạn để xác định những điểm không hiệu quả và cải thiện hoạt động tổng thể của bạn.

Các cuộc kiểm tra kho định kỳ cũng có thể phát hiện ra các điểm không hiệu quả về sức chứa kho hàng. Bằng cách xem xét chức năng của kho – chứ không chỉ riêng công suất – bao gồm quy trình nhận và cất giữ hàng hóa của kho, bạn sẽ có được cái nhìn toàn diện về cách tối ưu hóa sức chứa kho hàng dựa trên hiệu suất tổng thể.

Thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI của kho có thể giúp bạn tìm ra cách tối ưu hóa và cải thiện hoạt động kho, bao gồm công suất, bằng cách xác định mức độ hiệu quả của đội ngũ nhân viên trong việc lưu trữ, thực hiện và bổ sung hàng tồn kho.

Giải pháp tăng sức chứa kho hàng cho doanh nghiệp

Nếu kho của bạn đạt đến mức sức chứa tối đa, bạn sẽ phải tìm cách để tăng khả năng sức chứa kho của mình. Mặc dù có những cách để tối ưu hóa không gian hiện có của kho hàng, nhưng bạn không thể tăng sức chứa ngoài giới hạn của cơ sở vật chất mà kho hàng của bạn có thể chứa.

Vì vậy, nếu bạn đang dự đoán sự tăng trưởng trong tương lai gần, có thể nên chuẩn bị cho việc tăng công suất sớm hơn. Do đó, bạn sẽ cần có được ý tưởng tốt về nhu cầu trong tương lai bằng cách dự báo nhu cầu hàng tồn kho trước rất lâu.

Để tìm cách tăng sức chứa kho hàng hiện tại, hãy bắt đầu bằng cách xem xét thiết lập kho hàng hiện tại của bạn và tìm cách để cải thiện. Dưới đây là một số câu hỏi để xem xét:

• Bạn có tận dụng tối đa tất cả không gian khả dụng của mình không?
• Có thể sử dụng giá đỡ hai tầng để tiết kiệm không gian không?
• Có hệ thống giá kệ kho hàng nào khác có thể giúp bạn tận dụng tối đa không gian kho của mình không?
• Có thể điều chỉnh chiều rộng lối đi để tạo thêm chỗ cho việc lưu trữ mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và an toàn kho không?
• Bạn có thể kết hợp các bến tàu vận chuyển và nhận hàng của mình để tạo thêm chỗ cho việc lưu trữ không?
• Chuyển sang một loại bao bì khác có giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ không?
• Bạn có tận dụng tối đa tự động hóa kho để giúp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho không?
• Một trong những cách tốt nhất để tăng công suất kho là thực hiện quy trình được gọi là phân bổ vị trí kho (Warehouse Slotting). Quy trình này được thiết kế để giúp tối đa hóa không gian và làm cho việc chọn hàng hiệu quả hơn bằng cách lưu trữ và tổ chức hàng tồn kho dựa trên số SKU, loại sản phẩm hoặc bất kỳ đặc điểm sản phẩm nào khác.

Trên thực tế, phân bổ vị trí đặt các mặt hàng được đặt hàng cùng nhau gần nhau để giảm bớt các bước thực hiện. Và việc phân bổ vị trí hiệu quả không chỉ giúp tăng không gian, mà còn cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho và giảm chi phí kho bãi.

Mặc dù phân bổ vị trí có thể là một dự án lớn tốn thời gian và cải tiến liên tục, nhưng nó có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và tác động tích cực đến lợi nhuận của bạn.

Tất nhiên, việc tối đa hóa không gian bằng cách thử tái tổ chức hoặc tổng hợp một số khía cạnh của kho hàng có thể là các giải pháp ngắn hạn vì bạn có thể đã đạt được bước này thông qua sự phát triển – và hầu hết các công ty thành công sẽ tiếp tục phát triển.

Lưu ý khi tính diện tích kho lưu trữ

Thực tế khi áp dụng các cách tính diện kho lưu trữ thì doanh nghiệp cần biết:

Lựa chọn hình thức thuê kho

Bên cạnh tính không gian, bạn cũng cần lựa chọn hình thức thuê kho phù hợp. Chẳng hạn như hàng hóa của bạn nặng và không thể chất chồng lên nhau, nên ưu tiên thuê m². Trong khi đó, nếu hàng hóa nhỏ có nhiều thùng nhẹ và chồng lên nhau bạn nên chọn thuê m³.

Đặc biệt, cách chọn kho lưu trữ phù hợp đối với hàng hóa có giá trị, thời điểm xuất nhập không ổn định là thuê kho tự quản. Khi đó, doanh nghiệp sẽ chủ động và linh hoạt hơn trong khâu quản lý hàng.

Tự tính không gian thuê kho

Dựa vào số lượng và kích thước hàng hóa để tính diện tích thuê kho phù hợp nhất

Một trong những cách chọn kho lưu trữ phù hợp nhất là tính chi tiết về không gian bạn sẽ thuê. Cụ thể:

• Nếu như những thùng hàng bằng nhau, tính thể tích từng thùng và nhân với số lượng hàng hóa tương ứng.
• Nếu như hàng hóa có kích thước khác nhau, hãy ước chừng chiều cao và diện tích đáy.

Trên thực tế, bạn chỉ nên thuê phần diện tích lớn hơn một chút so với nhu cầu của mình. Điều này sẽ giúp khoảng không gian trở nên thông thoáng hơn. Tránh trường hợp hàng hóa nhiều hơn dự tính và bị chèn ép. Đồng thời, bộ phận kế toán cũng không phải thực hiện quá nhiều quy trình tính toán phí lưu kho mỗi khi thêm hay bớt hàng.

Đến khảo sát kho lưu trữ

Cách chọn kho lưu trữ phù hợp nhất chính là thực hiện khảo sát thực tế. Một cuộc khảo sát như vậy không chỉ giúp bạn có cái nhìn trực quan sinh động hơn và còn giúp bạn hình dung rõ hơn về kích thước không gian.

Khi khảo sát, bạn hãy quan sát hàng hóa hiện đang có trong kho. Kiểm tra chi tiết thể tích của mỗi kệ cũng như cách sắp xếp và bố trí hàng trên các ngăn các kệ. Dựa vào cách sắp xếp và tổ chức hàng hóa trong kho hiện tại của họ, bạn có thể áp dụng cho số lượng hàng hóa của mình trong tương lai.

Nhờ tư vấn của dịch vụ lưu trữ

Nhờ dịch vụ tư vấn để hiểu rõ hơn về cách chọn kho lưu trữ phù hợp

Đối với những doanh nghiệp mới, nhờ tư vấn của dịch vụ lưu trữ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn diện tích không gian của kho. Lúc này, bạn chỉ cần chia sẻ về nhu cầu của bản thân, tính chất hàng hóa, số lượng cũng như kích thước.

Lúc này, đội ngũ tư vấn sẽ đưa ra những phương án tốt nhất để bạn có thể hiểu về cách chọn kho lưu trữ phù hợp. Đảm bảo tiết kiệm chi phí cũng như quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tổng kết

Việc lựa chọn kho phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp vô cùng quan trọng. Để chọn được kho phù hợp, cần phải xem xét đến rất nhiều yếu tố khác nhau. Doanh nghiệp có thể khảo sát thực tế hoặc lựa chọn đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Hiện Vinatech Group đang là đơn vị đang triển khai các giải pháp thiết kế kho hàng hiện đại, tối ưu cho doanh nghiệp. Chúng tôi mang đến các mô hình nhà kho thông minh hiệu quả, giúp doanh nghiệp chọn được kho lưu trữ ưng ý với mức chi phí thấp nhất.

Hy vọng rằng, với những chia sẻ trên, bạn đã hiểu rõ hơn về cách tính diện tích kho lưu trữ chính xác nhất. Nếu bạn đang quan tâm tới các giải pháp kho hàng thì hãy liên hệ cho Vinatech Group để được tư vấn miễn phí nhé!