Cách quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả

Quản lý kho hàng trong logistics sao cho hiệu quả là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Muốn kho hàng hoạt động trơn tru, linh hoạt thì cần trang bị đầy đủ kiến thức từ việc setup nhà kho đến quy trình vận hành.

Nội dung bài viết

Tổng quan về quản lý kho bãi trong logistic

Trong lĩnh vực logistics, quản lý kho hàng là phần quan trọng, đảm bảo tất cả sản phẩm được quản lý, kiểm soát, theo dõi một cách chính xác, hiệu quả. Việc quản lý kho hàng logistics bao gồm lưu trữ, vận chuyển, phân phối sản phẩm. Chúng đóng vai trò lớn trong đảm bảo tính hiệu quả, lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Quản lý kho bãi trong logistics

Chức năng của quản lý kho hàng gồm:

Chú trọng tập kết hàng hóa: Thông thường, hàng hóa nhận từ nhiều nơi khác nhau dễ gây nên tình trạng bừa bãi, lộn xộn trong nhà kho. Do đó, quản trị kho hàng trong logistics sẽ giúp loại bỏ tình trạng này, giúp nhà kho rộng rãi, hàng hóa sắp xếp khoa học.
Phân loại hàng hóa: Nếu không có cách quản lý phù hợp, doanh nghiệp sẽ phải quản lý từng mặt hàng. Lúc này, kho bãi sẽ đóng vai trò hỗ trợ tách biệt sản phẩm.
Lưu trữ hàng hoá: Nhờ quản lý kho hàng, doanh nghiệp không cần lo lắng việc hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát. Mọi sản phẩm trong nhà kho đều được lưu trữ một cách an toàn theo tiêu chuẩn nhất định.
Quản lý hàng hóa: Quản lý kho hàng trong logistics sẽ giúp chúng ta dễ dàng quản lý quy trình từ xuất khẩu, đến nhập khẩu từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian trong khâu vận hành.

Quy trình quản lý kho logistics hiệu quả

Quy trình quản lý kho hàng logistics là một hệ thống các hoạt động gồm quản lý, vận hành, kiểm soát các hoạt động xuất nhập hàng hóa trong nhà kho. Quy trình này bao gồm nhiều công đoạn.

Lập kế hoạch nhập kho

Đầu tiên, cần tiếp nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời điểm. Nếu không có thể dẫn đến những vấn đề phát sinh như:

Hàng hóa chiếm nhiều không gian nhà kho gây khó khăn trong sắp xếp, xuất nhập, tìm kiếm sản phẩm.

Sản phẩm sẽ không được bảo quản đúng cách, dễ dẫn đến hư hỏng, mất mát làm ảnh hưởng đến chi phí thu mua và tiến độ cung ứng hàng hóa.

Kiểm soát hàng tồn kho

Để đảm bảo sự minh bạch, trung thực và chính xác trong quy trình quản lý kho hàng trong logistics thì cần kiểm soát hàng tồn kho. Việc này cần được thực hiện thường xuyên, đều đặn. Nếu trì hoãn quá lâu gây tình trạng tốn nhiều thời gian, nhân lực, ảnh hưởng đến quy trình vận hành kho.

Hàng tồn kho

Xử lý hàng hóa hư hỏng và quản lý chất lượng hàng hóa

Muốn quản trị kho bãi và đóng gói hiệu quả cần có biện pháp xử lý hàng hóa hư hỏng và quản lý chất lượng hàng hóa. Đây là khâu quan trọng giúp quy trình vận chuyển, cung ứng hàng hóa được đảm bảo an toàn.

Bước này đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, đảm bảo hàng hóa được sắp xếp, bố trí một cách khoa học, hợp lý và an toàn. Điều đó giúp tránh tình trạng hư hỏng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Lập kế hoạch xuất kho

Việc đầu tiên cần chú ý trong khâu lập kế hoạch đó là đóng gói sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn. Điều này giúp đảm bảo thuận tiện trong khâu giao hàng, tránh sự cố không đáng có.

Trong quản trị kho hàng trong logistics, bất cứ sự sai sót nào đều phải trả giá bằng tiền và uy tín của doanh nghiệp. Cho nên, để hạn chế được sai sót cần kết hợp quy trình kiểm kê xuất kho, kiểm tra chất lượng hàng và cân đối số lượng hàng khớp với thời gian. Đặc biệt, dữ liệu tính toán bổ sung lượng hàng thiếu cần được cung cấp đúng thời điểm.

Báo cáo thống kê định kỳ

Đây cũng là bước quan trọng, cần thiết trong quản lý kho hàng trong logistics. Mỗi mục sẽ cần có báo cáo riêng nhưng cũng cần tối ưu để không gây ra tình trạng khó khăn trong quản lý, tìm kiếm thông tin cũng như tính chính xác.

>> Tham khảo: Quy trình quản lý kho thành phẩm “chuẩn” cho doanh nghiệp

Hướng dẫn cách quản trị kho hàng trong logistic hiệu quả

Để đạt hiệu quả trong vận hành nhà kho, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình quản lý kho logistics như sau.

Xử lý hàng dựa trên hệ thống FIFO, LIFO và FEFO

Lựa chọn giải pháp quản lý kho hàng phù hợp để đem lại hiệu quả cao là bước quan trọng. Hiện nay, có ba hệ thống xử lý như sau cho bạn lựa chọn.

FIFO (First in – First out): Hàng nào vào trước sẽ ra trước, phù hợp mặt hàng có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, đồ công nghệ, mỹ phẩm, hàng tiêu dùng….
LIFO (Last in – First out): Nhập sau, xuất trước, áp dụng cho mặt hàng có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.
FEFO (First Expired – First Out): Hết hạn trước, xuất trước.

Phương thức nhập xuất hàng hóa

Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý thông tin kho

Dán nhãn sản phẩm để phân biệt là điều bắt buộc trong quản lý kho hàng logistics. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã SKU (hoặc kết hợp với hệ thống quét mã vạch) nhằm tạo ra phiếu nhập chứa thông tin về sản phẩm. Thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng trong suốt quá trình quy trình quản lý kho.

Thống nhất quy trình, quy chuẩn làm việc

Doanh nghiệp cần thống nhất với phía đối tác về các quy chuẩn đóng gói, kích thước, khối lượng, số lượng sản phẩm tối đa mỗi thùng, nội dung thông tin hàng hóa trong quá trình nhập nguyên vật liệu. Thời gian giao hàng cũng cần được thông báo trước ít nhất vài ngày để tránh tình trạng để tạm, không đúng chuẩn gây tình trạng hư hỏng.

Cải tiến phương thức lấy hàng

Cải tiến phương thức lấy hàng cũng là một trong những biện pháp quản lý kho hàng logistics hiệu quả. Doanh nghiệp cần xác định quy mô kho cũng như phương thức lấy hàng phù hợp.

Với kho nhỏ, doanh nghiệp nên chọn phương thức lấy hàng theo đơn. Tức là mỗi nhân viên sẽ thu gom và xử lý đơn hàng riêng để tránh lãng phí thời gian và chi phí nhân công.

Với kho lớn, nhiều loại sản phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng phương thức lấy hàng theo cụm. Nhân viên sẽ tổng hợp những mặt hàng giống nhau, từ nhiều đơn hàng để lấy cùng lúc, sau đó phân phối lại theo giỏ hàng để tối đa hóa hiệu quả quản lý kho.

>> Bạn đọc quan tâm: Kho logistics nên sử dụng loại kệ nào?

Ứng dụng công nghệ tiên tiến

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng cũng rất quan trọng trong quản lý kho hàng. Những loại phần mềm sẽ hỗ trợ việc vận hành tự động 100% để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác trong quy trình quản lý kho logistics.

Có thể thấy quản lý kho hàng trong logistics rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Để việc quản lý được hiệu quả, việc sử dụng các loại giá kệ phù hợp có ý nghĩa rất lớn. Với 12 năm kinh nghiệm trong sản xuất các sản phẩm giá kệ, Vinatech Group tự tin mang tới giải pháp lưu trữ hàng hóa hoàn hảo nhất.

Công ty Cổ phần Tập đoàn Vinatech Việt Nam