Kho thành phẩm là gì? Quy trình quản lý nhập kho thành phẩm 2025

Kho thành phẩm là gì? Quy trình nhập kho thành phẩm thế nào? Nhập kho thành phẩm từ sản xuất trải qua các bước nào? Quy trình quản lý kho thành phẩm là khâu vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Quy trình quản lý phải được xử lý một cách bài bản chính xác để mang lại hiệu quả cho khu vực lưu trữ, hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.

Bài viết dưới đây, Vinatech Group sẽ chia sẻ cho bạn đọc chi tiết về quản lý kho thành phẩm cũng như các vấn đề liên quan.

Nội dung bài viết

Kho thành phẩm là gì?

Kho thành phẩm là nơi lưu trữ các sản phẩm đã trải qua quá trình chế biến do thuê ngoài hoặc được các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp gia công tạo thành, đã qua kiểm duyệt, đảm bảo phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và tiến hành nhập kho. Thành phẩm được cấu thành từ các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ.

Thành phẩm có thể là hàng hóa, sản phẩm công nghiệp, thực phẩm, hoặc bất kỳ sản phẩm nào đã hoàn tất việc sản xuất và có thể sử dụng ngay mà không cần qua bất kỳ bước sản xuất hay chế biến thêm nào nữa.

Quy trình nhập kho thành phẩm là gì?

Quy trình nhập kho thành phẩm là một chuỗi hoạt động có hệ thống và liên tục, được thực hiện để đưa các sản phẩm đã hoàn thành từ giai đoạn sản xuất vào kho để lưu trữ và chờ phân phối. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra và xác nhận chất lượng, số lượng của sản phẩm, ghi nhận thông tin chi tiết vào hệ thống quản lý kho, và sắp xếp sản phẩm vào các vị trí lưu trữ thích hợp trong kho.

Mục tiêu của quy trình là đảm bảo rằng thành phẩm được quản lý một cách chính xác, an toàn, và hiệu quả, đồng thời giữ nguyên chất lượng sản phẩm cho đến khi chúng được xuất kho để tiêu thụ hoặc phân phối.

Sự xuất hiện của quy trình quản lý kho thành phẩm chuyên nghiệp giúp các kho hàng hoạt động liên tục một cách trơn tru, xuyên suốt và không xảy ra nhầm lẫn, sự cố. Quy trình mang lại chủ doanh nghiệp, nhà kho, quản lý giám sát được tình hình xuất nhập kho. Bảo đảm số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ luôn chính xác từ đó đưa ra báo cáo cụ thể.

Quy trình quản lý kho thành phẩm mang giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi sự vận động của thành phẩm một cách chính xác. Nhanh chóng phát hiện ra những sai sót và xử lý kịp thời.

Doanh nghiệp có thể nắm bắt được số lượng hàng tồn kho để đưa ra các phương án giải quyết kịp thời. Kiểm soát chất lượng của thành phẩm xuyên suốt thời gian lưu trữ, đảm bảo hàng hóa đạt được tiêu chuẩn tốt nhất khi được xuất ra ngoài.

Quy trình quản lý kho thành phẩm quan trọng sở dĩ vì thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, tiêu dùng. Là tài sản của toàn xã hội, là cơ sở để đánh giá một doanh nghiệp. Vì vậy công tác quản lý kho thành phẩm vô cùng quan trọng về số lượng, chất lượng.

Vai trò quy trình nhập kho thành phẩm

Nhập kho thành phẩm giữ một vai trò thiết yếu trong quản lý sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, chất lượng và sự liên tục của hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là những vai trò quan trọng mà quy trình này mang lại:

Quản lý hàng tồn kho chặt chẽ và hiệu quả

Nhập kho thành phẩm là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho. Việc theo dõi số lượng thành phẩm một cách chính xác giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tồn kho, từ đó có thể lên kế hoạch sản xuất, phân phối và bán hàng phù hợp.

Điều này không chỉ ngăn chặn tình trạng thiếu hụt hàng hóa mà còn giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi phân phối

Quy trình nhập kho thành phẩm bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng sản phẩm trước khi chúng được đưa vào kho. Đây là cơ hội cuối cùng để phát hiện và xử lý các lỗi sản xuất trước khi sản phẩm đến tay khách hàng. Bằng cách chỉ nhập kho những sản phẩm đạt tiêu chuẩn, doanh nghiệp không chỉ bảo vệ thương hiệu mà còn củng cố niềm tin của khách hàng vào chất lượng sản phẩm.

Tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí

Thông qua việc nhập kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất của quy trình sản xuất. Bằng cách theo dõi lượng thành phẩm nhập kho, các nhà quản lý có thể xác định những điểm mạnh yếu trong chuỗi sản xuất, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu và nhân công, đồng thời tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Hỗ trợ hoạch định chiến lược sản xuất và kinh doanh

Dữ liệu từ quá trình nhập kho cung cấp thông tin quan trọng để dự báo nhu cầu thị trường và lập kế hoạch sản xuất tương lai. Việc có một hệ thống quản lý kho vận mạnh mẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều chỉnh chiến lược sản xuất và kinh doanh, đáp ứng nhanh chóng các thay đổi của thị trường, từ đó duy trì lợi thế cạnh tranh.

Bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro quản lý

Nhập kho thành phẩm đảm bảo rằng sản phẩm được lưu trữ trong điều kiện an toàn và được quản lý nghiêm ngặt. Điều này không chỉ giúp bảo vệ giá trị của hàng hóa khỏi các nguy cơ như hư hỏng, mất mát mà còn giảm thiểu rủi ro trong quản lý hàng tồn kho, đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và an toàn.

Quy trình nhập kho thành phẩm

Khi có lệnh điều chuyển hàng hóa căn cứ vào tính hình trực tiếp trong kho mà người quản lý sẽ xử lý các lệnh theo đúng quy trình, thời gian ưu tiên. Thường xuyên kiểm kê lại thành phẩm xuất nhập kho và ký vào phiếu giao nhận đầy đủ.

Nếu số lượng lớn hoặc ảnh hưởng đến thành phẩm quản lý cần đề xuất để xin sự chấp thuận của bộ phận có thẩm quyền cao hơn.

Bước 1: Xác nhận thông tin nhập kho

Bước đầu tiên trong quy trình nhập kho thành phẩm là xác nhận các thông tin liên quan đến lô hàng thành phẩm chuẩn bị được nhập kho. Điều này bao gồm việc kiểm tra các tài liệu như phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và các tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng theo yêu cầu.

Việc này giúp xác định các thông số quan trọng như số lượng, chủng loại, và chất lượng sản phẩm, từ đó đảm bảo rằng quá trình nhập kho diễn ra suôn sẻ và chính xác.

Bước 2: Vận chuyển thành phẩm từ khu vực sản xuất đến kho

Sau khi sản phẩm hoàn tất quy trình sản xuất, chúng sẽ được vận chuyển từ khu vực sản xuất đến kho. Giai đoạn này yêu cầu sự chú ý đặc biệt để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và vận chuyển một cách an toàn, tránh các sự cố như hư hỏng, trầy xước hay thất thoát trong quá trình di chuyển. Quá trình vận chuyển cần được thực hiện theo đúng các quy định an toàn và bảo quản để bảo vệ chất lượng sản phẩm.

Bước 3: Kiểm tra kho trước khi nhập hàng

Trước khi tiếp nhận hàng hóa vào kho, việc kiểm tra kho là rất quan trọng. Giai đoạn này bao gồm việc đánh giá không gian lưu trữ để đảm bảo kho có đủ dung tích và các điều kiện cần thiết như nhiệt độ, độ ẩm, và hệ thống an toàn phòng cháy chữa cháy.

Điều này đảm bảo rằng thành phẩm sẽ được lưu trữ trong điều kiện tối ưu, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng và bảo vệ giá trị hàng hóa.

Bước 4: Kiểm tra số lượng và chất lượng thành phẩm

Khi hàng hóa đã đến kho, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng số lượng và chất lượng của sản phẩm. Việc kiểm tra này bao gồm việc đối chiếu số lượng thực tế với thông tin trên phiếu giao hàng và các tiêu chuẩn chất lượng đã được quy định.

Bước này giúp xác định xem sản phẩm có đạt yêu cầu không, từ đó phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề nếu có.

Bước 5: Lập phiếu nhập kho

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này ghi nhận tất cả các thông tin cần thiết về lô hàng, bao gồm số lượng, chủng loại, ngày nhập kho, mã sản phẩm và các thông tin khác liên quan. Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng để cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý kho và làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho.

Bước 6: Duyệt phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sau khi được lập xong sẽ cần được duyệt bởi quản lý kho hoặc người có thẩm quyền. Quy trình duyệt này đảm bảo rằng tất cả các thông tin trên phiếu đã được kiểm tra và xác nhận là chính xác. Quyết định duyệt cũng đảm bảo rằng các bước tiếp theo trong quy trình nhập kho sẽ được thực hiện đúng đắn và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.

Bước 7: Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho

Thông tin từ phiếu nhập kho sẽ được nhập vào hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System). Hệ thống này giúp theo dõi tình trạng hàng tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, và hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và phân phối. Việc nhập dữ liệu vào hệ thống giúp quản lý hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định và theo dõi hiệu suất kho.

Bước 8: Sắp xếp hàng hóa vào kho

Sau khi dữ liệu đã được cập nhật vào hệ thống, thành phẩm sẽ được sắp xếp vào vị trí lưu trữ đã xác định trong kho. Việc sắp xếp cần tuân theo các quy tắc về an toàn và hiệu quả, như đảm bảo không gian lưu trữ phù hợp với loại hàng hóa và dễ dàng tiếp cận khi cần thiết. Việc tổ chức kho hợp lý giúp tối ưu hóa không gian và cải thiện hiệu quả truy xuất hàng hóa khi cần xuất kho.

Bước 9: Lưu trữ phiếu nhập kho và báo cáo

Cuối cùng, các tài liệu liên quan đến quá trình nhập kho, bao gồm phiếu nhập kho và báo cáo, cần được lưu trữ cẩn thận. Việc lưu trữ này giúp đảm bảo rằng thông tin về lô hàng có thể dễ dàng truy xuất khi cần thiết và duy trì tính minh bạch trong quản lý kho. Các tài liệu này cũng là cơ sở để theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình nhập kho, cũng như hỗ trợ trong việc kiểm toán và báo cáo.

Quy trình nhập kho thành phẩm là một phần thiết yếu trong quản lý kho và sản xuất, giúp đảm bảo rằng sản phẩm được xử lý và lưu trữ một cách chính xác, an toàn và hiệu quả. Điều này không chỉ bảo vệ chất lượng hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Quy trình xuất kho thành phẩm

Vì nhu cầu thị trường đang cần hàng hóa và cũng là thời điểm để đẩy mạnh doanh thu nên doanh nghiệp sẽ bán hàng ra thị trường.

Việc bán hàng này sẽ được làm thủ tục xuất kho thành phẩm theo quy trình như sau:

Bước 1: Bộ phận bán hàng sau khi khảo sát thị trường thấy được rằng nhu cầu thị trường với hàng hóa đang ngày một tăng mạnh và đây chính là thời điểm đẩy mạnh doanh số nên gấp rút đốc thúc xuất kho thành phẩm. Yêu cầu xuất kho này sẽ được lập thành mẫu biểu, có chữ ký của giám đốc bán hàng yêu cầu xuất kho hoặc người có thẩm quyền.
Bước 2: Kế toán kho sẽ theo lệnh của giám đốc bán hàng lập phiếu xuất kho theo đúng số lượng yêu cầu và chuyển phiếu cho thủ kho thực hiện xuất hàng. Phiếu xuất kho này sẽ được lập thành nhiều liên vừa dùng để lưu hồ sơ kế toán, vừa dùng để đưa thủ kho lưu lại trong sổ sách giấy tờ xuất kho. Và cũng tùy từng công ty mà số liên phiếu xuất kho cũng khác nhau.
Bước 3: Khi đã có phiếu xuất kho trong tay, thủ kho sẽ yêu cầu nhân sự trong kho tiến hành quy trình xuất kho thành phẩm theo đúng số lượng được ghi trên phiếu và giao cho nhân sự nhận hàng.
Bước 4: Sau khi hàng hóa đã được chuyển ra khỏi kho và giao cho nhân sự nhận thành phẩm, người này phải ký vào phiếu xuất kho và giao lại 1 liên cho thủ kho trước khi chuyển hàng đi.
Bước 5: Sau khi nhận lại liên phiếu xuất kho từ nhân viên nhận hàng, thủ kho phải ghi lại tất cả thông tin về hàng hóa xuất đi, lô nào, số lượng bao nhiêu..vv…Các thông số phải được ghi lại chi tiết trong thẻ kho để làm cơ sở đối chứng sau này. Sau khi đã ghi chép xong, thủ kho sẽ trả lại phiếu xuất kho cho kế toán.
Bước 6: Nhân viên kế toán sau khi nhận lại phiếu xuất kho cũng sẽ ghi lại trong sổ kho kế toán và làm thủ tục hạch toán xuất hàng và kết thúc quy trình xuất kho thành phẩm bán ra thị trường.

Quy trình vận chuyển giữa các kho hàng

Trong trường hợp vì một lý do nào đó doanh nghiệp cần di dời kho hàng hóa thành phẩm thì quy trình cũng như trường hợp xuất kho để bán ra thị trường.

Tuy nhiên, cũng có vài điểm khác biệt trong quy trình mà bộ phận kế toán cần phải lưu ý, đó là:

Bước 1: Tiếp nhận lệnh điều chuyển giữa các kho hàng trong doanh nghiệp
Bước 2: Cùng với thủ kho, kế toán phải kiểm kê lại hàng hóa trong kho có đủ số lượng với yêu cầu xuất kho và di dời hay không, sau đó mới tiến hành làm phiếu xuất kho.
Bước 3: Trong quá trình lập phiếu xuất kho, thủ kho và kế toán cần phải rõ số liệu đầy đủ hàng hóa, thông tin kho xuất đi và kho nhập đến.
Bước 4: Nhập cụ thể và đầy đủ số lượng hàng hóa, thành phẩm di dời vào phiếu và lưu kho.

>> Xem thêm: Quy trình và cách quản lý kho vật tư

Tối ưu quản lý kho thành phẩm với giá kệ thông minh

Để hỗ trợ cho quá trình quản lý kho thành phẩm một cách hiệu quả thì các doanh nghiệp, chủ kho hàng cần sử dụng hệ thống kệ kho hàng chuyên nghiệp để tăng khả năng quản lý, tìm kiếm, hỗ trợ công tác xuất nhập hàng nhanh nhất.

Tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm hàng hóa, quy mô mà doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu kệ để hàng phù hợp. Với các mô hình nhà kho thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian, chi phí nhân công hơn rất nhiều.

Sử dụng hệ thống giá kệ kho chứa hàng mang lại khả năng:

Tiết kiệm diện tích không gian nhà kho
Tăng khả năng lưu trữ hàng hóa trên cùng một diện tích
Tạo lối đi thông thoáng giữa các hàng kệ kho
Thích hợp với các loại xe nâng hàng, xe lấy hàng trên thị trường
Tạo điều kiện quản lý, kiểm kê hàng hóa cho thủ kho, doanh nghiệp
Bảo vệ chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu trữ.

Quy trình quản lý kho thành phẩm vốn rất khó khăn để mang lại hiệu quả cao, chính xác. Doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống kệ kho hàng chuyên nghiệp kết hợp với phần mềm quản lý để công việc quản lý thuận tiện, khoa học hơn.

Trên đây là thông tin về quy trình nhập kho thành phẩm mà Vinatech Group đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ tìm kiếm được nội dung cần thiết cho mình.

Bạn đọc quan tâm: