Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO mới nhất

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO không chỉ đảm bảo hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, dễ dàng truy cập mà còn giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi nguy cơ mất mát hay xâm phạm, từ đó nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp của tổ chức. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về các tiêu chuẩn ISO trong lưu trữ hồ sơ cùng Vinatech Group ngay sau đây.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quản lý hồ sơ một cách hiệu quả không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn đóng vai trò then chốt trong việc bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định pháp luật. Để đạt được điều này, nhiều tổ chức đã áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế, trong đó quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là một phương pháp tiếp cận được công nhận rộng rãi. ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) đưa ra các tiêu chuẩn giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ khoa học, an toàn và có tính bền vững.

Nội dung bài viết

Tổng quan về tiêu chuẩn ISO về lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ theo chuẩn ISO

ISO (International Organization for Standardization) đã phát triển một số tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ nhằm đảm bảo rằng hồ sơ được quản lý và bảo quản một cách có hệ thống và an toàn. Dưới đây là tổng quan về một số tiêu chuẩn quan trọng liên quan đến lưu trữ hồ sơ:

ISO 15489 – Quản lý hồ sơ

ISO 15489 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý hồ sơ, bao gồm:

ISO 15489-1:2016: Phần 1 cung cấp các nguyên tắc và khái niệm cơ bản về quản lý hồ sơ, từ việc tạo lập, bảo quản, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ.
ISO/TR 15489-2:2001: Phần 2 cung cấp hướng dẫn kỹ thuật về cách thực hiện các nguyên tắc quản lý hồ sơ đã nêu trong phần 1.

ISO 30300 Series – Quản lý hệ thống tài liệu

Bộ tiêu chuẩn ISO 30300 tập trung vào quản lý hệ thống tài liệu, bao gồm các tiêu chuẩn như:

ISO 30300:2011: Hệ thống quản lý tài liệu – Nguyên tắc cơ bản và từ vựng.
ISO 30301:2019: Hệ thống quản lý tài liệu – Các yêu cầu.
ISO 30302:2015: Hệ thống quản lý tài liệu – Hướng dẫn triển khai.

Quản lý tài liệu

ISO 27001 – Quản lý an toàn thông tin

ISO 27001 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý an toàn thông tin, bao gồm việc bảo vệ các hồ sơ quan trọng khỏi các mối đe dọa về an toàn thông tin. Đây là một phần quan trọng của quản lý hồ sơ để đảm bảo rằng các hồ sơ được bảo vệ khỏi truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hỏng.

ISO 23081 – Siêu dữ liệu cho quản lý hồ sơ

ISO 23081 tập trung vào việc quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ, đảm bảo rằng thông tin cần thiết để quản lý và sử dụng hồ sơ được ghi nhận đầy đủ và có thể truy cập:

ISO 23081-1:2006: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ – Phần 1: Nguyên tắc.
ISO 23081-2:2009: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ – Phần 2: Các thành phần thực thi.
ISO 23081-3:2011: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ – Phần 3: Hướng dẫn triển khai.

ISO 14721 – Hệ thống lưu trữ thông tin mở (OAIS)

ISO 14721 định nghĩa một khung làm việc cho các hệ thống lưu trữ thông tin kỹ thuật số, đảm bảo rằng các hồ sơ kỹ thuật số được bảo quản và có thể truy cập lâu dài. Tiêu chuẩn này đặc biệt quan trọng cho các tổ chức lưu trữ dữ liệu số.

Tại sao nên áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO?

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Áp dụng quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Dưới đây là một số lý do chính tại sao nên áp dụng các quy trình này:

Tăng cường tính toàn vẹn và bảo mật của hồ sơ

Bảo vệ khỏi mất mát và hư hỏng: Các quy trình theo ISO đảm bảo rằng hồ sơ được bảo quản một cách có hệ thống, giảm nguy cơ mất mát và hư hỏng do các yếu tố vật lý hoặc kỹ thuật.
Bảo mật thông tin: ISO 27001 đặc biệt chú trọng đến quản lý an toàn thông tin, bảo vệ hồ sơ khỏi truy cập trái phép và vi phạm bảo mật.

Tuân thủ quy định pháp lý và quy định nội bộ

Đáp ứng yêu cầu pháp luật: Các tiêu chuẩn ISO giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp lý và quy định về lưu trữ và quản lý hồ sơ.
Quản lý rủi ro pháp lý: Bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, tổ chức có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến việc quản lý hồ sơ.

Nâng cao hiệu quả quản lý thông tin

Giúp quản lý các loại văn bản, công văn một cách khoa học.
Việc giao nhận, tìm văn bản, tài liệu, thông tin trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Các bước triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

Triển khai quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch rõ ràng. Dưới đây là các bước cụ thể để triển khai quy trình này:

Khảo sát và đánh giá hiện trạng
Lập Kế hoạch Triển khai: Gồm xây dựng kế hoạch và chỉ định nhóm thực hiện
Thiết lập chính sách và quy trình
Lựa chọn và triển khai hệ thống quản lý hồ sơ
Đào tạo và truyên truyền
Thực hiện và kiểm soát
Đánh giá và cải tiến
Đảm bảo tiêu hủy hồ sơ một cách bảo mật và có ghi nhận chi tiết
Tài liệu hóa và báo cáo
Đánh giá chứng nhận ISO (nếu cần thiết)

Giải pháp giá kệ hỗ trợ lưu trữ hồ sơ theo ISO

Vinatech Group cung cấp các giải pháp giá kệ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO. Các giải pháp này được thiết kế để tối ưu hóa không gian, bảo vệ tài liệu và đảm bảo dễ dàng truy cập.

Với các dòng kệ sắt đựng hồ sơ văn phòng như kệ tay quay, kệ sắt trung tải, kệ sắt V đa năng….. Vinatech Group mang tới giải pháp lưu trữ mật độ cao một cách hào hảo. Các giải pháp giá kệ lưu trữ hồ sơ của Vinatech Group không chỉ đáp ứng nhu cầu lưu trữ hiện tại mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho sự phát triển và mở rộng trong tương lai.

Kệ tay quay sử dụng lưu trữ hồ sơ

Trong bài viết này, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của quyt rình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, cũng như biết những tiêu chuẩn đó là gì. Hi vọng, doanh nghiệp của bạn sẽ sớm tìm được giải pháp thích hợp nhất, đem lại hiệu quả cao trong việc lưu trữ văn thư, hồ sơ, giấy tờ.