Số lô sản xuất là gì? Ký hiệu, cách ghi và đánh số lô sản phẩm

Số lô sản xuất là gì? Cách ghi số lô sản xuất như thế nào cho đúng? Ký hiệu số lô sản xuất cho doanh nghiệp thế nào? Trong quản lý kho hàng cần phải nắm rõ được số lô sản xuất cũng như các ký hiệu của lô để quá trình kiểm kê hàng hóa thuận lợi và đạt kết quả tốt nhất.

Trong bài viết này, Vinatech Group sẽ giúp bạn hiểu thế nào là lô sản xuất cũng như hướng dẫn quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả.

Lô hàng hóa trong kho

Nội dung bài viết

Số lô sản xuất là gì?

Số lô sản xuất là ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ, hoặc kết hợp cả số và chữ nhằm nhận biết lô thuốc và cho phép truy xét toàn bộ lai lịch của một lô thuốc bao gồm tất cả các công đoạn của quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng và phân phối lô sản phẩm đó.

Đối với hàng hóa thì quản lý theo lô cực kỳ quan trọng, nhất là với những mặt hàng như: Mỹ phẩm, thời trang, dược phẩm, nông sản,…

Thông thường, mỗi loại hàng sẽ sản xuất theo từng đợt khác nhau và mỗi lần sản xuất nhà cung cấp phân phối hàng đến các Đại lý, cửa hàng bán lẻ sẽ được gọi là một lô sản xuất. Mỗi lô đó đều được đánh số cùng với ngày sản xuất và ngày hết hạn dùng khác nhau.

Ngoài ra, thông thường số lô được đi kèm với thông tin về ngày sản xuất và hạn dùng của sản phẩm. Ví dụ: Số lô: XXXX, ngày sản xuất: 12/05/2024, hạn dùng: 12/05/2026. Bạn có thể dễ dàng thấy nó được in ngay cạnh ngày sản xuất và hạn sử dụng của nhiều sản phẩm.

Trên một số loại sản phẩm, ví dụ như thực phẩm, số lô sản xuất thường được ghi trên bao bì, gần với hạn dùng. Trên mỹ phẩm, dòng ký tự này thường được ghi trên bao bì sản phẩm hoặc trên lọ đựng sản phẩm. Với thuốc, ký hiệu này thường được ghi trên hộp thuốc hoặc trên vỉ thuốc. Ngoài ra, một số sản phẩm có thể không có số lô được in trên bao bì.

Ký hiệu số lô sản xuất

Số lô sản xuất được ký hiệu bằng chữ hoặc số hoặc kết hợp cả 2 (số và chữ) để nhận biết lô và nguyên liệu sản xuất lô. Việc này nhằm giúp người nhập hàng có thể kiểm tra số lô sản xuất và truy xét được nguồn gốc của lô hàng đó (gồm công đoạn, quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm và phân phối của lô hàng đó).

Để ghi số lô trên sản phẩm, bạn cần tuân theo một quy chuẩn nhất định do công ty hoặc ngành hàng đưa ra. Ví dụ ký hiệu có thể được ghi là:

Ngày sản xuất: 240625 (ngày 25 tháng 6 năm 2024)
Nhà máy sản xuất: AB (nhà máy AB)
Mã sản phẩm: 1234 (mã sản phẩm 1234)
Kết hợp lại, số lô được ghi là: 240625-AB-1234.

Cách ghi số lô sản xuất

Số lô sản xuất còn được viết và quy định do chính nhà sản xuất.

Trường hợp đối với sản phẩm nước ngoài, nhãn gốc ghi số lô bằng tiếng nước ngoài (Lot No) thì theo quy định trên trên nhãn phụ phải ghi: Xem thông tin số lô sản xuất được in trên nhãn gốc sản phẩm.

Khi đọc số lô, bạn cần giải mã từng phần của chuỗi ký tự:

Đối với ký tự dạng chữ cái và số: Năm được mã hóa bằng chữ cái, thường sử dụng thứ tự bảng chữ cái tiếng Anh, ví dụ: A là năm 2010, B là năm 2011, C là năm 2012, v.v. Ví dụ A87: Sản xuất tháng 8 năm 2017 (A là 2010, 8 là tháng 8, 7 là ngày 7)
Đối với ký tự dạng số: Số đầu tiên đại diện cho năm, các số tiếp theo đại diện cho tháng và ngày sản xuất. Ví dụ 180412: Sản xuất ngày 12 tháng 4 năm 2018

Hoặc kết hợp cả chữ cái và số theo quy tắc riêng của nhà sản xuất…

>>> Xem ngay: Kệ Drive In/Thru giải pháp lưu trữ, quản lý hàng hóa theo lô

Lợi ích khi sử dụng số lô sản xuất

Bạn đã từng thắc mắc số lô có ý nghĩa gì đối với người tiêu dùng và doanh nghiệp chưa? Hãy tìm hiểu về những vai trò rất quan trọng của những con số quen thuộc này:

Phân biệt sản phẩm

Số lô sản xuất là một mã duy nhất được sử dụng để xác định một nhóm sản phẩm được sản xuất cùng một thời điểm, trên cùng dây chuyền sản xuất và sử dụng cùng nguyên liệu. Nhờ có nó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân biệt được các sản phẩm khác nhau, giúp quá trình lưu kho, quản lý và kiểm kê dễ dàng. Ngoài ra nó cũng mang lại nhiều lợi ích trong quá trình kiểm soát chất lượng và phân phối sản phẩm.

Truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Số lô sản phẩm giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm một cách chính xác. Khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với sản phẩm, chẳng hạn như lỗi sản xuất, lỗi nguyên vật liệu, lỗi đánh giá chất lượng và cần thu hồi sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng dòng ký tự này để xác định nhanh chóng các sản phẩm bị ảnh hưởng và thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời.

Quản lý hàng tồn kho

Số lô sản xuất giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Nhà quản lý có thể sử dụng để theo dõi số lượng sản phẩm được sản xuất, nhập kho, xuất kho và tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch sản xuất và phân phối sản phẩm hợp lý, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt sản phẩm.

Ngoài ra có thể dựa vào các sản phẩm bán ra, thống kê doanh số bán hàng theo từng lô để xác định sản phẩm bán chạy, và sản phẩm cần được cải thiện.

Bảo vệ người tiêu dùng khỏi hàng giả, hàng kém chất lượng

Nhờ có số lô, người tiêu dùng có thể biết được sản phẩm được sản xuất ở đâu, khi nào, bởi ai và sử dụng nguyên liệu gì. Thông tin này giúp người tiêu dùng đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt hơn, đồng thời đảm bảo rằng họ mua được sản phẩm chính hãng và chất lượng cao.

Ngoài ra, nếu sản phẩm có vấn đề về chất lượng, người tiêu dùng có thể dễ dàng liên hệ với nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để được hỗ trợ. Hoặc khi xảy ra tranh chấp về chất lượng sản phẩm, người tiêu dùng có thể sử dụng số lô sản xuất để chứng minh nguồn gốc sản phẩm và yêu cầu nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chịu trách nhiệm.

Hướng dẫn quản lý hàng hóa theo lô sản xuất hiệu quả

Để quản lý hàng hóa theo lô sản xuất thì bạn có thể thực hiện:

Xác định ngành hàng cần quản lý theo lô

Quản lý hàng hóa theo lô là cách theo dõi hàng hóa theo lô sản xuất của nó. Quản lý hàng hóa theo lô đối với những mặt hàng nào? Thông thường, với các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn (date ngắn) như: Thực phẩm; Dược phẩm; Mỹ phẩm,… sẽ cần đến việc quản lý hàng hóa theo lô.

Vậy vì sao phải quản lý các mặt hàng này theo lô? Những ngành hàng này khi quản lý theo lô sẽ giúp các hoạt động như xuất bán, sắp xếp hay kiểm kê tốt hơn, đồng thời người quản lý cửa hàng sẽ nắm được rõ ràng hạn dùng của các sản phẩm trong kho. Từ đó xác định lô hàng nào nên bán trước, lô hàng nào nên bán sau tránh hàng tồn kho đã hết hạn sử dụng gây lãng phí và tổn thất chi phí cho cửa hàng.

Số lô sản xuất là gì — Hàng hóa quản lý theo lô

Phương pháp quản lý hàng hóa theo lô

Hiện nay, để quản lý hàng hóa theo lô sẽ có một số cách phổ biến. Dưới đây là 2 cách giúp bạn có thể theo dõi và kiểm soát hàng hóa theo lô, tùy bạn lựa chọn cách nào phù hợp với mình nhất:

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng hóa theo lô

Cách này hiện nay cũng được khá nhiều chủ cửa hàng lựa chọn bởi tính tiện lợi. Đây là phương pháp sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tình hình hàng hóa theo lô.

Cụ thể, khi các lô hàng được nhập vào kho, thông tin về hàng hóa sẽ được ghi nhận trên hệ thống phần mềm nên người sử dụng sẽ dễ theo dõi, quản lý hàng trên các tính năng thông minh của phần mềm.

Với những lô hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, phần mềm có thể hiển thị thông báo để người quản lý cửa hàng có cách xử lý nhanh, tránh tình trạng hàng tồn kho khi đã hết hạn sử dụng.

Hiện nay các nhà cung cấp phần mềm bán hàng, quản lý hàng hóa theo lô khá nhiều, điển hình như phần mềm quản lý của Kiotviet, Sapo,… Bạn có thể tìm hiểu, tham khảo để lựa chọn sử dụng phần mềm hợp lý.

Dùng quy trình ngoài để quản lý hàng hóa theo lô

Ngoài việc sử dụng phần mềm để quản lý thì các đơn vị, chủ cửa hàng đã dùng quy trình quản lý ngoài. Phương pháp này yêu cầu chủ cửa hàng phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng.

Bên cạnh đó, các nhân viên bán hàng sẽ phải đảm bảo theo dõi sát sao các loại hàng hóa sắp hết hạn một cách thường xuyên và kỹ càng nhất nhằm nắm rõ trạng thái của hàng hóa.

Nhược điểm của phương pháp quản lý này là sẽ tốn nhiều thời gian cũng như chi phí thuê nhân công. Đôi khi còn gặp các vấn đề về sai sót do không kiểm kê, kiểm soát kỹ dẫn đến hàng tồn kho đã hết hạn dùng.

Việc quản lý hàng hóa theo lô với những mặt hàng có hạn dùng ngắn là rất quan trọng giúp cửa hàng chủ động quản lý được các loại hàng tồn kho để có biện pháp xử lý nhanh và kịp thời.

Xây dựng hệ thống giá đỡ trong kho để quản lý hàng hóa

Sử dụng kệ chứa hàng trong việc quản lý kho mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Giá kệ chứa hàng không chỉ giúp lưu trữ, sắp xếp hàng hóa mà còn đảm bảo quy trình làm việc, quản lý hàng hoá được hiệu quả hơn.

Kệ chứa hàng giúp kiểm soát hàng hóa trong kho hiệu quả

Với thiết kế thông minh, kệ chứa hàng giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát lượng hàng hóa trong kho một cách hiệu quả hơn. Hàng hóa sẽ được phân loại một cách hợp lý, khoa học. Từ đó việc quản lý được thêm phần chặt chẽ và chính xác hơn.

Đồng thời, với việc sử dụng kệ chứa hàng sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhân công và sức lao động.

Lợi ích kệ chứa hàng giúp cho việc lấy hàng hóa được chính xác

Việc sử dụng kệ chứa hàng sẽ giúp cho việc lấy hàng được chính xác và dễ dàng hơn. Bởi khi hàng hóa được sắp xếp không khoa học, không ngăn nắp sẽ dẫn đến việc lấy nhầm hàng. Từ đó sẽ gây ra rất nhiều những hệ quả không tốt phía sau.

Kệ chứa hàng giúp cho việc nhập kho hàng hóa được dễ dàng hơn

Nhập kho hàng hóa là một trong những việc quan trọng để giúp cho việc quản lý kho được chính xác và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu không sắp xếp một cách hợp lý thì việc quản lý sẽ rất khó khăn. Tuy nhiên với thiết kế thông minh và tính linh hoạt cao, kệ chứa hàng luôn là trợ thủ đắc lực cho các doanh nghiệp.

Hàng hóa sẽ được sắp xếp một cách ngăn nắp, việc nhập kho cũng từ đó mà dễ dàng hơn. Việc quản lý cũng trở nên đơn giản và chính xác hơn.

Kệ chứa hàng giúp sắp xếp hàng hóa một cách khoa học

Việc sử dụng hệ thống kệ chứa hàng hóa sẽ giúp các doanh nghiệp phân loại hàng hóa một cách khoa học và có thẩm mỹ.

Với thiết kế xếp chồng theo từng ô riêng biệt, kệ chứa hàng sẽ giúp cho việc sắp xếp được dễ dàng hơn. Từ đó việc xuất nhập hàng cũng được thực hiện một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn

Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu được lô sản xuất là gì và có cách quản lý hàng hóa theo lô hiệu quả và phù hợp nhất giúp cửa hàng không gặp các tình trạng hàng tồn kho gây thất thoát chi phí.

Nếu cần tư vấn, hỗ trợ setup giá kệ kho hàng giúp quản lý hàng hóa trong kho dễ dàng hơn, hãy liên hệ ngay với Vinatech Group theo hotline: 0867.589.999.

Bạn đọc quan tâm: