Quy trình vận hành kho hàng hiệu quả: Quản lý kho trong sản xuất

Quy trình vận hành kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc sản xuất và kinh doanh. Có thể khẳng định vận hành kho là công việc quan trọng của các doanh nghiệp nhất là ngành sản xuất, chế biến, thương mại xuất nhập khẩu, logistics,…

Sở hữu quy trình vận hành kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa công đoạn kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho, tránh tình trạng thất thoát, nhầm lẫn số lượng. Vậy nên, để việc quản lý kho thực sự phát huy tốt, doanh nghiệp cần phải nắm vững và xây dựng cho mình một quy trình chính trong hoạt động của kho hàng chuẩn và đồng nhất.

Hãy cũng Vinatech Group thông qua bài viết này tìm hiểu nhanh về những kiến thức cơ bản liên quan đến quy trình vận hành kho hàng cho doanh nghiệp.

Nội dung bài viết

Vai trò của quy trình vận hành kho hàng

Quy trình vận hành kho hàng được sinh ra để đảm bảo hàng hóa trong kho được khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả.

Toàn bộ quá trình hàng hóa được tiếp nhận, khai thác, lưu trữ cho đến khi xuất ra khỏi kho cần tuân theo quy trình chi tiết cụ thể, liên tục được cập nhật để phù hợp với những giai đoạn cụ thể của thị trường sản xuất – kinh doanh mà doanh nghiệp tham gia.

Xây dựng một quy trình vận hành và tối ưu hóa nó có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Giảm thiểu chi phí, thời gian giao nhận hàng.
Giảm thiểu việc thất thoát hàng hóa, phát hiện sớm những hàng hóa bị hỏng hóc.
Giảm thiểu rủi ro, tai nạn trong quá trình vận hành kho.
Nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.

Sơ đồ quy trình vận hành kho hàng

Quy trình quản lý kho sẽ thể hiện mối quan hệ giữa các quy trình vận hành kho khác nhau. Cách các quy trình này liên kết và tương tác để tạo thành một hệ thống quản lý hoàn chỉnh. Bao gồm:

Quy trình nhập kho: Ghi nhận thông tin và kiểm tra hàng hóa khi nhập vào kho.
Quy trình vận hành kho bãi: Tổ chức và quản lý hàng hóa trong không gian kho bãi.
Quy trình vận hành kho hàng: Xử lý và điều phối hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quy trình vận hành kho lạnh: Quản lý hàng hóa cần được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ kiểm soát được.

Quy trình vận hành kho hàng điển hình bao gồm 5 bước

Quy trình vận hành kho là sự liên kết giữa các kho để tạo nên tính thống nhấtQuy trình vận hành kho là sự liên kết giữa các kho để tạo nên tính thống nhất

Sơ đồ này thường minh họa các liên kết và tương tác giữa các quy trình này, từ quá trình nhập hàng, lưu trữ, đến việc xuất hàng và quản lý dữ liệu. Mỗi quy trình đóng vai trò quan trọng trong quản lý tổng thể của kho.

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ quản lý kho:

Tối ưu hóa và tổ chức các quy trình, để cải thiện hiệu suất và tiết kiệm thời gian trong hoạt động hàng ngày của kho.
Sự minh họa rõ ràng trong sơ đồ giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá quá trình quản lý kho, từ đó đưa ra điều chỉnh và cải tiến khi cần thiết.
Hiểu rõ các liên kết giữa các quy trình giúp nâng cao khả năng dự đoán và phản ứng nhanh chóng đối với thay đổi trong chuỗi cung ứng hoặc nhu cầu của thị trường.

Quy trình vận hành kho hàng điển hình

Hiện nay quy trình vận hành kho hàng điển hình sẽ bao gồm các bước như:

Nhập hàng

Quá trình nhập hàng sẽ được tính từ lúc kho bắt đầu tiếp nhận yêu cầu hàng đến. Trong quá trình chờ hàng đến, kho cần bố trí đầy đủ các phương tiện, nhân sự để đảm bảo sẵn sàng cho công tác nhận hàng được thực hiện một cách nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho các bước tiếp theo trong quy trình.

Trong quá trình nhập hàng, chúng ta cần xác định đúng và đủ các sản phẩm được nhập. Việc hàng được nhập kho sẽ thể hiện việc chuyển giao trách nhiệm bảo vệ tình trạng hàng hóa cho kho tại thời điểm tiếp nhận. Những hàng hóa bất thường, có vấn đề nên được theo dõi, loại bỏ hoặc xử lý ngay từ khâu đầu vào.

Để tối ưu hơn tại bước này, các kho có thể trang bị thêm các xe nâng điện, băng tải, các máy đo kích thước hàng hóa tự động và quan trọng nhất là nên sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý kho một cách hiện đại, chính xác.

>> Tham khảo: Quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu tiêu chuẩn

Sắp xếp hàng hóa

Hàng hóa sau khi được tiếp nhận sẽ được sắp xếp và lưu kho. Quá trình này sẽ được tính từ khi hàng hóa đã được nhập xong vào các vị trí lưu trữ và cập nhật lại các thông tin đó trên hệ thống.

Trước khi quá trình tiếp nhận hàng hóa diễn ra thì bộ phận quản lý kho đã cần phải lên kế hoạch, xác định trước các vị trí trống sẽ sử dụng để lưu hàng hóa. Như vậy, hàng hóa mới được tiếp nhận và sắp xếp một cách nhanh chóng nhất, ít thời gian nhất.

>> Hướng dẫn: Cách sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, tối ưu theo chuẩn

Lấy hàng

Quá trình này sẽ được bắt đầu khi kho tiếp nhận các đơn hàng của khách. Có 2 phương thức lấy hàng chính thường được sử dụng:

Sơ cấp: Đây là giai đoạn thứ nhất trong quá trình lấy hàng. Hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khu vực đóng gói để hoàn thành, ký nhận và phân phối.
Thứ cấp: Đây là giai đoạn thứ hai trong quá trình lấy hàng. Hàng hóa sơ cấp sẽ tiếp tục được xử lý trong quy trình thứ cấp, đặc biệt khi hàng được chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng nhóm hoặc đơn đặt hàng riêng lẻ thông qua quá trình phân loại hệ thống. Với sự bùng nổ của bán hàng trực tuyến, nhiều công ty đang ưu tiên sử dụng các quy trình lấy hàng thứ cấp.

Đóng gói

Hoạt động đóng gói sẽ bao gồm cả việc kiểm tra, lựa chọn phương thức đóng gói, scan và cập nhật lại thông tin, tình trạng hàng hóa, lấy mã số vận đơn để cập nhật lại các thông tin này cho khách hàng.

Xuất (giao) hàng

Ngay sau hoạt động đóng gói, hàng hóa sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển để thực hiện công tác bốc xếp, vận chuyển chúng tới tay người tiêu dùng.

Sau khi hàng hóa rời đi, bộ phận kho cũng cần cập nhật lại tình trạng, thời gian hàng hóa rời kho trên hệ thống để khách hàng cập nhật lại thông tin.

Yếu tố quan trọng trong quy trình vận hành kho hàng

Trong quy trình vận hành kho, có một số yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định đối với hiệu quả và hiệu suất của hoạt động. Một trong những yếu tố quan trọng đó là xác định và phân loại hàng hóa. Điều này giúp tối ưu hóa việc tổ chức, lưu trữ và quản lý hàng hóa trong kho.

Hơn nữa, việc áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra quy trình vận hành kho linh hoạt và minh bạch, đồng thời giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý.

Xác định và phân loại hàng hóa

Để tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý hàng hóa, việc đánh giá và phân loại hàng theo tính chất, kích thước và đặc điểm là cực kỳ quan trọng. Bằng cách làm điều này, bạn có thể xác định các yêu cầu lưu trữ cụ thể cho từng loại hàng hóa. Đồng thời, việc phân loại hàng hóa thành các nhóm tương tự nhau giúp dễ dàng quản lý và sắp xếp chúng trong kho.

Lập kế hoạch vận chuyển và lưu trữ

Dựa trên lượng hàng hóa dự kiến, bạn có thể xác định và lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa đến và đi từ kho hàng. Việc lên lịch trình lưu trữ hàng hóa cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình nhập xuất kho diễn ra thuận lợi, không gây trở ngại cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Tối ưu hóa sắp xếp và tổ chức kho hàng

Để giảm thiểu thời gian tìm kiếm hàng, việc tạo ra các khu vực riêng biệt cho từng loại hàng hóa và phân loại chúng dựa trên tần suất sử dụng là cực kỳ quan trọng. Sử dụng hệ thống mã vạch và quản lý kho hiện đại giúp kiểm soát số lượng hàng tồn kho và đơn hàng một cách hiệu quả.

Áp dụng công nghệ và hệ thống quản lý kho hiện đại

Việc lựa chọn hệ thống quản lý kho phù hợp với quy mô và hoạt động của kho hàng là quyết định quan trọng. Áp dụng công nghệ tự động hóa trong việc quản lý và vận hành kho giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

Các lưu ý khi thực hiện vận hành hiệu quả

Nhắm đến việc tổ chức, hiệu quả hóa, và tối ưu hóa quy trình vận hành kho hàng là chìa khóa để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách suôn sẻ và hiệu quả, giúp tạo ra giá trị và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.

Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý kho tự động: Việc sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý kho tự động giúp tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa.
Định kỳ kiểm tra và bảo trì thiết bị và cơ sở vật chất: Việc định kỳ kiểm tra, bảo trì thiết bị và cơ sở vật chất giúp đảm bảo rằng các phương tiện và cơ sở vật chất hoạt động ổn định và giảm thiểu rủi ro hư hỏng.
Thiết lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên: Việc đào tạo và phát triển nhân viên vận hành kho về kỹ năng quản lý, sử dụng công nghệ và xử lý tình huống là cực kỳ quan trọng để nâng cao năng suất làm việc.
Xây dựng hệ thống báo cáo và đánh giá hiệu suất kho hàng: Áp dụng hệ thống báo cáo và đánh giá hiệu suất giúp bạn theo dõi và đo lường quá trình vận hành kho, từ đó tạo cơ hội cải tiến và tối ưu hóa.

Giá kệ kho – thiết bị không thể thiếu trong vận hành kho

Giá kệ để hàng là thiết bị không thể thiếu trong các kho chứa hàng, khi xã hội càng phát triển, tiêu chí sử dụng kệ ngày càng cao thì kệ càng được cải tiến và nâng cao về cả chất lượng và mẫu mã.

Với sự đa dạng về mẫu mã và kích thước, cũng như những tính năng ưu việt của mình, kệ kho góp phần quan trọng trong hệ thống lưu trữ hàng hóa trong kho bãi.

Tiết kiệm không gian lưu trữ hàng hóa trong kho
Tăng khả năng chứa hàng cho doanh nghiệp
Thuận tiện trong việc bảo quản hàng hóa
Thuận tiện trong việc xuất nhập hàng
Thuận tiện trong công việc kiểm kê và quản lý giám sát kho bãi

Với những tính năng vượt trội của mình thì kệ kho hàng được coi là giải pháp quản lý kho hàng tốt nhất, hỗ trợ công việc kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn. Hàng hóa được phân loại rõ ràng và sắp xếp ngăn nắp hỗ trợ việc quản lý kho và xuất nhập hàng dễ dàng.

Các loại kệ kho hàng giúp quy trình vận hành khép kín hiệu quả cao bao gồm:

Nhấn vào đây: Tìm hệ thống giá đỡ phù hợp giúp tăng hiệu quả trong kho

Địa chỉ thiết kế quy trình vận hành kho hàng tối ưu

Lựa chọn kệ kho hàng Vinatech là sự lựa chọn tốt nhất:

Giá kệ Vinatech là địa chỉ uy tín để các đối tác đặt niềm tin lựa chọn người bạn đồng hành trong việc cung cấp hệ thống kệ chứa hàng trong kho.
Chúng tôi có kinh nghiệm hơn 12 năm chuyên sản xuất kệ sắt nhà kho, thiết kế mặt bằng và lắp đặt kệ cho các khu công nghiệp, mặt bằng 5000m2.
Cung cấp đa dạng loại kệ kho hàng chất lượng, báo giá gốc tại xưởng không qua thương mại trung gian.
Đội ngũ kỹ thuật viên trẻ nhiệt tình, tay nghề cao luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tận tình chu đáo.
Luôn có chính sách bảo hành kệ từ 12 tháng.
Không ngừng nghiên cứu và đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng.

Để nhận tư vấn lắp đặt kệ kho hàng và các mẫu kệ kho khác, khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 086.758.9999, Vinatech Group sẽ tư vấn chi tiết và báo giá các mẫu kệ kho chất lượng – phù hợp nhất đến khách hàng.