Quy trình nhập kho nguyên vật liệu: Sơ đồ quản lý xuất

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu như thế nào? Quy trình xuất kho nguyên vật liệu thì khác gì khi nhập vào? Kho hàng là nơi chứa đa dạng các loại hàng hóa, nguyên vật liệu khác nhau. Theo đó nếu không được quản lý chặt chẽ theo quy trình thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc xuất nhập kho.

Bài viết dưới đây, Vinatech Group sẽ chia sẻ với bạn về quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu cũng như sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu chuẩn nhất. Bạn cùng theo dõi các thông tin qua bài viết dưới đây.

Nguyên vật liệu là gì?

Nguyên vật liệu là những vật tư, nguyên liệu được tiêu thụ trong quá trình sản xuất một sản phẩm và được xác định trực tiếp với sản phẩm đó. Nguyên vật liệu có thể là các vật liệu chính (sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng, hoặc vải vóc trong công nghiệp may,…) và vật liệu phụ (các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,…).

Vậy kho nguyên vật liệu là nơi cất giữ, lưu trữ và bảo quản các loại nguyên vật liệu hoặc hàng hóa thành phẩm, bán thành phẩm một cách an toàn nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây dựng hoặc sản xuất kinh doanh,…

Nguyên vật liệu có thể bị biến chất trong quá trình bảo quản hoặc không sử dụng được trong sản phẩm vì nhiều lý do khác nhau. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ quyết định là đã quá hạn. Nếu điều này xảy ra, công ty sẽ ghi nhận hàng tồn kho như một khoản ghi nợ để xóa sổ và ghi có hàng tồn kho lỗi thời để giảm tài sản.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Dưới đây, Vinatech Group sẽ giúp bạn hiểu rõ ràng hơn về quy trình nhập kho và quy trình xuất kho. Dù xuất kho, hay nhập kho thì cũng cần phải thực hiện theo các bước cụ thể.

Bước 1: Sau khi hàng hóa được mua về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho.
Bước 2: Kế toán kho (hoặc thủ kho) nhận được yêu cầu nhập kho, và thực hiện lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên. Trong đó, 1 liên lưu tại sổ, 2-3 liên để giao cho nhân viên mua hàng làm thủ tục nhập kho.
Bước 3: Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho.
Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập vào kho. Lưu ý: Trường hợp nguyên vật liệu hoặc hàng hóa thiếu hoặc thừa thì thủ kho phải lập biên bản và báo cáo luôn với người có trách nhiệm để xử lý.
Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại 1 liên và ghi thẻ kho, 1 liên sẽ giao lại cho kế toán kho, 1 liên sẽ giao lại cho người nhập hàng.
Bước 6: Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ thực hiện ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập theo quy định.

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu

Quy trình xuất kho nguyên vật liệu thông thường thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, nhân viên sẽ lập yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: Một liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao thủ kho quản lý.
Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên theo yêu cầu.
Bước 4: Nhân viên nhận nguyên vật liệu và ký vào phiếu xuất kho và nhận 1 liên.
Bước 5: Thủ kho nhận lại một liên phiếu xuất kho, tiến hành ghi thẻ kho và gửi lại phiếu xuất kho cho kế toán quản lý.
Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất theo quy định của doanh nghiệp.

> Tham khảo: Có thể nhập xuất hàng bằng xe nâng với kệ tay đỡ không?

Sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Đối với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, quy trình xuất nhập kho hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng. Thể hiện được mức độ chuyên nghiệp và làm việc hiệu quả của đội ngũ quản lý.

Dưới đây là sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu mà nhiều công ty đang sử dụng.

Tại sao cần phải tuân thủ quy trình nhập kho?

Như đã biết quy trình nhập hàng vào kho giữ một vai trò đặc biệt bởi nếu như không tuân theo quy trình này việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Tuân thủ đúng quy trình cũng sẽ đem lại một vài lợi ích cho doanh nghiệp.

Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được là một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học và chặt chẽ. Khi tuân thủ quy trình xuất nhập kho hàng hóa được giám sát có hệ thống tránh được những rủi ro, thất thoát hàng hóa dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Việc tuân thủ quy trình xuất nhập kho cũng tạo cho các hoạt động thực hiện được trôi chảy, liên tục. Tất cả các bộ phận chỉ cần tuân thủ theo hệ thống mà quy trình đã vạch sẵn để tạo một dây chuyền hoạt động vận hành suôn sẻ.

Những ghi chép, thống kê trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt là những nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được số lượng chính xác hàng nhập về, xuất ra và còn tồn trong kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược, quyết định phù hợp cho hoạt động phát triển.

Với những doanh nghiệp sở hữu quy trình nhập hàng bài bản, chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của nhân viên. Ngoài ra, điều này còn tạo ra một văn hóa làm việc tác phong nhanh nhẹn.

Khi quy trình này được thực hiện nghiêm ngặt, có hệ thống, các nhân viên nghiêm túc thực hiện sẽ tạo dựng được lòng tin với khách hàng cũng như sự yên tâm của các vị lãnh đạo.

Các quy trình nhập kho nguyên vật liệu thông dụng khác

Thực tế có khá nhiều phương pháp nhập kho nguyên vật liệu. Sau đây Vinatech Group sẽ gửi tới bạn thông tin về một số quy trình nhập kho nguyên vật liệu khác:

Quy trình nhập kho ISO

Quy trình nhập kho ISO là nhà kho sẽ tuân thủ theo các nguyên tắc nhập kho đạt tiêu chuẩn Quốc Tế ISO. Quy trình này được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi hướng tới sự phát triển lâu dài, bền vững của doanh nghiệp. Đồng thời giúp chất lượng hàng hóa luôn được đảm bảo đúng chuẩn quy định ISO đã được kiểm duyệt.

Quy trình nhập kho ISO gồm 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho khi hàng hóa/nguyên vật liệu không còn nhiều. Bao gồm số lượng, đơn vị cung cấp, ngày giờ vận chuyển,…. Và xin ký xác nhận của ban lãnh đạo.
Bước 2: Khi hàng đến kho sẽ kiểm tra và đối chiếu xem có đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng so với thực tế đã đặt hàng không. Công việc được thực hiện bởi các thủ kho.
Bước 3: Hoàn thành kiểm tra thì người phụ trách sẽ đóng dấu xác nhận đã nhận hàng đầy đủ và thông tin về hệ thống của doanh nghiệp.
Bước 4: Bước cuối cùng, thủ kho lập chứng từ chuyển do cho bộ phận kế toán doanh nghiệp để họ kiểm tra, hạch toán.

Quy trình nhập kho thành phẩm

Trong các công ty sản xuất thì việc nhập thành phẩm vào kho diễn ra liên tục mỗi ngày. Chính vì thế, các bộ phận được yêu cầu phải liên kết chặt chẽ với nhau mới đảm bảo công việc nhập kho nhanh chóng.

Các bước cơ bản trong quy trình nhập kho thành phẩm:

Bước 1: Hàng hóa sau khi được hoàn thiện sẽ được bộ phận vận chuyển hàng đưa đến và tập kết tại kho chứa hàng để tiến hành bàn giao cho thủ kho.
Bước 2: Bộ phận thủ kho tiến hành kiểm đến số lượng, chất lượng. Nếu hàng hóa đạt chuẩn sẽ tiến hành kỹ xác nhận và nhập kho.
Bước 3: Tiếp đó bộ phận kho sẽ lập phiếu và gửi đến bộ phận kế toán của công ty cùng các cấp quản lý lớn hơn để xét duyệt.
Bước 4: Các bộ phận bên trên kiểm tra và đối chiếu một lần nữa, sau đó lần lượt ký duyệt theo từng cấp từ thấp đến cao. Phiếu nhập kho được gửi về thủ kho, sau đó quay về bộ phận kế toán để lưu trữ.

Lưu ý khi thực hiện quy trình xuất – nhập kho nguyên vật liệu

Các vấn đề cần chuẩn bị trước khi thực hiện quy trình nhập kho

Xây dựng hệ thống giá kệ chuyên nghiệp

Để tăng hiệu quả trong quy trình nhập kho thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và loại hàng, doanh nghiệp có thể chọn kệ hạng nhẹ, kệ trung tải hay các mẫu kệ hạng nặng.

Việc lắp đặt kệ kho sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn và dễ quản lý phân loại hơn. Vì thế dù kho hàng lớn hay nhỏ thì đều cần đến hệ thống giá kệ.

Tích hợp phần mềm quản lý kho hàng

Hiện nay, việc tích hợp các phần mềm trong quản lý kho ngày một phổ biến. Các phần mềm sẽ giúp kiểm soát số lượng hàng, phân loại hàng, thực hiện các báo cáo cũng như quản lý nhân viên kho hiệu quả hơn. Gợi ý một số phần mềm quản lý phổ biến hiện nay như: Sapo POS, SUNO, ECount, SalesBinder, Square, KiotViet,…

Xe vận chuyển và sắp xếp hàng hóa

Dù là mặt hàng lớn hay nhỏ, nặng hay nhẹ thì sử dụng các xe vận chuyển, xe sắp xếp hàng hóa trong quy trình nhập kho sẽ tăng năng suất làm việc lên nhiều lần. Các loại xe vận chuyển trong nhà kho dù kích thước không lớn nhưng hoạt động nhanh nhạy, khả năng vận chuyển tốt. Còn với xe sắp xếp hàng hóa thường là xe nâng đỡ, giúp đưa hàng lên kệ mà không cần sử dụng đến sức của con người.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Dựa trên các bước trong quy trình nhập hàng, chắc hẳn bạn cũng đã biết được khi thực hiện sẽ có nhiều bộ phận liên quan. Vì thế bạn nên xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, mỗi đội nhóm sẽ thực hiện một công việc nhất định. Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo cho nhân viên của mình để nâng cao hiệu quả làm việc.

Địa chỉ cung cấp giá kệ kho hàng giúp tối ưu kho

Sử dụng kệ kho Vinatech để quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

Để quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả cần phối hợp nhiều giải pháp khác nhau như: Bố trí nhân sự chuyên nghiệp, quy trình làm việc bài bản, sử dụng hệ thống phần mềm quản lý kho và sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng để quản lý,…

Trong đó, việc lắp đặt giá kệ chứa hàng được coi là giải pháp cực kỳ quan trọng giúp quá trình quản lý kho nguyên vật liệu diễn ra thuận lợi và tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp.

Dưới đây, Vinatech Group sẽ chia sẻ một số loại kệ kho hiện đại, được sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay để bạn tham khảo và có sự lựa chọn phù hợp với quy mô kho hàng của mình.

Kệ Selective

Là mẫu kệ tải trọng nặng được sử dụng phổ biến trong các kho hàng hóa trên thị trường hiện nay như: kho lạnh, kho vật tư, kho nguyên liệu,….

Ưu điểm nổi bật của kệ Selective là có khả năng lưu trữ đa dạng các loại hàng hóa khác nhau. Đồng thời có thể thay đổi thiết kế để đáp ứng tất cả các kích thước pallet theo yêu cầu sử dụng và phù hợp với mọi loại xe nâng hiện nay.

Sử dụng kệ Selective

Tham khảo thông số kỹ thuật:

Tải trọng: 2000-5000 kg/tầng.
Chiều cao lưu trữ hàng hóa có thể đạt đến 15m.
Khung chân: Sử dụng chân omega dập lỗ.
Cách thức xếp dỡ hàng: Tay hoặc xe nâng.
Mặt kệ có thể bổ sung thêm mâm tole, lưới thép,… để hỗ trợ lưu trữ hàng.

Kệ Double Deep

Là mẫu kệ tải trọng nặng, kệ Double Deep sâu gấp đôi kệ Selective giúp tăng không gian và khối lượng hàng hóa lưu trữ so với kệ Selective.

Kệ Double Deep thường được sử dụng trong các hệ thống kho phân phối, kho lạnh với nhiều chủng loại hàng hóa và khối lượng lưu trữ tồn kho cao

Nguyên lý lấy hàng của kệ Double Deep: Pallet để vào sau sẽ được lấy ra trước theo nguyên tắc “Vào sau – Ra trước (LIFO)”.

Sử dụng kệ Double Deep

Thông số kỹ thuật:

Tải trọng: ≥ 500kg/ Pallet.
Khung chân: Sử dụng chân omega dập lỗ.
Mặt kệ: Sử dụng các thanh ray dẫn hướng pallet,…
Phương thức lấy hàng: Xe nâng các loại.
Màu sơn tiêu chuẩn: Xanh – Cam (có thể thay đổi màu sơn theo yêu cầu khách hàng).
Sử dụng xe nâng chuyên dụng (loại có càng để tiếp cận hàng hóa phía trong).

Kệ Drive In

Kệ Drive In là loại kệ sử dụng pallet đặt trên đường rail (máng đỡ) giúp lưu trữ hàng sâu hơn cũng như tạo thêm không gian lưu trữ, giảm lối đi. Khi sử dụng loại kệ này, xe nâng đi sâu vào hệ thống kệ để lấy các vị trí pallet phía trong ra ngoài.

Phương pháp xuất nhập hàng hóa theo phương pháp LIFO. Phù hợp với những loại hàng hóa có số vòng quay lưu kho thấp.

Sử dụng kệ Drive In

Thông số kỹ thuật:

Tải trọng: 500 – 1000kg/pallet.
Chiều cao: Có thể lên đến 8m.
Khung chân trụ: Làm từ thép Omega dập lỗ.
Màu sơn: Xanh, xám, cam.
Phương thức lấy hàng: Xe nâng chuyên dụng.

Kệ di động Mobile Rack

Kệ di động (Mobile Racking) là hệ thống kệ chứa hàng pallet áp sát nhau có khả năng lưu trữ hàng hóa dung lượng cao, được liên kết với những kết cấu di động giúp nó di chuyển qua lại trên đường ray nằm trên sàn thông qua hệ thống điện .

Kệ di động cho phép tăng dung lượng lưu trữ lên đến 90% diện tích kho; tiết kiệm không gian kho hàng đến 45% so với các loại kệ thông thường. Tiếp cận hàng hóa 100% ở tất cả các vị trí để pallet trên hệ thống kệ.

Có thể điều khiển từ xa nhờ màn hình hiển thị trên remote từ xa và thiết bị điều khiển cầm tay.

Sử dụng kệ di động Mobile Rack

Thông số kỹ thuật:

Thời gian các dãy kệ di chuyển khoảng 30 giây.
Các ngăn kệ có chiều dài từ 1200mm÷ 4500mm.
Hệ thống điện sử dụng 220V.
Hệ thống điều khiển vận hành PLC.
Tải trọng để hàng từ 300- 3000kg/1 tầng kệ.
Sử dụng được các loại xe nâng.
Xuất nhập hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng, chính xác.

Kệ con lăn (Flow Rack)

Là hệ thống kệ tĩnh kết hợp các con lăn và lợi dụng trọng lực để đẩy hàng hóa về phía trước mà không cần sức người hoặc cơ điện. Hàng hóa được đưa vào ở đầu cao hơn và tự động trôi về phía thấp hơn. Khi một pallet được lấy ra, thì một pallet khác phía sau sẽ tự động trôi về thế chỗ pallet phía trước.

Ưu điểm của kệ là giảm 75% lối đi giúp tăng mật độ lưu trữ hàng hóa cao hơn. Kiểm soát tốt hàng tồn kho nhờ sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).

Kệ con lăn

Thông số kỹ thuật:

Tải trọng tối đa 2000kg/ pallet
Chiều cao khung kệ tối đa lên đến 9000mm
Chiều sâu tối đa 18 pallet
Độ dốc của kệ: 1-2 độ
Độ rộng khoang kệ: phụ thuộc vào kích thước Pallet
Tốc độ di chuyển con lăn: 10-15 m/phút

>>> Xem chi tiết Sản phẩm kệ con lăn

Kệ trung tải

Là loại kệ tải trọng trung bình, được thiết kế thành nhiều ngăn, sử dụng mâm tôn không cần dùng pallet. Hàng hóa được đặt trực tiếp lên trên mặt sàn của kệ.

Ưu điểm của kệ để hàng trung tải khả năng truy xuất: 100%. Khoảng cách giữa các mâm tầng có thể thay đổi được. Sản phẩm được tháo lắp dễ dàng, đơn giản.

Sử dụng kệ trung tải

Thông số kỹ thuật:

Tải trọng: 200 – 500kg/tầng
Màu sắc: xanh, ghi, cam
Chất liệu: sắt thép cao cấp sơn tĩnh điện
Khung chân kệ: thép Omega lỗ

Kệ V Vinatech

Là loại kệ được thiết kế lắp ghép không cần bulong ốc vít. Kệ V Vinatech được ứng dụng trong các kho hàng tải trọng nhẹ và vừa. Sử dụng đa năng để lưu trữ hồ sơ, trưng bày hàng hóa, kệ gia đình,…

Kệ V Vinatech

Thông số kỹ thuật:

Tải trọng <100 kg/tầng
Chi tiết đóng thùng: Đóng gói có kèm hướng dẫn lắp đặt.
Màu sắc: Đen, ghi đá, trắng
Xử lý bề mặt: Sơn tĩnh điện
Độ dày: Chân trụ 35x35x1,2mm; Độ dày mâm: 9mm; Độ dày beam 50×1.0mm
Kích thước: D1000xR400xC2000; D1200xR400xC2000;

Tổng kết: Bài viết trên đã cung cấp đến bạn đọc các thông tin về quy trình nhập xuất kho nguyên vật liệu. Đồng thời chia sẻ cách quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả thông qua việc sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng.

>> Tham khảo: Quy trình vận hành kho hàng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí

Để được tư vấn lắp đặt các mẫu giá kệ kho hàng chất lượng cao, vui lòng liên hệ Hotline Vinatech Group 086.758.9999 để được giải đáp và báo giá. Vinatech Group – Tự hào phục vụ quý khách hàng trên toàn quốc.