Cách sắp xếp hàng hóa trong kho: Quy định sắp xếp kho hàng

Cách sắp xếp kho hàng hợp lý trong quá trình xuất – nhập kho hiện nay thế nào? Hàng hóa chất đống, ngổn ngang không chỉ khiến việc tìm kiếm tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc.

Nhưng đừng lo lắng! Vinatech Group sẽ giúp bạn tìm cách “dọn dẹp” lại kho hàng, biến nó thành một nơi lưu trữ thông minh, hiệu quả, giúp bạn tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận đáng kể.

Hãy cùng khám phá những cách sắp xếp hàng hóa trong kho hiệu quả và tối ưu nhất ngay sau đây!

Nội dung bài viết

Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho

Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho thống nhất chung có 4 phương pháp là: Nguyên tắc FIFO (First in, First out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập trước; Nguyên tắc LIFO (Last In, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập sau; Nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự hết hạn trước; Nguyên tắc FEFO (First Ended, First Out) – Xuất hàng dựa trên thời gian lưu trữ.

Chi tiết các nguyên tắc này như sau:

Nguyên tắc FIFO (First in, First out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập trước: Bố trí hàng mới ở bên trong, hàng cũ ở bên ngoài. Trong trường hợp hàng chồng lên nhau, đặt hàng mới dưới và hàng cũ ở trên để đảm bảo xuất hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Nguyên tắc này thường áp dụng cho các mặt hàng thực phẩm, thời trang, công nghệ và hàng dễ hư hỏng.
Nguyên tắc LIFO (Last In, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự nhập sau: Ưu tiên xuất các hàng nhập sau. Nguyên tắc này thích hợp cho các mặt hàng không bị hạn chế thời gian lưu trữ hoặc không dễ hỏng khi lưu trữ lâu dài, ví dụ như vật liệu xây dựng. LIFO giúp cân bằng chi phí sản xuất và bán hàng.
Nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out) – Xuất hàng theo thứ tự hết hạn trước: Ưu tiên xuất các sản phẩm gần hết hạn sử dụng. Sắp xếp những sản phẩm gần hết hạn ở phía ngoài để xuất bán trước, để lại những sản phẩm có hạn sử dụng lâu hơn.
Nguyên tắc FEFO (First Ended, First Out) – Xuất hàng dựa trên thời gian lưu trữ: Đối với hàng đã lưu trữ trong kho trong thời gian dài, ưu tiên xuất hàng dựa trên thời gian lưu trữ.

Những lợi ích của việc sắp xếp hàng hóa trong kho

Sắp xếp hàng hóa trong kho là hoạt động bắt buộc để mang lại vô số lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích có thể nhìn thấy rõ:

Tối ưu hóa diện tích lưu trữ: Giúp chứa được nhiều hàng hóa hơn mà không cần mở rộng kho, tối ưu hóa không gian, tiết kiệm diện tích đáng kể.
Nâng cao năng suất xuất nhập kho: Việc xuất nhập kho sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn, giúp tiết kiệm thời gian và nhân công.
Giảm thiểu hư hỏng hàng hóa: Giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn, hạn chế hư hỏng do va đập, ẩm mốc, côn trùng…
Dễ dàng kiểm soát hàng tồn kho: Giúp theo dõi số lượng hàng hóa chính xác, dễ dàng kiểm kê và quản lý hàng tồn kho.
Cải thiện an toàn lao động: Tạo môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên, giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động.

>> Nhấn để xem: Giải pháp sắp xếp hàng hóa khoa học, tối ưu không gian kho nhờ giá kệ

Lưu ý khi sắp xếp hàng hóa trong kho cần biết

Do đó, việc xây dựng và tuân thủ các quy định sắp xếp hàng hóa trong kho là điều cần thiết nên doanh nghiệp cần tham khảo một số quy định cơ bản về sắp xếp hàng hóa trong kho sau đây:

Phân loại hàng hóa:

Hàng hóa cần được phân loại theo các tiêu chí như loại hàng, kích thước, trọng lượng, giá trị, tần suất xuất nhập kho, hạn sử dụng…
Việc phân loại hàng hóa giúp dễ dàng quản lý, kiểm soát và tìm kiếm hàng hóa khi cần thiết.

Xác định vị trí lưu trữ

Mỗi loại hàng hóa cần được xác định vị trí lưu trữ cụ thể trong kho.
Vị trí lưu trữ cần đảm bảo dễ dàng tiếp cận, thuận tiện cho việc xuất nhập kho và bảo quản hàng hóa.
Cần lưu ý các yếu tố như kích thước, trọng lượng, tính chất của hàng hóa khi xác định vị trí lưu trữ.

Sắp xếp hàng hóa

Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo an toàn và tránh hư hỏng.
Cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi sắp xếp hàng hóa.

Ghi chép và đánh dấu vị trí hàng hóa

Cần ghi chép và đánh dấu vị trí lưu trữ của từng loại hàng hóa để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Có thể sử dụng các biện pháp đánh dấu như dán nhãn, treo biển báo…

Kiểm tra và cập nhật

Cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật tình trạng sắp xếp hàng hóa trong kho.
Phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định sau:

Cấm hút thuốc, đốt lửa trong kho.
Cấm để các vật liệu dễ cháy nổ trong kho.
Cần đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên khi làm việc trong kho.
Thường xuyên vệ sinh kho hàng sạch sẽ.

Cách sắp xếp hàng hóa tiết kiệm diện tích kho

Thông thường với giải pháp kho thông minh thì có các phương pháp sắp xếp hàng hóa trong kho phổ biến hiện nay:

Phân loại hàng hóa theo kích thước và trọng lượng

Sắp xếp hàng hóa theo kích thước từ lớn đến nhỏ, hoặc từ nặng đến nhẹ.
Vị trí cao nhất trong kho nên dành cho những hàng hóa cồng kềnh, nặng nhất để tận dụng trọng lực.
Hàng hóa nhỏ, nhẹ nên được sắp xếp ở các vị trí dễ dàng tiếp cận, ví dụ như kệ thấp hoặc gần lối đi.

Sử dụng hệ thống kệ kho

Hệ thống kệ kho lắp ghép có thể điều chỉnh độ cao và khoảng cách giữa các tầng, giúp tận dụng tối đa không gian lưu trữ.
Các loại kệ kho phổ biến hiện nay dùng sắp xếp hàng hóa trong kho bao gồm giá kệ pallet, kệ sàn,…
Lựa chọn loại kệ phù hợp với nhu cầu lưu trữ và đặc điểm hàng hóa của doanh nghiệp.

Sử dụng kệ để sắp xếp hàng hóa trong kho

Thông thường kệ kho hàng sẽ được chia thành 3 loại kệ theo kích thước tải trọng yêu cầu của người sử dụng:

Giá kệ kho hàng tải trọng nặng lưu trữ hàng hóa từ 500 kg/tầng trở lên
Giá kệ kho hàng tải trọng trung bình từ 200 – 500 kg/tầng
Giá kệ kho hàng tải trọng nhẹ 70-100 kg/tầng

Áp dụng phương pháp xếp hàng hóa trong kho

Tham khảo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) để đảm bảo hàng hóa cũ được xuất kho trước, tránh tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng.
Xếp hàng hóa theo khối lượng, đảm bảo các kiện hàng được xếp chồng an toàn và ổn định.
Tránh xếp hàng hóa quá cao hoặc quá sát nhau để đảm bảo thông gió và dễ dàng kiểm tra chất lượng.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho giúp quản lý vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho, cho phép theo dõi số lượng hàng hóa chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Phần mềm quản lý cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch xuất nhập kho, tối ưu hóa luồng di chuyển hàng hóa trong kho.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo một số cách giúp sắp xếp kho hàng tối ưu hơn như:

Sử dụng thùng carton hoặc pallet có kích thước phù hợp với nhu cầu lưu trữ.
Loại bỏ những hàng hóa không còn sử dụng hoặc hết hạn sử dụng.
Tái sử dụng bao bì để giảm thiểu rác thải.
Đảm bảo kho hàng luôn sạch sẽ, gọn gàng để ngăn ngừa côn trùng và nấm mốc phát triển cũng như tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên kho.

Sắp xếp theo loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa thành 3 nhóm: A (quan trọng nhất), B (quan trọng), C (ít quan trọng). Trong đó:

Hàng hóa nhóm A được ưu tiên sắp xếp ở vị trí dễ lấy, dễ kiểm soát nhất.
Hàng hóa nhóm B được sắp xếp ở khu vực dễ tiếp cận.
Hàng hóa nhóm C được sắp xếp ở khu vực xa hơn.

Sắp xếp theo tần suất xuất kho

Áp dụng 2 phương thức sau cho tần suất xuất kho:

FIFO (First In, First Out): Hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất kho trước.
LIFO (Last In, First Out): Hàng hóa được nhập kho sau sẽ được xuất kho trước.

Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, cần lựa chọn phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp.

Áp dụng sắp xếp theo phương thức FIFO hoặc LIFO

Sắp xếp theo hạn sử dụng

Hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hạn được sắp xếp ở vị trí dễ lấy, dễ kiểm soát nhất.
Hàng hóa có hạn sử dụng dài hạn được sắp xếp ở khu vực xa hơn.
Phương pháp này giúp đảm bảo hàng hóa được xuất kho trước khi hết hạn sử dụng, tránh lãng phí.

Sắp xếp theo khu vực

Phân chia kho thành các khu vực riêng biệt để lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau. Ví dụ: khu vực lưu trữ nguyên liệu, khu vực lưu trữ thành phẩm, khu vực lưu trữ hàng hóa dễ vỡ… Phương pháp này giúp dễ dàng cho quá trình quản lý kho và kiểm soát hàng hóa, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Việc lựa chọn phương pháp sắp xếp hàng hóa nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc điểm của kho hàng, loại hàng hóa lưu trữ, tần suất xuất nhập kho và mục tiêu mong muốn. Các chuyên gia của Vinatech cũng có một số gợi ý lựa chọn cho bạn như sau:

Đối với kho hàng có diện tích hạn chế: Nên ưu tiên sử dụng các phương pháp giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ như sắp xếp theo kích thước và trọng lượng, sử dụng kệ kho đa năng.
Đối với kho hàng có nhiều loại hàng hóa: Nên sử dụng phương pháp sắp xếp theo loại hàng hóa hoặc theo tần suất xuất kho để dễ dàng quản lý và kiểm soát hàng hóa.
Đối với kho hàng lưu trữ hàng hóa có hạn sử dụng: Nên sử dụng phương pháp sắp xếp theo hạn sử dụng để đảm bảo hàng hóa được xuất kho trước khi hết hạn sử dụng.

Xếp hàng theo mã SKU

Mã SKU là mã hàng hóa gồm các ký tự là chữ hoặc số, quy ước vị trí của một nhóm hàng hay của một mặt hàng cụ thể. Theo đó khi nhìn vào mã SKU, người quản lý kho dễ dàng xác định loại sản phẩm thuộc dải, tầng, ô nào.

Đây là cách sắp xếp thông minh được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay bởi tính năng ứng dụng cực kỳ linh hoạt. Không “kén” ngành hàng, không “kén” kho lớn hay nhỏ.

Đánh dấu vị trí kho hàng

Việc tìm kiếm và truy xuất hàng hóa trên kệ tốn không ít thời gian lẫn năng lượng thủ công. Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập hãy dùng các chữ cái đánh dấu tại mỗi khu vực để hàng. Hoặc dán nhãn dán để phân định vị trí các lô hàng.

Bố trí hàng hóa theo thời gian xuất kho dự kiến

Nhóm hàng có cùng thời gian xuất kho hoặc ngưỡng thời gian xuất kho dự kiến (chênh lệch không quá 7 ngày), có thể đặt cạnh nhau để giảm thiểu chi phí nhân công và hao mòn máy móc.

Khi nhập hàng nên ghi chú lại điểm lưu kho, tiếp đến là đánh dấu cụ thể ở dãy nào, kệ số bao nhiêu để kiểm soát mọi thứ trong kho dễ dàng hơn.

Xếp hàng theo cách bảo quản

Quy trình sắp xếp hợp lý còn tạo điều kiện cho khâu kiểm kê. Hạn chế thấp nhất hư hỏng, hao hụt mất cắp thiếu kiểm soát. Nhóm hàng yêu cầu cùng cách thức bảo quản về nhiệt độ, độ ẩm, hãy phân bổ gần nhau để tối ưu không gian.

Phân bổ theo thuộc tính sản phẩm

Nếu kho buộc phải lưu trữ đa dạng chủng loại hàng hóa khác nhau, tiến hành phân loại chúng thành nhiều khu vực. Chẳng hạn như: hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng khô, hàng dễ vỡ.

Thiết lập phương án bảo quản riêng biệt nhằm hạn chế nguy cơ suy giảm về mặt chất lượng. Riêng hàng dễ vỡ để ở nơi an toàn có ghi chú rõ ràng; Không để hàng hóa bén lửa gần các khu vực tỏa nhiệt. Tất cả xếp ngay ngắn, không lồi lõm/nhấp nhô.

Bố trí theo tầng kệ chứa hàng

Nguyên tắc xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ lên trên và không chất quá cao so với chiều cao quy định là tiêu chuẩn bắt buộc. Bằng cách khai thác triệt để không gian dọc trên kệ, hàng hóa được chứa nhiều hơn.

Bước ra khỏi vùng an toàn, kho hàng với hệ thống giá kệ thông minh, vận hành tự động đem đến trải nghiệm tuyệt vời cho các kho hàng hiện nay. Đặc biệt là kho hàng hạng nặng

Mạnh dạn đặt mục tiêu tối ưu không gian lưu trữ vào kệ robot lấy hàng và pallet chuyên dụng để thiết lập năng lực cạnh tranh hoàn chỉnh cho tổ chức.

Sắp xếp theo lối đi

Hàng hóa hoàn toàn có thể được sắp xếp theo lối đi chính hoặc lối đi phụ, tạo thuận tiện nhất cho quá trình xuất – nhập. Quá trình sắp xếp nên chừa lối đi đủ rộng di chuyển xe nâng. Tính toán kỹ lưỡng để không lãng phí quá nhiều diện tích cho lối đi.

Tách biệt khu vực dành riêng cho hàng lỗi

Hàng lỗi hư hỏng, hàng bị trả lại, hàng đang xếp hàng chờ lưu kho cần có khu vực riêng để chặn đầu lây lan các tác nhân hư hỏng. Hạng mục trên không hề đơn giản, bởi phải được tính toán tỉ mỉ để đảm bảo nguyên tắc cung cấp đầy đủ không gian để hàng, vừa cho phép hàng lỗi được xử lý thuận tiện.

Có thể thấy, việc sắp xếp hàng hóa trong kho là một việc làm vô cùng quan trọng, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy đầu tư thời gian và công sức để sắp xếp kho hàng khoa học, hiệu quả, bạn sẽ nhận được những lợi ích thiết thực và lâu dài.

Để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp sắp xếp nhờ hệ thống kệ kho, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline: 086.758.9999.

Bạn đọc quan tâm:

Vinatech Group

Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.