Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký không? Thu tục thế nào?

Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký không? Vị trí kho hàng có được coi là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp? Hiện nay nhu cầu cho thuê kho bãi cũng ngày một tăng cao để phục vụ tốt nhất cho các hoạt động lưu trữ, phân phối và kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian hiệu quả.

Thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh không? Và nếu đăng ký thì thủ tục cần thiết thế nào? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu nhé!

Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký không?

Thuê kho chứa hàng thì bạn nên đăng ký kinh doanh cho địa chỉ kho được thuê để thuận tiện cho hơn trong quá trình hoạt động, nhất là kê khai thuế.

Theo điểm a, khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.

Như vậy không có quy định doanh nghiệp phải nhất thiết lập địa điểm kinh doanh ngoài nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải thực hiện thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh tại trụ sở chính mà có thể sử dụng trụ sở chính vào việc triển khai các hoạt động kinh doanh gồm cả bán hàng. Thuế do đó sẽ không phát sinh do lập địa điểm kinh doanh tại trụ sở chính mà sẽ áp các loại thuế thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.

Xét về chức năng kinh doanh, kho chứa hàng có chức năng lưu giữ hàng hóa của doanh nghiệp và có thể kinh doanh hàng hóa khi cần thiết. Vì thế doanh nghiệp nên đăng ký kho chứa hàng là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

Kho chứa hàng có phải địa điểm kinh doanh?

Xét theo chức năng kinh doanh, kho là nơi lưu trữ hàng hoá và các loại trang thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu,… sử dụng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Trong một vài trường hợp, kho chứa hàng có thể phát sinh hoạt động kinh doanh với khách hàng, đối tác. Nên xét về pháp lý, kho chứa hàng còn được hiểu là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.

Theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP quy định có 3 hình thức đơn vị phụ thuộc:

• Chi nhánh
• Văn phòng đại diện
• Địa điểm kinh doanh

Theo khoản 3, Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020: Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể. Thuê kho chứa hàng mặc dù không phải kinh doanh trực tiếp nhưng để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động, nhất là kê khai thuế, nhiều công ty sẽ đăng kinh doanh cho kho được thuê. Thông thường, doanh nghiệp có thể đăng ký theo hình thức, đó là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Có nên đăng ký kinh doanh cho kho chứa hàng?

Doanh nghiệp khi thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh không? Câu trả lời là nên đăng ký kho chứa hàng là địa điểm kinh doanh vì một số lý do sau:

Về chức năng kinh doanh

Thứ nhất, về chức năng kinh doanh, kho chứa hàng có chức năng lưu giữ hàng hóa và có thể trở thành điểm kinh doanh hàng hóa khi cần.

• Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
• Theo khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, kinh doanh là thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả công đoạn từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ, tiện ích nhằm tìm kiếm lợi nhuận. Trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh là nơi để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình.
• Theo điểm a, khoản 2 Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác ngoài trụ sở hoặc chi nhánh.
  Nếu bạn thuê một nhà kho tại địa điểm nào đó để làm nơi chứa hàng của công ty thì theo các quy định kể trên về địa điểm kinh doanh và hoạt động kinh doanh, thì kho chứa hàng là một đơn vị phụ thuộc.

Sau khi hoàn thành thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục thông báo và kê khai về địa điểm kinh doanh mới thành lập trực thuộc doanh nghiệp với cơ quan thuế để quản lý.

Về thủ tục

Thứ hai, doanh nghiệp thuê kho có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán đầy đủ nhưng không thực hiện đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh, không nộp thuế môn bài thì chi phí thuê kho sẽ bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Rủi ro khi không đăng ký địa chỉ kinh doanh cho kho hàng

Thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh không? Không phải lúc nào cũng bắt buộc phải đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho nhưng tốt nhất bạn vẫn nên thực hiện đăng ký. Nếu không sẽ có thể xảy ra một số rủi ro chẳng hạn như:

• Nếu có vấn đề tranh chấp xảy ra, có liên quan đến pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không được bảo vệ.
• Nếu không đăng ký địa điểm kinh doanh, khi có người quản lý thị trường đến kiểm tra, nếu vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của Pháp luật.

Theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, phí phạt khi doanh nghiệp không đăng ký địa điểm kho hàng mà hoạt động trái phép được quy định như sau:

Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Kinh doanh tại địa điểm mà không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại nơi doanh nghiệp (địa điểm kinh doanh thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh) hoạt động kinh doanh.
• Nếu có xảy ra vi phạm Pháp luật về thuế thì sẽ xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính của lĩnh vực thuế;
• Chấm dứt hoạt động tại chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Chuyển chi nhánh, trụ sở, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với nơi đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi mà chi nhánh, văn phòng đại diện được chuyển đến.

Để khắc phục hậu quả trong trường hợp trên, doanh nghiệp buộc phải thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 của Điều luật này.

Thủ tục đăng ký địa điểm thuê kho chứa hàng

Chi tiết các bước và thủ tục khi đăng ký địa điểm thuê kho chứa hàng mà bạn nên biết như:

Địa điểm thuê kho

Để quá trình đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho diễn ra một cách thuận lợi, doanh nghiệp các chú ý một số điều sau:

• Kho chứa hàng cần có giấy tờ đăng ký quyền sử dụng đất
• Có hợp đồng cho thuê rõ ràng giữa các bên và có giá trị pháp lý
• Kho chứa hàng chính chủ và không nằm trong diện bị kê biên tài sản
• Không liên quan bất kỳ tranh chấp về pháp lý giữa các bên nào khác về nhà kho chuẩn bị thuê

Giấy tờ cần thiết

Pháp luật Việt Nam đã quy định rõ về thủ tục đăng ký kinh doanh tại khoản 2 và khoản 3 Điều 31 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Đồng thời, thông báo thành lập địa điểm kinh doanh cũng có nêu rõ các danh mục thông tin mà doanh nghiệp cần cung cấp theo Phụ lục số II-7 – Thông báo về việc đăng ký thành lập văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh/ chi nhánh, đính kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký địa điểm khi doanh theo hình thức chi nhánh:

• Biên bản họp/quyết định của chủ sở hữu hoặc đại hội cổ đông
• Thông báo thành lập chi nhánh mới
• Bản sao các giấy tờ chứng thực của chủ doanh nghiệp
• Văn bản uỷ quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký
• Bản sao các giấy tờ chứng thực của cá nhân/đơn vị được uỷ quyền làm thủ tục

Hồ sơ đăng ký địa điểm khi doanh theo hình thức địa điểm kinh doanh:

• Thông báo của doanh nghiệp về việc thành lập địa điểm kinh doanh mới
• Văn bản uỷ quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký
• Bản sao các giấy tờ chứng thực của cá nhân/ đơn vị được uỷ quyền

Các bước đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho

Doanh nghiệp thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh, tuân thủ đúng thủ tục và quy định của Pháp luật. Điều này đã được Nhà nước quy định rõ trong Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, với các bước như sau:

• Bước 1: Thực hiện gửi thông báo thành lập chi nhánh/ địa điểm kinh doanh mới của doanh nghiệp đến phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc địa phương.
• Bước 2: Trong thời gian 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét hồ sơ. Nếu hợp lệ sẽ cập nhật lên hệ thống Cơ sở dữ liệu Quốc gia. Và nếu ngược lại, thì doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/ địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải khai thuế môn bài, thuế TNDN, thuế GTGT cho kho chứa hàng.

Lợi ích khi thuê kho chứa hàng

Một số ưu điểm khi các doanh nghiệp đi thuê kho chứa hàng:

Tiết kiệm chi phí

Khi thuê kho chứa hàng, doanh nghiệp có cơ hội giảm thiểu được chi phí đầu tư ban đầu, chỉ tập trung vốn cho sản xuất kinh doanh hàng hóa. Đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc bỏ ra chi phí để xây dựng kho riêng, đầu tư trang thiết bị, thuê nhân công quản lý hàng hóa tại kho sẽ rất lãng phí và kém hiệu quả.

Tính linh hoạt của dịch vụ có thể giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ khi cần thiết; hoàn toàn tiết kiệm hơn so với việc sở hữu một kho hàng riêng mà để trống khi không có hàng hóa. Sử dụng dịch vụ thuê kho chứa hàng doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ chi phí cố định để duy trì kho hàng sang chi phí thay đổi; bạn chỉ phải trả chi phí đúng với nhu cầu lưu trữ của mình.

Tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro khi thuê kho

Khi sử dụng dịch vụ thuê kho chứa hàng, bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian vào việc quản lý, sắp xếp, xuất nhập hàng hóa; cũng không mất thời gian chờ đợi trong việc xây dựng hoàn thiện một kho xưởng phù hợp.

Thay vào đó, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để tập trung mở rộng kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Hơn nữa, thuê kho chứa hàng cũng giúp doanh nghiệp giảm tải những rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Nó giúp hạn chế những tình huống khó lường trước được, giảm thiệt hại lên chuỗi cung ứng.

Vinatech Group – Đơn vị tư vấn và thiết kế kho hàng uy tín

Ngoài giải pháp thuê kho chứa hàng thì việc xây dựng kho hàng riêng cho doanh nghiệp sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn lực. Vi vậy cũng có rất nhiều đơn vị thiết kế kho hàng được triển khai giải pháp này cho doanh nghiệp.

Và Vinatech Group hiện là một trong những địa chỉ thiết kế nhà kho với mô hình kệ kho hàng thông minh hàng đầu tại Việt Nam. Trải qua hơn 13 năm phát triển, Vinatech Group tự hào là một trong những đơn vị triển khai các mẫu kệ công nghiệp, kệ Shuttle, kệ Selective, kệ Double Deep,… cho kho hàng uy tín nhất trên thị trường trong nước lẫn quốc tế.

Chúng tôi với đội ngũ chuyên môn cao, tận tâm và lấy khách hàng làm trọng tâm cho các dịch vụ. Nên trong suốt những năm hoạt động, Vinatech Group đã không ngừng nỗ lực hoàn thiện, cung cấp nhiều giải pháp nhà kho thông minh phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin về thuê kho chứa hàng có phải đăng ký không mà Vinatech Group đã giải đáp cho các bạn. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ có phương án phù hợp cho doanh nghiệp của mình.