Chi phí lưu kho là gì? Công thức tính phí Carrying Cost 2025

Chi phí lưu kho là gì? Công thức tính chi phí lưu kho như thế nào? Giảm chi phí kho bãi là rất quan trọng trong việc vận hành một nhà kho hiệu quả và tối đa hóa lợi nhuận.

Tuy nhiên, với nhu cầu ngày càng tăng và chi phí tăng cao, việc tìm ra các chiến lược hiệu quả để giảm chi phí kho bãi có thể là một thách thức.

Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu về phí lưu kho mà doanh nghiệp sản xuất nào cũng nên biết sau đây nhé!

Nội dung bài viết

Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho hay Carrying cost là chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa và nguyên vật liệu. Bao gồm cả việc vận hành và bảo trì nhà kho hoặc cơ sở lưu trữ hàng hóa và sản phẩm. Đây là tổng tất cả các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho chưa bán được. Chi phí này được tính như một phần của tổng chi phí hàng tồn kho trong một chuỗi cung ứng.

Những chi phí này có thể thay đổi đáng kể dựa trên các yếu tố như loại hàng hóa được lưu trữ, quy mô của cơ sở, vị trí và các dịch vụ cụ thể được cung cấp.

Cách chi phí lưu kho phổ biến hiện nay

Chi phí lưu kho bao gồm: kho bãi, nhân công, bảo hiểm, vận chuyển, khấu hao, hao hụt hàng tồn kho, hàng tồn kho bị lỗi thời/hư hỏng và cả chi phí cơ hội.

Chi tiết thông tin về các chi phí lưu kho gồm:

Chi phí lao động: Thuê và quản lý nhân sự để xử lý việc quản lý hàng tồn kho, chọn đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, nhận hàng và bảo trì chung góp phần đáng kể vào chi phí lưu kho. Chi phí lao động có thể vừa cố định (tiền lương, phúc lợi) vừa có thể thay đổi (làm thêm giờ, nhân viên tạm thời trong mùa bận rộn).
Chi phí lưu trữ: Những chi phí này bao gồm việc lưu trữ hàng hóa trong kho như chi phí cho giá kệ kho hàng, pallet, thùng và bất kỳ thiết bị lưu trữ chuyên dụng nào cần thiết cho các loại sản phẩm cụ thể.
Chi phí tồn kho: Việc giữ hàng tồn kho trong kho sẽ làm tăng vốn và phát sinh thêm chi phí (liên quan đến việc duy trì tình trạng của hàng tồn kho), chẳng hạn như: kiểm soát khí hậu, lưu trữ chuyên dụng cho các mặt hàng nhạy cảm, vận chuyển hàng tồn kho, chi phí cơ hội và nguy cơ lỗi thời.
Chi phí công nghệ: Các kho hàng ngày càng dựa vào công nghệ để quản lý hàng tồn kho và xử lý đơn hàng hiệu quả. Chi phí có thể bao gồm hệ thống quản lý kho (WMS), máy quét mã vạch, công nghệ RFID và các công cụ tự động hóa khác.
Chi phí thiết bị: Bao gồm chi phí mua và bảo trì thiết bị kho, chẳng hạn như xe nâng, băng tải, xe nâng pallet và các thiết bị cần thiết khác để hoạt động hiệu quả.
Bảo trì và sửa chữa: Bảo trì cơ sở hạ tầng và cơ sở hạ tầng thường xuyên là điều cần thiết để đảm bảo hiệu quả và an toàn hoạt động. Điều này có thể liên quan đến việc sửa chữa máy móc, mái nhà, hệ thống ống nước, hệ thống điện, v.v.
Chi phí hành chính: Các chi phí này bao gồm các chức năng hành chính và quản lý liên quan đến việc vận hành kho, bao gồm không gian văn phòng, lương nhân viên hành chính và các chi phí chung khác.
Chi phí an ninh và an toàn: Bảo vệ hàng tồn kho khỏi trộm cắp, hư hỏng và các rủi ro khác là rất quan trọng. Các biện pháp an ninh có thể bao gồm hệ thống giám sát, hệ thống báo động, nhân viên an ninh và thiết bị an toàn. Việc thực hiện các giao thức an toàn và tuân thủ các quy định cũng có thể dẫn đến chi phí bổ sung.
Chi phí đóng gói và xử lý: Các chi phí liên quan đến vật liệu đóng gói, ghi nhãn, v.v. cũng là một phần của chi phí lưu kho.

Công thức tính chi phí lưu kho

Hiện nay chi phí lưu kho có nhiều cách tính khác nhau. Tùy vào mô hình doanh nghiệp, hình thức lưu kho mà bạn nên lựa chọn công thức tính chi phí lưu kho phù hợp:

Tính chi phí lưu kho theo tổng số lượng hàng

Phương pháp lưu kho theo tổng số lượng hàng đặc biệt phù hợp với các sản phẩm, thiết bị có kích thước lớn, cồng kềnh, khó xác định diện tích và thể tích.

Chi phí lưu kho sẽ được công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ xác định giá thuê dựa trên từng đơn vị hàng hóa.

Tính chi phí lưu kho theo từng thùng hàng

Doanh nghiệp sẽ xếp các sản phẩm theo từng thùng riêng lẻ, giá lưu trữ sẽ được tính theo công thức:

Giá lưu trữ/thùng hàng x số lượng thùng lưu trữ.

Tuy nhiên, nếu lưu trữ theo phương pháp này, doanh nghiệp cần đảm bảo có sự tương đồng về kích thước và khối lượng của mỗi thùng hàng.

Tính chi phí lưu kho theo pallet

Lưu kho theo pallet thích hợp với các mặt hàng có kích thước đồng bộ, lưu theo kiện hàng cố định, không tách, xuất hàng nhỏ lẻ.

Hiện nay, 1 pallet thông dụng có kích thước khoảng 48x40x6,5 inch (khoảng 122x100X16,5 cm). Doanh nghiệp sẽ tự xếp hàng lên pallet, bọc và cố định chắc chắn trước khi chuyển đến kho lưu trữ. Ngoài ra, các đơn vị vận chuyển cũng có thể chuyển hàng đến kho trước và tiến hành sắp xếp các pallet phù hợp với diện tích kho lưu trữ.

Phương pháp này đơn giản, nhanh chóng, doanh nghiệp dễ dàng tính chi phí lưu kho.

Phí lưu kho sẽ tính theo pallet, doanh nghiệp sẽ trả tiền theo số pallet tương ứng.

Tuy nhiên, một số nhà lưu trữ sẽ quy đổi pallet thành m2 hoặc m3.

Tính chi phí lưu kho dựa vào thể tích (m3)

Thể tích là không gian mà hàng hóa chiếm dụng trong kho lưu trữ, được tích theo công thức: Dài x Rộng x Cao. Phương pháp này giúp tối ưu không gian lưu trữ và tiết kiệm một khoản chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp. Thông thường, các hàng hóa được lưu trữ theo phương thức lưu kho theo m3 sẽ được xếp lên các ô có kích thước tiêu chuẩn (5m3, 10m3, 15m3,…)

Ví dụ: Doanh nghiệp lưu trữ một kiện hàng có chiều dài 1m, chiều rộng 1m, chiều cao 1m, mỗi thùng sẽ được tính: 1x1x1 = 1m3. Nếu doanh nghiệp lưu trữ 10 thùng có thể tích như trên thì sẽ cần trả chi phí lưu trữ cho 10m3.

Giá thuê sẽ được tính theo công thức: Đơn giá/m3 x số m3 doanh nghiệp thuê

Tính chi phí lưu kho theo diện tích (m2)

Lưu theo diện tích là một trong những phương thức lưu kho phổ biến nhất tại Việt Nam. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các mặt hàng có khối lượng nặng, kích thước lớn, gồ ghề hoặc các loại hàng hóa đặc thù như nội thất, kim loại, máy móc,…

Chi phi thuê kho được tính theo đơn vị mét vuông, thường sẽ cao hơn phí thuê theo mét khối (m3). Tuy nhiên, khi thuê theo mét vuông, doanh nghiệp có thể tùy ý sắp xếp hàng hóa trong không gian đã thuê.

Với cách này, lượng hàng hóa lưu trữ có thể thay đổi linh hoạt, không phát sinh chi phí nếu vẫn được xếp gọn trong diện tích đã thuê.

Tính chi phí lưu kho tự quản

Lưu kho tự quản là hình thức mở rộng của tính lưu kho theo mét vuông (m2). Khi lựa chọn loại hình này, doanh nghiệp sẽ có một không gian riêng biệt (diện tích từ vài chục đến hơn 100m2), có vách ngăn, ổ khóa,… trong kho lưu trữ.

Doanh nghiệp có thể sắp xếp, bố trí hàng hóa theo nhu cầu, đặc biệt phù hợp với các đơn vị muốn chủ động trong việc sắp xếp và quản lý sản phẩm lưu trữ, xuất nhập hàng thường xuyên. Chi phí thuê kho sẽ được xác định dựa trên diện tích, thời gian thuê. Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần có sự phân công nhân lực để quản lý hàng hóa và thực hiện các thủ tục xuất kho, nhập kho và tồn kho.

Làm sao để giảm chi phí lưu kho

Dưới đây là một số chiến lược có thể giúp giảm chi phí kho bãi:

Hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kho hàng có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí và lợi nhuận của bạn. Quản lý hàng tồn kho kém có thể dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức, hết hàng, chi phí vận chuyển cao và tăng thời gian thực hiện đơn hàng. Bằng cách hợp lý hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, bạn có thể giảm chi phí, tăng hiệu quả và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Bắt đầu bằng cách tiến hành kiểm tra hàng tồn kho kỹ lưỡng để xác định hàng tồn kho quá hạn hoặc di chuyển chậm. Bằng cách loại bỏ hàng tồn kho dư thừa, bạn có thể giải phóng không gian kho có giá trị, giảm chi phí vận chuyển và giảm thiểu rủi ro hết hàng. Việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) cũng có thể giúp bạn tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí. JIT cho phép bạn nhận hàng tồn kho từ nhà cung cấp đúng lúc để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng, loại bỏ nhu cầu dự trữ quá mức.

Đầu tư vào hệ thống quản lý kho cũng có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình và giảm chi phí. Các giải pháp phần mềm này có thể theo dõi mức tồn kho, tự động đặt hàng và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho của bạn. Bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công và giảm thiểu lỗi của con người, bạn có thể nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện tính chính xác của hồ sơ hàng tồn kho của mình.

Tối ưu hóa cách bố trí và tổ chức kho

Cách bố trí và tổ chức kho hàng của bạn có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí và năng suất. Bố cục không hiệu quả có thể dẫn đến lãng phí thời gian, tăng chi phí lao động và giảm hiệu quả tổng thể. Bằng cách tối ưu hóa cách bố trí và tổ chức kho, bạn có thể giảm chi phí, cải thiện quy trình làm việc và tăng năng suất.

Bắt đầu bằng cách phân tích bố cục hiện tại của bạn và xác định bất kỳ điểm nghẽn hoặc sự kém hiệu quả nào. Hãy tìm những lĩnh vực mà bạn có thể hợp lý hóa các quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết và cải thiện luồng hàng hóa.

Ví dụ: Đặt các mặt hàng được chọn thường xuyên gần khu vực vận chuyển có thể giảm thời gian di chuyển và cải thiện tốc độ thực hiện đơn hàng. Việc triển khai hệ thống lưu trữ có hệ thống, chẳng hạn như phân tích ABC, cũng có thể giúp bạn sắp xếp hàng tồn kho và giảm thời gian lấy hàng và nhập kho.

Triển khai các giải pháp công nghệ và tự động hóa

Trong thời đại số ngày nay, việc triển khai các giải pháp công nghệ, tự động hóa không còn là điều xa xỉ mà là điều cần thiết. Tự động hóa có thể giúp bạn hợp lý hóa hoạt động kho hàng, giảm chi phí và tăng hiệu quả. Việc tự động hóa các tác vụ thủ công có thể giải phóng thời gian của nhân viên để tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị gia tăng hơn, cải thiện độ chính xác và giảm sai sót.

Một lĩnh vực mà tự động hóa có thể có tác động đáng kể là thực hiện đơn hàng. Việc triển khai hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể giúp bạn tự động hóa việc xử lý đơn hàng, lấy hàng và đóng gói, giảm chi phí lao động và cải thiện độ chính xác của đơn hàng. Ngoài ra, bằng cách sử dụng hệ thống quét mã vạch và phân loại tự động, bạn có thể giảm thiểu sai sót và cải thiện tốc độ thực hiện đơn hàng.

Đầu tư vào các giải pháp công nghệ, chẳng hạn như phần mềm dựa trên đám mây hoặc ứng dụng di động, cũng có thể giúp bạn cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác trong kho của mình. Bằng cách cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và khả năng truy cập thông tin dễ dàng hơn, bạn có thể nâng cao hiệu quả, giảm sai sót và giảm thiểu sự chậm trễ.

>> Tham khảo: Làm thế nào để xây dựng một kho chứa hàng tự động?

Thực hiện các nguyên tắc tinh gọn

Nguyên tắc tinh gọn có thể được áp dụng cho hoạt động kho hàng để giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả và tăng lợi nhuận. Việc xác định và loại bỏ các hoạt động không gia tăng giá trị có thể hợp lý hóa quy trình của bạn, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Bắt đầu bằng cách tiến hành phân tích dòng giá trị để xác định các lĩnh vực lãng phí và kém hiệu quả trong hoạt động kho hàng của bạn. Tìm kiếm các hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng của bạn và tìm cách loại bỏ hoặc giảm bớt chúng. Ví dụ, sự di chuyển không cần thiết, hàng tồn kho dư thừa và sản xuất thừa đều là những dạng lãng phí có thể được loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Việc triển khai các công cụ quản lý trực quan, chẳng hạn như bảng Kanban hoặc phương pháp 5S, cũng có thể giúp bạn tổ chức kho hàng, nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Những công cụ này cung cấp sự trình bày trực quan về các quy trình của bạn, giúp bạn dễ dàng xác định các điểm nghẽn, giám sát hiệu suất và xác định các cơ hội cải tiến.

Đầu tư vào các sáng kiến cải tiến liên tục, chẳng hạn như sự kiện Kaizen hoặc dự án Six Sigma, cũng có thể giúp bạn xác định và loại bỏ lãng phí. Bằng cách thu hút nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến, bạn có thể khai thác kiến thức và kinh nghiệm của họ để tìm ra các giải pháp sáng tạo và thực hiện những cải tiến bền vững.

Đào tạo và trao quyền cho nhân viên kho

Nhân viên kho hàng của bạn đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công và lợi nhuận của hoạt động của bạn. Đầu tư vào đào tạo và trao quyền cho họ có thể cải thiện năng suất, giảm sai sót và tăng hiệu quả chi phí tổng thể. Những nhân viên được đào tạo tốt và có động lực có nhiều khả năng làm chủ công việc của mình, tìm ra các giải pháp sáng tạo và mang lại kết quả chất lượng cao.

Bắt đầu bằng cách tiến hành đánh giá kỹ năng để xác định bất kỳ khoảng trống hoặc lĩnh vực đào tạo nào cần cải thiện. Cung cấp cho nhân viên của bạn sự đào tạo và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm đào tạo về hệ thống quản lý kho, kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho hoặc vận hành thiết bị.

Trao quyền cho nhân viên của bạn đưa ra quyết định và nắm quyền sở hữu công việc của họ cũng rất quan trọng để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Khuyến khích họ xác định và báo cáo bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện, cung cấp phản hồi và tham gia vào các sáng kiến giải quyết vấn đề.

Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhân viên là rất quan trọng để duy trì động lực và sự gắn kết. Triển khai chương trình khuyến khích dựa trên hiệu suất để thưởng cho nhân viên đạt hoặc vượt mục tiêu năng suất, giảm sai sót hoặc tìm giải pháp tiết kiệm chi phí. Tạo ra văn hóa cải tiến và công nhận liên tục có thể cải thiện năng suất, giảm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

Giám sát và đo lường nỗ lực giảm chi phí

Việc thực hiện các chiến lược giảm chi phí không phải là nhiệm vụ một lần mà là một quá trình liên tục. Để đảm bảo những nỗ lực của bạn thành công, việc theo dõi và đo lường kết quả thường xuyên là điều cần thiết. Bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và phân tích tiến trình của mình, bạn có thể xác định mọi sai lệch, thực hiện các điều chỉnh cần thiết và luôn đi đúng hướng tới mục tiêu giảm chi phí của mình.

Bắt đầu bằng cách xác định các KPI phù hợp nhất cho hoạt động kho hàng của bạn. Điều này có thể bao gồm các số liệu như vòng quay hàng tồn kho, tốc độ thực hiện đơn hàng, năng suất lao động hoặc độ chính xác khi chọn hàng. Đặt mục tiêu thực tế cho từng KPI và thường xuyên đo lường hiệu suất của bạn so với các mục tiêu này.

Bằng cách theo dõi KPI, bạn có thể xác định những lĩnh vực mà bạn còn thiếu sót và thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết chúng. Thường xuyên xem xét các quy trình của bạn, xác định các điểm nghẽn hoặc sự kém hiệu quả và thực hiện các cải tiến. Bằng cách liên tục theo dõi và đo lường các nỗ lực giảm chi phí, bạn có thể đảm bảo rằng mình đang đi đúng hướng hướng tới mục tiêu của mình và tối đa hóa cơ hội thành công.

Ngoài KPI, việc thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng của bạn là điều cần thiết. Thường xuyên liên lạc với họ, thu hút phản hồi của họ và kết hợp các đề xuất của họ vào các sáng kiến cải tiến của bạn. Bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan vào quá trình này, bạn có thể thu được những hiểu biết có giá trị, khám phá những cơ hội tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt.

>> Tham khảo: Quy trình vận hành kho hàng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí

Nhà kho thông minh – Giải pháp lưu kho tiết kiệm chi phí

Nhà kho thông minh hiện nay đang là giải pháp thiết kế và lắp đặt ko hàng giúp giảm chi phí lưu kho hiệu quả. Hệ thống kho thông minh được tích hợp ERP (phàn mềm tổ chức quản lý kho hàng) sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm cả chi phí nhân lực và vật lực khi lưu trữ hàng hóa.

Với hệ thống nhà kho thông minh sẽ được tích hợp với nhiều chức năng quan trọng tới từ các bộ phận khác nhau như tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý hàng hóa. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và sẽ được chia sẻ cho các bộ phận liên quan.

Nhà kho thông minh sẽ đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát tình trạng hàng tồn kho.

Với hệ thống kho thông minh sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

Khả năng linh động trong việc đặt mã vật tư và hàng hóa một cách đồng nhất.
Cho phép phân nhóm hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
Lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết.
Hỗ trợ đơn vị tính linh động.
Giúp kiểm soát tốt tồn kho
Thực hiện giao dịch kho tức thì và chính xác về giá trị.
Cung cấp hệ thống đồng nhất, giảm thiểu sai sót liên quan đến dữ liệu. Nhờ đó mà báo cáo từ hệ thống trở nên chính xác hơn. Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược thông qua khả năng phân tích dữ liệu trong quá trình quản lý kho.

Tóm lại, giảm chi phí kho bãi và tối đa hóa lợi nhuận là một quá trình liên tục đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống và cam kết liên tục. Bằng cách thực hiện sáu chiến lược được nêu trong bài viết này, bạn có thể hợp lý hóa hoạt động kho hàng của mình, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

Hãy nhớ rằng, mọi sáng kiến tiết kiệm chi phí, dù nhỏ đến đâu, đều có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận của bạn. Vì vậy, hãy bắt đầu thực hiện các chiến lược này ngay hôm nay và đưa hoạt động kho hàng của bạn lên một tầm cao mới.

Nếu bạn quan tâm tới giải pháp tối ưu chi phí cho kho hàng hãy liên hệ ngay cho Vinatech Group để được tư vấn miễn phí nhé!

Hiện tại, các loại giá kệ kho hàng Vinatech sản xuất được các doanh nghiệp, công ty đánh giá cao như: