Việc quản lý hồ sơ hiệu quả là điều cần làm để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm nguồn lực. Để xây dựng một kho lưu trữ tài liệu an toàn, hợp pháp và hiệu quả thì bạn cần hiểu rõ các quy định cần thiết và thực hiện các bước đúng đắn để xây dựng một hệ thống lưu trữ mạnh mẽ. Hãy tham khảo bài viết này để năm được việc quản lý hồ sơ, tài liệu hiệu quả nhất.
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu là gì?
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu là loại kho chuyên dụng để lưu trữ, bảo quản và quản lý các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kho lưu trữ giúp bảo quản tài liệu không bị hư hỏng, mất mát do các yếu tố môi trường như ẩm mốc, côn trùng, cháy,… Ngoài ra còn giúp sắp xếp tài liệu một cách hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần.
Đặc điểm của các kho lưu trữ tài liệu
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp, văn phòng, thư viện lớn xây dựng kho lưu trữ hồ sơ để đảm bảo thuận tiện trong việc bảo quản, lưu trữ, tra cứu các tài liệu. Trên thực tế, trong kinh doanh có nhiều loại giấy tờ cần bảo quản, lưu trữ trong thời gian dài, thậm chí là vô thời hạn.
Ở mỗi công ty, doanh nghiệp, thư viện, hồ sơ lưu trữ sẽ tăng lên hàng tháng, hàng năm. Việc sử dụng kho tài liệu chuyên biệt sẽ giúp các đơn vị này giải phóng “những gánh nặng lưu trữ”, tối ưu được không gian, đồng thời thuận tiện trong việc sắp xếp, truy vấn văn bản, giấy tờ.
Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Nói về kho lưu trữ tài liệu chúng ta sẽ thấy có những đặc điểm sau:
- Thường được đặt ở vị trí trung tâm, gần các cửa ngõ để thuận tiện cho việc vận chuyển khi tổ chức, doanh nghiệp cần sử dụng.
- Để đảm bảo việc lưu trữ đủ lượng tài liệu, văn bản lớn theo cấp số nhân thì kho lưu trữ tài liệu cũng cần có diện tích lớn.
- Tài liệu trong kho sẽ được đóng gói, sắp xếp cẩn thận, theo quy trình, phù hợp với đặc thù kinh doanh hoặc hoạt động của mỗi doanh nghiệp.
- Tài liệu, văn bản có chất liệu là giấy in nên sẽ dễ bị ẩm mốc, mối mọt cho nên khi xây dựng kho lưu trữ tài liệu cần lưu ý đến các vấn đề nhiệt độ, ánh sáng. Đó phải là kho có sự thông thoáng, đầy đủ ánh sáng, không ẩm mốc.
- Với văn phòng lưu trữ, đơn vị có số lượng tài liệu quá lớn, phân chia thành nhiều danh mục khác nhau thì có thể chia nhỏ kho lớn thành những kho nhỏ để việc phân loại tài liệu được rõ ràng, khi xuất nhập kho cũng dễ dàng hơn.
- Giấy tờ là chất liệu dễ cháy nên khi setup kho lưu trữ tài liệu cũng cần trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy an toàn.
- Ngoài ra, một đặc điểm cần lưu ý trong việc setup kho lưu trữ đó là thiết kế lối đi rộng, khoảng cách giữa các kệ khoảng 70-80cm, lối đi đầu giá kệ khoảng 40-60cm, lối đi chính trong nhà kho và hành lang sẽ từ 80 – 120cm.
Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu cần đáp ứng những điều kiện gì?
Theo Điều 14 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như sau::
Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ tài nguyên và môi trường
1. Kho lưu trữ tài liệu tài nguyên môi trường phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
2. Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gồm:
a) Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;
b) Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;
c) Thiết bị lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử.
3. Các hệ thống trang thiết bị khác được khuyến khích sử dụng:
a) Các hệ thống bảo vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;
b) Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá trình quản lý và khai thác tài liệu.
Theo đó, các kho lưu trữ tài liệu cần phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy định tại Thông tư 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
Thời gian bảo quản và lưu trữ hồ sơ theo quy định
Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ như sau:
Thời hạn bảo quản kho và tài liệu lưu trữ
1. Công tác bảo quản thường xuyên kho lưu trữ tài liệu thực hiện hằng ngày, quy trình bảo quản được quy định tại Điều 33 Thông tư này.
2. Công tác bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu, tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy trình bảo quản quy định tại Điều 33, Điều 34, Điều 35 Thông tư này và được cấp có thẩm quyền phê duyệt
a) Thời gian bảo quản định kỳ kho lưu trữ tài liệu: 06 tháng/lần đối với kho chuyên dụng; 04 tháng/lần đối với kho thông thường; 03 tháng/lần đối với kho tạm.
b) Thời gian bảo quản định kỳ tài liệu trong kho lưu trữ: 03 năm/lần đối với tài liệu trong kho tạm; 04 năm/lần đối với tài liệu trong kho thông thường; 05 năm/lần đối với tài liệu trong kho chuyên dụng.
3. Công tác bảo quản đột xuất được thực hiện trong trường hợp kho lưu trữ có hiện tượng tài liệu bị hư hỏng do nấm mốc, chuột, côn trùng, mối mọt xâm nhập phá hoại hoặc xảy ra sự cố thiên tai, hỏa hoạn và do cấp có thẩm quyền quyết định.
Kho lưu trữ tài liệu nên sử dụng những loại kệ nào?
Tài liệu, văn bản là loại hàng hóa lưu trữ không quá nặng, nhưng với số lượng lớn, quá nhiều chủng loại khác nhau nên cần có các giá kệ để đảm bảo việc xuất nhập kho, tìm kiếm, tra cứu thông tin được nhanh chóng, dễ dàng. Cho nên, kệ chứa văn bản không cần có tải trọng quá cao, điều quan trọng là cần các loại kệ kho có thể tối ưu không gian, chứa được nhiều hàng hóa.
Với kho lưu trữ tài liệu, Vinatech Group đề xuất các loại kệ để hàng sau:
Kệ V Vinatech
Đây là loại kệ sắt lắp ráp mới của Vinatech Group với khả năng lưu trữ lớn, kích thước 5 tầng kệ mang tới khả năng lưu trữ lớn. Đặc biệt, trọng lượng 70 – 100kg/ tầng kệ hoàn toàn phù hợp với việc lưu trữ các văn bản, tài liệu.
Kệ V 5 tầng Vinatech lưu trữ tài liệu
Kệ V Vinatech thiết kế đặc biệt bằng các móc gài, không cần bu lông ốc vít giúp việc lắp đặt nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, nó có thể sử dụng linh hoạt không chỉ trong kho lưu trữ tài liệu mà còn có thể sử dụng làm kệ trưng bày ở các cửa hàng, kệ decor cho không gian gia đình để tăng tính thẩm mỹ cho ngôi nhà của bạn.
Kệ trung tải
Kệ trung tải cũng là sản phẩm phù hợp cho kho lưu trữ tài liệu được nhiều người sử dụng. Với tải trọng 200 – 500kg/ tầng kệ (tùy theo yêu cầu thiết kế của khách hàng), kệ trung tải được ứng dụng đa năng trong nhiều ngành hàng, trong đó có tài liệu.
Kệ trung tải Vinatech có hai loại gồm có hai loại khác nhau là chân trụ đục lỗ và chân trụ cánh bướm. Trong mỗi loại này cũng có hai loại nhỏ hơn là hàn sắt và bắt ốc. Tùy theo từng yêu cầu của khách hàng Vinatech Group sẽ thiết kế sao cho phù hợp với nhu cầu.
Kệ kho trung tải
Kệ trung tải có hai kích thước là 150 x 60 x 200cm và 200 x 60 x 200cm. Kích thước này hoàn toàn phù hợp với kho lưu trữ tài liệu khi không cần tải trọng quá cao nhưng lưu trữ được nhiều hàng hóa.
Kệ tay quay
Nói đến giá kệ cho kho lưu trữ tài liệu thì không thể bỏ qua cái tên kệ tay quay. Đây là loại kệ được gắn trên bệ di động đi di chuyển dọc theo đường ray, từ đó đảm bảo tối ưu hóa không gian và việc phân phối hàng hóa được hiệu quả, tiết kiệm.
Kệ tay quay
Đặc biệt, kệ tay quay cho phép tiếp cận hàng hóa lên đến 100% ở các vị trí. Kho hàng chỉ cần một lối đi duy nhất, khi cần xuất, nhập hàng hóa hoặc tra cứu tài liệu thì hệ thống sẽ mở lối đi để tiếp cận dãy kệ đó, từ đó, nó cho tính bảo mật cao.
Vinatech Group – Đơn vị cung cấp giá kệ cho kho lưu trữ tài liệu hàng đầu Việt Nam
Thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giá kệ cho kho lưu trữ tài liệu, trong đó Vinatech Group luôn được khách hàng tin tưởng, lựa chọn. Với kinh nghiệm hơn 11 năm sản xuất giá kệ với các sản phẩm chính như kệ siêu thị, kệ kho hàng, thiết bị giá kệ…. đến nay Vinatech Group đã có chỗ đứng vững chắc trong thị trường giá kệ Việt và có nhiều dự án lớn nhỏ như:
Vinatech Group luôn không ngừng nỗ lực mở rộng quy mô, củng cố cơ sở vật chất cũng như đội ngũ nhân viên sáng tạo, nhiệt huyết. Đặc biệt, đơn vị đã áp dụng đổi mới công nghệ sản xuất sáng tạo để mang tới những sản phẩm chất lượng. Ngoài ra, Vinatech Group còn cam kết trong từng sản phẩm:
- Chất liệu sản xuất giá kệ đều là sắt thép loại 1 của nhà cung cấp hàng đầu Hòa Phát.
- Ứng dụng công nghệ phun sơn tĩnh điện tự động cho lớp sơn bóng mịn, khả năng chống mài mòn, không gỉ sét, chống thấm nước từ đó giúp sản phẩm luôn bền bỉ, kéo dài tuổi thọ.
- Các mẫu kệ đều có thiết kế bắt mắt, hiện đại, đa dạng về kích thước, mẫu mã phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.
- Sản phẩm có giá bán phù hợp giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí đầu tư.
- Miễn phí tư vấn, thiết kế, lắp đặt, chế độ chăm sóc và bảo hành tốt.
>> Tham khảo thêm: Kệ để hồ sơ, tài liệu văn phòng bền, đẹp, chắc chắn
Như vậy, chúng ta đã biết muốn setup một kho lưu trữ tài liệu thì cần sử dụng những loại giá kệ nào. Với những sản phẩm kể trên hy vọng mang tới cho khách hàng khả năng lưu trữ tốt nhất, tối ưu nhất, tiết kiệm nhất. Ngoài ra, Vinatech Group còn miễn phí thiết kế 2D, 3D giúp khách hàng có cái nhìn khái quát nhất trước khi đi vào thi công lắp đặt. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ hotline: 086.758.9999.
Công ty Cổ phần Tập đoàn Vinatech Việt Nam
Những dự án kho lưu trữ tài liệu
Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.
