Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho tối ưu và hiệu quả nhất

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho để tối ưu hiệu suất như thế nào? Hiện nay, các kho hàng đều có số lượng hàng hóa rất nhiều, vậy với số lượng hàng hóa nhiều như vậy chúng ta cần bảo quản hàng hóa như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất?

Để hàng hóa – sản phẩm vẫn còn giữ nguyên được như trạng thái ban đầu, chất lượng không thay đổi khi đến tay người tiêu dùng, các doanh nghiệp kinh doanh đã không ngừng cải thiện cách thức bảo quản hàng hóa trong kho.

Trong bài viết này, Vinatech Group xin đề cập đến những nguyên tắc và quy trình quản lý kho cũng như bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả nhất.

Nội dung bài viết

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Nguyên tắc và quy trình bảo quản hàng hóa trong kho thông thường bao gồm:

Bước 1: Kiểm kho

Kiểm kho là quá trình chuẩn bị kho trước khi nhập hàng và kiểm hàng trước khi nhập.

Các nhân viên, thủ kho có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc bốc dỡ hàng hàng trong nhà kho. Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
Trước khi nhập hàng, thủ kho và các nhân viên kho có trách nhiệm sắp xếp hàng hóa, mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng.
Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng, tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons.
Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho loại hàng hóa khác, các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng.

Bước 2: Lưu kho

Nhập kho là bước thứ 2 trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho. Ở bước này nhân viên nhập hàng mới vào kho.

Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm mã hàng, màu, kích cỡ, kích thước, khách hàng. Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hóa được bảo quản.
Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho hàng, sơ đồ phải thể hiện các lối đi.
Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra nơi để bình PCCC… để việc bảo quản hàng hóa trong kho được thực hiện một cách tốt nhất.

Bước 3: Sử dụng giá kệ lưu trữ và bảo quản hàng trong kho

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho nhà kho, khu xưởng của mình một hệ thống kệ chứa hàng. Nhân viên sẽ phân loại các mặt hàng thành từng loại và sắp xếp chúng lên những giá kệ này.

Kệ có thể chứa nhiều mặt hàng khác nhau, sản phẩm được để trên kệ ngăn lắp, gọn gàng dễ dàng quản lý – tìm kiếm.
Kệ để hàng hóa trong kho giúp tiết kiệm được diện tích chứa hàng trong kho.
Các sản phẩm lưu trữ trong kho phải để cách mặt đất giúp tránh ẩm thấp, tránh được hư hỏng.
Mọi hàng hóa lưu kho chuyên nghiệp, giúp dễ dàng vận chuyển – lấy hàng ra khỏi kho mà không tốn nhiều thời gian cho doanh nghiệp.

Các loại kệ để kho hàng giúp lưu trữ và bảo quản hàng hóa an toàn, khoa học trong kho có thể kể đến như:

Kệ sắt v lỗ
Kệ pallet
Kệ trung tải
Kệ hạng nặng

Bước 4: Kiểm tra điều hoà nhiệt độ và độ ẩm kho

Kiểm tra điều hòa nhiệt độ và điều chỉnh lại nhiệt độ trong kho là một bước quan trọng trong quy trình bảo quản hàng hóa trong kho. Điều chỉnh lại nhiệt độ là thay đổi lại độ nóng hay lượng nước(độ ẩm) sao cho phù hợp với từng loại hàng hóa. Vì mỗi loại hàng sẽ được bảo quản trong nhiệt độ và độ ẩm riêng không giống nhau. Ví dụ như rau, củ quả và các loại mỹ phẩm cần được bảo quản trong kho lạnh với độ ẩm và nhiệt độ thấp để chất lượng hàng hóa tốt nhất.

Đối với các thiết bị y tế và thuốc thì kho bảo quản phải đạt chuẩn GSP – Thực hiện tốt việc bảo quản thuốc. Nếu hàng hóa là bàn ghế và các vật dụng gia đình làm bằng gỗ thì có thể bảo quản ở kho thường và không yêu cầu cao về nhiệt độ và độ ẩm. Tuy nhiên, khi bảo quản loại hàng này cần để kho khô thoáng và độ ẩm không cao để tránh mối mọt.

Bước 5: Kiểm tra chăm sóc kho hàng thường xuyên

Bước cuối cùng của cách bảo quản hàng hoá trong kho doanh nghiệp đúng chuẩn là kiểm tra hàng hóa thường xuyên. Việc kiểm tra hàng hóa là công việc bắt buộc trong kho bảo quản hàng hóa. Chăm sóc và kiểm tra hàng sẽ giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng hàng và số lượng hàng hiện có trong kho. Tránh được hàng bị tồn kho hay giảm tối đa tình trạng hàng bị mất hay hỏng.

Vệ sinh kho gồm việc quét, lau chùi tất cả các khu vực trong kho nơi bảo quản, xuất và nhập hàng hóa. Các thiết bị, dụng cụ và hàng hóa kho bảo quản cũng cần được lau chùi và quét dọn thường xuyên. Công việc vệ sinh này cần thực hiện liên tục, thường xuyên để kho luôn sạch sẽ và thoáng khí như vậy hàng hóa sẽ kéo dài được tuổi thọ.

Cần kiểm tra kho mỗi ngày để phát hiện được các tình trạng như: ẩm mốc, mối mọt, biến chất, móp, vỡ,… và kịp thời đưa ra biện pháp xử lý. Vệ sinh kho cần thực hiện hàng tuần từ 2 đến 3 lần để không gian chứa hàng được sạch sẽ. Nếu vệ sinh kho mỗi ngày thì việc bảo quản hàng hóa trong kho sẽ đảm bảo hơn, hàng hóa ít xảy ra tình trạng hư hỏng.

Tại sao cần có quy trình bảo quản hàng hóa trong kho?

Lưu trữ hay bảo quản hàng hóa trong kho là hoạt động thiết yếu mà bất kỳ doanh nghiệp hay nhà cung cấp dịch vụ logistics nào cũng cần phải thực hiện.

Hoạt động này cần được thực hiện không chỉ hàng tháng mà còn hàng ngày, hàng tuần một cách đều đặn để đảm bảo hàng hóa luôn ở trạng thái tốt nhất (dù là về số lượng hay chất lượng) và các rủi ro tiềm ẩn phát sinh trong được khắc phục kịp thời.

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho thông thường sẽ giúp:

Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân công trong việc sắp xếp và vận hành kho bãi
Cân đối hàng tồn đảm bảo cung cầu thị trường
Nhanh chóng xác định loại hàng hóa cần lưu trữ, thời gian lưu trữ và tính chất của từng loại hàng hóa (theo khu vực) để hàng hóa hết hạn sử dụng, dễ hỏng có xu hướng được cảnh báo và niêm yết sớm nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được những thiệt hại và lãng phí không cần thiết.

Yêu cầu chung khi bảo quản hàng hóa trong kho

Lưu trữ hàng hóa trong kho không phải là công việc đơn giản. Công việc này cần đảm bảo đúng quy trình bảo quản hàng hóa trong kho và đáp ứng một số yêu cầu nhất định.

Một hoạt động lưu một mặt hàng trong kho được cho là thành công nếu đáp ứng các điều kiện sau:

Giữ gìn nguyên vẹn hàng hóa

Hàng hóa để trong kho cần được bảo quản một cách tốt nhất. Vì vậy mà chất lượng hàng hóa luôn không thay đổi, không bị thay đổi hay xuống cấp. Về số lượng, đảm bảo số lượng phải được bảo quản trong quá trình kiểm kê hoặc xuất kho, không để thất thoát, hư hỏng.

Sử dụng diện tích hợp lý

Kho chứa hàng hóa cần có diện tích thật rộng rãi, thông thoáng, bố trí hợp lý. Tránh tình trạng sắp xếp hàng hóa không khoa học dẫn đến diện tích kho hàng bị thu hẹp. Không gian nhà kho có thể chứa được nhiều hàng hóa hơn nếu hàng hóa được xếp ngay ngắn.

Đảm bảo sự thuận tiện để tiến hành nghiệp vụ kho

Việc nhập kho hàng hóa không được ảnh hưởng đến các công việc khác của kho. Ví dụ, hàng hóa phải được sắp xếp thẳng hàng và không cản trở chuyển động của xe nâng. Hoặc tránh các hoạt động phun thuốc vào những ngày có tần suất ra vào nhiều.

Chi phí lưu kho tiết kiệm và hợp lý

Khi lưu kho hàng hóa cần tính toán chi tiết để tiết kiệm chi phí cho thương nhân. Công việc bảo quản hàng hóa rất đa dạng như hao hụt, chi phí xuất nhập kho, chi phí vệ sinh kho bãi, phun thuốc diệt côn trùng, kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, nhân công bốc xếp, vận hành xe nâng,…

Vì vậy, chi phí cần được lên kế hoạch và ước tính sao cho thật tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả giữ tươi hàng hóa.

Ưu điểm quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

Tuy nhiên, quá trình lưu giữ hàng hóa trong kho có vẻ phức tạp và tốn nhiều công sức. Nhưng thực tế do tác dụng to lớn mà nó mang lại nên các công ty, xí nghiệp đều áp dụng nó vào quá trình sản xuất.

Hàng hóa trong kho luôn được kiểm tra, theo dõi thường xuyên nên hàng hóa trong kho luôn được xuất nhập kịp thời, không để xảy ra tình trạng hàng hết hạn sử dụng, không bán được.
Dễ dàng nhận biết các loại hàng hóa và các yếu tố liên quan như chất lượng, số lượng, hạn sử dụng…
Tiết kiệm thời gian và nhân lực Kiểm tra hàng tồn, hàng mới, địa điểm, chất lượng, số lượng khi cần.
Bảo quản hàng hóa đúng cách tránh hư hỏng, lãng phí và tổn thất tài chính.
Để tránh những thiệt hại không đáng có, các doanh nghiệp, công ty cần có một quy trình lưu giữ hàng hóa trong kho một cách khoa học và tối ưu nhằm tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nhân công.

Một số lưu ý khi bảo quản hàng hóa trong kho

Tuy hàng hoá được đưa vào kho theo đúng quy trình bảo quản hàng hóa trong kho tuy nhiên vẫn cần phải lưu ý một số điều sau đây để đảm bảo tính an toàn tuyệt đối cho hàng hoá:

Khi hàng hóa được đưa vào kho, màng PE nên được quấn quanh pallet để giữ cho hàng hóa sạch sẽ và không có bụi trong quá trình lưu trữ lâu dài để giảm rủi ro hư hỏng. Ngoài ra, màng PE cuốn còn giúp cố định hàng hóa không bị rơi khi nâng lên cao, giúp cho việc đặt lên kệ được thuận tiện và an toàn hơn.
Việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc dỡ cần nhẹ nhàng tránh va đập, hư hỏng, biến dạng thùng carton.
Không đặt vật dụng gần cửa sổ, vì chúng dễ bị mưa tạt vào. Bởi mưa nắng hay ánh nắng trực tiếp là những tác nhân dễ làm sản phẩm xuống cấp, hư hỏng.
Hàng hóa sau khi xuất phải sắp xếp gọn gàng nhường chỗ cho hàng hóa khác. Những lô hàng thừa phải được xếp vào một khu vực riêng.
Phải trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy để phòng ngừa cháy nổ trong kho. Ngoài ra, nên cấm hút thuốc hoặc sử dụng các vật dụng dễ cháy. Doanh nghiệp của bạn nên mua bảo hiểm hàng tồn kho để được bảo vệ thêm trong trường hợp không may xảy ra.
Muốn bảo quản tốt hàng hoá trước hết phải thiết lập hệ thống kho bãi an toàn, đầy đủ tiện nghi. Quản lý kho có thể tham khảo tiêu chuẩn 5S để việc quản lý kho được khoa học và đạt hiệu quả tốt.
Chủ hàng chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho hàng, trong đó phải thể hiện vị trí các lối đi và giá kệ. Mỗi kệ phải được đánh số thứ tự để dễ lấy.
Muốn bảo quản tốt hàng hoá trước hết phải thiết lập hệ thống kho bãi an toàn, đầy đủ tiện nghi. Quản lý kho có thể tham khảo tiêu chuẩn 5S để việc quản lý kho được khoa học và đạt hiệu quả tốt.
Các vật dụng dễ cháy nổ, có mùi hắc… nên để riêng không ảnh hưởng đến các vật dụng khác.
Nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng phải có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến các hàng hóa khác. Đầu tiên bạn nên báo với quản lý kho, hàng hư hỏng cần để riêng ra khỏi hàng khác. Thứ hai, tìm ra nguyên nhân chính gây ra hư hỏng và có biện pháp khắc phục. Thứ ba, đưa ra biện pháp khắc phục để ngăn chặn hàng hóa bị hư hỏng.
Cẩn thận khi vận hành máy móc trong kho tránh va đập làm hư hỏng hoặc ảnh hưởng đến hàng hóa.
Tất cả nhân viên kho chịu trách nhiệm giám sát hàng hóa và dọn dẹp không gian kho. Thông báo ngay cho ban quản lý khi phát hiện có người vào kho trái phép hoặc có khả năng gây ảnh hưởng đến kho.

Địa chỉ tư vấn và thiết kế kho hàng chất lượng cao

Như bạn đã biết ngoài quy trình bảo quản hàng hóa trong kho, thì kệ kho là một vật dụng không thể thiếu. Khi sử dụng kệ kho thì hàng hóa sẽ không phải tiếp xúc với mặt đất giảm thiểu tình trạng ẩm mốc.

Cùng với đó là dễ dàng phân loại và hàng hóa sẽ được sắp xếp ngay ngắn và gọn gàng thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, kiểm tra. Nếu bạn mới xây dựng kho hoặc có nhiều hàng hóa mà số kệ kho không đủ thì có thể đến với Vinatech Group.

Chúng tôi cung cấp rất nhiều mẫu kệ kho khác nhau từ kệ kho lạnh giá rẻ đến chất lượng, kệ tải trọng nặng, kệ trung tải, kệ sắt công nghiệp, kệ hồ sơ,… Tất cả các sản phẩm của Vinatech Group cung cấp đều có chất lượng tốt, đảm bảo sử dụng lâu dài với mức giá vô cùng phải chăng.

Ngoài ra, khi đến đây bạn còn có thể chọn mua cho mình mẫu kệ trang trí mình yêu thích. Mua kệ sắt ở đây sẽ được lắp ráp tại xưởng miễn phí và nhận lại bảo hành lâu dài.

Trên đây là các nguyên tắc và quy trình bảo quản hàng hóa trong kho mà Vinatech Group muốn gửi tới bạn đọc. Hy vọng những kiến thức chia sẻ trên sẽ giúp ích được cho bạn có thêm nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho cũng như điều hành và quản lý kho.

Là một nhà sản xuất giá kệ cho kho hàng top đầu tại Việt Nam, Vinatech luôn mong muốn đem lại cho khách hàng của mình những gì tốt nhất. Từ các sản phẩm kệ kho được sản xuất trên dây chuyền máy móc hiện đại được nhập khẩu từ Châu Âu, sản xuất trên nguyên liệu sắt thép Hòa Phát, sơn tĩnh điện hiện đại.

Cho tới chính sách hỗ trợ khách hàng như hỗ trợ chi phí vận chuyển, miễn phí lắp đặt và di chuyển khi khách hàng có nhu cầu và chế độ bảo hành sản phẩm lên tới 6 năm.

>>> Xem thêm:

Liên hệ mua kệ kho hàng: