Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel: Lưu ý khi quản lý kho hàng cần biết

Vẽ sơ đồ kho bằng Excel cần thực hiện thế nào? Các thao tác vẽ có kho không? Thực tế trong các hoạt động kinh doanh, người chủ sở hữu không chỉ cần kiểm soát tốt nhất tình trạng hàng hóa trên quầy mà còn phải đảm bảo duy trì hàng hóa buôn bán.

Để hoạt động kinh doanh được thuận lợi và luôn ở thế chủ động khi có vấn đề xảy ra thì hoạt động quản lý kho cũng rất cần chú trọng. Sau đây, Vinatech Group sẽ giới thiệu cho các bạn cách vẽ sơ đồ kho hàng và những lưu ý quan trọng khác để kiểm soát tình trạng hàng hóa kinh doanh tốt nhất.

Nội dung bài viết

Cách vẽ sơ đồ kho bằng Excel

Về cơ bản, mẫu sơ đồ kho hàng quản lý vật tư sẽ bao gồm các phần như quản lý thông tin hàng hóa, nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và kiểm kê kho. Bạn cần lưu ý một số thông tin khi quản lý những dữ liệu này để đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý thông tin hàng hóa: Để quản lý kho hàng một cách thông minh thì giờ đây mỗi mặt hàng sẽ có mã hàng khác nhau. Vì thế, bạn nên thiết lập từng danh mục hàng hóa riêng cho từng loại theo sổ nhập hàng để dễ dàng và thuận tiện hơn khi quản lý hàng hóa.
Nhập kho: Cần thực hiện từng bước đúng như quy định khi nhập kho để kiểm soát hàng tốt nhất. Đầu tiên, bạn cần kiểm tra giấy tờ, hóa đơn cũng như sản phẩm, sau đó lập phiếu nhập kho và chuyển hàng vào theo đúng hóa đơn yêu cầu. Cuối cùng, cập nhật các số lượng hàng hóa sau khi đã thực hiện xong các giao dịch nhập lên phần mềm quản lý.
Xuất kho: Tiến hành thực hiện xuất kho cũng giống như nhập kho. Tuy nhiên sau khi đã lập phiếu xuất kho và chuyển hàng ra ngoài xong, bạn cần lập thống kê xuất kho để kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, tránh thất thoát.
Báo cáo tồn kho: Để giúp chủ cửa hàng có thể cân đối hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn, báo cáo tồn kho là rất cần thiết. Đầu tiên bạn cần thống kê số lượng hàng hóa, sau đó dựa vào báo cáo hàng xuất – nhập và kiểm tra hàng thực tế để đưa ra số lượng hàng tồn kho cuối cùng. Với những mặt hàng đã chạm đến ngưỡng tồn kho tối thiểu thì cần lên kế hoạch để nhập đợt hàng mới, tránh việc kinh doanh bị gián đoạn. Tùy vào quy mô kinh doanh, báo cáo tồn kho có thể là 1 tháng, 2 tháng hoặc nửa năm.
Kiểm kê kho: Để đối soát hàng hóa thực so với báo cáo thì bạn cần kiểm kê kho định kỳ. Cũng tùy thời gian và mặt hàng để đưa ra thời gian định kỳ cho phù hợp. Đây là phần công việc rất quan trọng khi quản lý hàng hóa để tránh tối đa rủi ro kinh doanh.

Một số mẫu vẽ sơ đồ kho bằng Excel

Sau đây là ứng dụng sơ đồ quản lý kho vật tư và kho hàng của cửa hàng bán lẻ bạn có thể tham khảo:

Sơ đồ kho vật tư

Sơ đồ kho vật tư sẽ giúp bạn quản lý vật tư chính xác:

Mẫu sơ đồ kho hàng cho cửa hàng bán lẻ

Mô hình vẽ sơ đồ kho bằng Excel cho cửa hàng bán lẻ như sau:

>> Nhấn để xem: Nguyên tắc bố trí và thiết kế kho hàng tối ưu nhất

Các bước quản lý kho hàng với Excel cơ bản

Để quản lý kho hàng với file Excel thì bạn có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo file dữ liệu kho hàng và nhập thông tin

Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực cho mọi cửa hàng trong việc quản lý hàng hóa. Không chỉ tiện lợi, dễ sử dụng, phần mềm này còn không mất bất kỳ chi phí nào của bạn. Sau đây là các bước để vẽ sơ đồ kho hàng trong excel hỗ trợ quản lý kho hiệu quả:

Ở bước này, bạn thêm các trường thông tin cho phù hợp với sản phẩm kinh doanh. Ví dụ như mã sản phẩm, tên sản phẩm, giá bán, số lượng,….

Bước 2: Sử dụng công thức mã hóa để tính hàng hóa

Excel có tính năng để bạn đưa ra công thức tính toán và kiểm soát hàng hóa hợp lý. Ví dụ như: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn*Giá bán

File excel quản lý nhập xuất tồn — Hình ảnh 1 mẫu excel giúp quản lý kho hàng tiện ích

Lưu ý khi vẽ sơ đồ kho bằng Excel nên biết

Dưới đây là các lưu ý và các bước để thực hiện 5 lưu ý này hiệu quả trong cửa hàng của bạn. Một mẫu sơ đồ kho hàng sẽ không thể hoàn hảo nếu như bỏ qua 5 lưu ý này.

Quản lý hàng hóa xuất nhập tồn

Khi đó bạn cần đảm bảo:

Đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất kho, và phiếu ghi chú trên các kệ hàng
Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn hàng ngày, luôn nhập đầy đủ tình trạng hàng trên excel.

*Một số lưu ý về số vòng quay hàng tồn kho mà thủ kho cần nắm được.

Quản lý hàng tồn kho tối thiểu

Với hàng tồn kho tối thiểu bạn cần lưu ý:

Đảm bảo tất cả các mặt hàng hóa phải có hạn mức tồn kho tối thiểu.
Thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp giá trị định mức khi có biến động

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

Quy trình đặt hàng:

Tiến hàng định kỳ theo kế hoạch xuất nhập
Trực tiếp kiểm soát thủ tục đặt hàng, xuất nhập hàng

Các tiêu chuẩn sắp xếp kho

Bố trí hàng hóa trong kho theo hướng dẫn của nhà sản xuất

Sử dụng kệ kho phù hợp với từng loại mặt hàng. Bao gồm:

Kệ kho v lỗ
Kệ kho trung tải
Kệ chứa hàng nặng
Kệ pallet
Kệ kho công nghiệp

Áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out) với mặt hàng mau hỏng.

Tuân thủ các quy định an toàn và Phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Tuân thủ tuyệt đối các quy tắc PCCC trong kho và các kỹ năng xử lý cháy
Kiểm tra hàng hóa trong kho thường xuyên để phòng tránh tốt nhất các rủi ro.
Kiểm tra hệ thống kệ chứa hàng thường xuyên và sử dụng đúng theo chỉ số tải trọng cho phép của kệ.

Quản lý kinh doanh hiệu quả phụ thuộc phần lớn vào việc quản lý kho hàng vật tư. Vì vậy, đây là phần rất quan trọng mà bạn cần phải đặc biệt lưu ý. Với những mẹo quản lý kho vật tư và cách vẽ sơ đồ kho hàng bên trên, bạn hoàn toàn quản lý tốt cửa hàng của mình ở mọi quy mô khác nhau.

Một số mẫu sơ đồ kho hàng thông dụng

Sau đây Vinatech Group sẽ gửi tới các bạn một số bản vẽ nhà kho, từ đó bạn có thể tham khảo để vẽ sơ đồ kho bằng Excel chuẩn nhất.

Các khu vực cần quan tâm khi vẽ sơ đồ kho bằng Excel

Mỗi sơ đồ kho hàng sẽ có những thành phần khác nhau, sau đây Vinatech Group sẽ tổng hợp cho bạn 5 khu vực chính mà bất cứ kho hàng nào cũng cần phải có.

Khu vực lưu trữ hàng hóa: Đây là khu vực dùng để lưu trữ hàng hóa nhập kho và khu vực này được chia làm 2 loại là: Khu vực lưu trữ động và khu vực lưu trữ tĩnh. Đối với khu vực lưu trữ động thường được dùng để lưu trữ hàng hóa không có vị trí cố định, còn đối với những hàng hóa có số lượng lớn và được quy định vị trí cụ thể sẽ được lưu trữ không khu vực tĩnh.
Khu vực bốc dỡ: Đây là khu vực làm việc của các nhân viên bốc dỡ hàng hóa trên các xe trung chuyển. Các nhân viên nảy sẽ bốc dỡ, nhận hàng và ghi lại thông tin hàng hóa trước khi nhập kho.
Khu vực tiếp nhận: Tại đây ngay sau khi hàng hóa được nhập kho thì sẽ được mở ra và xác định vị trí đã được sắp xếp, sau đó sẽ được đưa vào trong các khu vực bảo quản.
Khu vực lấy hàng: Trước khi các đơn hàng được chuyển đi thì nhân viên tại bộ phận lấy hàng sẽ đóng gói các loại hàng hóa và chuẩn bị sẵn sàng để xuất kho.
Khu vực vận chuyển: Khi các đơn hàng đã hoàn tất thủ tục xuất kho thì sẽ được nhân viên xếp lên các xe trung chuyển, sau đó tiến hành giao cho khách hàng, đại lý,…

Trên đây là phương pháp vẽ sơ đồ kho bằng Excel mà chúng tôi đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ tìm được phương pháp phù hợp cho mình.

Để được tư vấn về các mẫu kệ để hàng trong kho mới nhất, vui lòng liên hệ với Vinatech Group theo thông tin dưới đây.

>> Xem thêm: