Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng hiệu quả tránh thất thoát 2025

Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng như nào cho hiệu quả? Mô hình kinh doanh có quy mô càng lớn thì số lượng hàng hóa càng nhiều và phức tạp. Để bảo đảm quá trình kinh doanh hoạt động chính xác việc áp dụng cách quản lý hàng hóa chuyên nghiệp là khâu quan trọng của mọi mô hình kinh doanh hiện nay.

Vậy có phương pháp nào để quản lý và tránh thất thoát hiệu quả? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu nhé!

Nội dung bài viết

Hàng hóa là gì?

Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có giá trị có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán và được lưu thông trên thị trường, có sẵn trên thị trường.

Hàng hóa (goods or commodities) được hiểu là sản phẩm của quá trình lao động thông qua các hoạt động trao đổi, mua bán. Ví dụ về các sản phẩm hàng hóa ở đây có thể là hữu hình như bánh kẹo, sách vở, gạo, nồi cơm, thuốc men…hay loại hàng hóa ở dạng vô hình như sức lao động của con người được quy đổi.

Giá trị sử dụng của hàng là công dụng của hàng hóa có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua quá trình trao đổi mua bán. Quá trình đó có thể được thỏa mãn trực tiếp hay gián tiếp. Hàng hóa trên thị trường cũng có thể có một hay nhiều giá trị sử dụng hay công dụng khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất hàng hóa mang lại.

Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng — Hàng hóa là một khái niệm rất rộng

Nguyên nhân hàng hóa tại cửa hàng bị thất thoát?

Quản lý hàng hóa là công việc vô cùng quan trọng với những người làm ăn, buôn bán. Nó giúp theo dõi, kiểm kê và báo cáo chính xác số lượng hàng hóa nhập, đã bán hay còn tồn lại trong kho để chủ cửa hàng có thể nắm bắt cũng như đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Thực tế, thất thoát hàng hóa chung quy lại gồm có 2 nhóm nguyên nhân cơ bản là nguyên nhân bên trong và bên ngoài.

Nhóm nguyên nhân bên trong

Do quy trình quản lý hàng hóa và cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng:

Kiểm kê hàng không chính xác
Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau
Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ
Buông lỏng công tác kiểm soát dẫn đến thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng
Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi
Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả công ty

Nhóm nguyên nhân bên ngoài

Ngoài ra, không thế nhóm nguyên nhân từ yếu tố bên ngoài gây thất thoát hàng hóa như:

Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
Khách hàng sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.
Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận.

Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

Tại sao nên quản lý hàng hóa tại cửa hàng

Một người kinh doanh cần học cách quản trị hàng hóa trong kho chuyên nghiệp bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Cụ thể, hãy cùng Eurorack xem qua một số lý do sau đây:

Phản ánh vấn đề sản phẩm kịp thời và chính xác: Một trong những nguyên nhân nổi bật mà nhiều chủ đầu tư quan tâm sát sao đến việc quản lý kho là để nắm bắt chất lượng, số lượng, tình hình bảo quản và giá cả sản phẩm trong quá trình xuất nhập hàng, tồn kho. Nhờ đó, khi có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Cân nhắc đưa ra quyết định gia giảm sản phẩm hợp lý: Sau khi tìm ra quy trình quản lý hàng hóa trong kho phù hợp, doanh nghiệp sẽ ít gặp thử thách với việc nghiên cứu sự biến động của hàng hóa. Các nhà kinh doanh dễ dàng phát hiện đâu là hàng bán chạy, đâu là hàng khó tiêu thụ rồi áp dụng phương án giải quyết chuẩn xác.
Hạch toán chi tiết nguồn hàng: Buôn bán không phải là con đường trải đầy hoa hồng. Trước khi tiến tới thành công, chủ cửa hàng thường trải qua muôn vàn khó khăn. Để tạo nền móng vững chắc, bạn nên chú ý đến tầm quan trọng của việc quản lý hàng để nắm rõ tình hình hạch toán hàng hóa trong kho.
Kiểm tra doanh thu: Từ bản báo cáo quản lý hàng hóa, người kinh doanh có thể nắm rõ doanh thu sản phẩm. Nhờ đó, bạn sẽ có cái nhìn khách quan, chính xác về từng loại sản phẩm trong nhà kho của bạn.
Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa: Hiện tượng hàng hư hại, thất thoát không phải là chuyện xa lạ đối với các cửa hàng nhỏ. Vì nhiều lý do, đơn vị đành chịu tổn thất vì sự mất mát không mong muốn này. Tuy nhiên, với cách quản lý kho hàng phù hợp, nhà kinh doanh sẽ không còn vướng vào rắc rối trên nữa.

Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng hiệu quả

Quá trình quản lý hàng hóa tại siêu thị, siêu thị mini hay cửa hàng tạp hóa nhỏ là một công việc phức tạp không đơn giản bởi tính đặc thù của ngành hàng từ các sản phẩm nhỏ lẻ cho đến các sản phẩm có số lượng lớn. Cùng một mặt hàng có nhiều doanh nghiệp sản xuất dẫn đến nhiều chủng loại, thương hiệu, mẫu mã khác nhau.

Nếu chủ đầu tư không áp dụng các cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng chuyên nghiệp theo một quy trình nhất định thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng sẽ trở nên phức tạp. Công tác kiểm tra gặp nhiều sai sót dẫn đến số liệu không đúng khiến doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thất thoát hàng hóa.

Dưới đây là một số cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng hiệu quả:

Xử lý tình trạng thất thoát do khách quan

Với trường hợp thất thoát hàng hóa do yếu tố khách hàng thì bạn có thể lựa chọn các giải pháp như:

Lắp camera quan sát hoạt động cửa hàng

Đừng ngại chi ra vài trăm ngàn đến vài triệu mua camera giám sát vì lắp đặt camera trong các góc của cửa hàng, đặc biệt là tại quầy thu ngân sẽ giúp chủ shop bao quát được toàn bộ hoạt động ra vào của người mua cũng như thái độ làm việc của nhân viên.

Bạn đừng quên:

Xác định số lượng camera lắp đặt cho cửa hàng.
Xác định vị trí lắp camera: Sapo mách nhỏ bạn nên lắp camera ở quầy thu ngân, cửa ra vào và khu vực hàng hóa cửa hàng, nhất là khu vực trưng bày các sản phẩm nhỏ, dễ bỏ túi, hay các góc tối mà có khả năng bị mất trộm cao.
Cửa hàng, shop có nhiều góc khuất và diện tích không rộng lắm nên chọn những loại camera có ống kính 3.6 cho góc quan sát rộng hơn.
Chọn camera hồng ngoại, có thể hoạt động được cả ngày và đêm, không bị bắt màu vì hàng hóa trưng bày tại cửa hàng thường có rất nhiều màu.

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch

Với tất cả mặt hàng sau khi đã được đánh mã vạch và dán tem thì để tránh hiện tượng khách mua gian lận bóc tem đổi hàng bạn nên sử dụng các loại tem vỡ, khi đó họ khó lòng mà thực hiện hành vi gian xảo của mình được. Đồng thời quản lý hàng hóa bằng mã vạch cũng giúp cho việc kiểm kê, quản lý hàng hóa sau này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tem chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để người mua nào có ý định lấy hàng đi mà không thanh toán thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.

Việc sử dụng các tem an ninh dán hoặc đinh cứng nên những mặt hàng có giá trị lớn thì sẽ khiến cho khách mua không thể bóc, đánh cắp được, tránh thất thoát do yếu tố bên ngoài.

Với các mặt hàng nhỏ, bạn nên trưng bày tập trung tại một quầy, nên đặt cạnh quầy thu ngân và có nhân viên giám sát túc trực sẽ đạt hiệu quả hơn.

Khắc phục nguyên nhân chủ quan

Phương pháp giúp khắc phục các yếu tố chủ quan từ việc thất thoát hàng hóa như:

Sắp xếp hàng hóa trong cửa hàng

Việc sắp xếp hàng hóa đúng cách không chỉ giúp bạn kiểm hàng dễ dàng hơn, nhanh chóng theo dõi hàng sắp hết, đã hết tại quầy để kịp thời bổ sung mà còn là một trong những yếu tố giúp kích cầu và tăng doanh số hiệu quả.

Để sắp xếp hàng hóa đúng cách chủ kinh doanh cần phân loại hàng hóa phù hợp, đảm bảo tính đa dạng nhưng cần phân chia khu vực rõ ràng cho các loại sản phẩm cùng tính chất, cùng loại để khách hàng cũng dễ dàng tìm kiếm hơn.

Có thể sắp xếp theo hạn sử dụng, nghĩa là những hàng hóa nhập về trước sẽ được xếp bên ngoài và nhập sau xếp ở trong để tránh tình trạng tồn hàng quá hạn. Các loại hàng hóa nhỏ, giá trị nhỏ dễ thất thoát nên đặt ở gần quầy thanh toán để dễ dàng quản lý cũng như tăng doanh số tốt hơn.

Kiểm kho định kỳ Đối với bất kỳ cửa hàng kinh doanh nào, nếu không kiểm soát được việc kiểm hàng thường xuyên thì thất thoát là điều hoàn toàn là điều có thể xảy ra. Không chỉ đảm bảo việc lệch tồn không xảy ra mà kiểm kho thường xuyên còn giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được hàng sắp hết để có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Cùng với đó là đánh giá khả năng tiêu thụ của từng loại mặt hàng để xem xét về khả năng bán trong tương lai.

Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Bước đầu tiên trong việc quản lý kho cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ là kiểm kê và số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác cung cấp, hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng sổ tay, hoặc bảng tính, Excel nếu như chỉ bán hàng tại chỗ, không bán hàng online trên Facebook hoặc các sàn TMĐT khác.

Nhưng đừng quên, cuối ngày, toàn bộ số liệu này cần được nhập vào file tính và cộng, trừ sao cho khớp với doanh số tiền mặt thu được. Và số tiền này lại cần phải khớp với lượng hàng hóa đã bán được, để tính ra lượng hàng tồn kho tại shop, cửa hàng.

Phương pháp quản lý kho bằng excel chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát. Chỉ có điều là tốn nhiều thời gian và sức lực để thực hiện, và dễ sai sót do nhập liệu hoặc công thức tính sai.

Những thông tin cần hiển thị trong mẫu quản lý kho hàng hóa bằng file Excel gồm:

Tên sản phẩm
SKU hoặc mã sản phẩm nội bộ của bạn: Bạn có thể tự đặt mã cho hàng hóa theo thói quen hoặc sử dụng mã sản phẩm được nhà sản xuất in trên tem/nhãn mác.
Đơn vị tính: chiếc/cái/bộ/hộp… Điều này rất cần thiết với những sản phẩm không bán lẻ hoặc chỉ bán theo set, tránh sự hiểu lầm của nhân viên khi bán hàng.
Giá bán buôn.
Giá bán lẻ.
Đặc tính sản phẩm: Màusắc hoặc kích cỡ, chất liệu.
Nhà cung cấp hoặc tên nhà sản xuất.
Số lượng tồn kho.
Số phiếu nhập kho.
Hình ảnh sản phẩm: Nhiều người kinh doanh thường chủ quan về chụp hình sản phẩm, và đây là một sai lầm. Đành rằng, bán hàng tại cửa hàng thì không cần file ảnh để tiếp thị như bán hàng trên website hoặc bán hàng trên Facebook hoặc các sàn thương mại điện tử, nhưng bạn lại rất cần nó khi thiết kế brochure hoặc báo giá.

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm quản lý kho

Nếu số lượng hàng hóa của bạn lớn, bạn muốn theo dõi tồn kho lớn hơn, nhanh hơn, thì 1 phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ đắc lực hỗ trợ bạn chống thất thoát hàng hóa.

Đối với bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng vậy, từ cửa hàng nhỏ cho đến những cửa hàng lớn đang hoạt động hiện nay mà gặp phải trình trạng thất thoát hàng hóa cần phải thực hiện ngay các bước sau:

Bước 1: Mở kho tạm để kiểm hàng
Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng ở kho tạm và dán mã vạch
Bước 3: Nhập số liệu vào phần mềm và chốt số liệu tồn tại thời điểm thực hiện kiểm kê

Khi đó, việc quản lý trên phần mềm của bạn sẽ hết sức dễ dàng. Chi tiết đến từng chi nhánh, từng mặt hàng,…

Khi quản lý bằng phần mềm, kho hàng sẽ được cập nhật số lượng liên tục giúp bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Ngoài quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý bán hàng còn có thể quản lý đơn hàng, giao vận, tránh trường hợp giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và báo cáo thống kê chi tiết giúp bạn bán hàng nhẹ như không.

Nếu đã xác định kinh doanh lâu dài, bạn nên sử dụng công nghệ quản lý hàng hóa giúp mình. Người làm chủ mà hàng ngày cứ bám riết lấy cuốn sổ, hay file excel để đo đếm hàng hóa, cộng cộng trừ trừ thì còn thời gian đâu mà lo việc lớn.

Hạch toán hóa đơn mua hàng chính xác

Kinh doanh cửa hàng – cái nghề đem “đồng bạc cắc ra để thu về đồng bạc lẻ”, nên nếu việc hạch toán hóa đơn mua hàng/bill hàng ngày không chuẩn, nguy cơ các shop đối mặt với chuyện thất thoát, tồn kho âm kho là rất cao.

Mọi thông tin liên quan đến giao dịch mua – bán như: họ tên khách hàng, số lượng hàng hóa, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán,… sẽ được lưu lại trong hệ thống. Ngay cả nhân viên cũng không thể làm giả hóa đơn, nhằm lấy cắp hàng hóa hoặc có hành vi gian lận khác.

Cách quản lý hàng hóa tại siêu thị

Đầu tiên để hoàn thiện hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả bạn cần phân loại hàng hóa theo từng nhóm ngành. Mỗi nhóm sẽ có chủng loại, thương hiệu, nhà cung cấp, sản xuất khác nhau. Các sản phẩm trong một nhóm sẽ có những điểm chung giống nhau. Tùy theo mỗi nhóm phải quy ước một mã vạch tương ứng, các mã vạch này có công dụng lớn trong việc nhận diện đặc điểm sản phẩm sẽ đi theo hàng hóa đó trong suốt quá trình giao dịch từ khâu nhập hàng cho tới lúc bán ra.

Gắn mã vạch lên sản phẩm sau đó lắp đặt và sử dụng máy quét mã vạch, các phần mềm quản lý bán hàng để nhận dạng, lưu trữ mã vạch đó lên phần mềm.

Áp dụng các phương án trưng bày hàng hóa một cách khoa học trên kệ để hàng hóa đem lại không gian mua sắm hiện đại, thuận tiện cho khách hàng lựa chọn, tiết kiệm thời gian khi mua sắm.

Sử dụng quầy kệ trưng bày chuyên nghiệp để đảm bảo tính thẩm mỹ cho gian hàng, mang lại sự chuyên nghiệp thu hút tới khách hàng. Kệ cũng giúp bạn có không gian kiểm kê hàng hóa tiện lợi và dễ dàng hơn, thuận tiện cho việc vệ sinh sắp xếp hằng ngày.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có hỗ trợ kiểm kho là một trong những cách giúp đơn giản hóa công tác kiểm kho của các cửa hàng tạp hoá và siêu thị. Thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm bán hàng hỗ trợ việc thanh toán, check hàng hóa nhanh chóng, chính xác.

Ngoài ra, sử dụng camera là cũng là một biện pháp quản lý hàng hóa trong siêu thị hiệu quả, tránh thất thoát. Đây là một thiết bị được lắp đặt để giám sát, quản lý, tiếp nhận hình ảnh một cách nhanh, chính xác. Hiện nay, sử dụng camera phổ biến ở hầu hết mọi doanh nghiệp, thậm chí là gia đình, cá nhân. Với kinh doanh siêu thị, đây là thiết bị không thể thiếu.

>>> Xem thêm: Các mẫu giá kệ bày hàng được chủ siêu thị ưa chuộng nhất hiện nay

Cách quản lý hàng hóa trong kho hàng

Bước đầu tiên của cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp đó là kiểm kê số lượng hàng hóa, thành phẩm, vật tư có trong kho. Công tác kiểm kê bao gồm các công việc như số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác cung cấp, hàng tồn kho, hàng cận đát,…

Bạn có thể sử dụng sổ tay hoặc bảng tính hay file Excel nếu như chỉ bán hàng tại chỗ, không bán hàng online trên Facebook hoặc các sàn thương mại điện tử khác. Nếu siêu thị của bạn có quy mô lớn hoặc có nhiều kênh bán hàng bạn muốn theo dõi tồn kho, xuất nhập nhanh hơn thì nên sử dụng phần mềm quản lý. Đây sẽ là một trợ thủ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong công tác quản lý hàng hóa được hiệu quả hơn.

Lắp đặt hệ thống kệ sắt chứa hàng, giá kệ kho hàng để bảo quản, lưu trữ hàng hóa, thành phẩm, vật tư một cách khoa học, giúp người quản kho dễ dàng quản lý và kiểm soát số lượng cũng như chất lượng hàng hóa. Các hoạt động trong kho như xuất nhập hàng, kiểm kê cũng được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Đầu tư lắp đặt hệ thống camera an ninh giám sát trong các góc kho hàng, đặc biệt là tại khu vực xuất nhập hàng hóa. Sử dụng hệ thống giám sát giúp bạn kiểm soát được hàng hóa nhập xuất, theo dõi cụ thể quá trình hoạt động trong kho đồng thời giám sát được hoạt động của nhân viên.

Quản lý kho hàng — Hệ thống kệ kho giúp quản lý hàng hóa một cách khoa học

>>> Hướng dẫn: Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp cho người mới

Làm sao để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, tránh thất thoát?

Để đảm bảo cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất bạn có thể cân nhắc sử dụng tem chống trộm dán lên các mặt hàng có giá trị lớn để tránh trường hợp mất trộm, thất thoát trong quá trình kinh doanh.

Ngoài ra, để đảm bảo hiệu quả của các phương pháp quản lý bạn cần kiểm tra cuối ngày toàn bộ số liệu đã được nhập vào file hay phần mềm. Kiểm tra doanh thu hằng ngày của cửa hàng, siêu thị khớp với doanh thu tiền mặt thu được trong ngày và số lượng hàng hóa đã tiêu thụ từ đó sẽ tính ra được số lượng hàng tồn trong kho. Đây là phương pháp giúp bạn theo dõi sát sao hàng hóa, phát hiện sai sót, kịp thời để giải quyết.

Nếu áp dụng cách quản lý hàng hóa theo phương pháp này theo thói quen hằng ngày chắc chắn sẽ giúp bạn quản lý siêu thị một cách hiệu quả, hạn chế sự thất thoát ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng. Bạn đọc có nhu cầu muốn đầu tư hệ thống giá kệ trong quản lý hàng hóa vui lòng liên hệ với Vinatech Group theo hotline: 086.758.9999.