Quy trình quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp, hiệu quả nhất

Với kho nhà hàng hay bất kỳ kho thực phẩm của doanh nghiệp nào khác đều cần phải có cách quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến quy trình quản lý kho nhà hàng hiệu quả cũng như những thiết bị cần thiết để hỗ trợ cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

Nội dung bài viết

Tại sao phải thiết lập quy trình quản lý kho nhà hàng?

Khi quản lý kho nhà hàng, nếu không lập những quy trình quản lý kho cụ thể, sẽ rất khó để nắm bắt chặt chẽ dễ dẫn đến những lỗ hổng làm thất thoát hàng hóa, để lại những hậu quả khó lường, liên quan trực tiếp đến doanh thu của nhà hàng. Đây chính là những lý do mà cần phải xây dựng quy trình cho việc quản lý kho của nhà hàng:

Nếu có quy trình quản lý kho sẽ giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo.
Quy trình quản lý kho khoa học giúp người làm chủ kho nhà hàng bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa.

Với góc độ của người làm chủ, khi có quy trình quản lý kho nhà hàng thông suốt, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.
Các hoạt động trong kho như: nhập, xuất nguyên liệu, thực phẩm,… đều được chia ra từng khâu với từng người/bộ phận đảm trách cụ thể. Từ đó giúp nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công việc của mình hơn.
Giúp rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp
Tạo môi trường làm việc hiệu quả, nhanh chóng, chuyên nghiệp cho các nhân viên nói chung.

>> Hướng dẫn: Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel

Các bước trong quy trình quản lý kho nhà hàng

Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng: Khi cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu nhập thêm hàng hóa, hãy lập yêu cầu và tới bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho để thực hiện cập nhật:

Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó.
Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới và ngược lại.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan để có sự thống nhất, tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho về sau.

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

+ Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

+ Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.

Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

Bước 1: Gửi Phiếu đề nghị xuất Nguyên vật liệu đến ban giám đốc

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị.

Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho

Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu

Bước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống

>>>> Tham khảo:

+ Các phương pháp quản lý hàng tồn kho đơn giản

+Cách sắp xếp kho hàng, hàng hóa trong kho chuyên nghiệp

Những thiết bị hỗ trợ quản lý kho nhà hàng

Để lưu trữ và quản lý nguyên vật liệu tốt nhất trong kho nhà hàng, cần đến rất nhiều các thiết bị hỗ trợ để công việc quản lý trở nên thuận lợi hơn. Trong đó bao gồm:

+ Giá kệ kho: Hiện nay, các kho nhà hàng hay sử dụng các loại kệ để hàng trong kho để lưu trữ, chứa hàng hóa trong kho, vừa đảm bảo hàng hóa được gọn gàng, khoa học, vừa bảo quản hàng hóa không bị hỏng hóc. Đặc biệt là các kho nhà hàng, cần bảo quản cẩn thận vì đa phần nguyên vật liệu là những đồ thực phẩm để chế biến các món ăn vì thế kho nhà hàng thường là những kho lạnh để đảm bảo thực phẩm luôn tươi ngon và loại kệ được sử dụng cũng là kệ kho thực phẩm chuyên dụng.

Một số loại giá kệ để hàng trong kho được sử dụng phổ biến trong nhà kho đông lạnh như: Kệ kho công nghiệp; Kệ V lỗ đa năng; Kệ kho trung tải hay các loại giá kệ hàng nặng (với nhà kho có diện tích và quy mô lớn). Tùy thuộc vào diện tích từng kho hàng, chi phí đầu tư, tải trọng hàng để lựa chọn loại giá kệ phù hợp nhất.

+ Pallet chứa hàng: Với các kho nhà hàng giá kệ cần sử sử dụng Pallet để thuận tiện cho việc chứa hàng, cũng như di chuyển hàng hóa được thuận tiện. Không những thế, Pallet còn giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn. Thông thường trong kho lạnh nhà hàng thường sử dụng các Pallet chất liệu nhựa để tránh ẩm mốc hoặc hoen gỉ trong quá trình sử dụng. Pallet được kết hợp đặt trên các giá kệ pallet bảo quản hàng hóa tốt hơn.

+ Phần mềm quản lý kho: Hiện nay, các kho nhà hàng hay kho của doanh nghiệp khác đa phần đều sử dụng thêm phần mềm để hỗ trợ quản lý hàng hóa tốt hơn. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản lý kho miễn phí như: Perfect Warehouse; BS Silver; SSE Inventory,… Cơ bản những phần mềm này có chức năng như:

– Sử dụng được với máy kiểm kê kho.

– Quản lý, sắp xếp nguyên vật liệu, thống kê hàng tồn đọng.

– Dùng Internet để quản lý dữ liệu.

– Giao diện thân thiện với người dùng, dễ cài đặt.

– Thông báo tình trạng hàng lỗi, hết hạn sử dụng.

– Xuất – Nhập dữ liệu từ Microsoft Excel,…

Kệ kho hàng – Giải pháp không thể thiếu trong các kho hàng thực phẩm

Trong những thiết bị hỗ trợ quản lý kho hàng trên, mỗi thiết bị đều có vai trò, chức năng nhất định. Trong đó, phải kể đến vai trò quan trọng của hệ thống kệ sắt chứa hàng trong kho, chúng được coi là giải pháp vô cùng cần thiết trong cách quản lý hàng hóa trong nhà hàng cũng như các kho hàng hóa khác.

Hiện nay, kệ kho hàng gần như được lựa chọn hầu hết trong nhà các nhà kho hiện đại. Việc sử dụng hệ thống giá kệ có rất nhiều ưu điểm:

+ Lưu trữ hàng hóa an toàn: Trước tiên giá kệ giúp bạn bảo quản hàng hóa trong kho tốt nhất, tránh bị hỏng hóc, ẩm mốc, đặc biệt là các kho hàng đông lạnh, kho hàng thực phẩm hoặc những hàng hóa dễ vỡ. Không những đảm bảo an toàn cho thực phẩm mà còn cho cả con người làm việc trong kho.

+ Sắp xếp hàng hóa khoa học: Có hệ thống giá đỡ trong kho, việc sắp xếp hàng hóa trở nên gọn gàng, khoa học. Hàng hóa được phân khu rõ ràng, giúp không gian kho chuyên nghiệp hơn.

+ Quản lý hàng hóa dễ dàng: Khi hàng hóa đã được phân khu, gắn biển bảng rõ ràng thì tất nhiên việc quản lý, giám sát trong kho sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ việc nhìn vào biển báo là bạn đã biết mặt hàng đó là gì,…

+ Tiết kiệm chi phí: Sử dụng kệ kho hàng công nghiệp thực sự là giải pháp thông minh nhằm tiết kiệm tối đa không gian nhà kho giúp các công ty, doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí thuê nhiều kho bãi.

+ Đầu tư 1 lần, lợi ích lâu dài: Kệ kho hàng đa phần được sản xuất để phục vụ cho nhà kho nên khả năng chịu lực rất tốt, độ bền cao, do đó đầu tư hệ thống giá kệ là việc đầu tư cần thiết, có thể sử dụng lâu dài với thời gian.

Muốn chọn được loại kệ kho hàng chất lượng cao, sử dụng lâu dài, bền đẹp các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất giá kệ khuyên bạn nên lựa chọn những đơn vị sản xuất kệ kho hàng chuyên nghiệp đảm bảo đạt tiêu chuẩn về chất lượng, hình thức, đặc biệt là có giá bán tốt hơn vì không phải mất thêm chi phí trung gian.

Là nhà sản xuất giá kệ nói chung và kệ công nghiệp nói riêng, Vinatech đã setup thành công cho rất nhiều các kho nhà hàng cũng như các nhà kho của công ty, doanh nghiệp trên cả nước với các dòng giá kệ kho được yêu thích nhất hiện nay như: Kệ V lỗ đa năng; Kệ trung tải; Kệ Drive in; Kệ Double Deep;…

Đây là 3 lý do kệ kho hàng Vinatech luôn thuyết phục được tất cả những khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất:

– Đạt tiêu chí về tải trọng: Do sử dụng chất liệu sắt cứng cao cấp và được sản xuất trên dây chuyền máy móc tự động hóa nên khả năng chịu được sức tải lớn, không bị móp méo khi có hàng hóa va đập.

– Đảm bảo an toàn sử dụng: Các chi tiết như cột Omega; thanh beam; thanh giằng ngang; giằng chéo; support đều được sản xuất dày hơn, chắc hơn. Theo đó, đảm bảo tiêu chí sử dụng an toàn trong các nhà kho và độ bền cao.

– Chống Oxi hóa: Toàn bộ giá kệ được phun sơn tĩnh điện tự động nên màu sơn đồng đều, sáng bóng giúp bảo vệ giá kệ không bị oxi hóa.

Tóm lại: Bài viết đã nêu rõ tầm quan trọng cũng như các bước cơ bản của quy trình quản lý kho nhà hàng. Đồng thời nhấn mạnh sử dụng hệ thống giá kệ công nghiệp là một cách quản lý kho nhà hàng chuyên nghiệp mà bất cứ đơn vị, doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư để sở hữu kho hàng hiện đại bắt kịp với xu hướng của thời đại công nghiệp 4.0.

>> Tham khảo: 07 cách quản lý trong kho thực phẩm hiệu quả

Mua kệ kho hàng tại: