Packing list đóng vai trò như một “tờ khai” chi tiết cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa trong lô hàng. Vậy cụ thể packing list là gì? Đâu là mẫu packing list thông dụng và làm thế nào để lập packing list đạt chuẩn? Ngay bây giờ, cùng Vinatech Group giải đáp mọi thắc mắc trong bài viết dưới đây.
1. Packing list là gì? Khái niệm và vai trò
Packing list là gì? Packing list (hay còn gọi là phiếu đóng gói) là chứng từ liệt kê chi tiết cách thức đóng gói, số lượng kiện hàng, trọng lượng và kích thước của từng lô hàng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Chứng từ này do người xuất khẩu lập và gửi kèm hàng hóa, giúp các bên liên quan đối chiếu và kiểm tra hàng hóa một cách chính xác.
Packing list đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu:
- Hỗ trợ hải quan kiểm tra: Cung cấp thông tin chi tiết để cơ quan hải quan xác minh số lượng, trọng lượng và mô tả hàng hóa, đảm bảo phù hợp với tờ khai hải quan.
- Quản lý kho vận hiệu quả: Giúp nhân viên kho và logistics xác định chính xác số kiện cần xếp dỡ, vị trí lưu trữ và trình tự vận chuyển.
- Đối chiếu khi giao nhận: Bên nhận hàng sử dụng packing list để kiểm đếm số kiện thực tế, phát hiện thiếu hụt hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Tối ưu phí vận chuyển: Thông tin trọng lượng và kích thước chính xác giúp tính toán cước phí vận tải đường biển, hàng không hoặc đường bộ một cách minh bạch.
- Giảm thiểu rủi ro tranh chấp: Khi có sự cố mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa, packing list là căn cứ pháp lý để khiếu nại bảo hiểm hoặc xử lý trách nhiệm.
2. Các thành phần cần có trong packing list
Một packing list chuẩn xuất nhập khẩu phải bao gồm các thông tin sau:
Thông tin người gửi và người nhận:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của người xuất khẩu (Shipper/Exporter)
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhập khẩu (Consignee/Buyer)
Thông tin đơn hàng:
- Số hợp đồng (Contract No.)
- Số hóa đơn (Invoice No.)
- Ngày lập packing list (Date)
- Số vận đơn (B/L No., AWB No.)
Chi tiết đóng gói hàng hóa:
- Số lượng kiện hàng (Number of Packages): carton, pallet, case, crate
- Mã kiện (Package Marking): mã nhận dạng từng kiện để dễ truy xuất
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods): tên sản phẩm, mã hàng (SKU), số lượng từng loại
- Trọng lượng tịnh (Net Weight – NW): trọng lượng hàng hóa thực tế
- Trọng lượng gộp (Gross Weight – GW): bao gồm cả bao bì đóng gói
- Kích thước kiện (Dimensions): dài x rộng x cao (cm hoặc inch)
- Thể tích (Volume/CBM): m³ hoặc cubic feet
Tổng hợp:
- Tổng số kiện (Total Packages)
- Tổng trọng lượng tịnh/gộp (Total Net/Gross Weight)
- Tổng thể tích (Total Volume)
3. Phân biệt packing list và các chứng từ khác
Sau khi đã hiểu packing list là gì, cùng so sánh sự khác nhau giữa packing list với các chứng từ khác như commercial invoice, bill of lading.
| Tiêu chí | Packing List | Commercial Invoice | Bill of Lading (B/L) |
| Mục đích chính | Mô tả cách đóng gói, số kiện, trọng lượng | Ghi nhận giá trị hàng hóa, điều khoản thanh toán | Chứng từ vận tải, quyền sở hữu hàng hóa |
| Người lập | Người xuất khẩu (shipper) | Người xuất khẩu (seller) | Hãng vận tải (carrier) |
| Thông tin trọng tâm | Số kiện, trọng lượng, kích thước, mã kiện | Tên hàng, đơn giá, tổng giá trị, incoterm | Cảng xếp/dỡ, tên tàu, ngày khởi hành |
| Giá trị pháp lý | Chứng từ hỗ trợ, không thể chuyển nhượng | Chứng từ thanh toán, khai báo thuế | Chứng từ sở hữu, có thể chuyển nhượng |
| Yêu cầu bắt buộc | Không bắt buộc với mọi lô hàng | Bắt buộc trong hầu hết giao dịch XNK | Bắt buộc với vận tải đường biển/hàng không |
Packing list đặc biệt cần thiết trong các trường hợp như sau:
- Lô hàng nhiều kiện, phức tạp: Khi một đơn hàng bao gồm nhiều sản phẩm khác nhau, đóng trong nhiều carton/pallet, packing list giúp phân loại rõ ràng từng kiện.
- Vận chuyển container LCL (Less than Container Load): Hàng hóa của nhiều người gửi được xếp chung container, packing list giúp xác định đúng hàng của từng khách.
- Hải quan yêu cầu kiểm tra: Một số nước hoặc loại hàng đặc thù (điện tử, hóa chất) yêu cầu packing list chi tiết để đối chiếu khi thanh tra.
- Hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ vỡ: Cần ghi chú cách xếp dỡ, bảo quản (ví dụ: “Fragile”, “This Side Up”) trên packing list.
Lưu ý phối hợp chứng từ:
- Đảm bảo số invoice trên packing list, commercial invoice và B/L khớp nhau.
- Tổng trọng lượng gộp trên packing list phải phù hợp với thông tin trên B/L và tờ khai hải quan.
- Nếu có thay đổi (thêm/bớt kiện), phải cập nhật đồng bộ tất cả chứng từ và thông báo cho các bên liên quan.
4. Mẫu packing list thông dụng và cách lập mẫu
Sau khi đã hiểu packing list là gì và các thành phần cần có trong packing list, cùng tìm hiểu về các mẫu packing list thông dụng và cách lập packing list chuẩn hiện nay.
Mẫu packing list thông dụng nhất hiện nay
Dưới đây là mẫu packing list thông dụng được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng thành công:
| No. | Carton No. | Description of Goods | Quantity (pcs) | Net Weight (kg) | Gross Weight (kg) | Dimensions (cm) | Volume (m³) |
| 1 | 1-10 | LED Bulb 9W (Model A01) | 500 | 50 | 55 | 60x40x30 | 0.072 |
| 2 | 11-20 | LED Bulb 12W (Model A02) | 400 | 48 | 53 | 60x40x30 | 0.072 |
| 3 | 21-25 | LED Panel Light (Model B01) | 250 | 30 | 35 | 70x50x25 | 0.088 |
| Total | 1,150 | 128 | 143 | 0.232 |
Shipper: ABC LIGHTING CO., LTD – 123 Industrial Zone, Hanoi, Vietnam
Consignee: XYZ TRADING LLC – 456 Business Park, Los Angeles, CA, USA
Invoice No.: INV-2025-001 | Date: November 13, 2025
B/L No.: BL123456789
Hướng dẫn chi tiết cách điền packing list từng mục
Dưới đây là chi tiết các bước lập packing list đạt chuẩn, mang lại hiệu quả cao màn doanh nghiệp nên áp dụng:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cơ bản
- Thu thập số hợp đồng, số invoice, thông tin người mua/bán từ hợp đồng mua bán.
- Xác định phương thức vận chuyển để điền đúng số vận đơn (B/L cho đường biển, AWB cho đường hàng không).
Bước 2: Đóng gói và ghi nhận thông tin vật lý
- Đóng gói hàng hóa theo từng kiện/carton/pallet.
- Đánh số kiện tuần tự (1-10, 11-20,…) và ghi rõ trên mỗi kiện bằng mực không phai.
- Cân từng kiện để ghi trọng lượng tịnh (hàng hóa) và trọng lượng gộp (bao gồm bao bì).
- Đo kích thước (dài x rộng x cao) và tính thể tích (m³) của từng kiện.
Bước 3: Lập bảng chi tiết
- Tạo bảng với các cột: STT, Mã kiện, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng tịnh/gộp, Kích thước, Thể tích.
- Điền thông tin từng dòng tương ứng với từng nhóm kiện.
- Tính tổng cộng tất cả các chỉ số ở dòng cuối bảng.
Bước 4: Kiểm tra và ký xác nhận
- Đối chiếu tổng số lượng trên packing list với invoice và purchase order.
- Đảm bảo tổng trọng lượng gộp phù hợp với thông tin booking vận chuyển.
- Người phụ trách ký tên, ghi chức danh và đóng dấu công ty.
Bước 5: Gửi kèm hàng hóa
- In 3-5 bản gốc: 1 bản đính kèm hàng hóa, 1 bản gửi trước cho người nhận, 1-2 bản lưu hồ sơ và cho đại lý vận tải.
- Bảo quản bản điện tử để tra cứu khi cần.
5. Packing list trong khai báo hải quan và vận chuyển
Packing list là chứng từ đi kèm bắt buộc khi thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu:
Nộp cho hải quan: Người khai hải quan (declarant) nộp packing list kèm tờ khai hải quan, commercial invoice, B/L và các chứng từ khác. Hải quan sử dụng packing list để đối chiếu số lượng kiện thực tế khi kiểm tra hàng hóa.
Xác định mã HS và thuế: Mặc dù mã HS chủ yếu dựa vào mô tả hàng hóa trên invoice, packing list cung cấp thông tin bổ sung về trọng lượng, kích thước giúp tính thuế chính xác hơn (đặc biệt với hàng tính thuế theo trọng lượng hoặc thể tích).
Phục vụ kiểm tra thực tế: Khi hải quan yêu cầu mở container/kiện hàng để kiểm tra, nhân viên hải quan đối chiếu số lượng, mã kiện với packing list để phát hiện sai lệch.
Hỗ trợ vận tải quốc tế:
- Đường biển: Packing list giúp hãng tàu tính toán cước phí dựa trên trọng lượng và thể tích (freight ton), sắp xếp vị trí container trên tàu.
- Đường hàng không: Hãng hàng không yêu cầu packing list để xác định trọng tải, cân bằng trọng tâm máy bay và tính cước.
- Đường bộ: Đơn vị vận tải sử dụng packing list để lập kế hoạch xếp dỡ, chọn loại xe phù hợp.
Để tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống quản lý kho hàng thông minh, tích hợp phần mềm tự động tạo chứng từ, giảm thiểu sai sót thủ công. Tại Vinatech Group, chúng tôi cung cấp giải pháp kệ kho tự động và phần mềm quản lý kho (WMS) tích hợp, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng kiện hàng, tạo packing list chính xác và đồng bộ với toàn bộ hệ thống logistics.
Liên hệ Vinatech Group ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp kho hàng thông minh, tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.
