Quản lý hàng tồn kho là công việc vô cùng quan trọng và cũng không hề dễ dàng. Bài viết dưới đây, Vinatech sẽ chia sẻ lý do cần phải kiểm soát hàng tồn kho và cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả nhất.
Tại sao phải kiểm soát hàng tồn kho?
Tại sao cần kiểm soát hàng tồn kho?
Như đã nói ở trên, quản lý hàng tồn kho là công việc vô cùng “nhức óc”. Nếu quản lý không tốt sẽ để lại rất nhiều các hệ lụy, không chỉ gây tốn kém chi phí mà nguy cơ còn ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Tuy nhiên, nếu kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả thì sẽ nhận về những lợi ích tốt. Cụ thể như sau:
– Hạn chế tốt nhất những tổn thất do hàng tồn kho đã lỗi thời.
– Đảm bảo số lượng sản phẩm trong kho được duy trì đều.
– Dự đoán được sự thay đổi của thị trường, giá cả lên xuống của các loại hàng hóa.
– Nắm bắt được xu hướng của hàng hóa để đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ.
– Kiểm soát tốt chi phí kho bãi, nhân công và chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá.
– Giúp các hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn hoạt động, cung ứng đầy đủ hàng hoá cho hoạt động marketing thu hút khách hàng.
Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Các bước cơ bản để xây dựng quy trình kiểm soát hàng tồn kho
- Lên kế hoạch và chuẩn bị xuất nhập hàng đúng thời gian
Bước đầu tiên trong quy trình kiểm soát hàng tồn kho đó là lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ cần đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng mà còn yêu cầu xuất nhập đúng thười gian, đúng yêu cầu về chủng loại.
Do đó, việc lên kế hoạch là việc là vô cùng quan trọng, cần thiết, có ý nghĩa lớn đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, các nhà quản trị cần dựa vào tình hình kho hàng, tình hình sản xuất, kinh doanh để có sự chuẩn bị, lên kế hoạch, phân bổ nhân sự và thiết bị cho phù hợp.
- Kiểm kê lại kho hàng xem tình trạng hàng hóa để có kế hoạch hợp lý
Bước tiếp theo trong cách kiểm soát hàng tồn chính là kiểm tra tình hình hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa, nguyên vật liệu trong nhà kho để từ đó có cơ sở lập kết hoạch phù hợp. Việc làm này còn giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng sản phẩm, nguyên vật liệu thực tế để đưa ra quyết định tiêu thụ hay bổ sung kịp thời.
Theo đó, nhân viên nhà kho sẽ cần tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, đối chiếu sổ sách kế toán để điều chỉnh số liệu sao cho khớp một cách kịp thời. Sau đó, cần báo cáo số liệu này cho nhà quản lý để họ nắm được tình hình hàng tồn kho.
Việc kiểm kê hàng tồn nên được thực hiện bởi hai hoặc hơn hai người. Luôn có sự đối chiếu để đảm bảo sự chính xác. Điều đó sẽ giúp rút ngắn thời gian và cho thấy có tính hiệu quả cao hơn.
- Quản lý xuất, nhập kho thông qua ứng dụng các phần mềm
Quản lý xuất nhập hàng thông qua ứng dụng cũng là một trong những bước quan trọng trong kiểm soát hàng tồn kho. Công việc này bao gồm:
+ Quản lý nhập kho: Quản lý mua hàng hóa, nguyên vật liệu; quản lý sản xuất; quản lý hàng bị trả lại; hàng hóa chuyển kho….
+ Quản lý xuất kho: Xuất kho bán hàng; xuất nguyên vật liệu, vật tư để đưa vào sản xuất; hàng hóa mua phải trả lại; hàng chuyển kho….
Trước đây, việc quản lý xuất nhập kho thường được thực hiện qua sổ sách, giấy tờ. Tuy nhiên, ngày nay doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian và đảm bảo tính chính xác bằng việc ứng dụng các phần mềm quản lý.
- Quản lý tồn kho để nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng cần bổ sung,…
Quản lý hàng tồn kho chính là bước quan trọng doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Họ có thể sử dụng phương pháp thủ công, hoặc dùng phần mềm để kiểm tra hàng hóa thực tế và số lượng ghi trên sổ sách.
Kiểm tra hàng tồn kho sẽ giúp các doanh nghiệp quản trị, nắm rõ được mặt hàng nào sắp hết, loại hàng hóa nào sắp hết hạn sử dụng, mặt hàng nào bán chạy cần bổ sung. Việc làm này sẽ giúp giảm thiểu được rất nhiều rủi ro, mang lại hiệu suất, hiệu quả làm việc cao, nâng cao năng suất trong kinh doanh.
- Kết chuyển và tổng kết
Đây là bước cuối cùng trong cách kiểm soát hàng tồn kho nhằm xác định lượng hàng hóa thực còn tồn đọng. Đồng thời nó cũng giúp xác định tổng lượng thu nhập xuất vào cuối kỳ.
Kế toán sẽ thực hiện kết chuyển số dư cuối kỳ này sang đầu kỳ kế tiếp. Đồng thời, họ sẽ phụ trách việc lưu trữ các chứng từ, phiếu xuất nhập, lập và in báo cáo về hàng tồn kho rồi báo cáo trong kỳ để nộp cho quản lý.
Các bước kiểm soát hàng tồn kho
Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Để quản lý hàng hóa trong nhà kho một cách bài bản, khoa học, các nhà quản trị cần có quy trình phù hợp. Để kiểm soát được hàng tồn kho hiệu quả cần có quy trình dựa vào hàng tồn kho, tình hình nguồn lực sản xuất. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần bám sát các bước thực hiện để có một quy trình hoàn chỉnh.
- Đảm bảo đầy đủ các thông tin hàng hóa
Tức là tất cả các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác về: mã hàng, màu, kích thước,… trước khi nhập kho. Điều này sẽ giúp ích và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sắp xếp cũng như phân loại hàng hóa chính xác.
Tùy vào từng cách thức vận hành của kho hàng để có thể lựa chọn quy tắc xuất nhập kho phù hợp. Chẳng hạn như quy tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hay nhập sau xuất trước (LIFO),… Nếu thực hiện tốt việc phân loại sắp xếp thì việc quản lý vật tư sau này sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, cần phải xây dựng hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp để việc sắp xếp, phân loại hàng hóa quy củ và dễ dàng quản lý. Hiện nay, bạn có thể tham khảo một số mẫu giá kệ kho chứa hàng phổ biến nhất hiện nay như: Kệ Selective, Double Deep, Drive in, Kệ tay đỡ,… Kệ trung tải và kệ tải nhẹ V lỗ đa năng. Tùy nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại giá kệ phù hợp.
- Lập thẻ kho
Một trong những cách kiểm soát hàng tồn hiệu quả nữa là phải lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa. Việc lập thẻ kho sẽ giúp bạn quản lý nhẹ nhàng mà hiệu quả hơn.
- Thiết lập sơ đồ quy định vị trí từng mặt hàng
Việc thiết lập này là vô cùng cần thiết sẽ giúp kho hàng của bạn được sắp xếp khoa học và không gặp các tình trạng thất lạc hàng hóa. Đặc biệt là những kho hàng có quy mô lớn thì rất cần lập sơ đồ để kiểm soát, quản lý hàng tốt hơn.
Cụ thể, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng, bên cạnh đó cần có các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới, điều này giúp việc kiểm kê, xuất nhập hàng nhanh chóng tiết kiệm thời gian.
- Cần có thẻ ra vào kho nhân viên
Trên thực tế, quản lý kho không đơn giản, sẽ không thể tránh khỏi những hao hụt và thất lạc hàng hóa. Vì thế kho hàng cần được quản lý chặt chẽ khi ra vào, đặc biệt hạn chế sự ra vào của người lạ. Nhân viên làm việc cần được cấp thể để ra vào giúp việc kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Phải kiểm kê kho thường xuyên
Đây là cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Việc kiểm kê kho giúp kiểm soát hàng tồn, xác nhận được số lượng hàng tồn thực tế so với số liệu ghi trên báo cáo. Đây cũng là công việc phải làm thường xuyên để rà soát, phân loại hàng hóa bị hỏng hóc không đảm bảo chất lượng từ đó có phương án giải quyết nhanh chóng, kịp thời.
Kiểm kê hàng tồn kho
- Dùng phần mềm quản lý hàng tồn kho
Hiện nay, một trong những cách kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng là dùng phần mềm quản lý. Đây được đánh giá là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong việc kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư,…
Phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn thiết lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Đồng thời theo dõi, truy xuất dữ liệu tức thời, nhanh chóng độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.
Một số phần mềm miễn phí bạn có thể tham khảo để kiểm soát hàng tồn kho như: KiotViet; Sapo POS; Suno; ECount; SalesBinder; Square; StockPile; ABC Inventory; Odoo; BoxStorm;…
Tổng kết: Bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết và tư vấn một số cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô kho hàng và cách vận hành kho để áp dụng cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
Xem thêm:
Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.
