Phần mềm WMS đang trở thành yếu tố then chốt quyết định hiệu quả vận hành kho hàng tự động. Vậy WMS là gì? Vai trò, tính năng và quy trình triển khai diễn ra như thế nào? Cùng Vinatech Group tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm WMS là gì và vai trò trong kho hiện đại
WMS (Warehouse Management System) là phần mềm chuyên dụng cho việc theo dõi và điều phối toàn bộ hoạt động trong kho. Các hoạt động này bao gồm: nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ, kiểm kê và di chuyển hàng hóa nội bộ.
Điểm khác biệt cốt lõi so với bảng tính Excel hay phần mềm kế toán thông thường là WMS cập nhật tồn kho và vị trí SKU theo thời gian thực, thường thông qua mã vạch hoặc RFID.
Trong kho vận hành thủ công, ba vấn đề chính thường gặp gồm: sai lệch tồn kho (hàng có trên sổ nhưng không tìm thấy trên kệ), mất thời gian tìm kiếm và sắp xếp lại, và xử lý đơn chậm do phụ thuộc kinh nghiệm của nhân viên.
Theo đó, WMS giải quyết cả ba vấn đề bằng cách số hóa quy trình và loại bỏ thao tác thủ công. Các vai trò chính của WMS trong kho hiện đại gồm:
- Theo dõi vị trí từng SKU theo thời gian thực, loại bỏ tình trạng ‘hàng có mà không tìm thấy’
- Tự động hóa quy trình nhập/xuất kho thông qua mã vạch, RFID hoặc thiết bị di động
- Tối ưu luồng hàng hóa trong kho: slotting, wave picking, batch picking
- Hỗ trợ quản lý FIFO/FEFO cho hàng có hạn sử dụng (thực phẩm, dược phẩm)
- Giảm sai sót lấy hàng xuống dưới 1% nhờ xác nhận bằng scan
- Tích hợp với hệ thống robot, shuttle pallet, ASRS trong kho tự động
- Cung cấp báo cáo và dashboard giúp giám đốc vận hành ra quyết định dựa trên số liệu.
2. Tính năng chính của phần mềm WMS
Trong các nhà kho thông minh, WMS giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình xuất nhập hàng tự động và quản lý tồn kho thông minh:
Quản lý tồn kho và vị trí theo thời gian thực
Tính năng cốt lõi của phần mềm WMS là quản lý tồn kho. Hệ thống kiểm soát được mỗi SKU đang nằm ở ô kệ nào, tầng nào, dãy nào. Khi nhân viên scan pallet nhập kho, hệ thống tự động gán vị trí lưu trữ. Khi xuất kho, WMS chỉ định đúng vị trí cần lấy và xác nhận bằng scan trước khi hoàn tất lệnh.
Nhập/xuất tự động, tích hợp ERP và tối ưu picking
WMS không chỉ là phần mềm độc lập, nó kết nối hai chiều với ERP (SAP, Oracle, MISA), TMS (quản lý vận tải), OMS (quản lý đơn hàng TMĐT) và các thiết bị tự động như robot shuttle, băng tải, máy đọc mã vạch. Khi có đơn hàng từ Shopee hoặc Lazada, WMS nhận lệnh từ OMS, tạo danh sách lấy hàng, chỉ định nhân viên và xác nhận xuất kho hoàn tất.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm WMS
Lợi ích của phần mềm WMS mang lại không chỉ nằm ở việc giúp kho gọn hơn mà còn giúp các doanh nghiệp tối ưu các yếu tố như:
- Tối ưu tồn kho lên tới 50%: Phân tích theo nguyên tắc ABC và cảnh báo tồn lâu giúp giảm lượng hàng ‘chết’ trong kho, giải phóng vốn lưu động.
- Giảm nhân sự lấy hàng: Wave picking và batch picking được tối ưu lộ trình, một nhân viên có thể xử lý lượng đơn tương đương 2-3 người làm thủ công.
- Tăng tốc xử lý đơn 2- 3 lần: Với kho TMĐT xử lý trên 20.000 đơn/ngày, phần mềm WMS là điều kiện bắt buộc để đáp ứng SLA giao hàng trong ngày.
- Độ chính xác tồn kho cao: Mọi thao tác nhập/xuất đều được xác nhận bằng scan, loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công.
- Hỗ trợ mở rộng đa kho, đa kênh: WMS cloud cho phép quản lý nhiều kho trên cùng một nền tảng, đồng bộ tồn kho thực từ các kênh bán hàng khác nhau.
4. Top 7 phần mềm WMS tốt nhất Việt Nam 2026
Dưới đây là top 7 phần mềm WMS phổ biến tại Việt Nam, được đánh giá dựa trên hiệu quả triển khai, khả năng mở rộng và mức độ phù hợp với từng mô hình kho.
| Phần mềm | Điểm mạnh nổi bật | Phân khúc phù hợp |
| KiotViet | Giao diện dễ dùng, quản lý kho cơ bản, quét mã vạch, báo cáo tồn kho chi tiết | Shop bán lẻ, cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa |
| Sapo POS | Quản lý online & offline đồng bộ, cảnh báo tồn kho chính xác, tích hợp vận chuyển | Chuỗi bán lẻ, mô hình omni-channel |
| MISA AMIS Kho | Sơ đồ kho trực quan, tích hợp chặt với kế toán, quản lý tài chính – kho đồng bộ | DN cần kiểm soát chặt chẽ tài chính & tồn kho |
| 3S WMS | Quản lý theo vị trí/zone chính xác cao, tối ưu vận hành kho quy mô lớn | Trung tâm phân phối, kho >1.000m², sản xuất |
| WMS-X | Quản lý vị trí nâng cao, tối ưu quy trình nhập – xuất | Nhà máy, kho tự động, sản xuất công nghiệp |
| Ecount ERP | ERP đám mây chi phí hợp lý, quản lý nhiều kho/chi nhánh, hỗ trợ sản xuất – nhập khẩu | DN thương mại, sản xuất quy mô vừa |
| Odoo Inventory | ERP mã nguồn mở linh hoạt, quản lý kho phức tạp, đa địa điểm, tích hợp sâu | DN có quy trình phức tạp, cần custom hệ thống |
5. Quy trình triển khai phần mềm WMS chuẩn
Quy trình triển khai phần mềm WMS diễn ra theo quy trình 6 bước như sau:
Bước 1: Khảo sát kho và vẽ bản đồ quy trình
- Ghi lại từng bước nhập/xuất hàng hiện tại, xác định điểm nghẽn và yêu cầu đặc thù (hàng lạnh, hàng nguy hiểm, FIFO bắt buộc…).
Bước 2: Lựa chọn mô hình triển khai
- On-premise (cài đặt máy chủ nội bộ, kiểm soát dữ liệu hoàn toàn) hoặc Cloud/SaaS (triển khai nhanh, chi phí thấp ban đầu, phù hợp SME).
Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu nền
- Làm sạch danh mục SKU, chuẩn hóa mã hàng, tạo sơ đồ vị trí kho (location master). Đây là bước tốn thời gian nhất nhưng quan trọng nhất.
Bước 4: Tích hợp và di chuyển dữ liệu cũ
- Import dữ liệu từ hệ thống cũ, cài đặt kết nối với ERP/OMS, cấu hình quy tắc nghiệp vụ (luật slotting, ngưỡng cảnh báo hết hàng…).
Bước 5: Pilot (chạy thử) tại một khu vực nhỏ
- Không nên go-live toàn bộ cùng lúc. Chọn một dãy kệ hoặc một nhóm hàng để chạy song song hệ thống cũ và WMS trong 2-4 tuần.
Bước 6: Rollout toàn kho và tối ưu liên tục
- Sau khi pilot ổn định, mở rộng toàn bộ kho cần thiết lập KPI theo dõi và điều chỉnh cấu hình theo thực tế vận hành của doanh nghiệp.
6. Chi phí và cách chọn phần mềm WMS phù hợp
Chi phí WMS biến động rất lớn tùy mô hình, quy mô kho và mức độ tích hợp cần thiết. Dưới đây là bảng báo giá chi phí tham khảo để doanh nghiệp có thể nắm được con số tương đối ban đầu:
| Quy mô doanh nghiệp | Chi phí triển khai | Phí duy trì/năm | Thời gian triển khai |
| SME (< 50 nhân sự) | 50 – 200 triệu đồng | 20 – 60 triệu đồng | 1 – 2 tháng |
| Doanh nghiệp vừa | 200 – 500 triệu đồng | 60 – 150 triệu đồng | 2 – 4 tháng |
| Doanh nghiệp lớn | 500tr – vài tỷ đồng | Theo hợp đồng SLA | 4 – 12 tháng |
Tiêu chí chọn WMS phù hợp với bài toán cụ thể
Không có phần mềm WMS nào tốt nhất cho tất cả mọi kho, mức độ phù hợp còn phụ thuộc vào đặc tính kho hàng. Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá thực tế:
- Kho TMĐT / Fulfillment (SKU nhiều, đơn nhỏ, tốc độ cao): Ưu tiên WMS tích hợp tốt với sàn TMĐT (API Shopee/Lazada/TikTok Shop), hỗ trợ wave picking và batch picking, thống kê realtime theo ca làm việc.
- Kho sản xuất / nhà máy (hàng theo lô, FIFO/FEFO, quản lý batch): Cần WMS tích hợp với MES và ERP, quản lý số lô, ngày sản xuất/hết hạn, hỗ trợ FEFO tự động.
- Kho lạnh (cold storage): Thiết bị phải chịu được nhiệt độ thấp, WMS cần hỗ trợ quản lý nhiệt độ theo zone và cảnh báo khi nhiệt độ vượt ngưỡng.
- Kho logistics 3PL (đa khách hàng): WMS cần phân tách tồn kho theo từng khách hàng (multi-tenant), báo cáo riêng biệt, và cổng kết nối để khách hàng tự xem tồn kho của họ.
- Kho tích hợp robot / shuttle / ASRS: Cần WMS hỗ trợ tầng WCS (Warehouse Control System) hoặc WES (Warehouse Execution System) để giao tiếp với thiết bị tự động. Đây là yêu cầu kỹ thuật quan trọng khi đầu tư hệ thống kệ radio shuttle.
Nếu bạn đang tìm hiểu giải pháp kho tự động hoặc cần tư vấn về phần mềm quản lý kho với hệ thống kệ shuttle, đội ngũ kỹ thuật của Vinatech Group sẵn sàng hỗ trợ. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ: khảo sát layout, mặt bằng, tính toán tần suất xuất nhập hàng đến lựa chọn cấu trúc phần mềm phù hợp. Từ đó đưa ra bài toán kệ tự động kết hợp phần mềm quản lý phù hợp với kho hàng của doanh nghiệp. Liên hệ Vinatech Group ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ.
