Warehouse là gì? Vai trò của Warehouse trong lưu trữ hàng hóa và xuất nhập khẩu thế nào? Các loại Warehouse trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay?
Nếu bạn muốn hiểu hơn về thuật ngữ này và ứng dụng của Warehouse trong thực tế thì hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu sau đây nhé!
Warehouse là gì?
Warehouse là tên tiếng anh của kho hàng hóa hay kho bãi lưu trữ hàng. Đây được xem như một loại bất động sản với mục đích sử dụng là lưu trữ và bảo quản hàng hóa.
Warehouse là một tài sản thuộc quyền sở hữu/sử dụng/quản lý của một cá nhân hoặc doanh nghiệp nào đó. Không chỉ đơn thuần đóng vai trò là một cơ sở lưu trữ hàng hóa, warehouse được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí bằng cách quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí vận chuyển và đẩy nhanh thời gian giao hàng,…
Kho bãi luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu bảo quản hàng hóa từ doanh nghiệp và linh hoạt trong quá trình vận chuyển, phân phối hàng hóa. Ví dụ, một công ty mua hàng hóa số lượng lớn từ đơn vị cung cấp. Sau đó, các mặt hàng này sẽ được chuyển đến kho bãi để lưu trữ và bảo quản. Khi một khách hàng thực hiện một giao dịch mua hàng trên trang web, công ty sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm và gửi trực tiếp đến khách hàng.
Một doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều kho bãi, phân bổ tại các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, có doanh nghiệp lại không lựa chọn xây warehouse riêng mà sử dụng dịch vụ cho thuê kho từ bên thứ 3.
Hệ thống quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System – WMS) là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có.
Hệ thống quản lý kho (WMS) ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực (real-time: một thuật ngữ rất quan trọng trong công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị.
Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
- Hệ thống quản lý kho có thể là các hệ thống độc lập hoặc bộ cung cấp dây chuyền chuỗi cung ứng, các mô-đun của một hệ thống ERP (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) như Odoo, Megaventory, Visual World. Tùy thuộc vào mô hình và tính phức tạp của doanh nghiệp mà đôi khi hệ thống quản lý kho đơn giản chỉ như một bản danh sách viết tay được cập nhật khi cần thiết, hoặc là các bản tính được tạo ra nhờ phần mềm Microsoft Excel, Access.
- Hệ thống quản lý kho khi đưa vào sử dụng sẽ ứng dụng một loạt các công nghệ truyền thông tin (tần số vô tuyến), công nghệ tự động ID (mã vạch, RFID,…), các máy tính và thiết bị di động, xử lý vật liệu tự động (băng truyền và phân loại) với thiết bị kho (máy băng truyền, kho tự động, công cụ sửa chữa)
Warehouse gồm có những loại nào?
Trong lĩnh vực logistics hiện có các loại Warehouse – kho hàng cơ bản sau đây:
Kho tư nhân
Loại warehouse thường thuộc quyền sở hữu của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc công ty lưu trữ tư nhân. Đây là các kho bãi độc quyền, thường được xây dựng gần cơ sở sản xuất hoặc bên ngoài công trường. Các warehouse này đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ chi phí và sẵn sàng đầu tư tài chính để xây dựng kho.
Warehouse công cộng
Loại warehouse này chỉ thích hợp khi doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa trong khoảng thời gian ngắn. Khi doanh nghiệp có quá nhiều hàng hóa cần lưu trữ, họ có thể gửi hàng tại những warehouse công cộng trong thời gian ngắn để tìm kho bổ sung.
Warehouse tự động
Warehouse tự động là hệ thống lưu trữ và quản lý hàng hóa được tự động hóa hoàn toàn bằng công nghệ và robot, giúp tối ưu hóa quy trình nhập xuất, lưu trữ và phân phối hàng hóa trong môi trường công nghiệp hoặc logictics. Hệ thống này sử dụng các thiết bị tự động như robot tự hành (AMR – Autonomous Mobile Robot), hệ thống cảm biến và phần mềm để thực hiện các tác vụ mà trước đây phụ thuộc vào lao động con người.
Ưu điểm của loại warehouse này là đem lại hiệu quả cao, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các nhà kho thông minh sẽ được quản lý bằng phần mềm để nhận đơn hàng, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Các thiết bị được sử dụng như xe nâng, giá đỡ đều rất hiện đại. Sử dụng phần mềm trong quản lý giúp hạn chế sai sót và gia tăng khả năng luân chuyển hàng hóa.
Warehouse ngoại quan
Warehouse ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm thời lưu trữ hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng hóa trong nước được đưa đến.
Tại các warehouse ngoại quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện các dịch vụ đóng gói, gia cố hàng hóa, ghép hàng hay phân loại hàng hóa. Tại đây hàng hóa có thể được chuyển quyền sở hữu, chuyển hàng hóa giữa warehouse ngoại quan và cửa khẩu, giữa các kho ngoại quan và làm thủ tục nhập xuất hàng.
Warehouse CFS
Loại warehouse này còn được biết đến với tên địa điểm thu gom hàng lẻ. Kho CFS là loại warehouse chuyên dụng để thu gom, phân loại hàng lẻ được vận chuyển chung container khi các chủ hàng không có đủ hàng để vận chuyển riêng container. Hàng hóa sẽ được tập trung lại để đóng gói, sắp xếp trong lúc chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu, nếu cần mới tiến hành phân chia hoặc ghép container để xuất khẩu.
Warehouse bảo thuế
Những loại nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế hàng xuất khẩu sẽ được lưu tại warehouse bảo thuế. Loại warehouse này thường thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra và giám sát warehouse bảo thuế.
Warehouse kiểm soát khí hậu
Đây là loại warehouse thường được sử dụng để vận chuyển các loại hàng hóa dễ hư hỏng, chủ yếu là thực phẩm. Loại warehouse này thường bao gồm kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ. Nhờ có loại warehouse này mà các sản phẩm có thể giữ nguyên chất lượng ban đầu.
Chức năng của Warehouse
Các chức năng chính của phòng Warehouse:
- Lưu trữ hàng hóa: Lưu trữ hàng hóa là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của warehouse. Nhờ có warehouse mà toàn bộ hàng hóa sẽ được tập trung tại một điểm, được phân loại, lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả, khoa học nhất.
- Bảo quản: Bên cạnh lưu trữ warehouse còn có chức năng cơ bản khác là bảo quản hàng hóa. Khi được lưu trữ trong kho, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tốt nhất về số lượng và chất lượng, đảm bảo không bị biến đổi hoặc chỉ biến đổi rất ít trong quá trình lưu trữ.
- Chuẩn bị đơn hàng: Tất cả hàng hóa sau khi được lưu trữ tại kho sẽ được tiến hành phân loại. Khi đó hàng hóa có thể được chia nhỏ, gộp lại hoặc xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu giao hàng, xuất kho hoặc là vận chuyển của các bộ phận có liên quan.
- Phân phối: Kho hàng chính là địa điểm tập kết hàng hóa để phân phối đến kênh phân phối cuối cùng, như nhà bán lẻ, nhà bán buôn,…
- Quản lý tốt hàng tồn kho: Bằng việc sử dụng kho bãi, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân loại, kiểm tra và quản lý hàng tồn trong kho. Khi đó hàng hóa có thể được chia nhỏ hoặc gộp lại để phục vụ nhu cầu xuất nhập hàng hoặc là giao hàng. Ngoài ra, quản lý tốt hàng tồn kho còn giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa.
Warehouse có vai trò thế nào?
Trong hoạt động Logistics, warehouse giữ vai trò rất quan trọng với rất nhiều công dụng thực tế và là bộ phận không thể thiếu. Warehouse có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách doanh nghiệp cung ứng hàng hóa ra thị trường.
Thậm chí warehouse còn ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của một số doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết một số vai trò của kho hàng trong hoạt động sản xuất như:
Đảo bảm tính liên tục trong sản xuất kinh doanh
Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì việc đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết cho hoạt động kinh doanh là vấn đề then chốt. Nếu không có warehouse, doanh nghiệp sẽ phải nhập hàng liên tục. Còn các sản phẩm ngay khi sản xuất ra sẽ phải lập tức bán được. Doanh nghiệp sẽ phải đồng thời đáp ứng được hai vấn đề này, nếu không quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị đình trệ.
Tuy nhiên khi có warehouse, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề này. Chỉ cần có warehouse, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tần suất nhập hàng và xuất hàng một cách hợp lý để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định và liên tục.
Giảm chi phí cho các doanh nghiệp
Khi tần suất nhập hàng hóa được giảm tải sẽ giúp làm giảm chi phí vận tải của mỗi lần nhập hàng. Điều này giúp làm giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Hỗ trợ doanh nghiệp cung ứng hàng hóa hiệu quả hơn
Khoảng cách địa lý có ảnh hưởng rất lớn đến thời gian giao hàng. Khi một doanh nghiệp phân bố các kho hàng của họ một cách hợp lý thì thời gian giao hàng sẽ được tiết kiệm hơn rất nhiều. Trong thời đại ngày nay, khả năng giao hàng trong thời gian ngắn trở thành lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp.
Hỗ trợ quá trình logistics ngược
Bên cạnh những vai trò kể trên, warehouse còn có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình logistics ngược.
Phân biệt Warehouse và trung tâm phân phối
Mặc dù warehouse và trung tâm phân phối có điểm chung là lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng. Nhưng 2 bộ phận này khác nhau và có những điểm khác biệt rõ ràng với nhau.
Để hiểu sự khác biệt của 2 mô hình này thì các bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết sau đây:
| Đặc điểm | Warehouse | Trung tâm phân phối (Distribution Center) |
| Chức năng | Chỉ tập trung vào việc lưu trữ | Có khả năng lưu trữ, kèm theo rất nhiều các hoạt động khác, như: dán nhãn, đóng gói,… |
| Đối tượng | Đối tượng chính là hàng hóa | Đối tượng của trung tâm phân phối là khách hàng. |
| Yêu cầu công nghệ | Không bắt buộc phải sử dụng công nghệ cao | Bắt buộc sử dụng công nghệ cao điều phối |
| Hoạt động | Không quá phức tạp | Quy trình hoạt động tổng thể vô cung phức tạp |
| Sử dụng | Phục vụ chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp | Phục vụ gồm cả nội bộ và khách hàng bên ngoài. |
| Thơi gian lưu trữ | Tương đối dài | Rất ngắn |
Doanh nghiệp có nên xây dựng kho riêng?
Với các doanh nghiệp sản xuất thì có kho lưu trữ hàng hóa là điều vô cung cần thiết. Với mô hình kho hàng thì bạn sẽ tự chủ về quá trình sản xuất, lưu kho – xuất kho mà không cần quá phụ thuộc vào đơn vị thứ 3.
Cùng với đó việc thiết kế kho hàng đang đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kho bãi, bằng việc tận dụng tối đa không gian trống trong quá trình xây dựng để tăng sức chứa, cách sắp xếp hàng hóa để tối ưu công tác quản lý, cách lựa chọn kệ chứa hàng phù hợp với mặt hàng hóa,…
Dưới đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp có thể thiết kế kho hàng cho mình:
- Quản lý kho dễ dàng, hiệu quả, tránh thất thoát: Mục đích chính của việc thiết kế kho hàng để nhà kho có thể sắp xếp và quản lý một cách hiệu quả. Cùng với việc bố trí nhân sự phối hợp vận hành kho sẽ giảm thiểu được tối đa khả năng xảy ra thất thoát, quá trình nhập xuất kho diễn ra trơn tru, loại bỏ nguy cơ gây lỗi khi vận hành.
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Cùng với việc sử dụng các công nghệ và quy trình tiên tiến giúp giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả vận hành, từ đó giảm thiểu chi phí vận chuyển và lưu trữ.
- Tận dụng tối đa diện tích có sẵn trong kho: Điều này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm thiểu diện tích trống trong kho không cần thiết. Kết quả là, bạn có thể lưu trữ nhiều hàng hóa hơn trong một diện tích nhỏ hơn, giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng.
- Bảo quản hàng hóa tốt hơn: Thiết kế và sắp xếp kho hàng một cách khoa học đảm bảo không có hàng hóa che khuất lối đi, giúp giảm thiểu rủi ro tai nạn và bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng. Đồng thời, áp dụng các biện pháp an toàn, như khu vực riêng biệt cho hàng nguy hiểm và nhãn dán cảnh báo, giúp tạo một môi trường làm việc an toàn trong nhà kho.
Lưu ý khi doanh nghiệp thuê kho đơn vị khác
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê Warehouse bạn cần lưu ý những điểm sau:
Chi phí vận hành
Chi phí vận hành warehouse thường bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Khi cần thuê warehouse doanh nghiệp cần hiểu và phân biệt rõ các khoản chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và khoản chi phí nào có thể loại trừ.
Bảo trì hàng hóa
Tuy rằng bảo trì hàng hóa là trách nhiệm của cả doanh nghiệp và chủ kho. Nhưng bạn cần hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên và không nên phụ thuộc vào chủ kho. Bởi vì có những rủi ro bạn không thể dự đoán được.
Diện tích cần thuê
Khi thuê warehouse bạn sẽ chỉ phải chi trả cho phần diện tích mà bạn sử dụng. Tuy nhiên một số chủ warehouse thường cố tình tính thêm phần diện tích mà bạn không sử dụng. Vì thế, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, hiểu rõ luật và tìm hiểu về chủ kho.
Hệ thống HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa không khí)
Trong thực tế không phải warehouse nào cũng trang bị đầy đủ hệ thống HVAC. Nên nếu cần thuê warehouse có hệ thống này thì doanh nghiệp sẽ phải tự cài đặt. Mặt khác, nếu warehouse có hệ thống này thì bạn cũng không thể biết chắc người thuê trước đó có bảo trì hệ thống đúng yêu cầu hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần thận trọng để không phải gánh chịu những sai sót kỹ thuật có thể xảy ra.
Trước khi đưa ra quyết định thuê, doanh nghiệp cần thuê thợ có kinh nghiệm kiểm tra thiết bị, yêu cầu chủ warehouse kiểm tra, sửa chữa hệ thống, mọi việc cần được xác lập bằng văn bản. Khi đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp nên thỏa thuận với chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì hệ thống HVAC, nhưng khi phát sinh việc sửa chữa hệ thống hoặc thay thế thì chủ kho phải chịu trách nhiệm.
Khu vực đậu xe
Trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng khu vực đậu xe là trách nhiệm của chủ warehouse. Nhưng chủ kho thường cố tình bắt người thuê phải trả khoản này. Do đó, bạn cần xác định mục đích sử dụng bãi đậu xe, người sử dụng nhiều nhất và lượng xe sẽ để trong bãi.
Phân vùng
Nếu loại hàng hóa bạn gửi cần được phân vùng đặc biệt, không được để chung với các loại hàng khác thì bạn cần đàm phán với chủ kho. Đồng thời điều này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng.
Khu vực làm hàng và vận chuyển
Nếu hàng hóa của bạn có kích thước hoặc số lượng lớn, cần xe có trọng tải lớn để vận chuyển, bạn sẽ cần có kho bãi đủ rộng. Đặc biệt khu vực đó phải có lối đi đủ rộng để xe di chuyển. Bạn nên xác nhận với chủ kho xem họ có đáp ứng được những điều kiện cần thiết hay không.
Nguồn điện
Bạn cần xác định rõ yêu cầu về nguồn cấp điện. Nếu bạn không biết rõ về việc này thì bạn nên thuê một kỹ sư điện hoặc thợ điện để đánh giá hệ thống điện trong kho. Điều này đảm bảo không để nguồn điện ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hóa.
Chiều cao trần
Bạn cần kiểm tra xem chiều cao trần có phù hợp hay không. Nhất là trong trường hợp hàng hóa hoặc trang thiết bị của bạn có kích thước lớn.
Tải trọng sàn
Bạn cần xác định xem tải trọng sàn của tấm lót bê tông là bao nhiêu. Cũng như xác định rõ tải trọng mà bạn cần được đáp ứng là bao nhiêu.
Vinatech Group – Đơn vị tư vấn thiết kế kho chứa hàng #1 tại Việt Nam
Bạn đang là doanh nghiệp sản xuất và đang tìm hiểu về các mô hình kho hàng? Bạn đang băn khoăn không biết dòng sản phẩm công ty mình thì nên lưu trữ thế nào?
Vậy hãy liên hệ cho Vinatech Group để được tư vấn thiết kế và lên bản layout phù hợp nhất với diện tích doanh nghiệp bạn sẽ sử dụng.
Chúng tôi hơn với 14 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế kho chứa hàng hàng. Vinatech Group là đối tác và là đơn vị triển khai kệ kho hàng cho hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước và trên thế giới.
Đến với chúng tôi, doanh nghiệp không chỉ được tư vấn mô hình kho chất lượng quốc tế, mà chúng tôi còn hướng dẫn quy trình vận hành và bảo hành lên tới 5 năm.
Các sản phẩm giá kệ để hàng mà được nhiều doanh nghiệp lựa chọn của chúng tôi gồm:
- Kệ công nghiệp
- Kệ để Pallet
- Kệ Selective
- Kệ trung tải
- Kệ Double Deep
- Kệ Drive-In
- Kệ sàn Mezzanine
- Kệ VNA
- …
Với mô hình kho hiện đại kết hợp các mẫu kệ kho của Vinatech Group sẽ giúp bạn setup cơ sở hạ tầng hiện đại giúp quá trình sản xuất kinh doanh tối ưu nhất. Cùng với đó chúng tôi mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ vượt trội.
Trên đây là thông tin giải đáp Warehouse là gì mà chúng tôi đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ nắm được các mô hình kho hàng và chức năng của chúng.
Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.
