Hàng tồn kho là gì? Phân loại, đặc điểm, phương pháp quản lý

Hàng tồn kho là gì? Được phân loại thế nào? Đối với các doanh nghiệp thì hàng tồn kho có vai trò ra sao? Quy trình quản lý và phương pháp quản lý nào thường được áp dụng hiện nay?

Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu chi tiết nhé!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là những sản phẩm sản phẩm, nguyên, vật liệu, công cụ được doanh nghiệp giữ trong kho để phục vụ cho việc sản xuất hoặc đang chờ bán. Khi đó hàng hóa được quản lý trong kho là tài sản được lưu trữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường. Dựa vào vai trò của từng loại mà có thể chia hàng tồn kho của doanh nghiệp thành 3 loại: nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.

Cụ thể, theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 được ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, hàng tồn kho là những tài sản:

• Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
• Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh/cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho được phân loại thế nào?

Nếu bạn đang thắc mắc hàng tồn kho bao gồm những gì thì những chia sẻ sau chính là câu trả lời cho bạn. Hàng tồn kho được xác định bằng cách dựa vào đặc điểm hàng hóa hoặc chủng loại hàng hóa, cụ thể:

Xét về đặc điểm hàng hóa

Dựa vào đặc điểm hàng hóa hàng tồn được chia thành 4 loại cơ bản như sau:

• Hàng tồn là nguồn vật tư: Chính là những đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu, các vật liệu làm sạch máy và những vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Đây đều là những vật tư quan trọng và cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất.
• Hàng tồn là nguyên liệu thô: Chính là những nguyên liệu thô được dùng để bán đi hoặc doanh nghiệp sẽ giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hoặc chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
• Hàng tồn là bán thành phẩm: Chính là những sản phẩm được đưa vào quá trình sản xuất tuy nhiên chưa hoàn thành và sản phẩm mặc dù đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
• Hàng tồn là thành phẩm: Chính là những sản phẩm đã hoàn chỉnh sau khi trải qua quá trình sản xuất.

Xét về chủng loại hàng hóa

Nếu dựa vào chủng loại hàng hóa thì hàng tồn bao gồm những gì? Sau đây là câu trả lời cho bạn, cụ thể:

• Những hàng hóa mua về để bán chính là hàng tồn kho bao gồm: Hàng mua đang trên đường đi, hàng gửi đang trên đường đi, hàng tồn kho, hàng bất động sản, hàng đang được gửi đi để gia công chế biến.
• Những sản phẩm còn dang dở: Những sản phẩm chưa được sản xuất hoàn thiện hoặc những sản phẩm hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục nhập kho theo đúng quy định.
• Những thành phần còn tồn kho hoặc thành phẩm đang được gửi đi bán.
• Hàng tồn kho chính là nguyên liệu, vật liệu.
• Những công cụ, dụng cụ còn tồn khoa, hoặc được gửi đi gia công biến và đã mua đang được gửi đi trên đường.
• Nguyên liệu, vật liệu được doanh nghiệp nhập để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

Phương pháp tính toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Để doanh nghiệp có thể phát triển và quản trị hàng hóa là việc không thể thiếu đối với chủ doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể quản lý hiệu quả.

Có 4 cách tính hàng tồn kho dành cho kế toán bao gồm:

• Phương pháp bình quân gia quyền (thường được các doanh nghiệp sử dụng): Phương pháp này tính giá xuất kho hàng hóa theo đơn giá bình quân của 3 số liệu: Bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước và bình quân sau mỗi lần nhập. Giá trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp
• Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp sẽ xuất hàng hóa theo trình tự nhập hàng. Xuất hết hàng của lô hàng đã nhập đầu tiên thì xuất đến lô nhập thứ 2. Cứ như vậy theo trình tự. Giá hàng tồn trong kho cuối kỳ chính bằng giá của hàng nhập vào trong kỳ đó.
• Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Ngược lại với phương pháp trên, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, Giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
• Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá của lô hàng nào sẽ được tính dựa trên giá nhập của lô hàng đó. Như vậy, chi phí thực tế sẽ phù hợp với doanh thu thực tế.

Phương pháp kê khai hàng tồn kho

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC có 02 phương pháp kê khai hàng tồn kho:

Phương pháp kê khai thường xuyên

Là phương pháp theo dõi thường xuyên và liên tục, phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất tồn của hàng tồn kho, có thể tính giá trị xuất bất kỳ lúc nào.

Công thức tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được thể hiện:

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng xuất kho trong kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Là phương pháp phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không có tính chất thường xuyên và liên tục, nên chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.

Công thức thể hiện:

Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị xuất cuối kỳ

Cách quản lý hàng hóa tồn kho

Hàng hóa tồn kho tại mỗi doanh nghiệp sẽ có những tính chất cụ thể khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản, cách quản lý hàng hóa tại các doanh nghiệp đều có những điểm chung.

Để đảm bảo được việc xử lý, xuất hàng kịp thời, tránh tình trạng để hàng quá lâu, các doanh nghiệp thường quản lý hàng tồn kho theo 2 yếu tố sau:

Đảm bảo theo dõi hàng qua từng khâu

Hàng hóa lưu trữ trong kho cần được bảo đảo theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát hàng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng luôn đi đều, tránh quá thời hạn sử dụng. Muốn vậy, quá trình theo dõi cần được thực hiện ở từng khâu thu mua, từng kho, nơi sử dụng và người phụ trách.

Khâu thu mua

Trong khâu này, người phụ trách cần phải theo dõi nắm thông tin chính xác từ 2 phía. Thứ nhất là các thông tin ngoài doanh nghiệp bao gồm: thị trường tiêu thụ hàng hóa, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, các chính sách bán đang được nhà cung cấp áp dụng, nguồn hàng có đảm bảo ổn định hay không,..

Thứ hai là các vấn đề nằm bên trong doanh nghiệp: Số lượng hàng hóa trong kho, chất lượng hàng, chủng loại hàng hóa, giá mua, tiến độ nhập kho, và khả năng cung ứng hàng so với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khâu bảo quản dự trữ

doanh nghiệp cần tạo dựng cơ sở lưu giữ hàng hóa tốt. Ví dụ kho, bến bãi,… để đáp ứng đúng chế độ bảo quản hàng trong kho. Nắm giữ chính xác khả năng dự trữ tối thiểu và tối đa đối với các kho hàng. Như vậy mới có thể đảm bảo luôn cung ứng kịp thời cho các hoạt động sản xuất và tiêu thụ. Giảm mức chi phí hàng trong kho xuống thấp nhất.

Các doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật thông tin để có cảnh báo kịp thời về số lượng hàng hóa khi vượt mức quy định cho phép. Từ những cảnh báo đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những điều chỉnh hợp lý. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Trong khâu sử dụng

Ở khâu sử dụng, việc theo dõi hàng hóa trong kho càng cần được đảm bảo chặt chẽ. Người quản lý đồng thời phải nắm bắt được 2 thông tin: đầu tiên là tình hình sản xuất, tiến độ thực hiện. Thứ 2, nhà quản lý cần tuân thủ việc sử dụng hàng hóa theo quy định, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí và tiến độ.

Từ đó, doanh nghiệp mới có thể giảm chi phí sản xuất, đưa ra giá thành sản phẩm thấp hơn. Lợi nhuận doanh nghiệp từ đó cũng cao hơn.

Đảm bảo tính chính xác của hàng hóa

Việc quản lý hàng hóa của doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyên. Đảm bảo quá trình quản lý tại kho luôn có đối chiếu quan hệ giữa các giá trị, hiện vật của từng loại hàng. Chính xác và trùng khớp giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp hàng trong kho. Giữa sổ sách kế toán và số liệu hàng thực tế trong kho.

Hàng hóa lưu kho là một trong những phần bắt buộc có trong mỗi doanh nghiệp nếu muốn lớn mạnh. Tuy nhiên, để có thể phát triển tốt các doanh nghiệp cần đảm bảo quản lý hàng tồn hiệu quả.

Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Mã vạch là công cụ giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, hiệu quả đang được hầu khắp các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Mã vạch được dùng để đặt tên cho từng nhóm hàng hóa sao cho dễ gọi tên và quản lý.

Khi cần tìm kiếm mặt hàng nào thì kế toán chỉ cần thực hiện thao tác quét mã, hệ thống sẽ cho bạn biết vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng và các trường thông tin đã được thiết lập từ trước để tiện cho việc tra cứu. Như vậy với việc sử dụng mã vạch, kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho quản lý kho.

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Do tính chất quan trọng của hoạt động quản lý kho, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm làm giải pháp hỗ trợ kế toán quản lý kho một cách chính xác, hiệu quả.

Theo đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.

Hàng tồn kho là tài khoản nào?

Để hạch toán hàng tồn kho trong nghiệp vụ kế toán thì nhân viên cần nắm được các loại tài khoản như sau:

Phương pháp kê khai thường xuyên

Với phương pháp kê khai thường xuyên thì thì bạn cần nắm được các mục:

Nhập kho hàng hóa cơ bản

Nhập kho mua hàng hóa, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu:

• Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;
• Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;
• Nợ TK 156: Giá trị của hàng hóa;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;
• Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán.

Trường hợp đã nhận được hóa đơn nhưng đến cuối kỳ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa chưa về kho, thì sẽ hạch toán căn cứ vào hoá đơn:

• Nợ TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa;
• Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho:

• Nợ TK 152: Giá trị của nguyên vật liệu;
• Nợ TK 153: Giá trị của công cụ dụng cụ;
• Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa;
• Có TK 151: Giá trị của hàng mua đang đi đường.

Trường hợp chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:

• Nợ TK 111/112/331…: Giá trị hàng được chiết khấu, giảm giá;
• Có TK 156: Giá trị hàng hóa (nếu tồn kho);
• Có TK 632: Giá vốn hàng bán(nếu hàng đã bán);
• Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá.

Trường hợp mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:

• Nợ TK 156: Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá;
• Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm = Số tiền phải thanh toán-giá mua nếu trả tiền ngay;
• Có TK 331: Tổng giá cần thanh toán.

Hàng kỳ khi tính số lãi khi mua hàng trả chậm, trả góp:

• Nợ TK 635: Phần lãi trả chậm kì đó;
• Có TK 242: Phần lãi trả chậm kì đó.

Hạch toán chi phí khi mua hàng hoá:

• Nợ TK 156: Chi phí mua khi hàng hoá;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí khi mua hàng hoá;
• Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán.

Hàng hoá xuất bán/kết chuyển chi phí dở dang của phần cung cấp dịch vụ:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
• Có TK 156: Giá trị hàng đã xuất bán.

Hàng hoá gia công/chế biến

Khi hàng hoá được đưa đi gia công hoặc chế biến:

• Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến;
• Có TK 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.

➞ Chi phí gia công, chế biến hàng hoá:

• Nợ TK 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
• Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
• Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.

➞ Khi nhập kho hàng hoá đã gia công hoặc chế biến:

• Nợ TK 156: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến;
• Có TK 154: Giá trị hàng hoá sau khi gia công hoặc chế biến.

Xuất kho hàng gửi đi bán

• Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán;
• Có TK 156: Hàng gửi đi bán.

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng hoá cuối kỳ trước sang trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ:

• Nợ TK 611: Mua hàng;
• Có TK 156: Hàng hoá.

Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

• Nợ TK 156: Hàng hoá;
• Có TK 611: Mua hàng.

Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:

• Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
• Có TK 611: Mua hàng.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số thắc mắc của bạn đọc về hàng tồn kho là gì như sau:

Hàng tồn kho là tài khoản nào?

Tài khoản 156 là tài khoản được doanh nghiệp dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa bao gồm: hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.

Vòng quay hàng tồn kho là gì?

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) là thước đo số lần hàng tồn kho của một cơ sở kinh doanh luân chuyển trong một khoảng thời gian nhất định để tạo ra doanh thu được ghi nhận trong khoảng thời gian đó.

Cũng có thể hiểu, vòng quay hàng tồn kho là chỉ tiêu đo lường tốc độ bán hàng của một doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp xác định được mức độ dự trữ hàng tồn kho hợp lý để chủ động trong sản xuất, tiêu thụ; đồng thời không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho hay kế toán theo dõi hàng tồn kho (tiếng Anh là Warehouse Accountant) là vị trí công việc của những kế toán làm việc tại kho hàng hóa, nguyên vật liệu thuộc doanh nghiệp. Các kế toán kho thực hiện các hoạt động kiểm tra, ghi chép, lập chứng từ, báo cáo xuất nhập tồn kho

Tồn kho tối thiểu là gì?

Hạn mức hàng tồn kho tối thiểu là số lượng ít nhất phải có trong kho hàng lưu trữ. Nó đảm bảo tính sẵn có cho số lượng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và hạn chế tối đa nguy cơ hết hàng.

Trên đây là thông tin về hàng tồn kho là gì? mà Vinatech Group đã tổng hơp và giải đáp cho bạn. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ có câu trả lời phù hợp nhất cho mình.