Thành lập kho chứa hàng: Thủ tục, quy trình và cách xin giấy phép

Thành lập kho chứa hàng có đơn giản không? Thủ tục thực hiện thế nào? Để việc bán hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, hiệu quả, nhiều doanh nghiệp thành lập kho chứa hàng.

Tuy nhiên, để thành lập kho hàng cần rất nhiều thủ tục với các loại thuế khác nhau. Vậy kho chứa hàng là gì, kho chứa hàng có nộp thuế môn bài không?

Hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu vấn đề này.

Nội dung bài viết

Kho chứa hàng là gì?

Kho hàng (tiếng Anh Warehouse) được xem là một loại hình cơ bản của nhóm ngành logistics. Kho chứa hàng là nơi cất giữ, lưu trữ các nguyên liệu, vật tư, hàng hóa.

Nói cách khác, kho hàng là nơi chứa thành phẩm trong quá trình luân chuyển từ điểm đầu, đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng. Chúng mang lại khả năng lưu trữ, bảo quản, chuẩn bị hàng hóa của doanh nghiệp. Từ đó, đảm bảo hàng hóa luôn được cung ứng liền mạch cả về số lượng và chất lượng.

Có thể thấy, kho hàng là nơi không thể thiếu đối với các nhà máy, doanh nghiệp, cửa hàng, siêu thị,… Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng khác nhau cũng như tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa mà chọn kệ chứa hàng cho kho phù hợp với loại hình hàng hóa.

Vai trò kho chứa hàng đối với doanh nghiệp

Kho chứa hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ hàng hóa, đảm nhiệm những chức năng quan trọng như:

Gom hàng: Đây là chức năng đầu tiên của kho chứa hàng. Các đồ vật, thiết bị, nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ các nơi khác nhau sẽ cần một nơi để tập kết lưu trữ. Vì vậy kho chứa hàng là giải pháp hiệu quả giúp mọi thứ được tập trung lại và quản lý khoa học hơn.
Bảo quản và lưu trữ: Một chức năng quan trọng bậc nhất của nhà kho là đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, duy trì được chất lượng trong thời gian dài. Để đạt được yêu cầu này, nhà kho cần có vị trí cao ráo, thiết kế kiên cố thoáng mát, giữ vệ sinh sạch sẽ và giao thông thuận tiện để quá trình giao nhận hàng diễn ra thuận tiện.
Phối hợp các loại mặt hàng: Kho chứa hàng có thể chứa nhiều thành phẩm đa dạng khác nhau, nhưng cũng có thể chứa các linh kiện, bộ phận của sản phẩm chưa hoàn chỉnh. Lúc này kho chứa hàng sẽ là nơi để lắp ráp, đóng gói thành phẩm, hay phối hợp tách ghép các mặt hàng thành từng loại theo như nhu cầu đơn hàng.

Doanh nghiệp có nên thành lập kho chứa hàng

Doanh nghiệp nên thành lập và đăng ký địa chỉ kho chứa hàng.

Trường hợp doanh nghiệp muốn minh bạch hóa chứng từ xuất nhập kho nên muốn thành lập kho chứa hàng diện chi nhánh thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh thay vì đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể đăng ký chi nhánh theo hình thức hoạch toán phụ thuộc để tránh nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp. Lúc này chi nhánh cũng chỉ phải đóng thuế môn bài hàng năm như các địa điểm kinh doanh bình thường.

Các hình thức đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp:

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng có thể đăng ký một trong hai hình thức là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Điều kiện thành lập kho chứa hàng

Kho chứa hàng thường được phân loại là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và cần phải có đăng ký địa điểm kinh doanh. Ngoài ra, nếu các doanh nghiệp có kho hàng ở tỉnh, địa phương khác mà không phục vụ cho hoạt động kinh doanh, chỉ chứa hàng thì vẫn phải kê khai, nộp thuế với cơ quan thuế nơi đó.

Kho hàng là một trong những loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thành lập kho hàng dưới hình thức chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Địa điểm đặt kho thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng mượn.
Người đứng đầu địa điểm kinh doanh không thuộc diện cấm tham gia lao động, quản lý trong doanh nghiệp tư nhân.
Ngành nghề kinh doanh liên quan đến các loại hàng hóa kinh doanh tại kho hàng đã được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới ban hành theo quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Quy trình thành lập kho chứa hàng

Chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh thông báo thành lập địa điểm kinh doanh:

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.

Thông báo lập địa điểm kinh doanh

Thông tin mà doanh nghiệp cần biết gồm:

Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.
Thông báo lập địa điểm kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc do người đứng đầu chi nhánh ký trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Thủ tục thành lập kho hàng ở ngoại tỉnh

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Thông báo địa điểm kinh doanh:

Nội dung thông báo gồm:

Mã số doanh nghiệp.
Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở).
Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh.
Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh.
Họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc họ, tên, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.
Đối với địa điểm kinh doanh các sản phẩm trong lĩnh vực y/dược thì cần thêm bản sao (công chứng hoặc chứng thực) chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

Lưu ý khi thành lập kho chứa hàng cho doanh nghiệp

Tên địa điểm kinh doanh không có quy định hướng dẫn về cách đặt tên, vì vậy doanh nghiệp có thể đặt tên địa điểm kinh doanh của công ty theo chức năng của địa điểm để dễ dàng nhận biết. Việc đặt tên được quy định tại điều 40 của Luật doanh nghiệp năm 2020 như sau:

Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.

3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

Ngoài ra:

Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
Phần tên riêng trong tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
Đối với những doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành đơn vị hạch toán phụ thuộc do yêu cầu tổ chức lại thì được phép giữ nguyên tên doanh nghiệp nhà nước trước khi tổ chức lại. Ví dụ: Trường hợp mở địa điểm kinh doanh là Kho chứa hàng, có thể đặt tên là: Kho chứa hàng – Công ty …; Kho hàng; ….
Địa điểm đặt kho thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng mượn;
Công ty được phép mở địa điểm kinh doanh (Kho hàng) ở tỉnh, thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính công ty, trụ sở chính chi nhánh;
Ngành nghề kinh doanh kho hàng phải nằm trong danh mục ngành nghề mà đơn vị chủ quản của kho hàng đã đăng ký và phải được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới ban hành theo quyết định 27/2018/QĐ-Ttg;
Thủ tục đăng ký mở Địa điểm kinh doanh quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi địa điểm kinh doanh đặt địa chỉ.

Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập kho chứa hàng

Khi thành lập kho chứa hàng thì bạn cần lưu ý các mốc thời gian sau khi nộp hết thủ tục như sau:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
Việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
Ngoài ra, công ty còn làm thêm thủ tục thông báo và kê khai với cơ quan thuế về việc thành lập thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh công ty, văn phòng đại diện trưc thuộc doanh nghiệp để cơ quan thuế quản lý. Trong trường hợp kho hàng cùng tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì công ty chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế môn bài, thuế GTGT cho kho hàng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty. (Căn cứ pháp lý: Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài; điểm b, khoản 1, Điều 1 Thông tư 156/2013/TT-BTC).
Nếu doanh nghiệp thuê kho chứa hàng, có hợp đồng, hóa đơn đầu vào và chứng từ thanh toán đầy đủ nhưng không thực hiện đầy đủ đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, không nộp thuế môn bài thì chi phí thuê kho sẽ bị loại khi tính (quyết toán) thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Thuế môn bài khi thành lập kho chứa hàng

Theo Pháp lệnh Thuế Công thương nghiệp 1983, thuế môn bài là thuế kinh doanh của tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh thường xuyên. Hoặc thuế kinh doanh của những người buôn từng chuyến hàng.

Hiểu một cách nôm na, thuế môn bài là mức thuế mà một doanh nghiệp hay hộ kinh doanh phải đóng hàng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy phép kinh doanh. Hiện nay, thuật ngữ thuế môn bài ít được sử dụng. Thay vào đó, nó được đổi thành lệ phí môn bài.

Kho chứa hàng có phải nộp thuế môn bài không?

Theo quy định tại Nghị định 139/2016/NĐ-CP, thuế môn bài chỉ áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp được miễn loại thuế này.

Trong trường hợp kho hàng của công ty không hoạt động kinh doanh, sản xuất (có ghi rõ trên giấy ĐKKD là không hoạt động kinh doanh), thì không phải nộp thuế môn bài. Nếu một kho hàng không thực hiện các hoạt động kinh doanh, sản xuất và không liên quan đến việc mua bán, trao đổi hàng hóa, mà chỉ có chức năng là lưu trữ thì không có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài.

Trường hợp công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh, sản xuất, thì công ty sẽ phải xem xét và tuân thủ các quy định về thuế môn bài tại thời điểm đó. Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP về lệ phí môn bài, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thường phải nộp lệ phí môn bài.

Mọi hoạt động cần được xác nhận và theo dõi các quy định và hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế địa phương để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý. Để đảm bảo chính xác và đúng quy định, bạn nên tham khảo các quy định và hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế địa phương hoặc tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia thuế.

Tư vấn setup kệ cho kho chứa hàng phù hợp

Khi đã biết được đáp án câu hỏi kho chứa hàng có nộp thuế môn bài không bạn có thể bắt tay vào setup nhà kho để hoạt động lưu trữ, luân chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Hiện nay, việc setup kho hàng đang là một trong những hoạt động được nhiều người quan tâm. Xây dựng kho hàng không chỉ chú ý đến đơn vị thi công lắp đặt mà còn phải cân nhắc đến yếu tố lựa chọn chủng loại giá đỡ kho hàng phù hợp với hàng hóa. Do đó, lựa chọn đơn vị thi công, cung cấp sản phẩm giá kệ uy tín, chất lượng là rất quan trọng.

Thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp, thi công, setup kho hàng. Trong đó, Vinatech Group là một trong những đơn vị uy tín, có lịch sử phát triển lâu năm, được nhiều khách hàng tin tưởng.

Vinatech Group là nhà sản xuất giá kệ hàng đầu Việt Nam hiện nay. Với 13 năm kinh nghiệm trong sản xuất, cung ứng, lắp đặt, đến nay đã trở thành đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Một số kho hàng lớn, tiêu biểu đơn vị này đã thi công, setup có thể kể đến như: Kho vận Hải Dương, kho hàng của Điện lực Hưng Yên, kho cho công ty Streamax (Bắc Ninh); Kho Vĩnh Giang (Bắc Ninh), kho hàng Thái Lan….

Trên đây là đáp án câu hỏi kho chứa hàng có nộp thuế môn bài không. Có thể thấy, tùy thuộc vào loại hình hoạt động nhà kho mà bạn xác định có phải đóng thuế này hay không. Điều quan trọng cần làm khi setup nhà kho đó là lựa chọn đơn vị, nhà cung cấp uy tín. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ setup kho chứa hàng.

Bạn đọc quan tâm: