Quy trình quản lý kho theo ISO: Cách thực hiện và áp dụng vào doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho theo ISO là gì? Cách thực hiện mô hình quản lý này thế nào? Hướng dẫn áp dụng ra sao?  Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là một phương pháp được các nước trên thế giới áp dụng rất nhiều vì đem lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp.

Nhưng phương pháp này lại ít được các công ty ở Việt Nam biết đến vì đây còn là một khái niệm khá mới, phần lớn các doanh nghiệp chưa nắm được quy trình chuẩn.

Vậy thế nào là quản lý kho theo ISO? Phương pháp này có ưu điểm thế nào? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu chi tiết nhé!

Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?

Quy trình quản lý kho theo ISO là việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng dựa theo các tiêu chuẩn ISO kể trên bao gồm các bước trình tự quản lý theo mục tiêu được đúc kết dựa vào kinh nghiệm và trải nghiệm thực tiễn tại doanh nghiệp. Quản lý kho theo ISO được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức sản xuất áp dụng và đạt năng suất hiệu quả.

ISO (International Organization for Standardization) là một Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ra đời với mục đích đặt ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và sản xuất cho 161 quốc gia thành viên trong đó có Việt Nam. Hiện nay có rất nhiều tiêu chuẩn ISO được đặt ra như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000,… và sức ảnh hưởng của các chuẩn này là rất lớn.

Quy trình quản lý kho theo ISO giúp cho quá trình nhập – xuất kho, lưu trữ, vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Quản lý nguồn hàng một cách khoa học đảm bảo định mức tồn kho cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiết kiệm ngân sách trong việc đầu tư hàng hóa, tạo tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý kho theo ISO

Tính chất và đặc điểm của hàng hóa khác nhau đòi hỏi các phương pháp sắp xếp, bảo quản và xử lý riêng biệt. Chính vì vậy, mỗi ngành sẽ có những yêu cầu đặc thù riêng về quản lý kho. Hiểu rõ và áp dụng các yêu cầu này, doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động.

Không có quy trình quản lý kho theo ISO chung nào dành cho tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên quy trình này thường bao gồm 4 mục cho quản lý kho:

• Quy trình nhập kho
• Quy trình xuất kho
• Quy trình kiểm kê vật tư/hàng hóa lưu kho
• Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong kho

Dưới đây là các bước áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO chi tiết mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh để áp dụng vào trong doanh nghiệp của mình.

Quy trình quản lý nhập kho

Quy trình nhập kho diễn ra khi nguyên vật liệu của công ty bị thiếu hoặc hết hàng phục vụ sản xuất. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.

Dưới đây là sơ đồ quy trình nhập kho tiêu chuẩn được thiết kế để tối ưu hóa quá trình từ khâu thông báo nhập kho cho đến khi hàng được chính thức nhập vào kho và cập nhật vào sổ kho.

Bước 1: Thông báo nhập kho

Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sắp hết, người yêu cầu mà ở đây thường là nhân viên mua hàng hoặc kế toán kho cần lập yêu cầu/thông báo nhập kho.

Người yêu cầu sẽ chuẩn bị và gửi một email hoặc thông báo nhập kho, trong đó liệt kê chi tiết các mặt hàng cần nhập, bao gồm vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ và tài sản cố định. Thông báo này phục vụ như một chỉ dẫn ban đầu để các bên liên quan trong quy trình nhập kho chuẩn bị thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo của họ.

Lệnh này cần thông qua sự xét duyệt của lãnh đạo cũng như thông báo các bộ phận liên quan. Thời gian triển khai báo cáo – ký duyệt không nên kéo dài để quy trình giao hàng diễn ra đúng lúc, đúng quá trình.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho

Sau khi nhận được thông báo, kế toán kho hoặc kế toán trưởng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này là tài liệu quan trọng đặc tả chi tiết từng mặt hàng, số lượng và các thông tin liên quan khác cần thiết cho việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa khi nhập vào kho.

Phiếu nhập kho sau đó cần được các bên thẩm quyền trong doanh nghiệp ký duyệt để chứng thực tính pháp lý và chính xác của việc nhập hàng.

Bước 3: Nhập kho

Khi phiếu nhập kho đã được ký duyệt, hàng hóa sẽ được chính thức nhập vào kho. Thủ kho chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa nhập vào đúng với thông tin trên phiếu nhập kho đã được duyệt.

Hàng hóa sẽ được kiểm tra về chất lượng và số lượng trước khi chuyển vào vị trí lưu trữ thích hợp trong kho. Sau khi hàng hóa đã được nhập, phiếu nhập kho sẽ được ký xác nhận hoàn thành và sổ kho sẽ được cập nhật để phản ánh các mục mới được thêm vào.

Quy trình xuất kho theo ISO

Quy trình xuất kho được thiết kế để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong việc quản lý và phân phối hàng hóa từ kho đến các bộ phận sử dụng hoặc khách hàng.

Công tác xuất kho được chia thành 4 nhóm: xuất kho để bán, để sản xuất, để lắp ráp và để vận chuyển tới nơi khác. Tuy vậy, các quy trình đều có thao tác tương tự nhau, doanh nghiệp chỉ cần tìm hiểu một số bước sau:

Bước 1: Lập đề nghị xuất kho

Quy trình nhập kho bắt đầu khi người yêu cầu, thường là nhân viên từ bộ phận sản xuất hoặc bán hàng nhận thấy nhu cầu cần dùng đến hàng hóa.

Người yêu cầu sẽ lập đề nghị xuất kho bao gồm chi tiết các thông tin về loại hàng, số lượng và mục đích sử dụng. Đề nghị này sau đó được người xác nhận yêu cầu (có thẩm quyền theo bảng phân công công việc của công ty) kiểm duyệt và ký tên.

Đầu ra của bước này là một đề nghị xuất kho đã hoàn chỉnh với đầy đủ chữ ký, sẵn sàng cho việc kiểm tra và phê duyệt tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho & duyệt xuất kho

Tiếp theo, đề nghị xuất kho sẽ được chuyển đến kế toán kho và người kiểm tra hàng hóa để xác minh số lượng và tình trạng của hàng hóa so với yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo rằng hàng hóa đủ điều kiện và sẵn có trong kho.

Sau khi kiểm tra, người phê duyệt (theo bảng thẩm quyền duyệt) sẽ xem xét và phê duyệt phiếu xuất kho nếu mọi thứ đều phù hợp.

Bước 3: Xuất kho

Cuối cùng, sau khi phiếu xuất kho được duyệt, thủ kho sẽ thực hiện việc sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa cho quá trình xuất kho. Thủ kho cùng người nhận hàng (có thể là bộ phận sử dụng hoặc khách hàng) sẽ cùng nhau kiểm tra và xác nhận số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa khi xuất kho.

Mọi thông tin này sau đó được ghi chép lại trên phiếu xuất kho và được cả hai bên ký nhận. Đồng thời, sổ kho cũng sẽ được cập nhật để phản ánh chính xác số lượng hàng hóa đã xuất kho.

Quy trình kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho là một phần thiết yếu của quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và cập nhật của dữ liệu hàng tồn kho.

Quá trình này bao gồm nhiều bước, mỗi bước đều có trách nhiệm và đầu ra cụ thể dưới đây.

Bước 1: Thông báo kiểm kê hoặc Lập yêu cầu kiểm kê

Thông thường các doanh nghiệp sẽ kiểm kê hàng hóa định kỳ 3 – 6 tháng 1 lần hoặc kiểm kê đột xuất theo yêu cầu.

Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp hoặc nhân sự chịu trách nhiệm sẽ thông báo lịch kiểm kê hàng hóa định kỳ hoặc đột xuất cho các bộ phận liên quan. Thông báo này sẽ được gửi qua email hoặc các kênh thông tin phù hợp và bao gồm các chi tiết như thời gian, phạm vi, mục tiêu của cuộc kiểm kê, nhằm đảm bảo mọi người liên quan đều sẵn sàng cho quá trình kiểm kê.

Bước 2: Kiểm kê

Sau khi nhận thông báo, Trưởng phòng HCTH cùng với Thủ kho và Kế toán kho sẽ lập Biên bản kiểm kê. Biên bản này bao gồm việc danh sách các mặt hàng cần kiểm tra, kế hoạch chi tiết về cách thức tiến hành cũng như nguồn lực cần thiết.

Mục đích của việc lập yêu cầu là để tạo ra một khuôn khổ rõ ràng cho cuộc kiểm kê, đảm bảo rằng mọi vật tư, hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả.

Bước 3: Xử lý sau kiểm kê

Sau khi kiểm kê, bất kỳ sự chênh lệch nào giữa bản ghi và thực tế đều được xử lý. Trưởng phòng HCTH cùng với Kế toán trưởng và Trưởng ban tài chính sẽ xem xét các biên bản và xử lý các vấn đề như thừa thiếu, hỏng hóc.

Quá trình này cũng bao gồm việc cập nhật các sổ sách, điều chỉnh số lượng hoặc đưa ra các quyết định về việc xử lý hàng tồn dư.

Bước 4: Tổng hợp báo cáo

Cuối cùng, một báo cáo tổng hợp về hàng tồn kho sẽ được lập để cập nhật tất cả dữ liệu về tình trạng của vật tư, hàng hóa trong kho.

Báo cáo này sẽ được Kế toán trưởng và Trưởng ban tài chính xem xét và phê duyệt, đảm bảo rằng tất cả thông tin là chính xác, phản ánh đúng tình hình hàng tồn kho của công ty.

Quy trình quản lý kho với mã hàng

Mỗi doanh nghiệp luôn phải quản lý nhiều mã sản phẩm khác nhau. Do đó việc quản lý kho theo mã hàng là một yêu cầu không thể bỏ qua trong quy trình quản lý kho hàng.

Bước 1: Chuyển giao thông tin thay đổi

Người quản lý có thể quy định tên cho từng sản phẩm khi sản xuất, nhưng mã hàng gắn theo chúng sẽ thay đổi. Trong quá trình chuyển giao sản phẩm, mã hàng mới cần được tạo để phù hợp với đơn vị chuyển giao.

Bộ phận kế hoạch hoặc người quản lý có nhu cầu chỉnh sửa hoặc hủy bỏ mã hàng cần gửi yêu cầu đến người giám sát kho, thông qua hệ thống phần mềm hoặc gọi trực tiếp cho người có trách nhiệm quản lý.

Bước 2: Đối chiếu hàng hóa hiện có

Tùy theo yêu cầu cụ thể, nhân viên tại kho sẽ thực hiện các thay đổi khác nhau. Quá trình này là không thể thiếu. Nhiều lỗi có thể xảy ra nếu bước này bị bỏ sót, làm cho thông tin trở nên không chính xác và không đồng bộ.

Bước 3: Cập nhật các thông tin nhanh chóng

Nếu đã kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo rằng báo cáo chính xác, người quản lý kho sẽ tiến hành cập nhật thông tin về sự thay đổi lên hệ thống chung. Điều này đòi hỏi phải có văn bản hoặc chứng cứ minh bạch để có khả năng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp sự cố xảy ra.

Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong kho

Tùy vào tính chất của hàng hóa, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy định khác nhau về việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản vật tư hàng hóa trong kho.

Dưới đây là một số nguyên tắc và quy định cơ bản thường được áp dụng trong quản lý kho để đảm bảo việc sắp xếp và bảo quản hàng hóa được thực hiện một cách tốt nhất:

Quy định sắp xếp và bảo quản vật tư/hàng hóa trong đảm bảo rằng các mặt hàng được giữ an toàn, dễ dàng truy cập

Nguyên tắc sắp xếp:

• Phân loại hàng hóa: Hàng hóa trong kho cần được phân loại một cách hệ thống theo loại, kích cỡ, hạn sử dụng hoặc các tiêu chí phù hợp khác. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng vật tư trở nên nhanh chóng và hiệu quả.
• Vị trí lưu trữ: Phải xác định rõ ràng các vị trí lưu trữ cho từng loại hàng hóa, ưu tiên hàng hóa xuất kho thường xuyên hoặc nặng cần được đặt ở vị trí dễ lấy.
• Khoảng cách an toàn: Duy trì khoảng cách hợp lý giữa các kệ hàng và giữa các lối đi để đảm bảo an toàn cho nhân viên khi vận chuyển hàng hóa và phòng ngừa hỏa hoạn.

Nguyên tắc bảo quản:

• Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Đối với hàng hóa nhạy cảm với nhiệt độ và độ ẩm như thực phẩm, dược phẩm và hóa chất, cần phải lưu trữ trong môi trường có điều kiện kiểm soát chặt chẽ.
• Bảo vệ hàng hóa: Sử dụng các biện pháp bảo vệ như bao bì hoặc kệ để tránh hư hỏng do va đập, trầy xước hoặc các yếu tố môi trường khác.
• Chống côn trùng và động vật gây hại: Thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh sự xâm nhập của côn trùng và động vật gây hại, bảo vệ hàng hóa không bị hư hại.

Lợi ích áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO

Nếu doanh nghiệp của bạn không có một quy trình quản lý kho chuẩn thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề về hệ thống lưu trữ, luân chuyển hàng hóa, làm thất thoát một lượng hàng tồn kho lớn, gây mất cân bằng giữa việc sản xuất và tiêu thụ hàng hóa làm ra.

Có thể thấy rằng với các doanh nghiệp càng lớn, việc quản lý kho theo quy trình ISO sẽ là một lợi thế vô cùng lớn cho việc vận hành kho. Lợi ích mà quy trình này mang lại có thể kể đến như:

• Hạn chế rủi ro hoặc sự cố ngoài ý muốn liên quan đến việc vận hành kho
• Giảm thiểu tình trạng tồn kho và thất thoát hàng hóa, nguyên liệu
• Dễ dàng thiết lập quy trình quản lý kho một cách đơn giản và dễ áp dụng
• Giám sát quá trình xuất – nhập kho và luân chuyển hàng hóa một cách chặt chẽ hơn
• Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng kho và quá trình làm việc của nhân viên kho
• Tăng cường năng suất làm việc, tạo động lực và tinh thần trách nhiệm trong công việc cho mỗi nhân viên
• Kiểm soát, phát hiện nhanh chóng những lỗi phát sinh để giải quyết nhanh chóng, kịp thời
• Tiết kiệm được thời gian hơn trong việc kiểm kê, báo cáo so với việc quản lý kho thủ công
• Tăng tính chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ, tạo được điểm nhấn trong mắt của khách hàng, đối tác

Thiết kế hệ thống kho hàng quản lý chuẩn theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn quốc tế là một trong những mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp hướng tới. Và để đạt mục tiêu này thì hệ thống kệ kho hàng cần tối ưu và thiết kế lưu trữ thông minh.

Hiện Vinatech Group là đơn vị chuyên tư vấn và thiết kế các mô hình nhà kho thông minh giúp tối ưu quy trình và quản lý hiệu quả giúp tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.

Với các mẫu giá kệ để hàng như: kệ Pallet, kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Shuttle, kệ con lăn, kệ VNA,… Với kinh nghiệm trên 14 năm hoạt trong lĩnh vực tư vấn và thiết kế kho hàng. Chúng tôi đã hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp có giải pháp lưu trữ và quản lý kho hiệu quả.

Với các mô hình kho thông minh ứng dụng ERP của chúng tôi sẽ đem tới cho doanh nghiệp:

• Khả năng linh động trong việc đặt mã vật tư và hàng hóa một cách đồng nhất.
• Cho phép phân nhóm hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý.
• Lưu trữ lượng lớn thông tin chi tiết.
• Hỗ trợ đơn vị tính linh động.
• Giúp kiểm soát tốt tồn kho,
• Thực hiện giao dịch kho tức thì và chính xác về giá trị.

Trên đây là thông tin về quy trình quản lý kho theo ISO mà Vinatech Group đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ hiểu hơn về hình tức lưu trữ kho hiện đại này.