Hàng tồn kho là gì? Hàng tồn kho có những phân loại nào? Và có những phương pháp nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Nếu đây là những vẫn đề bạn đang thắc mắc, hãy cùng Vinatech Group tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
1. Tìm hiểu khái niệm hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là gì? Hiểu đơn giản, hàng tồn kho là toàn bộ tài sản hiện có dưới dạng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa mà doanh nghiệp đang nắm giữ để phục vụ sản xuất hoặc bán ra trong kỳ kinh doanh.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02), hàng tồn kho được hiểu là:
- Tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường;
- Hoặc đang trong quá trình sản xuất dở dang;
- Hoặc là nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán như tài sản ngắn hạn. Nó phản ánh khả năng thanh khoản và vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc xác định giá trị tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính, thuế thu nhập doanh nghiệp và các quyết định quản trị.
2. Vai trò của hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng và đáp ứng nhu cầu thị trường. Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp:
- Đảm bảo tính liên tục trong sản xuất: Duy trì nguồn nguyên vật liệu ổn định giúp quy trình sản xuất không bị gián đoạn, tránh tình trạng thiếu hụt ảnh hưởng đến tiến độ và đơn hàng.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời: Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp phục vụ đơn hàng ngay lập tức, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh.
Phòng ngừa rủi ro chuỗi cung ứng: Trong bối cảnh biến động giá cả, thiên tai, hay gián đoạn nguồn cung, hàng tồn kho đóng vai trò như bộ đệm bảo vệ hoạt động kinh doanh. - Tận dụng cơ hội kinh doanh: Khi có chương trình khuyến mãi từ nhà cung cấp hoặc dự báo nhu cầu tăng cao (mùa cao điểm), tồn kho hợp lý giúp tối đa hóa lợi nhuận.
3. Phân loại hàng tồn kho chi tiết
Sau khi đã hiểu được hàng tồn kho là gì và vai trò của hàng tồn kho, cùng tìm hiểu hàng tồn kho gồm những phân loại nào. Hàng tồn kho được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm và giai đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh. Dưới đây là các loại hàng tồn kho phổ biến nhất:
| Loại hàng tồn kho | Mô tả | Ví dụ thực tế |
| Nguyên vật liệu | Nguyên liệu thô, vật tư chưa qua chế biến, đầu vào cho sản xuất | Vải, sợi (dệt may); thép, nhựa (sản xuất); gạo, đường (thực phẩm) |
| Bán thành phẩm | Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện | Linh kiện điện tử đang lắp ráp; quần áo đã cắt chưa may; xe ô tô đang trên dây chuyền |
| Thành phẩm | Sản phẩm đã hoàn thành, sẵn sàng bán cho khách hàng | Điện thoại đóng hộp; quần áo hoàn chỉnh; thực phẩm đóng gói |
| Hàng hóa | Hàng mua vào để bán ra, không qua chế biến (doanh nghiệp thương mại) | Hàng điện máy tại siêu thị; sách vở tại nhà sách; mỹ phẩm tại cửa hàng |
| Công cụ, dụng cụ | Dụng cụ lao động, bao bì, phụ tùng thay thế | Khuôn mẫu sản xuất; thùng carton đóng gói; phụ tùng bảo trì máy móc |
| Hàng gửi bán | Hàng được gửi đến đại lý, cửa hàng nhưng chưa xuất bán | Sản phẩm consignment tại các điểm bán lẻ |
Theo đó:
- Doanh nghiệp sản xuất thường duy trì cả ba loại: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Ví dụ, một nhà máy sản xuất giày dép sẽ có da, keo, đế giày (nguyên vật liệu), giày đã cắt may nhưng chưa đóng hộp (bán thành phẩm), và giày hoàn chỉnh đóng hộp (thành phẩm).
- Doanh nghiệp thương mại chủ yếu quản lý hàng hóa mua vào để bán ra. Một cửa hàng điện thoại, chẳng hạn, chỉ tồn kho các sản phẩm điện thoại, phụ kiện từ nhà phân phối mà không thực hiện sản xuất.
4. Các phương pháp quản lý và tối ưu hàng tồn kho
Bên cạnh thắc mắc hàng tồn kho là gì, nhiều người cũng quan tâm đến các phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu. Thực tế, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa phương pháp truyền thống và các công nghệ hiện đại:
Phương pháp Kaizen (Cải tiến liên tục)
Áp dụng triết lý cải tiến nhỏ, liên tục từ Nhật Bản vào quản lý tồn kho. Phương pháp này sẽ loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa không gian kho và quy trình vận hành. Nhân viên kho được động viên đề xuất cải tiến hàng ngày, từ việc sắp xếp hàng hóa đến tối ưu khả năng luân chuyển.
Kiểm kê định kỳ và kiểm kê liên tục
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện vào thời điểm cố định (cuối tháng, quý, năm). Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít SKU.
- Kiểm kê liên tục: Kiểm tra một phần hàng tồn kho mỗi ngày/tuần theo chu kỳ. Phương pháp này giúp phát hiện sai lệch sớm, không gián đoạn hoạt động kinh doanh và phù hợp với doanh nghiệp lớn.
Hệ thống mã SKU
Mỗi sản phẩm được gán một mã SKU duy nhất để theo dõi, phân biệt các thuộc tính như kích cỡ, màu sắc, phiên bản. Hệ thống mã SKU chuẩn hóa giúp giảm sai sót nhập xuất, tăng tốc độ tra cứu và hỗ trợ phân tích dữ liệu tồn kho chính xác.
Phần mềm quản lý kho WMS
Hệ thống WMS tự động hóa quy trình nhập, xuất, kiểm kê, theo dõi vị trí hàng hóa theo thời gian thực. Phần mềm tích hợp với mã vạch, RFID, giúp giảm sai sót thủ công, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và cung cấp báo cáo phân tích chi tiết.
Theo dõi KPIs (Chỉ số đo lường hiệu suất)
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần theo dõi các chỉ số quan trọng như:
- Inventory Turnover Ratio (Vòng quay tồn kho): Đo lường tốc độ bán hàng và thay thế tồn kho
- Days Sales of Inventory (DSI): Số ngày trung bình để bán hết tồn kho
- Fill Rate: Tỷ lệ đơn hàng được đáp ứng đầy đủ từ tồn kho sẵn có
- Stockout Rate: Tần suất hết hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng
Ứng dụng Excel trong quản lý tồn kho
Với doanh nghiệp nhỏ, Excel vẫn là công cụ hiệu quả để theo dõi nhập xuất tồn, tính toán tồn kho tối thiểu/tối đa, và lập báo cáo cơ bản. Sử dụng các hàm VLOOKUP, SUMIF, Pivottable giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng.
Hy vọng bài viết trên của Vinatech Group sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn hàng tồn kho là gì, gồm những phân loại nào và phương pháp tối ưu ra sao. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý hàng tồn kho hoặc cần tư vấn về giải pháp kệ kho thông minh, hãy liên hệ với Vinatech Group để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.
