Order Picking là gì? Quy trình lấy hàng này có lợi ích thế nào?

Order Picking là gì? Vai trò của hoạt động này trong kho hàng được đánh giá thế nào? Các doanh nghiệp tại sao cần mở rộng và phát triển Order Picking trong sản xuất.

Làm thế nào để phát triển được quy trình Order Picking hoàn chỉnh và ứng dụng vào lưu trữ hàng hóa? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu nhé!

Order Picking là gì?

Order Picking là lấy hàng, nhặt hàng hóa trong kho. Đây là quá trình tìm kiếm, thu thập và lấy hàng hóa trong kho theo danh sách đặt hàng của khách (customer order). Quá trình này là một trong những giai đoạn đầu tiên để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng.

Tuy nhiên, quy trình lấy hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất tổng thể của chuỗi cung ứng (bao gồm tốc độ xử lý đơn hàng) và quá trình kiểm soát hàng tồn kho, tùy thuộc vào chiến lược lấy hàng của mỗi doanh nghiệp.

Và điều cần đảm bảo ở đây là quy trình Order picking phải được diễn ra một cách hoàn hảo để cho các công đoạn còn lại như đóng gói đơn hàng hay khâu vận chuyển hàng hóa cũng được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

Để hình dung rõ hơn về công việc này, bạn có thể tự đặt mình vào tình huống tương tự. Giả sử bạn đang đi mua sắm tại một siêu thị. Lúc này, bạn cũng như một nhân viên Order picking – bạn có danh sách những món đồ cần lấy nhưng chúng không nằm cùng một vị trí. Vì vậy bạn cần đi xung quanh để có thể lấy đủ mặt hàng mong muốn. Và đây cũng là nhiệm vụ của một “người lấy hàng theo đơn đặt hàng” cần làm trong kho hàng.

Khi quy trình lấy hàng trong kho diễn ra hiệu quả, tốc độ và độ chính xác được cải thiện. Cùng với đó là giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí trong quá trình lưu trữ hàng hóa.

Order Picking gồm những loại hình nào?

Phân loại các loại hình lấy hàng Order Picking

Single Picking (Lấy hàng theo đơn lẻ)

Phương pháp này yêu cầu các nhân viên chuẩn bị tất cả các mặt hàng và nguyên vật liệu trước khi chúng được đưa vào sản xuất hoặc vận chuyển. Người lấy hàng thường sử dụng danh sách chọn để tìm kiếm từng nguyên vật liệu trong kho và đưa chúng vào dây chuyền sản xuất.

Lợi thế: Phương pháp đơn giản và ít có khả năng gây nhầm lẫn. Phù hợp với các nhà kho nhỏ với khối lượng đơn hàng thấp và dễ dàng đào tạo nhân viên.

Khó khăn: Không hiệu quả đối với các công ty có nhiều đơn đặt hàng cần thực hiện. Thời gian di chuyển trong kho tăng lên vì người lấy hàng phải đi bộ qua toàn bộ kho để hoàn thành một đơn đặt hàng duy nhất.

Batch Picking (Lấy hàng hàng loạt theo lô)

Với hình thức Batch Picking thì đơn hàng được chia thành các lô nhỏ để tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các vị trí trong kho. Một nhân viên sẽ đi nhặt hàng cho nhiều mặt hàng/nguyên vật liệu trong một lô cùng một lúc. Phương pháp này phù hợp với các đơn đặt hàng có ít mã SKU với kích thước nhỏ để tránh gây mất thời gian cho công nhân khi lấy và vận chuyển hàng.

• Lợi thế: Tiết kiệm thời gian lặp lại cho việc di chuyển giữa các vị trí trong kho.
• Khó khăn: Hiệu quả nhất khi có nhiều đơn hàng có cùng đơn vị vận chuyển. Phần mềm ERP hoặc hệ thống quản lý đơn hàng có thể được sử dụng để phân tích các đơn đặt hàng và tối ưu hóa quá trình lấy hàng.

Wave Picking (Lấy hàng theo đợt)

Các đơn hàng sẽ được sắp xếp theo ưu tiên và lên kế hoạch để lấy hàng trong các khoảng thời gian cụ thể, giúp tối ưu hoá việc phân phối và vận chuyển. Ví dụ: Các đơn hàng có thể được chọn và lấy hàng đồng thời trong một khoảng thời gian cố định để đáp ứng yêu cầu đặc biệt như giao hàng trong ngày hoặc giao hàng nhanh.

• Lợi thế: Giúp tối ưu hoá quy trình lấy hàng và phân phối, đáp ứng yêu cầu giao hàng đặc biệt và giảm thiểu thời gian vận chuyển.
• Khó khăn: Yêu cầu sử dụng các giải pháp công nghệ để lên kế hoạch và quản lý việc lấy hàng một cách hiệu quả, cũng như đảm bảo tính chính xác và đúng thời gian của quá trình này.

Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực)

Nhà kho được chia thành nhiều khu vực riêng biệt và những người lấy hàng chỉ được phép làm việc trong một khu vực cụ thể và chọn SKU chỉ trong khu vực đó. Nhân viên có thể nhặt hàng cho nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc.

• Lợi thế: Giảm thời gian di chuyển giữa các khu vực để lấy hàng, đặc biệt là khi các SKU được phân bổ vào các khu vực khác nhau trong nhà kho. Điều này đặc biệt hữu ích khi người lấy hàng cần chọn các đơn đặt hàng với nhiều thành phần/nguyên vật liệu khác nhau. Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho các kho hàng có khối lượng lớn và có lưu lượng truy cập cao ở nhiều khu vực. Nó cho phép xử lý các đơn đặt hàng lớn nhanh chóng.
• Khó khăn: Có thể xảy ra tình trạng thời gian chết khi nhân viên của khu vực tiếp theo phải đợi đến khi nhận được hàng từ khu vực trước đó, đặc biệt là khi các khu vực có kích thước khác nhau hoặc có lưu lượng truy cập không đồng đều.

Lợi ích khi áp dụng Order Picking

Mục tiêu và lợi ích của phương pháp Order picking có thể kể tới như:

Giảm thiểu sai sót

Trong quy trình Order picking, việc chọn sai mặt hàng, bỏ qua các sản phẩm bị lỗi NG hoặc sai số lượng trong đơn đặt hàng là những sai sót thường gặp. Những mặt hàng này khi xuất kho và được gửi đến khách hàng sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến thương hiệu cũng như trải nghiệm khách hàng.

Mặc dù việc sai sót trong quá trình làm việc của con người là không thể tránh khỏi, nhưng doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác bằng cách sử dụng công nghệ như máy quét mã vạch và các giải pháp mà công nghệ mang lại.

Khi xảy ra lỗi trong quy trình lấy hàng, hãy lưu giữ hồ sơ và phân tích chúng để tìm ra nguyên nhân của vấn đề và từ đó giải quyết triệt để, giảm thiểu những sai sót không đáng có.

Giảm thiểu việc đi lại

Một trong những lãng phí lớn nhất ảnh hưởng tới năng suất kho là thời gian di chuyển của công nhân để thu thập các mặt hàng. Để giảm thiểu việc di chuyển đó, doanh nghiệp cần tổ chức chiến lược nhà kho và lên kế hoạch cẩn thận cho các tuyến đường chọn hàng. Đồng thời, liên lạc thường xuyên với nhân viên để tìm hiểu những yếu tố làm cản trở trong việc di chuyển trong kho.

Tăng tính an toàn

Để đảm bảo an toàn khi thực hiện quy trình lấy hàng trong kho, doanh nghiệp cần tập trung vào các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc xây dựng môi trường làm việc an toàn và thân thiện, cung cấp đầy đủ trang thiết bị bảo vệ cá nhân và đào tạo nhân viên về kỹ năng an toàn là rất quan trọng.

Để giảm thiểu nguy cơ tai nạn, doanh nghiệp cần chú ý đến việc giảm thiểu các yếu tố nguy hiểm, chẳng hạn như tránh đặt các mặt hàng quá cao hoặc quá thấp, đảm bảo mặt sàn trơn tru, sạch sẽ và không quá tải trọng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ như xe nâng, xe đẩy để giảm thiểu tác động của việc lấy và vận chuyển hàng hóa đến nhân viên

Tối đa hóa không gian

Để giảm thiểu thời gian lấy hàng và tối ưu hóa không gian kho, các doanh nghiệp nên tận dụng công nghệ để định vị chính xác vị trí của các mặt hàng. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng các phần mềm và hệ thống quản lý kho hàng WMS hiện đại, hệ thống định vị GPS hoặc bằng cách sử dụng mã vạch và các công nghệ nhận dạng khác.

Ngoài ra, tối ưu hóa quy trình lấy hàng bằng cách phân loại các mặt hàng và sắp xếp chúng vào các khu vực tương ứng cũng là một cách hiệu quả để tối đa hóa không gian và giảm thiểu thời gian di chuyển. Việc cải thiện quy trình nhặt hàng này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện năng suất và hiệu quả của quy trình sản xuất.

Phương pháp lấy hàng Order Picking

Các phương pháp lấy hàng khi triển khai Order Picking trong kho hàng:

Pick-to-carton (Nhặt hàng vào thùng carton)

Theo phương pháp nhặt hàng đơn lẻ, người nhặt hàng sẽ lưu ý kích thước và trọng lượng của các mặt hàng trong đơn trước khi lấy. Sau đó, họ sẽ di chuyển trong khu vực nhà kho để nhặt hàng trực tiếp vào thùng các thùng carton thích hợp. Một lợi thế của phương pháp này là có thể tiết kiệm thời gian vì giúp loại bỏ hoạt động đóng gói chính thức.

Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hiệu quả khi các sản phẩm có kích thước và trọng lượng tương tự nhau. Nó có thể không hiệu quả đối với các công ty có dịch vụ sản phẩm đa dạng và dễ dẫn tới nguy cơ sai lỗi do con người gây ra. Ví dụ như công nhân có thể vô tình nhặt hàng sai vào các thùng carton không phù hợp.

Pick-to-tote (Nhặt hàng vào thùng chứa)

Pick-to-tote là phương pháp bao gồm việc lấy các mặt hàng ra khỏi kệ và đặt chúng vào thùng nhựa. Sau đó, với sự trợ giúp của một băng chuyền cho các hộp hoặc xe đẩy, thùng nhựa được vận chuyển đến khu vực tập kết, nơi công nhân kiểm tra xem có tất cả các sản phẩm trong đơn hàng yêu cầu hay không. Cuối cùng, các sản phẩm được đóng gói, dán nhãn và gửi đi.

• Lợi thế: Công nhân có thể dễ dàng chọn bất kỳ sản phẩm nào trực tiếp vào thùng nhựa.
• Khó khăn: Không giống như Pick-to-carton, Pick-to-tote yêu cầu chức năng đóng gói chuyên dụng và có thể tốn thời gian để sắp xếp lại các mặt hàng sau khi nhặt.

Pick-to-cart (Nhặt hàng vào kệ)

Khi sử dụng phương pháp Pick-to-wagon, công nhân sẽ sử dụng một chiếc kệ di động có bánh xe trượt để đi nhặt hàng trong kho. Trên kệ, các thùng chứa nhỏ được sắp xếp để giúp họ lấy nhiều mã hàng SKU cùng một lúc và phân loại vào từng thùng.

• Lợi thế của phương pháp này là tiết kiệm thời gian bằng cách nhặt hàng cho nhiều đơn cùng một lúc.
• Tuy nhiên, phương pháp này có thể gặp khó khăn nếu khu vực đường đi giữa các giá để hàng trong kho bị nhỏ hoặc không vừa với kệ di động. Ngoài ra, cũng có nguy cơ gây ra lỗi do con người như đặt nhầm hàng vào thùng chứa.

Part-to-picker (Hay còn gọi là Goods-to-person)

Part-to-picker là phương thức đưa hàng trực tiếp đến người lấy hàng thông qua sử dụng các thành phần công nghệ cao như băng chuyền, hệ thống phân loại và rô-bốt.

• Lợi thế: Giảm thiểu thời gian đi lại và tối ưu hóa quá trình lấy hàng bằng cách đưa hàng hóa trực tiếp đến người lấy hàng.
• Khó khăn: Cần có sự đồng bộ hóa chặt chẽ giữa các thành phần công nghệ cao, đặc biệt là hệ thống phân loại và rô-bốt, để đảm bảo tính liên tục của quá trình đưa hàng hóa.

Yếu tố ảnh hưởng tới Order Picking

Các yếu tố tạo nên một chiến lược Order Picking và ứng dụng hiệu quả bao gồm:

Phương pháp nhặt hàng/lấy hàng

Cách thức lấy hàng trong quy trình Order picking có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Các phương pháp truyền thống yêu cầu công nhân di chuyển đến các vị trí vật phẩm trong kho để nhặt hàng, tuy nhiên, những phương pháp mới sử dụng tự động hóa và robot để mang các mặt hàng đến người nhặt sẽ giảm thiểu thời gian và tăng độ chính xác của quy trình.

Ngoài ra, việc sử dụng các công nghệ như hệ thống định vị và điều hướng sẽ giúp cho công nhân dễ dàng tìm kiếm các mặt hàng cần nhặt và giảm thiểu thời gian di chuyển trong kho. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp lấy hàng phù hợp với nhu cầu và quy mô sản xuất của doanh nghiệp là điều cần thiết.

Kỹ thuật và lộ trình lấy hàng

Kỹ thuật và quy trình lấy hàng trong order picking bao gồm nhiều phương pháp khác nhau, ví dụ như lấy hàng đơn lẻ (single picking), lấy hàng theo lô (batch picking) hay lấy hàng đồng thời từ nhiều vị trí khác nhau theo chu kỳ ngắn nhất (wave picking). Tuy nhiên, không có một chiến lược tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp, vì vậy quá trình lựa chọn kỹ thuật lấy hàng phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là rất quan trọng.

Công nghệ

Hiện nay, công nghệ ngày càng được áp dụng nhiều trong việc chọn đơn hàng, chẳng hạn như chọn giọng nói, tần số vô tuyến (RF), máy quét mã vạch, chọn ánh sáng, các giải pháp robot công nghiệp và tự động hóa… Những công nghệ tiên tiến này có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình sản xuất và giảm thiểu sai sót của con người.

Doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng phương pháp lấy hàng nào?

Không có công thức nào chung cho tất cả mọi doanh nghiệp. Sự kết hợp giữa các loại hình lấy hàng/nhặt hàng như thế nào là phù hợp sẽ  phụ thuộc vào nhu cầu và đặc thù riêng của từng đơn vị. Các tiêu chí có thể bao gồm: Số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, kích thước của các mặt hàng, quy mô kho hàng, độ phức tạp, cách bố trí, công nghệ hỗ trợ nhặt hàng…

Ví dụ: Các quy trình đơn giản, như Single Picking hay Batch Picking, thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp có thể xem xét các phương thức phức tạp hơn kết hợp cùng yếu tố tự động hóa để nhặt hàng nhằm đảm bảo tính hiệu quả. Ví dụ như hệ thống kết hợp giữa rô-bốt, băng chuyền, và thiết bị có khả năng phân loại.

Với bất kỳ điều kiện hay nguồn lực nào của doanh nghiệp, điều quan trọng là bạn cần nhanh nhẹn trong các phương pháp tiếp cận chọn đơn hàng và liên tục đánh giá lại các chiến lược của mình. Các mặt hàng có khối lượng đặt hàng lớn với nhiều mã sản phẩm (SKU) có thể áp dụng phương pháp đưa hàng tới tận tay người lấy (Part-to-pickers hay Goods-to-person).

Trong khi đó, những đơn hàng có ít mã SKU và trọng lượng thấp thì lại phù hợp với phương pháp đi tới tận giá/kệ để nhặt hàng. Trong một vài trường hợp, ví dụ như mùa cao điểm hoặc khi mới ra mắt sản phẩm mới, thay đổi phương thức nhặt hàng/lấy hàng phù hợp cũng là một cách giúp nâng cao hiệu suất sản xuất/giao hàng.

Các công nghệ tích hợp vào kho thông minh

Nhà kho thông minh hiện đang là giải pháp tối ưu lưu trữ cho nhiều doanh nghiệp. Bởi nếu quy trình lấy hàng được đơn giản hóa, doanh nghiệp có thể thực hiện đơn hàng nhanh hơn. Đầu tư vào công nghệ sẽ thúc đẩy độ chính xác khi lấy hàng. Đây chính là chìa khóa để hoạt động nhặt hàng trở nên nhanh và chính xác, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối đa hóa năng lực kho hàng.

Dưới đây là một số công nghệ phổ biến hỗ trợ lấy hàng trong kho:

• Voice picking: Là một hệ thống trang bị cho người lấy hàng các hướng dẫn bằng giọng nói theo thời gian thực.. Người lấy hàng được hướng dẫn đến các địa điểm và cho biết nên lấy cái gì với số lượngbao nhiêu. Hệ thống sẽ cho phép nhân viên cung cấp phản hồi bằng giọng nói để xác nhận rằng họ đang chọn đúng mặt hàng hoặc lấy đúng số lượng.
• Máy quét RFID: Máy quét này sẽ truyền thông tin qua tần số vô tuyến, cho phép công nhân truyền dữ liệu trong thời gian thực khi thực hiện nhiệm vụ. Các thiết bị cầm tay không dây này thường hướng dẫn người lao động qua màn hình hiển thị và cho họ biết những gì cần lấy với số lượng bao nhiêuu. Sau đó, người lấy hàng có thể sử dụng thiết bị để xác nhận tác vụ bằng cách quét mã vạch trên vị trí sản phẩm hoặc kệ.
• Pick-to-light: Là một hệ thống bao gồm một loạt các mô-đun đèn màu và màn hình hiển thị được gắn vào vị trí hàng tồn kho. Đèn chiếu sáng sẽ hiển thị số lượng cần lấy hàng để nhân viên biết vị trí cần lấy với số lượng bao nhiêu. Khi nhiệm vụ hoàn thành, đèn sẽ tắt. Hệ thống Pick-to-light có thể được ứng dụng để đặt hàng, soạn hàng và lắp ráp hàng theo đơn.
• Hệ thống nâng thẳng đứng (hay VLM): Là một hệ thống màtrong đó các mặt hàng tồn kho được lưu trữ an toàn cho đến khi được người chọn đơn đặt hàng truy xuất. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết khi công nhân phải đi bộ giữa các lối đi để kéo các mặt hàng ra khỏi kệ và có thể đẩy nhanh quá trình lấy hàng với quy mô lớn.
• Robot: Hệ thống robot giúp nâng cao quy trình lấy hàng thủ công, truyền thống bằng cách đưa hệ thống tự động hóa vào để phối hợp vận hành với người lấy hàng. Robot giúp lấy hàng có nhiều loại, phải kể đến xe tự hành (AGV, AMR), phương tiện bay không người lái (Drone), hay hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS)
• Kính thông minh cho phép người dùng xem thông tin lấy hàng trong tầm nhìn của mình, thay vì phải nhìn xuống giấy hoặc thiết bị di động. Kính thông minh cung cấp hướng dẫn cho người đi nhặt hàng. Kính thông minh cũng thường kết hợp loa và micro, cho phép người lao động xác nhận các hoạt động hoặc yêu cầu giúp đỡ.
• Các giải pháp phần mềm: Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chiến lược lấy hàng/nhặt hàng. Vậy giữa vô vàn những giải pháp công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động Order picking, đâu là lựa chọn dành cho bạn?

Vinatech Group – Đơn vị tư vấn thiết kế nhà kho thông minh uy tín

Tự hào là đơn vị tư vấn giải pháp lưu trữ kho hàng cho hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam. Chúng tôi với hơn 14 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giá kệ kho hàng.

Với các dòng kệ kho của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các mô hình lưu trữ kho như: Order Picking, Wave Picking, Batch picking,… vô cùng đơn giản.

Ngoài ra, khi doanh nghiệp đã thiết kế được giải pháp tối ưu kho thì sẽ mang tới những lợi ích như:

• Thời gian tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và dễ dàng hơn: Cho phép các nhà quản lý có thể kiểm soát thông tin hàng hóa của công ty tại bất kỳ thời điểm nào
• Giảm thời gian chuẩn bị đơn hàng: Khi xuất kho hay lấy hàng, doanh nghiệp chỉ cần tra cứu một cách nhanh chóng trên phần mềm trung tâm. Từ đó, giảm thiểu được việc tổng hợp và quá trình lấy hàng nhanh chóng sẽ được rút ngắn và hiệu quả hơn.
• Tối ưu hóa nguồn nhân sự trong kho: Cho dù sở hữu hàng trăm đến hàng nghìn sản phẩm khác nhau trong kho hàng, việc quản lý vị trí sản phẩm trong kho bằng phần mềm sẽ giúp tối ưu nhân sự trong kho hàng khi doanh nghiệp sẽ cần ít nhân viên hơn. Từ đó, thời gian đào tạo nhân viên sẽ được rút ngắn.
• Tận dụng tối đa diện tích: Với việc áp dụng phần mềm, mọi thông tin về sản phẩm từ ngày nhập/xuất, đều sẽ được cập nhập một cách đồng nhất, liên tục theo thời gian thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tối đa dung lượng lưu trữ thông qua tận dụng triệt để các vị trí trống.
• Kiểm soát các mặt hàng theo vị trí: Với tính năng sắp xếp và quản lý vị trí sản phẩm trong kho, tất cả các sản phẩm đều được quản lý trên hệ thống một cách chính xác và chi tiết. Bằng việc ứng dụng phương pháp quét QR code, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt vị trí của mọi sản phẩm với độ chính xác tuyệt đối.
• Quản lý số lượng tồn kho: Với mô hình này thì người quản lý sẽ biết được số lượng hàng hóa trong kho, số lượng hàng hóa tồn đọng, qua đó công việc nhập và xuất hàng sẽ được cải thiện qua những số liệu đã được tổng hợp.

Hơn nữa, Vinatech Group là đơn vị triển khai xây dựng, lắp đặt kho hàng với các mẫu giá kệ: Kệ Pallet, kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Drive-In, kệ sàn Mezzanine, kệ con lăn, kệ Shuttle,… sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm tới 50% chi phí quản lý kho sau này.

Trước sự cạnh tranh giữa các công ty trên thị trường và nhu cầu của người tiêu dùng liên tục thay đổi, các nhà quản lý cần liên tục cải thiện sự hài lòng của khách hàng đồng thời tối ưu chi phí và bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

Trên đây là thông về Order Picking là gì mà Vinatech Group đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ hiểu hơn về phương pháp quản lý kho hàng này.

Nếu bạn đang cần tư vấn sâu hơn về cách thức tối ưu quy trình sản xuất cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi của chúng tôi nhé!