WMS là gì? Tại sao doanh nghiệp lại cần đến?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả quản lý kho hàng, khái niệm WMS trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Việc áp dụng WMS không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng. Vậy WMS thực sự là gì và tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp?

Nội dung bài viết

WMS là gì? Lợi ích của WMS

WMS (Warehouse Management System) là một hệ thống quản lý kho hàng sử dụng phần mềm để theo dõi và quản lý hoạt động hàng ngày của kho bãi. Chúng giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa, từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho. Các lợi ích của WMS bao gồm việc tăng cường độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho, giảm thời gian và chi phí vận hành, cải thiện năng suất lao động, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ khả năng cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.

Hệ thống quản lý kho hàng sử dụng phần mềm WMS

Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa từ nhập khẩu đến xuất khẩu, WMS giúp cải thiện đáng kể độ chính xác của quản lý hàng tồn kho. Nó giúp giảm thiểu lỗi nhân viên và lượng hàng tồn không cần thiết, đồng thời tăng cường năng suất lao động bằng cách cung cấp các hướng dẫn và quy trình làm việc rõ ràng hơn.

WMS cũng giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí vận hành nhờ vào việc lập kế hoạch và điều phối tối ưu hóa các hoạt động trong kho. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về tình trạng hàng tồn kho và quá trình vận chuyển, WMS giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Các tính năng chính của WMS

Một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) thường bao gồm nhiều tính năng quan trọng nhằm tối ưu hóa việc quản lý kho và logistics. Dưới đây là các tính năng chính của WMS:

Quản lý tiếp nhận hàng hóa

Kiểm tra và xác nhận: Xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập kho.

Nhập dữ liệu tự động: Tự động nhập dữ liệu từ các nguồn như mã vạch hoặc RFID.

Kiểm soát vận đơn: Quản lý và theo dõi các vận đơn và chứng từ liên quan.

Quản lý lưu trữ

Gán vị trí lưu trữ: Gán vị trí lưu trữ tối ưu cho hàng hóa dựa trên các yếu tố như kích thước, trọng lượng và mức độ luân chuyển.

Quản lý không gian: Tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, giảm thiểu diện tích lưu trữ không cần thiết.

Quản lý kho lưu trữ

Quản lý tồn kho

Kiểm kê: Hỗ trợ kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê liên tục, đảm bảo số liệu tồn kho chính xác.

Theo dõi lô hàng: Theo dõi hàng hóa theo lô, số seri, hoặc hạn sử dụng.

Cảnh báo tồn kho: Cung cấp cảnh báo khi tồn kho đạt mức tối thiểu hoặc tối đa.

Quản lý xuất kho

Hướng dẫn lấy hàng: Hướng dẫn nhân viên lấy hàng theo tuyến đường ngắn nhất và hiệu quả nhất.

Đóng gói: Hỗ trợ các quy trình đóng gói hàng hóa, in nhãn và tạo vận đơn.

Gộp đơn hàng: Cho phép gộp nhiều đơn hàng vào cùng một lần xuất kho để tiết kiệm thời gian và công sức.

Quản lý vận chuyển

Theo dõi giao hàng: Theo dõi quá trình giao hàng từ kho đến tay khách hàng.

Tối ưu hóa vận tải: Lên kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển.

Tích hợp với hệ thống TMS: Kết nối với hệ thống quản lý vận tải để đồng bộ hóa thông tin và tối ưu hóa quy trình.

Tối ưu vận chuyển hàng hóa

Báo cáo và phân tích

Báo cáo tùy chỉnh: Tạo báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu về hoạt động kho hàng.

Phân tích dữ liệu: Cung cấp phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định, dự báo nhu cầu và cải thiện hiệu suất.

Quản lý đặt hàng

Xử lý đơn hàng: Tự động xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi hoàn thành.

Theo dõi trạng thái: Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, từ khi nhận đơn đến khi giao hàng.

Tích hợp và kết nối

Tích hợp hệ thống ERP: Kết nối với các hệ thống ERP để đồng bộ hóa thông tin doanh nghiệp.

API và EDI: Cung cấp các giao diện lập trình ứng dụng (API) và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) để tích hợp với các hệ thống khác.

Quản lý lao động

Theo dõi năng suất: Theo dõi và đánh giá năng suất của nhân viên.

Lập kế hoạch công việc: Lên kế hoạch và phân bổ công việc dựa trên nhu cầu thực tế và khả năng của nhân viên.

Quản lý chất lượng

Kiểm tra chất lượng: Thực hiện các quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho.

Báo cáo sự cố: Ghi nhận và xử lý các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm.

Di động và IoT

Thiết bị di động: Hỗ trợ các thiết bị di động để nhân viên có thể làm việc linh hoạt và hiệu quả.

Công nghệ IoT: Ứng dụng công nghệ IoT để giám sát và quản lý kho hàng thông minh hơn.

Ứng dụng cho các thiết bị di động trong kho

Doanh nghiệp nào nên sử dụng WMS?

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể mang lại nhiều lợi ích cho nhiều loại doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy trình quản lý kho phức tạp hoặc có nhu cầu tối ưu hóa hoạt động logistics. Dưới đây là những loại hình doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng WMS:

Doanh nghiệp bán lẻ với quy mô lớn hoặc phát triển đa kênh (trực tuyến, online, offline)

Doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu, thành phẩm nhằm quản lý hàng tồn kho, theo dõi lô và số seri.

Doanh nghiệp logistics và dịch vụ kho bãi

Doanh nghiệp thương mại điện tử nhằm xử lý đơn hàng nhanh chòng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Doanh nghiệp phân phối và bán buôn để quản lý khối lượng hàng lớn, tích hợp đối tác lớn.

Doanh nghiệp dược phẩm và y tế với các loại hàng hóa nhạy cảm và hàng hóa cần truy xuất nguồn gốc.

Doanh nghiệp ngành thực phẩm và đồ uống quản lý hàng hóa có hạn sử dụng hoặc sản phẩm có điều kiệm lưu trữ đặc biệt.

Doanh nghiệp ngành thời trang và may mặc

Doanh nghiệp ô tô và linh kiện

Các doanh nghiệp khác có nhu cầu quản lý kho phức tạp

>> Bạn đọc quan tâm: 3PL là gì? Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ 3PL

Để khai thác tối đa tiềm năng của WMS, các doanh nghiệp không chỉ cần một hệ thống phần mềm tiên tiến mà còn cần cơ sở hạ tầng kho bãi chất lượng. Đây là nơi mà Vinatech Group, nhà sản xuất giá kệ hàng đầu, đóng vai trò quan trọng. Vinatech Group cung cấp các giải pháp giá kệ chất lượng cao, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu suất kho bãi. Kết hợp WMS với các sản phẩm giá kệ từ Vinatech Group, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý kho bãi hiện đại và hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Công ty Cổ phần Tập Đoàn Vinatech