WMS là gì? Hệ thống phần mềm WMS có lợi ích gì cho doanh nghiệp

WMS là gì? Hệ thống phần mềm WMS có vai trò thế nào? Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả quản lý kho hàng, khái niệm WMS trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Việc áp dụng WMS không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc mà còn cải thiện đáng kể sự hài lòng của khách hàng.

Vậy WMS thực sự là gì và tại sao nó lại cần thiết cho doanh nghiệp? Cùng Vinatech Group tìm hiểu chi tiết sau đây nhé!

Nội dung bài viết

WMS là gì?

WMS là viết tắt của Warehouse Management System hay hệ thống quản lý kho hàng. WMS là một hệ thống quản lý kho hàng sử dụng phần mềm để theo dõi và quản lý hoạt động hàng ngày của kho bãi. Chúng giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và di chuyển hàng hóa, từ khi nhập kho cho đến khi xuất kho.

Các lợi ích của WMS bao gồm việc tăng cường độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho, giảm thời gian và chi phí vận hành, cải thiện năng suất lao động, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ khả năng cung cấp thông tin kịp thời và chính xác.

Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa từ nhập khẩu đến xuất khẩu, WMS giúp cải thiện đáng kể độ chính xác của quản lý hàng tồn kho. Nó giúp giảm thiểu lỗi nhân viên và lượng hàng tồn không cần thiết, đồng thời tăng cường năng suất lao động bằng cách cung cấp các hướng dẫn và quy trình làm việc rõ ràng hơn.

WMS cũng giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí vận hành nhờ vào việc lập kế hoạch và điều phối tối ưu hóa các hoạt động trong kho. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về tình trạng hàng tồn kho và quá trình vận chuyển, WMS giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

WMS gồm những loại nào?

Có hai loại hệ thống quản lý kho hàng (WMS) phân loại dựa trên tính kết nối bao gồm hệ thống độc lập và hệ thống tích hợp.

Theo cấu trúc nền tảng, WMS được phân thành hai loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây, cụ thể như sau:

Hệ thống độc lập và tích hợp

Hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), liên kết chức năng quản lý kho với sản xuất, bán hàng và kế toán. Dữ liệu giữa các bộ phận này được chia sẻ, giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Ví dụ, trong hệ thống tích hợp, quản lý có thể theo dõi sản phẩm bán chạy và điều chỉnh quy mô lưu trữ hàng dựa trên thông tin này.

Ngược lại, hệ thống quản lý kho độc lập tập trung chủ yếu vào chức năng kho, không liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như bán hàng hay kế toán. Nó thường quản lý chi tiết từng hoạt động trong kho.

Hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây

Trong đó từng giải pháp sẽ có đặc điểm khác nhau như:

Giải pháp WMS tại chỗ

WMS tại chỗ là phần mềm mua một lần và cài đặt trên máy tính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cả phần cứng và phần mềm. Mặc dù mang lại sự kiểm soát chặt chẽ về dữ liệu, nhưng điều này đi kèm với chi phí trả trước lớn và khó tăng giảm quy mô.

Ưu điểm:

Toàn quyền kiểm soát về thiết kế và tính năng.
Không có chi phí đăng ký, chỉ cần chi trả phí lắp đặt và bảo trì một lần.
Hệ thống được triển khai tại nơi làm việc.

Nhược điểm:

Khó tăng giảm quy mô.
Yêu cầu đội ngũ công nghệ thông tin nội bộ để bảo trì.
Tính bảo mật dữ liệu không cao.

Hệ thống WMS trên đám mây

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, WMS trên đám mây là lựa chọn chi phí hiệu quả. Hệ thống này thường được tính phí dựa trên nguyên tắc đăng ký, với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ từ xa. Việc bảo trì và cập nhật phần mềm do nhà cung cấp quản lý.

Ưu điểm:

Chi phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng.
Dễ dàng điều chỉnh quy mô.
Bảo mật dữ liệu cao hơn so với WMS tại chỗ.
Truy cập hệ thống mọi nơi, mọi lúc.

Nhược điểm:

Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm WMS

Hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS như:

Giảm chi phí vận hành

Kho hàng là bộ phận mất nhiều thời gian, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là cầu nối với các bộ phận như kế toán, bán hàng, sản xuất… Khi áp dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành.

Trong đó bao gồm chi phí kho bãi, nhân sự và các chi phí liên quan đến hư hỏng, thất thoát hàng hóa. Nhờ hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.

Phần mềm WMS giải quyết vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho.

Cập nhật tồn kho real time

Hệ thống cập nhật và tổng hợp các báo cáo tồn kho theo thời gian thực. Bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi được dữ liệu để chủ động bán hàng. Dữ liệu luôn được cập nhật sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung.

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp hàng hóa lưu trữ trong kho ở mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm chi phí nhà kho, nhân viên quản lý…Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho.

Tăng năng suất lao động

Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Vì thế bạn chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm thời gian làm việc.

Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì nhân viên có thể quét mã sản phẩm. Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, làm việc trên hệ thống giúp hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.

Cải thiện bảo mật

So với việc dùng excel thì hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin. Mỗi nhân viên chỉ có một vai trò nhất định trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo dữ liệu bảo mật, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên ngoài ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.

Các tính năng chính của WMS

Một hệ thống quản lý kho hàng (WMS) thường bao gồm nhiều tính năng quan trọng nhằm tối ưu hóa việc quản lý kho và logistics.

Dưới đây là các tính năng chính của WMS:

Tối ưu thiết kế và không gian của kho: Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép doanh nghiệp phân bổ hàng hóa trong kho theo thứ tự, vị trí một cách hợp lý. Nhờ đó, quy trình nhập, xuất hay kiểm kê hàng hóa đều trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. WMS hỗ trợ nhà quản trị tính toán, thiết lập các ngăn kệ hợp lý để tối đa hóa không gian trong nhà kho. Đồng thời, những loại hàng tồn kho cũng được sắp xếp hợp lý nhờ hệ thống này.
Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho: Hệ thống quản lý kho hàng WMS kết hợp với phần mềm SCM và nhiều ứng dụng công nghệ tiên tiến như IoT, RFID,… Nhờ đó, nhà quản trị có thể theo dõi hàng hóa trong kho một cách chặt chẽ, dễ dàng thu thập dữ liệu về hàng hóa tồn kho, tính toán tồn kho an toàn và phát hiện được hàng hóa gặp vấn đề trong bảo quản.
Lưu giữ hàng hóa: Hệ thống WMS hỗ trợ doanh nghiệp tiến hành lưu kho hàng hóa theo bộ quy tắc đã được định chế sẵn như FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập sau xuất trước), FEFO (Hết hạn trước xuất trước,… Nhờ đó, công việc xuất hàng sau khi lưu kho cũng trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn.
Tải và dỡ hàng: Hệ thống quản lý kho hàng cung cấp cho nhà quản trị nhiều phương án để hỗ trợ việc bốc xếp hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, hệ thống này còn quy hoạch hàng hóa theo lô hàng kết hợp xen kẽ với các lối đi. Điều này giúp công nhân cắt giảm quản đường di chuyển, nâng cao hiệu suất làm việc.
Quản lý đơn hàng & vận chuyển: Khi đơn đặt hàng được nhà quản lý xác nhận, hệ thống WMS sẽ tự động xuất ra vận đơn (Bill of Lading) và gửi cho đơn vị vận chuyển. Đồng thời, hệ thống còn hỗ trợ doanh nghiệp in ra danh sách hàng hóa cần xuất đi cũng như là hóa đơn tạm tính để xác nhận đơn đặt hàng.
Quản lý bến bãi: Một tính năng quan trọng khác của hệ thống WMS là quản lý bến bãi. Tính năng này hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp kho bãi khoa học, phân luồng xe đến và đi,… Từ đó, việc quản lý hàng trong kho cũng trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp cũng cắt giảm được chi phí lưu kho và tối đa hóa hiệu quả giao hàng.
Quản lý nhân sự: Tính năng quản lý nhân sự của hệ thống WMS hỗ trợ các nhà quản trị giám sát, kiểm soát năng suất làm việc của nhân viên. Bảng chỉ số đo lường hiệu suất công việc (KPI) được tích hợp trong hệ thống cũng giúp người quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu suất làm việc của người lao động trong doanh nghiệp.
Báo cáo kho: Hệ thống quản lý kho hàng WMS cho phép doanh nghiệp xây dựng báo cáo tồn khotoàn diện theo thời gian thực. Từ đó, hệ thống cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quát về tình trạng kho hàng, nắm bắt được tỷ suất quay vòng của hàng hóa để điều chỉnh sao cho hợp lý.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng WMS?

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) có thể mang lại nhiều lợi ích cho nhiều loại doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy trình quản lý kho phức tạp hoặc có nhu cầu tối ưu hóa hoạt động logistics.

Dưới đây là những loại hình doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng WMS:

Doanh nghiệp bán lẻ với quy mô lớn hoặc phát triển đa kênh (trực tuyến, online, offline)
Doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu, thành phẩm nhằm quản lý hàng tồn kho, theo dõi lô và số seri.
Doanh nghiệp logistics và dịch vụ kho bãi
Doanh nghiệp thương mại điện tử nhằm xử lý đơn hàng nhanh chòng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Doanh nghiệp phân phối và bán buôn để quản lý khối lượng hàng lớn, tích hợp đối tác lớn.
Doanh nghiệp dược phẩm và y tế với các loại hàng hóa nhạy cảm và hàng hóa cần truy xuất nguồn gốc.
Doanh nghiệp ngành thực phẩm và đồ uống quản lý hàng hóa có hạn sử dụng hoặc sản phẩm có điều kiệm lưu trữ đặc biệt.
Doanh nghiệp ngành thời trang và may mặc
Doanh nghiệp ô tô và linh kiện
Các doanh nghiệp khác có nhu cầu quản lý kho phức tạp

>> Bạn đọc quan tâm: 3PL là gì? Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ 3PL

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS là gì?

Về bản chất, ERP là hệ thống được thiết lập khá chặt chẽ, thống nhất và tích hợp đầy đủ các tính năng. Nó có thể liên kết với mọi hoạt động của một doanh nghiệp từ đó đưa ra những thống kê chi tiết nhằm kiểm soát, hỗ trợ và lập kế hoạch báo cáo phân tích chuyên sâu.

Từ đó giúp cho chủ doanh nghiệp biết được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và các bộ phận của công ty có thể phối hợp ăn ý với nhau. Còn WMS là hệ thống hoạt động riêng biệt được dùng để quản lý các hoạt động trong kho và cần được kết nối và hỗ trợ bởi các phần mềm khác.

Về mục tiêu

Đối với hệ thống ERP, mục tiêu chủ yếu là tạo ra các điều kiện thuận lợi trong việc quản lý cũng như việc báo cáo tài chính. Còn mục tiêu của WMS là kiểm tra, giám sát, lên kế hoạch và báo cáo các hoạt động liên quan đến việc quản lý kho hàng. Mọi quy trình đều được xây dựng quanh các module để lập kế hoạch sản xuất, đồng thời giúp bạn tối ưu việc quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

Chuyên môn

ERP là một trong những phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các tính năng của ERP có thể kể đến như quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán…

ERP có thể tự động hóa và tích hợp các phần mềm khác nhau trên một nền tảng duy nhất giúp cho việc xác định các quy trình kinh doanh sao cho tất cả đều đảm bảo việc tuân thủ trong chuỗi cung ứng.
Còn WMS giúp theo dõi từng mặt hàng tồn kho cũng như các mặt hàng đang được sản xuất, đóng gói và vận chuyển.

Phạm vi sử dụng

Phần mềm WMS là một giải pháp đơn giản hơn rất nhiều so với hệ thống ERP. Phần mềm này chỉ tập trung vào các quy trình quản lý kho hàng. Còn hệ thống ERP lại được tích hợp một loạt các giải pháp nhằm hỗ trợ nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp.

Lưu ý khi lựa ưng dụng WMS vào donah nghiệp

Với những ưu điểm to lớn trên, các doanh nghiệp Logistics đều đang muốn ứng dụng phần mềm quản lý kho WMS vào quy trình vận hành kho của mình. Tại thị trường Việt Nam cũng đang có rất nhiều các giải pháp phần mềm quản lý kho WMS.

Bên cạnh việc xem xét kỹ càng hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tới những đặc điểm sau để lựa chọn được một giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng

Điều kiên quyết là các phần mềm quản lý kho WMS cần dễ sử dụng nhất. Hệ thống quản lý kho có tính tự động hoá cao. Tuy nhiên vẫn phải có một giao diện và cách sử dụng dễ dàng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo. Việc thao tác phức tạp có thể làm tăng khả năng gây sai sót trong quá trình vận hành.

Cân nhắc chi phí vận hành

Vấn đề chi phí là yếu tố được cân nhắc tiếp theo. Liệu phần mềm quản lý kho đó có hay phát sinh lỗi? Chi phí bảo hành hàng năm như thế nào? Có phục vụ được mục tiêu và mô hình của doanh nghiệp hay không? Hiệu suất làm việc khi sử dụng phần mềm WMS có đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp không?…

Ngoài ra còn rất nhiều các chi phí có thể phát sinh khác trong quá trình sử dụng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ càng.

Khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác

Phần mềm quản lý kho cần có độ tương thích với các thiết bị và các phần mềm khác. Khả năng tương thích cao thì doanh nghiệp vừa có thể nắm bắt báo cáo tổng quát một cách nhanh nhất, đồng thời chi phí được tiết kiệm tối đa việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa.

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp

Việc vận hành một phần mềm quản lý kho WMS không thể tránh khỏi các vấn đề lỗi có thể phát sinh hoặc những tính năng cần tích hợp thêm để phù hợp nhất với doanh nghiệp. Và đặc biệt cần có sự đào tạo sử dụng.

Như vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho luôn cần có một đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ thật tốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc tới yếu tố này để hệ thống quản lý kho WMS khi đưa vào sử dụng có thể vận hành tốt nhất.

Vì vậy, để lựa chọn phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Thực trạng hệ thống WMS tại Việt Nam

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS tại Việt Nam đang ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp và doanh nghiệp lớn.

Tuy nhiên, việc áp dụng WMS trong quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp còn gặp nhiều thách thức:

Chi phí đầu tư ban đầu cao: Theo một số khảo sát, chi phí triển khai WMS có thể dao động từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.
Thiếu nhân lực có kỹ năng: Việc vận hành và bảo trì hệ thống WMS đòi hỏi nhân viên có kiến thức chuyên môn. Theo các báo cáo, chỉ có khoảng 30% lao động trong ngành logistics Việt Nam được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin.
Khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống hiện có: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tích hợp WMS với các hệ thống quản lý khác như ERP, CRM do sự khác biệt về nền tảng công nghệ.

Xây dựng nhà kho thông minh với hệ thống WMS cùng Vinatech Group

Vinatech Group với hơn 13 năm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và thiết kế nhà kho thông minh. Các sản phẩm kệ kho hàng của chúng tôi hiện này được tính hợp các hệ thống ERP, WMS giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa trong kho dễ dàng.

Vinatech Group chuyên cung cấp các giải pháp lưu trữ thông minh như kệ Shuttle, kệ di động, kệ tay quay, và kệ ASRS. Mọi nhu cầu của khách hàng đều được chúng tôi lên bản thiết kế kho chứa hàng phù hợp.

Thiết kế kho hàng là bước quan trọng trước khi xây dựng kho hàng cho doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch chi tiết, lựa chọn giải pháp phù hợp và áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng kho hàng và nâng cao lợi nhuận.

Để khai thác tối đa tiềm năng của WMS, các doanh nghiệp không chỉ cần một hệ thống phần mềm tiên tiến mà còn cần cơ sở hạ tầng kho bãi chất lượng. Đây là nơi mà Vinatech Group, nhà sản xuất giá kệ hàng đầu, đóng vai trò quan trọng. Vinatech Group cung cấp các giải pháp giá kệ chất lượng cao, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu suất kho bãi.

Kết hợp WMS với các sản phẩm giá kệ từ Vinatech Group, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý kho bãi hiện đại và hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Hiện tại, các loại giá kệ kho hàng Vinatech sản xuất được các doanh nghiệp, công ty đánh giá cao như: