Nhập kho là gì? Quy trình nhập kho hàng hóa trong doanh nghiệp

Nhập kho là gì? Quy trình nhập kho hàng hóa trong doanh nghiệp diễn ra thế nào? Tại sao doanh nghiệp sản xuất nên xây dựng quy trình hoàn chỉnh?

Với mỗi doanh nghiệp sản xuất, buôn bán hàng hóa công đoạn xuất nhập kho là một trong những khâu quan trọng trong cả quá trình trước khi mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng.

Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu chi tiết quy trình nhập kho nguyên liệu, thành phẩm, sản phẩm của doanh nghiệp nhé!

Nhập kho là gì?

Nhập kho là quá trình đưa hàng hóa vào kho từ nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất. Cùng với đó quy trình nhập kho là hoạt động diễn ra ngay sau khi hàng hóa được mua về. Đây còn là một trình tự các hoạt động nhập kho của doanh nghiệp.

Quy trình này giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như theo dõi chính xác số lượng hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu. Ngoài ra, chúng còn là mắt xích quan trọng để các hoạt động sản xuất, nhập xuất diễn ra trơn tru.

Các hình thức xuất nhập kho hàng hóa hiện nay

Trong quản lý và xây dựng kho hàng thì dựa vào 3 phương pháp xuất – nhập kho mà người ta thiết kế kho hàng theo hình thức:

FIFO

FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc hàng hóa được sử dụng theo thứ tự đầu tiên vào là hàng hóa đầu tiên được xuất ra.

Điều này có nghĩa là hàng hóa mới nhất sẽ được lấy ra và sử dụng trước, giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn được cập nhật và tránh việc hàng hóa bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng.

LIFO

LIFO (Last In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc hàng hóa được sử dụng theo thứ tự cuối cùng vào là hàng hóa đầu tiên được xuất ra. Điều này có nghĩa là hàng hóa cũ nhất sẽ được lấy ra và sử dụng trước, giúp đảm bảo hàng tồn kho không bị lỗi thời và giúp kiểm soát chi phí.

FEFO

FEFO là viết tắt của First Expired First Out, có nghĩa là hết hạn trước xuất trước. Hình thức quản lý kho này là những hàng hóa có ngày hết hạn sớm hơn sẽ được ưu tiên chuyển ra khỏi kho trước.

Trong đó, thời hạn sử dụng của sản phẩm sẽ được tính từ lúc bắt đầu sản xuất đến thời điểm ngày hết hạn được in trên bao bì thành phẩm. FEFO là phương pháp quản lý kho phổ biến hiện nay, đây là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong công tác quản lý hàng hóa sau khi đã nhập kho.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình nhập kho

Như đã biết quy trình nhập hàng vào kho giữ một vai trò đặc biệt bởi nếu như không tuân theo quy trình này việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Tuân thủ đúng quy trình cũng sẽ đem lại một vài lợi ích cho doanh nghiệp.

Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được là một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học và chặt chẽ. Khi tuân thủ quy trình xuất nhập kho hàng hóa được giám sát có hệ thống tránh được những rủi ro, thất thoát hàng hóa dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.

Việc tuân thủ quy trình xuất nhập kho cũng tạo cho các hoạt động thực hiện được trôi chảy, liên tục. Tất cả các bộ phận chỉ cần tuân thủ theo hệ thống mà quy trình đã vạch sẵn để tạo một dây chuyền hoạt động vận hành suôn sẻ.

Những ghi chép, thống kê trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt là những nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được số lượng chính xác hàng nhập về, xuất ra và còn tồn trong kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược, quyết định phù hợp cho hoạt động phát triển.

Với những doanh nghiệp sở hữu quy trình nhập hàng bài bản, chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của nhân viên. Ngoài ra, điều này còn tạo ra một văn hóa làm việc tác phong nhanh nhẹn.

Khi quy trình này được thực hiện nghiêm ngặt, có hệ thống, các nhân viên nghiêm túc thực hiện sẽ tạo dựng được lòng tin với khách hàng cũng như sự yên tâm của các vị lãnh đạo.

Quy trình nhập kho theo ISO

Dưới đây sẽ là quy trình nhập kho theo chuẩn ISO mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng:

• Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của lãnh đạo. Khi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp rơi vào tình trạng hết hoặc thiếu hụt lúc này các bộ phận có liên quan phải làm phiếu để yêu cầu nhập mua thêm hàng hóa. Sau đó cần phải xin sự đồng ý và ký duyệt của lãnh đạo và thực hiện đúng quy trình.
• Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu số lượng và chất lượng hàng mua với thực tế. Sau khi đã nhận được thông báo thủ kho cần phải bám sát và đối chiếu với thực tế để nắm được mã hàng nào thiếu hay hết để phân bổ sử dụng một cách phù hợp tránh lãng phí. Khi đã tiến hành kiểm tra xong nếu số lượng nhập về trùng khớp với số lượng yêu cầu thì quản lý kho cần đóng dấu và xác nhận thông tin trên hệ thống. Nếu xảy ra bất kỳ vấn đề gì trong quá trình quản lý cần lập biên bản và trình lên cấp trên.
• Bước 3: Lập chứng từ và hoàn tất thủ tục. Khi đã xác nhận hàng hóa được nhập kho theo đúng yêu cầu và quy định thì thủ kho sẽ lập chứng từ rồi chuyển giao cho bộ phận kế toán để kiểm tra và hoạch toán.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO: Cách thực hiện và áp dụng vào doanh nghiệp

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ phải trải qua 4 bước:

• Bước 1: Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu các bộ phận cần phải thông báo tới các bộ phận liên quan kế hoạch nhập vật liệu để sắp xếp nhân sự và thực hiện nhập kho.
• Bước 2: Đối chiếu và kiểm đếm vật liệu. Từ những giấy tờ liên quan như phiếu đề nghị nhập vật liệu, đơn đặt hàng thủ kho sẽ đối chiếu số lượng hàng được nhập vào và cùng với đó là kiểm tra chất lượng hàng nhập để xác định hàng đảm bảo yêu cầu. Nếu phát hiện xảy ra bất kỳ hư hỏng nào thì thủ kho sẽ lập biên bản sau đó báo cáo lên đơn vị đề xuất để giải quyết.
• Bước 3: Tiến hành lập phiếu nhập kho. Sau khi đã hoàn tất những thủ tục kiểm tra hàng hóa thì bộ phận kiểm kê sẽ chuyển toàn bộ giấy tờ như phiếu yêu cầu nhập vật liệu, hóa đơn mua hàng,.. cho bộ phận kế toán để đối chiếu thêm lần nữa. Kết thúc đối chiếu bộ phận kế toán sẽ tiến hành in phiếu nhập kho và giao dịch.
• Bước 4: Hoàn thành nhập kho nguyên vật liệu. Bước cuối cùng của quy trình thủ kho sẽ thực hiện hoạt động nhập kho sau đó sắp xếp vật liệu vào vị trí và khu vực phù hợp rồi tiến hành nhập các thông tin vào thẻ kho. Sau khi thông tin được nhập hệ thống quản lý kho sẽ tự động cập nhật hoặc thông tin sẽ được quản lý bằng dữ liệu trên excel, phần mềm,.. tùy thuộc vào từng quy định của mỗi công ty.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Thủ kho và các bộ phận liên quan cần phải thực hiện theo 6 bước sau để tiến hành nhập hàng vào kho thành phẩm.

• Bước 1: Tất cả các hàng hóa thành phẩm sau khi đã hoàn thành phải được tập kết tại kho chứa, những bộ phận hay cá nhân nhận nhiệm vụ phải giám sát chặt chẽ di chuyển hàng hóa và bàn giao tận nơi đến thủ kho và bộ phận kho lưu trữ để tiến hành các thủ tục nhập kho.
• Bước 2: Sau khi nhận được hàng hóa thành phẩm thủ kho và bộ phận kho lưu trữ sẽ cùng với bộ phận giám sát kiểm đếm số lượng thành phẩm giao nhận dưới sự giám sát của người có thẩm quyền. Sau khi đã kiểm đếm xong thủ kho sẽ tập kết hàng hóa đúng vị trí đã quy định.
• Bước 3: Khi thành phẩm đã được kiểm tra và sắp xếp đúng nơi bộ phận kế toán sẽ dựa trên số lượng thực tế đã báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho và xin ký xác nhận của các bộ phận liên quan.
• Bước 4: Sau khi đã hoàn thành tất cả các thủ tục liên quan đến, phiếu nhập kho sẽ được nộp lên cấp trên để ban giám đốc, kế toán trưởng theo dõi xem xét và phê duyệt. Lưu ý phiếu nhập kho hợp lệ là phiếu có đầy đủ chữ ký của tất cả những người có thẩm quyền.
• Bước 5: Sau khi ban giám đốc xem qua và xác nhận hợp lệ, phiếu nhập kho sẽ chuyển lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ vào thẻ kho.
• Bước 6: Sau cùng thủ kho sẽ lưu lại các giấy tờ cần thiết và chuyển lên bộ phận kế toán để hoàn thành nhập kho thành phẩm.

Quy trình nhập kho vật tư

Đối với nguyên vật liệu, quy trình nhập hàng cần phải trải qua 6 bước:

• Bước 1: Sau khi hàng hóa vật tư được mua về, người phụ trách việc mua hàng hay người trực tiếp nhập số vật tư đó sẽ được yêu cầu nhập kho hàng hóa đã mua. Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những cách thức, yêu cầu nhập kho khác nhau nhưng thường là yêu cầu nhập kho được thực hiện bằng lời nói và lập thành mẫu.
• Bước 2: Sau khi bộ phận kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho thì sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được thành lập thành nhiều liên để lưu tại sổ và giao cho nhân viên mua hàng, số liên tùy vào quy định của mỗi đơn vị( phiếu nhập kho có thể được lập bởi thủ kho sau khi đã thống nhất với bộ phận kế toán kho). Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho.
• Bước 3: Sau khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho sẽ được bàn giao hàng mua từ nhân viên mua hàng.
• Bước 4: Khi đã hoàn thành giao nhận hàng sẽ tiến hành kiểm đếm và kiểm tra. Trong trường hợp tại một số doanh nghiệp phiếu nhập kho do thủ kho lập thì sẽ kiểm đếm hàng trước khi điền các thông số lên phiếu nhập. Trong quá trình kiểm đếm nếu như phát hiện thừa, thiếu hàng thì người thủ kho phải lập biên bản để báo cáo với người có thẩm quyền để xử lý theo đúng quy định.
• Bước 5: Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho thủ kho sẽ ký xác nhận rồi ghi thẻ kho và lưu lại một liên, bộ phận kế toán và người nhập hàng mỗi bên sẽ được giữa một liên.
• Bước 6: Dựa vào phiếu nhập kho được nhận kế toán sẽ ghi sổ và hạch toán hàng nhập.

Quy trình nhập kho cho đơn hàng vận chuyển

Đối với các đơn hàng của shop kinh doanh online, khi có lệnh phát đơn từ chủ shop, đơn vị vận chuyển tiến hành nhập kho như sau:

• Bước 1: Lấy hàng tại shop. Shop lên đơn hàng, shipper sẽ đến địa chỉ/kho của shop cung cấp trên App/website. Sau đó, chủ shop kiểm tra đủ số lượng kiện hàng, cách đóng gói và bàn giao lại cho shipper.
• Bước 2: Đưa hàng về kho tổng để phân loại. Shipper sẽ mang hàng về bưu cục gần shop nhất, sau đó xe chuyên dụng sẽ vận chuyển đơn hàng đến kho phân loại. Từ đây, đơn hàng sẽ rẽ nhánh đi nhiều điểm khác nhau để giao cho khách.
• Bước 3: Giao hàng cho khách. Hàng hóa sau khi phân loại sẽ được gửi đến kho hàng của đơn vị vận chuyển gần với khách hàng của shop nhất. Đơn hàng tiếp tục được phân loại và gửi đến các bưu cục gần người nhận, đến nơi, shipper tại đây sẽ gửi đến tận địa chỉ của khách hàng.

Vinatech Group – Đơn vị thiết kế kho hàng thông minh

Hiện nay, với xu thế thị trường thì việc áp dụng các mô hình nhà kho thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhân lực vào quá trình xuất nhập kho. Và Vinatech Group hiện là công ty chuyên tư vấn giải pháp thiết kế kho hàng kết hợp hệ thống kệ thông minh giúp tối ưu lưu trữ hiệu quả.

Các mô hình nhà kho kết hợp kệ kho hàng của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp có thể triển khai các phương pháp xuất – nhập kho như: FIFO, LIFO, FEFO,… cực kiệu quả.

Cùng với đó Vinatech Group là một trong những công ty hàng đầu về giải pháp xây dựng nhà kho. Chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Vinatech Group đã và đang cung cấp các giải pháp kho xưởng chất lượng cao và uy tín cho hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Trên đây là thông tin về nhập kho là gì mà Vinatech Group đã giải đáp cho bạn đọc. Hy vọng qua nội dung trên các bạn sẽ hiểu hơn về nghiệp vụ quan trọng trong sản xuất này.