Sơ đồ quy trình quản lý kho: Nguyên tắc, cách tối ưu và hướng dẫn

Sơ đồ quy trình quản lý kho là gì? Tại sao với các doanh nghiệp sản xuất nên xây dựng mô hình này trước tiên? Thực tế khi có sơ đồ quản lý kho sẽ giúp các doanh nghiệp có thể vận hành và kiểm soát được số lượng, chất lượng hàng hóa và nâng cao hiệu quả trong bán hàng.

Với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc vận hành kho hàng càng phức tạp & khó khăn. Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương pháp quản lý kho hiệu quả là càng cần thiết.

Vậy sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu về sơ đồ quản lý kho hàng thường được áp dụng cho các doanh nghiệp nhé!

Nội dung bài viết

Sơ đồ quy trình quản lý kho là gì?

Sơ đồ quy trình quản lý kho là bản vẽ được thiết kế và sử dụng để trực quan hóa những hoạt động chính đang diễn ra trong kho hàng của một tổ chức doanh nghiệp. Các hoạt động này sẽ gồm các bước: nhập kho, quản lý hàng tồn, xuất kho và kiểm kê/báo cáo. Mỗi giai đoạn sẽ có bước khởi tạo, kiểm soát cụ thể.

Tùy thuộc vào quy mô sản xuất của mỗi doanh nghiệp và tính chất hàng hóa mà độ phức tạp của quy trình cũng khác nhau. Nhà quản lý đóng vai trò theo dõi, kiểm soát toàn bộ quy trình này nhằm đảm bảo việc lưu thông hàng hóa trơn tru, và tối ưu chi phí vận hành kho hàng.

Đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhiều bộ phận để quy trình quản lý kho diễn ra minh bạch, chính xác. Bạn có thể dùng phần mềm quản lý hệ thống kho hàng hoặc Excel để tạo sơ đồ và kiểm soát quy trình này.

Lợi ích khi lập sơ đồ quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp không xây dựng sơ đồ quy trình quản lý rõ ràng, thì bộ phận quản lý kho hoạt động sẽ có lượng công việc lớn, từ đó dẫn tới các xung đột với phòng ban/bộ phận khác. Ngoài ra, rủi ro khi không xây dựng quy trình hoàn thiện thì có thể dẫn tới hàng hóa dư thừa quá nhiều hoặc hết hàng, thất thoát & hư hỏng hàng hóa, xử lý đơn hàng chậm trễ, mất uy tín,…

Ngược lại, khi sơ đồ các bước quản lý kho được kiểm soát chặt chẽ sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể:

Tiết kiệm chi phí

Bạn sẽ biết chính xác số lượng hàng hóa trong kho, nhập & xuất hàng hóa đúng số lượng & đúng thời điểm, lưu trữ hàng hóa an toàn, giải phóng hàng tồn kho kịp thời,… khi quy trình quản lý kho được thiết lập hiệu quả. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm các khoản chi phí: vận chuyển, hậu cần, chi chi phí lưu kho, phí khấu hao & chi phí cơ hội (đến từ việc doanh nghiệp bán chính xác sản phẩm khách hàng có nhu cầu).

Tránh thất thoát hàng hóa

Quản lý kho hàng hiệu quả giúp hạn chế tình trạng hàng hóa hư hỏng, lỗi thời, hết hạn, hao mòn không còn đảm bảo chất lượng. Đặc biệt là các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng hạn chế như thực phẩm tươi sống, sữa,…

Cải thiện hiệu suất bán hàng & củng cố quan hệ khách hàng

Kiểm soát tốt kho hàng giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa, dễ dàng tìm kiếm sản phẩm trong kho để phân phối hợp lý. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có nhiều điểm bán, hệ thống các chuỗi cửa hàng, bán hàng đa kênh.

Vận hành kho hiệu quả còn giúp quy trình đóng gói, xử lý đơn hàng và đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng diễn ra nhanh chóng. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng uy tín & năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên vốn lưu động trong doanh nghiệp. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp có thể bị “đóng băng” vì không có tiền để tiếp tục kinh doanh. Do vậy, khi hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, doanh nghiệp sẽ rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

Báo cáo chính xác

Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp bộ phận tổng hợp dữ liệu báo cáo kiểm kê kho, báo cáo kết quả kinh doanh dễ dàng hơn. Căn cứ vào đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch cân đối hàng hóa trong kho hợp lý, kịp thời.

Một số mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho hàng

Sau đây Vinatech Group tổng hợp những mẫu sơ đồ quy trình quản lý kho mới nhất, bạn có thể tải về áp dụng ngay để tăng hiệu quả quản lý kho hàng.

Các mẫu sơ đồ đều được thiết lập sẵn quy trình điều phối kho, vận hành hệ thống kho, quản lý tồn kho,…

Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng 1 — Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng đơn giản

Phương pháp vẽ sơ đồ quy trình quản lý kho hàng

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều áp dụng sơ đồ quản lý kho để thuận tiện hơn cho việc theo dõi, giám sát hàng hóa. Việc lập sơ đồ quản lý kho hàng cũng không phức tạp.

Dưới đây là các bước mà các doanh nghiệp có thể tham khảo khi lập sơ đồ quy trình quản lý kho:

Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho hàng

Nhiều người thường rất chủ quan bởi họ cho rằng việc bố trí và sắp xếp kho là điều đơn giản. Tuy nhiên nếu không chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho hàng thì có thể doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm, xử lý, đóng gói hàng sau này.

Nếu quý độc giả là người thuê mặt bằng kho thì hãy yêu cầu chủ cung cấp bản vẽ mặt bằng, nếu không thì phải tiến hành đo đạc chi tiết và cụ thể nhất.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp xây dựng sơ đồ kho

Hiện nay có 3 cách vẽ sơ đồ kho phổ biến bao gồm dùng công cụ online, thuê kiến trúc sư hoặc vẽ sơ đồ kho bằng excel. Tùy thuộc vào quy mô kinh doanh và ngân sách của doanh nghiệp và quý độc giả có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp.

Dùng công cụ online: Công cụ phổ biến nhất thường được dùng để vẽ sơ đồ kho là SmartDraw. Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí, dễ sử dụng đồng thời giúp vẽ sơ đồ kho rất chuyên nghiệp. Bên cạnh đó SmartDraw còn gợi ý một số khu vực cơ bản để độc giả có thể vẽ sơ đồ mà không sợ sai sót.
Thuê kiến trúc sư: Nếu doanh nghiệp có lượng hàng hóa thiết bị máy móc nhiều, quy mô kinh doanh lớn thì hãy thuê các đơn vị chuyên thiết kế kho hàng để được tốt nhất. Vinatech Group hiện là một trong những đơn vị triển khai dịch vụ thiết kế kho chứa hàng #1 tại Việt Nam hiện nay.
Vẽ sơ đồ kho bằng excel: Khi lập sơ đồ quản lý kho trên excel, doanh nghiệp có thể bố trí các khu vực cũng như sắp xếp trang thiết bị theo ý mình.

Bước 3: Bố trí khu vực trong kho

Để có được sơ đồ quản lý kho hàng chuẩn thì không thể thiếu bước bố trí khu vực kho. Một kho hàng thông thường sẽ bao gồm 3 khu vực chính là khu vực lưu trữ, khu vực hoạt động và khoảng trống.

Khu vực lưu trữ: Đây là khu vực có kệ để hàng nhằm lưu kho sản phẩm của doanh nghiệp. Thiết kế khu vực này sao cho thuận tiện nhất khi sắp xếp hàng hóa cũng như lấy hàng khi có đơn đặt hàng.
Khu vực hoạt động: Đây là nơi diễn ra các hoạt động chính của kho, chẳng hạn như tiếp nhận đơn hàng, đóng gói hàng, chứa tấm pallet để di chuyển hàng hóa giữa các vị trí trong kho.
Khoảng trống: Cần có các lối đi trong kho để nhân viên có thể di chuyển lấy hàng được nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Cách tối ưu sơ đồ quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp

Như chúng tôi đã đề cập, một quy trình quản lý kho cơ bản gồm 4 giai đoạn: nhập hàng, lưu kho, xuất kho và kiểm kê/ báo cáo. Tối ưu hóa 4 hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí, tăng tỷ lệ xử lý đơn hàng thành công.

Giai đoạn Nhập hàng

Tiếp nhận hàng hóa là khâu đầu tiên và quan trọng nhất. Người phụ trách kho phải đảm bảo các yếu tố: đúng sản phẩm, đủ số lượng, hàng đạt chất lượng, nhập đúng thời điểm, và duy trì tình trạng của hàng hóa ổn định cho đến khi chúng được xuất kho. Nếu không sẽ ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo trong sơ đồ quy trình quản lý kho.

Cách tối ưu hoạt động nhập kho: Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhập kho là tránh tình trạng hàng hóa bị tắc nghẽn tại các điểm nhận hàng. Sử dụng các giải pháp như xe nâng tay điện, xe tự hành AGV, băng tải tự động sẽ giúp việc bốc dỡ & di chuyển hàng hóa vào kho được nhanh chóng hơn. Đồng thời dùng các loại máy đo kích thước, khối lượng bưu kiện/pallet để đẩy nhanh quy trình này.

Ngoài ra, áp dụng phần mềm tích hợp hệ thống quản lý nhân sự, nhắc nhở thời gian có chuyến hàng nhập kho sẽ giúp nhà quản lý điều phối số lượng nhân viên hợp lý, kịp thời hơn.

Giai đoạn Lưu kho/Quản lý hàng tồn

Hàng hóa được lưu kho đúng cách sẽ giảm thời gian tìm kiếm & di chuyển, tối ưu không gian lưu trữ, dễ theo dõi và truy xuất dữ liệu. Nhà quản lý cần đảm bảo lưu giữ đầy đủ hồ sơ thông tin từng sản phẩm trong kho từ: SKU (thuộc tính sản phẩm), nhà cung cấp, số lô, ngày sản xuất/hạn sử dụng, giá nhập/ giá bán,…

Đồng thời kiểm kê, báo cáo tình trạng hàng hóa thường xuyên để đảm bảo chất lượng và có hướng phân phối phù hợp.

Cách tối ưu:

Sắp xếp hàng hóa khoa học theo Quy tắc 5s. Đặt hàng hóa bán chạy ở khu vực dễ tiếp cận, và tách các mặt hàng dễ bị nhầm lẫn với nhau,…
Dán nhãn sản phẩm trong kho bằng mã vạch hoặc gắn thẻ RFID để dễ tìm kiếm
Áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn: FIFO (hàng nhập trước, xuất bán trước), FEFO (hàng hết hạn trước, xuất trước), LIFO (hàng nhập sau, xuất bán trước – áp dụng với hàng hóa không có hạn sử dụng)
Dùng excel hoặc hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi, cập nhật thông tin, tình hình hàng hóa realtime, và quản lý hàng tồn kho được dễ dàng & hiệu quả hơn.

Giai đoạn Xuất kho

Bao gồm các hoạt động đóng gói, vận chuyển, ghi nhận tình trạng hàng hóa xuất kho. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp nhân viên ghi nhận phiếu xuất, cập nhật tình trạng xử lý đơn hàng tự động, nhanh chóng & chính xác ngay trên hệ thống.

Giai đoạn Kiểm kê, báo cáo

Kết quả kiểm kê, dữ liệu báo cáo là cơ sở để nhà quản lý đưa ra quyết định phân phối hàng hóa, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh hợp lý. Quy trình này gồm các hoạt động: kiểm đếm hàng hóa, ghi sổ sách, lập biên bản kiểm kê, báo cáo kiểm hàng,…

Với những doanh nghiệp có hệ thống kho hàng lớn, nhiều loại sản phẩm thì việc kiểm kê, báo cáo thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian, dễ sai sót dữ liệu. Do vậy, bạn có thể dùng phần mềm số hóa hệ thống kho hàng để báo cáo bán hàng, tồn kho realtime. Hướng tới vận hành sơ đồ quy trình quản lý kho trơn tru, xuyên suốt, và tối ưu mọi chi phí.

Nguyên tắc xây dựng sơ đồ quản lý kho hiệu quả

Bất kỳ việc quản lý nào, bao gồm cả quản lý kho hàng, đều cần có hệ thống đo lường đánh giá liên tục để giúp các nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tình hình khi có phát sinh.

Dưới đây là một số chỉ số đo lường hiệu suất quản lý kho hàng bạn có thể tham khảo:

Chỉ số hiệu suất tiếp nhận hàng hóa
Thời gian xử lý đơn hàng trung bình
Tỷ lệ giao đơn thành công
Tỷ lệ hoàn trả đơn hàng
Vòng quay hàng tồn
…

Bên cạnh việc xây dựng sơ đồ quy trình quản lý kho bài bản, làm thế nào để vận hành tối ưu là điều khiến nhiều nhà quản lý đau đầu. Dưới đây là 5 nguyên tắc bạn có thể áp dụng để giải quyết vấn đề này.

Kiểm soát toàn diện: Quản lý kho liên quan đến việc điều phối các quy trình phức tạp gắn với nhiều bộ phận: con người, thiết bị, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, bố trí nhà kho an toàn,… Người quản lý cần theo dõi sát sao từng quy trình, đảm bảo giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, xử lý chính xác từng đơn hàng.
Theo dõi chỉ số KPI: Thiết lập hệ thống đo lường & theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI) quản lý kho hàng
Quản lý linh hoạt: Khi thường xuyên gặp những trường hợp như hàng hóa trong kho hư hỏng, yếu tố ngoại cảnh làm chậm trễ chuỗi cung ứng, gián đoạn việc xuất kho,… nhà quản lý cần linh hoạt thay đổi quy trình quản lý kho. Bằng việc sắp xếp lại cách bố trí hàng hóa hay điều chỉnh quy trình xuất kho, nhập kho, xử lý đơn hàng.
Khách hàng làm trung tâm: Giao hàng đúng hạn, đúng sản phẩm, đảm bảo chất lượng là cách tốt nhất để tạo uy tín & giữ chân khách hàng. Hãy xem xét các yếu tố vận hành kho ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình xử lý đơn hàng và tối ưu chúng.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Ngay cả khi mọi quy trình vận hành kho hàng diễn ra trơn tru, không có nghĩa là nó đang hoạt động hiệu quả. Thiết lập hệ thống quản lý kho trên phần mềm có thể giúp bạn cập nhật dữ liệu realtime, và xác định được các điểm cần cải thiện.

Giải pháp nhà kho thông minh giúp tối ưu quy trình quản lý kho

Hiện nay các mô hình nhà kho thông minh đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng giúp tối ưu quy trình lưu trữ và quản lý kho hàng. Các mô hình này thường được tích hợp các hệ thống quản lý kho hàng WMS quy trình xuất – nhập kho tự động tới 90%. Đây lcác phần mềm số hóa các hoạt động trong sơ đồ quy trình quản lý kho. Theo nhiều nghiên cứu thì có tới 90% các doanh nghiệp có kho quy mô lớn đều sử dụng WMS để cải thiện năng suất, tiết kiệm chi phí vận hành, gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

Và hiểu được nhu cầu này thì Vinatech Group đang là đơn vị triển khai các mô hình kệ kho tự động giúp giải quyết vấn đề quản lý kho cho các doanh nghiệp. Chúng tôi đang triển khai rất nhiều mẫu kệ kho hàng hiện đại như: Kệ Selective, kệ Double Deep, kệ Shuttle, kệ ASRS,… cho hàng nghìn doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.

Với giải pháp của Vinatech Group thì doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, quản lý thuận tiện kho hàng ngay trên App & Mobile. Sản phẩm của chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu quản lý kho đơn giản của các doanh nghiệp bao gồm: quản lý danh mục hàng hóa, SKU, Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chuyển kho, theo dõi hàng tồn kho (tồn kho tổng, kho chi nhánh, kho dự án…)

Trên đây là thông tin về sơ đồ quy trình quản lý kho mà chúng tôi đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên của Vinatech Group bạn sẽ xây dựng được mô hình tối ưu cho doanh nghiệp mình.

Có thể bạn quan tâm: