Xuất kho là gì? Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp thế nào 2025

Xuất kho là gì? Quy trình xuất kho hàng hóa diễn ra thế nào? Hiện nay có các hình thức xuất kho ra sao? Kho là một trong những yếu tố quan trọng của chuỗi cung ứng sản phẩm. Nó là nơi lưu trữ, quản lý và vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng.

Trong quá trình hoạt động của kho, việc quản lý và điều phối các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả sẽ giúp tăng năng suất và giảm chi phí. Qua nội dụng sau Vinatech Group sẽ giúp các bạn hiểu được thuật ngữ xuất kho là gì? Và các phương pháp xuất kho phổ biến hiện nay.

Nội dung bài viết

Xuất kho là gì?

Xuất kho là hoạt động quản lý cơ bản trong kho hàng. Trái ngược với nhập kho thì xuất kho là quá trình lấy hàng hóa từ kho để giao cho khách hàng hoặc đưa vào quá trình sản xuất tiếp theo.

Việc quản lý nhập kho và xuất kho đòi hỏi sự chính xác và hiệu quả để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ và vận chuyển đúng cách.

Các hình thức xuất kho hàng hóa hiện nay

Trong quản lý và xây dựng kho hàng thì dựa vào 3 phương pháp xuất – nhập kho mà người ta thiết kế kho hàng theo hình thức:

FIFO

FIFO (First In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc hàng hóa được sử dụng theo thứ tự đầu tiên vào là hàng hóa đầu tiên được xuất ra.

Điều này có nghĩa là hàng hóa mới nhất sẽ được lấy ra và sử dụng trước, giúp đảm bảo hàng tồn kho luôn được cập nhật và tránh việc hàng hóa bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng.

LIFO

LIFO (Last In, First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc hàng hóa được sử dụng theo thứ tự cuối cùng vào là hàng hóa đầu tiên được xuất ra. Điều này có nghĩa là hàng hóa cũ nhất sẽ được lấy ra và sử dụng trước, giúp đảm bảo hàng tồn kho không bị lỗi thời và giúp kiểm soát chi phí.

FEFO

FEFO là viết tắt của First Expired First Out, có nghĩa là hết hạn trước xuất trước. Hình thức quản lý kho này là những hàng hóa có ngày hết hạn sớm hơn sẽ được ưu tiên chuyển ra khỏi kho trước.

Trong đó, thời hạn sử dụng của sản phẩm sẽ được tính từ lúc bắt đầu sản xuất đến thời điểm ngày hết hạn được in trên bao bì thành phẩm. FEFO là phương pháp quản lý kho phổ biến hiện nay, đây là thuật ngữ được sử dụng nhiều trong công tác quản lý hàng hóa sau khi đã nhập kho.

Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp

Thực tế, với mỗi mục đích khác nhau thì các doanh nghiệp lại chia ra quy trình xuất kho khác nhau như:

Xuất kho hàng hóa để bán hàng

Đầu tiên, chúng sẽ đến với quy trình xuất kho cơ bản nhất trong mỗi đơn vị đó là: “xuất kho để bán hàng”. Quá trình này bao gồm 6 bước cơ bản sau:

Bước 1: Gửi các yều cầu, đề nghị xuất kho hàng hóa. Đơn vị sử dụng hàng hóa cần làm các phiếu yêu cầu hay đề nghị xuất kho các loại hàng hóa cụ thể gửi cho bộ phận phụ trách.
Bước 2: Xác nhận các yêu cầu xuất kho. Các yêu cầu này cần được bộ phận quản lý, giám sát các cấp phê duyệt trước khi được xuất khỏi kho (Dù là xuất kho hay nhập kho, tất cả các quá trình đề cần phải được bộ phận quản lý phê duyệt).
Bước 3: Kiểm tra hàng hóa tồn kho. Sau khi yêu cầu xuất kho được phê duyệt, chúng sẽ được chuyển đến bộ phận quản lý kho. Tại đây, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra các mặt hàng cần xuất, số lượng, nơi lưu trữ và sau đó phản hồi đến các đơn vị liên quan về khả năng xuất hàng. Trường hợp, số lượng hàng trong kho không đủ với yêu cầu, bộ phận kho sẽ đề nghị nhập thêm hàng mới để đảm bảo số lượng bán.
Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục xuất kho. Sau khi kiểm tra và bổ sung số lượng hàng hóa phù hợp với yêu cầu, bộ phận kho sẽ tiến hành lập các phiếu xuất kho, hóa đơn cùng các giấy tờ có liên quan khác gửi cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp.
Bước 5: Xuất kho hàng hóa. Dựa trên phiếu xuất, nhân viên kho tiến hành xuất hàng hóa theo quy định.
Bước 6: Cập nhật thông tin lên hệ thống. Hàng hóa sau khi được xuất khỏi kho cần cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý (thủ cộng, phần mềm, …) để bộ phận quản lý có thể nắm được các báo cáo về lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ.

Quy trình xuất kho hàng để sản xuất

Quy trình xuất kho hàng hóa để phục vụ sản xuất, lắp ráp khá tương tự như khi xuất kho để bán hàng. Điểm khác biệt chính ở đây là có nhiều bộ phận gửi đề nghị yêu cầu xuất kho hơn.

Bước 1: Gửi các yều cầu, đề nghị xuất kho hàng hóa. Những bộ phận có liên quan sẽ tiến hành gửi yêu cầu xuất kho sản phẩm, hàng hóa cụ thể để sản xuất, lắp ráp cho ban Giám đốc/Phòng kế hoạch sản xuất hoặc người được ủy quyền thẩm định.
Bước 2: Phê duyệt các yêu cầu. Dựa trên kế hoạch sản xuất, lắp ráp, bộ phận quản lý sẽ tiến hành xem xét và xác nhận các yêu cầu xuất kho
Bước 3, bước 4, bước 5 và bước 6: của quá trình tương tự như quy trình để xuất kho bán hàng đã đề cập ở trên.

Quy trình xuất kho sang lưu trữ – bảo quản

Quy trình xuất chuyển kho thường được áp dụng cho những doanh nghiệp/tổ chức có nhiều hệ thống kho hàng khác nhau (đặt ở nhiều vị trí), để phù hợp cho kế hoạch khai thác, luân chuyển, sản xuất – kinh doanh ở từng khu vực, hàng hóa có thể được chuyển dịch từ kho này sang kho kia (ví dụ chuyển hàng từ tổng kho về các kho lân cận, hay lấy hàng từ kho vệ tinh chuyển đến các kho trong khu vực để đảm bảo ổn định lượng hàng bán).

Các bước xuất chuyển kho được thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp bao gồm:

Bước 1: Gửi yêu cầu đề nghị xuất chuyển kho. Trong yêu cầu cần ghi rõ về thông tin loại hàng, số lượng, kho đi, kho đến cụ thể, các thông tin về thời gian, tình trạng hàng hóa cũng cần được cập nhật chi tiết.
Bước 2: Xác nhận yêu cầu hay từ chối. Bộ phận quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất – bán hàng chung để phê duyệt hay từ chối các yêu cầu chuyển kho. Các thông tin về việc xác nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán xử lý
Bước 3: Hoàn thiện các thủ tục xuất kho. Tại đây, kế toán sẽ phối hợp các thủ kho có liên quan đến xác nhận lại về kế hoạch chuyển kho hàng hóa, làm phiếu xuất kho.
Bước 4: Tiến hành xuất kho theo kế hoạch. Đến thời gian xuất kho, hàng hóa sẽ được chuyển đến địa điểm đăng ký chỉ định và khai thác theo quy trình nhập kho vào kho hàng mới.
Bước 5: Cập nhật thông tin lại trên hệ thống. Hàng hóa sau khi được chuyển kho sẽ cần cập nhật lại trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác về việc khai thác ở mỗi kho của doanh nghiệp.

Vai trò quy trình xuất kho đối với doanh nghiệp

Việc thiết lập một quy trình xuất kho, nhập kho khoa học sẽ giúp kho hàng hóa của công ty hoạt động hiệu quả, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng.

Quy trình này có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp như sau:

Quá trình xuất, nhập hàng trong kho được tiến hành trơn tru và thuận lợi;
Các bộ phận/phòng ban dễ dàng nắm được tình trạng, số lượng, chất lượng sản phẩm trong kho một cách chính xác;
Tối ưu thời gian trong quá trình giao – nhận sản phẩm;
Công tác lưu trữ sản phẩm được chặt chẽ, đảm bảo an toàn và bảo mật;
Tránh những sai sót khi nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa;
Quy trình nhập xuất kho có vai trò quan trọng vào phát triển doanh nghiệp

Vinatech Group – Đơn vị thiết kế kho hàng thông minh

Hiện nay, với xu thế thị trường thì việc áp dụng các mô hình nhà kho thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhân lực vào quá trình xuất nhập kho. Và Vinatech Group hiện là công ty chuyên tư vấn giải pháp thiết kế kho hàng kết hợp hệ thống kệ thông minh giúp tối ưu lưu trữ hiệu quả.

Các mô hình nhà kho kết hợp kệ kho hàng của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp có thể triển khai các phương pháp xuất – nhập kho như: FIFO, LIFO, FEFO,… cực kiệu quả.

Cùng với đó Vinatech Group là một trong những công ty hàng đầu về giải pháp xây dựng nhà kho. Chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Vinatech Group đã và đang cung cấp các giải pháp kho xưởng chất lượng cao và uy tín cho hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Trên đây là thông tin về xuất kho là gì mà Vinatech Group đã giải đáp cho bạn đọc. Hy vọng qua nội dung trên các bạn sẽ hiểu hơn về nghiệp vụ quan trọng trong sản xuất này.

Có thể bạn quan tâm: