Kiểm kho là gì? Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đơn giản 2025

Kiểm kho là gì? Quy trình kiểm kê hàng tồn kho như thế nào mới đúng? Các giải pháp nào giúp việc kiểm kho hàng hóa hiệu quả và chính xác?

Sau đây hãy cùng Vintech Group tìm hiểu chi tiết về các việc cần làm khi phát sinh hoạt động kiểm kho sau đây nhé!

Nội dung bài viết

Kiểm kho là gì?

Kiểm kho là hoạt động kiểm kê số lượng và tình trạng chênh lệch của hàng hóa hiện tại trong kho với số lượng thực tế được lưu trên sổ sách. Đây là một hoạt động thường xuyên được các cửa hàng, đơn vị kinh doanh thường thực hiện trong một giai đoạn, thời điểm kinh doanh.

Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó. Việc kiểm kho thường được giao cho các nhân viên kho, tuy nhiên chủ cửa hàng cũng có thể phân quyền cho các nhân viên khác để cùng làm công việc này.

Kiểm kho trong quá trình kinh doanh khó có thể tránh khỏi việc thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa. Kiểm kê cũng giúp hạn chế số lượng hàng tồn, cung cấp dữ liệu hàng hóa, từ đó giúp quản lý điều chỉnh nhập hàng hoặc xuất hàng phù hợp.

Phương pháp kiểm kho hiện nay

Trong quá trình kinh doanh, bán hàng, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa do nhiều lý do khác nhau (hỏng, trộm cắp, bán nhầm…). Vì vậy, chủ cửa hàng cần phải kiểm kê hàng hóa định kì. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế, tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết.

Có ba phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng phổ biến bao gồm:

Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch: Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.
Kiểm kê theo nhóm hàng: Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày/ hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.
Kiểm kê toàn bộ cửa hàng: Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng. Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê. Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghĩ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Thực tế thì quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách. Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng theo sổ sách.
Bước 2: Kiểm tra chênh lệch. Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.
Bước 3: Điều chỉnh. Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.
Bước 4: Tìm nguyên nhân. Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.

Lưu ý khi áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Những sai lầm dễ gặp phải trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Chuẩn bị không gian lưu trữ và quy trình kiểm kê không đầy đủ

Nhìn chung, đây là sai lầm phổ biến nhất của tất cả các kho hàng, cho dù là mô hình doanh nghiệp nào. Một dấu hiệu cơ bản của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho, trong đó thể hiện các phần có thể kiểm kê được và vị trí của chúng. Điều này sẽ dẫn tới những khó khăn và bất cập trong việc sắp xếp không gian kho, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng tồn kho khác nhau. Mặc dù có vẻ cơ bản, nhưng sự chuẩn bị nhỏ nhặt này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều giờ đau đầu khi tìm kiếm hàng hóa.

Đi cùng với việc chuẩn bị không gian lưu trữ đầy đủ là chuẩn bị quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những nhiệm vụ kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, thì quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp sẽ dễ xảy ra đứt gãy

Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những doanh nghiệp bán lẻ, để thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho họ cần thiết lập một kế hoạch rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được lưu trữ cẩn thận, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả khi chúng có vẻ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn chi phí để mua thêm hàng tồn kho, v.v…

Kiểm kê theo đầu mục lớn thay kiểm soát nhỏ lẻ

Thông thường, việc kiểm kê hàng tồn kho thường chỉ tập trung vào những hạng mục lớn của sản phẩm mà không đi vào chi tiết mẫu mã từng loại dễ dẫn tới những thiếu sót trong kết quả cuối cùng.

Ví dụ:

Để tiết kiệm thời gian, thường người phụ trách sẽ chỉ kiểm kê theo từng kệ đỡ thay vì kiểm kê chi tiết từng chiếc áo trong kệ đỡ đó.

Cụ thể hơn, trong kết quả kiểm kê theo kệ sẽ chỉ cho thấy có 20 chiếc áo, còn việc kiểm kê chi tiết lại cho thấy từ kệ đỡ đó có 10 chiếc áo cỡ M, 5 chiếc cỡ L và 5 chiếc cỡ XL. Điều này khiến cho doanh nghiệp khó nắm bắt được thông tin chi tiết của các mặt hàng nhỏ lẻ và không tận dụng tối ưu các hàng tồn có sẵn.

Chưa có kế hoạch giải quyết những mặt hàng tồn kho không rõ ràng

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê và thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện của họ.

3 mặt hàng tồn kho không rõ ràng phổ biến nhất hiện nay trong các doanh nghiệp bao gồm:

Hàng tồn kho không rõ xuất xứ: những mặt hàng không rõ nguồn gốc hay không có các tài liệu lưu trữ trong quá trình xuất nhập về nhà kho
Hàng tồn kho lưu trữ quá lâu: những mặt hàng được lưu trữ trong kho trong một thời gian dài vì một số tiêu chí như chưa phù hợp với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp hay chất lượng hàng cần phải kiểm chứng lại
Hàng tồn kho còn sót lại sau quá trình sản xuất: những mặt hàng dư thừa còn sót lại sau quá trình sản xuất cũng sẽ cần được tiếp tục lưu trữ để dùng cho lần sản xuất sau cũng như giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường không có kế hoạch cụ thể cho việc lưu kho chúng trước khi tái sử dụng vào những dự án sau.

Chính vì vậy, doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng một khu riêng biệt để làm kho lưu trữ cho những mặt hàng tồn kho không rõ ràng này và cử người chịu trách nhiệm riêng.

Sử dụng phần mềm kiểm kho cần lưu ý gì?

Hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ thành công trên thế giới đều sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho trong việc quản lý tồn kho trên kênh phân phối. Kiểm kê hàng tồn chính là cách để doanh nghiệp kiểm soát khối lượng, số lượng hàng hóa, từ đó có các giải pháp kinh doanh hiệu quả hơn.

Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn thường bao gồm 3 bước sau.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Đây không phải là số lượng dữ liệu mà bạn có mà là những việc bạn phải làm. Nếu muốn gia nhập hàng ngũ các doanh nghiệp phát triển nhanh nhất thế giới, các công ty, doanh nghiệp cần có khả năng hiển thị hàng tồn kho cần thiết. Đây chính là số liệu giúp doanh nghiệp tin tưởng vào số lượng cũng như địa điểm hàng tồn kho của mình.

Nếu doanh nghiệp sử dụng chiến lược đa kênh, hầu như không thể cập nhật và đồng bộ hóa số lượng và địa điểm hàng tồn kho theo cách thủ công. Thiếu khả năng hiển hàng tồn kho thường dẫn đến tình trạng hết hàng, tồn đọng, bế tắc trong phương hướng kinh doanh và lợi nhuận có thể bị ảnh hưởng. Số lượng và vị trí hàng tồn kho của doanh nghiệp phải được cung cấp một cách chính xác, trung thực sau mỗi kỳ kế toán kiểm kê.

Ngoài ra, tính minh bạch được xem là một thách thức dành cho doanh nghiệp với dữ liệu thực tế có thể chênh lệch so với số liệu trên sổ sách. Thông qua các số liệu này doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra các quyết định quan trọng.

Ví dụ:

Tính minh bạch của dữ liệu có thể gây ảnh hưởng đáng kể độ chính xác của việc thực hiện bán hàng, giao hàng, do đó làm giảm lợi nhuận.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho được nâng cao cũng giúp nhà quản lý theo dõi tốt hơn tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho. Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá điều kiện, tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông qua các chỉ số này ban lãnh đạo có thể quyết định điều chỉnh giảm giá sản phẩm hoặc nhập thêm hàng mới trong tương lai nhằm cải thiện lợi nhuận.

Tối ưu hóa nhờ thông tin thông minh

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác có thể loại bỏ các phỏng đoán trong việc mở rộng quy mô kinh doanh giảm thiểu nguy cơ mắc sai lầm.

Với khả năng hiển thị thời gian thực, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về:

Đặt hàng
Sắp xếp lại
Kênh bán hàng
Địa điểm
Nhà kho
Dự báo nhu cầu
Tạp vụ
Phân bổ
Tính thời vụ
Khả năng sinh lời

Nhà quản lý có thể làm tất cả công việc với tốc độ cần thiết để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường đang phát triển. Có thể kết hợp mô hình định lượng và định tính hay kết hợp cơ sở dữ liệu bán hàng lịch sử với các lực lượng kinh tế và thị trường hiện tại để dự báo tốt hơn nhu cầu và phân bổ hàng tồn kho cho phù hợp.

Với hệ thống phù hợp, doanh nghiệp sẽ có những hiểu biết cần thiết về thị trường, khách hàng mục tiêu để đưa ra các quyết định thông minh hơn và có lợi hơn.

Tự động hóa chuỗi cung ứng tích hợp

Với phần mềm quản lý xuất nhập kho, doanh nghiệp không còn lo lắng thiếu hàng hóa hay thiếu hàng tồn kho. Với các tính năng tự động hóa, phần mềm sẽ thông báo và báo cáo bổ sung trong thời gian thực.

Ví dụ:

Nếu số lượng của một mặt hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sắp xếp lại, tự động hóa có thể ngay lập tức nhắc nhở bạn rằng mặt hàng đó cần được sắp xếp lại.

Với tích hợp chính xác, việc bổ sung hàng hóa cũng có thể được tự động hóa hoặc các cảnh báo bổ sung. Doanh nghiệp cũng có thể được kiểm tra số lượng hàng tồn dựa trên dự báo nhu cầu và sau đó sắp xếp lại, hoặc bổ sung thêm.

Đối với khả năng hiển thị hàng tồn kho ở nhiều địa điểm, định tuyến đơn hàng được thực hiện tự động khớp với số lượng hàng tồn trong kho gần với khách hàng nhất. Gửi đơn đặt hàng theo cách này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng và giảm chi phí vận chuyển.

Cuối cùng, quy trình kiểm kê hàng tồn kho tự động hóa giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng giữ chân người dùng thông qua các email xác nhận đơn hàng tự động. Hệ thống doanh nghiệp chọn có thể tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ email, cho phép cập nhật thông tin về trạng thái vận chuyển đơn hàng cho khách hàng. Và gửi email với chiết khấu, ưu đãi và cơ hội bán kèm dành cho khách hàng.

Khi doanh nghiệp phát triển và hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, điều cần thiết là phải chọn một hệ thống có thể tích hợp nhiều liên kết trong chuỗi cung ứng của mình. Từ kiểm soát kho thực tế đến vận chuyển, thương mại điện tử, hậu cần, kế toán và hơn thế nữa. Mục đích là tích hợp và tự động hóa càng nhiều thành phần chuỗi cung ứng càng tốt, từ đó cải thiện độ chính xác, tốc độ và chi phí của hàng tồn kho cho doanh nghiệp.

Giải pháp kiểm kho hiệu quả và nhanh chóng

Để quá trình kiểm kho dễ dàng và nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc những lưu ý sau:

Phân loại sản phẩm tồn kho

Những chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh đã đưa ra lời khuyên cho những doanh nghiệp sản xuất nên chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm.

Nhóm A là những mặt hàng giá cao, nhập số lượng ít.
Nhóm B là gồm những mặt hàng ở khoảng giữa có giá bán vừa phải.
Nhóm C là những mặt hàng nhập giá thấp, khả năng bán nhanh.

Việc phân chia này giúp doanh nghiệp có giải pháp phù hợp khi kiểm kê kho hàng để hạn chế tốn chi phí lưu kho.

Theo dõi toàn diện thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp cần ghi chép mọi thông tin về các sản phẩm trong kho như SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ, nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cần theo dõi chi phí của từng mặt hàng để có phương án thay đổi phù hợp.

Nhất quán trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Để tránh những vấn đề đau đầu như số liệu không khớp, quy trình kiểm kê sai sót bạn cần đảm bảo nhân viên kho và nhân viên nhập hàng có phương pháp làm việc thống nhất. Điều này giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn, ít xảy ra những sai sót không đáng có.

Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lý kho vào kiểm kê hàng hóa

Một phương pháp đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh gọn và chính xác là ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý kho thông minh. Sử dụng bảng tính, quản lý kho bằng excel hay sổ ghi chép thủ công hiện nay có khá nhiều nhược điểm không phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.

Vì vậy ,các doanh nghiệp nên xem xét ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp mình. Phần mềm này sẽ giúp công việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đơn giản, dễ dàng và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với phương pháp truyền thống.

Tuy nhiên, trước khi chọn bất kỳ công nghệ phần mềm nào doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ để đảm bảo phù hợp nhất với nhu cầu.

Vinatech Group – Đơn vị thiết kế kho hàng lưu trữ thông minh

Vinatech Group hiện là một trong những đơn vị thiết kế kho hàng giúp doanh nghiệm kiểm kê hàng hóa trong kho hiệu qua. Chúng tôi với hơn 14 năm hoạt động, đã triển khai thực hiện lắp đặt kệ kho hàng cho hàng nghìn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Với mô hình nhà kho thông minh của chúng tôi thì các donah nghiệp có thể truy xuất hàng hóa chính xác. Dễ dàng tính toán tồn kho nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:

Quản lý dễ dàng: Quản lý và lưu trữ thông tin các hoạt động trong kho hoàn toàn bằng dữ liệu trên mobile/tablet dễ dàng, trực quan, chính xác, thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp, dễ sai sót.
Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
Kiểm soát chính xác 99% hàng hoá: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
Báo cáo tồn kho thông minh: Cung cấp nhiều mẫu báo cáo đa dạng, trực quan bằng biểu đồ, hình ảnh, giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định, đáp ứng nhu cầu của nhiều bộ phận. Báo cáo chi tiết về số lượng, giá trị, vị trí, lô hàng, hạn sử dụng của hàng hóa.

Trên đây là thông tin về kiểm kho là gì mà Vinatech Group đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ biết quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả trong sản xuất.

Có thể bạn quan tâm: