Phiếu xuất kho là gì? Vai trò, ứng dụng và cách viết phiếu xuất kho 2025

Phiếu xuất kho là gì? Chứng từ này có vai trò thế nào đối với doanh nghiệp? Cách lập phiếu xuất kho hàng hóa nguyên vật liệu ra sao? Phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng của mỗi doanh nghiệp. Nó không chỉ ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho mà còn giúp theo dõi và kiểm soát hoạt động về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu.

Vậy say đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu về nội dung và công dụng phiếu xuất kho nhé!

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận số lượng công cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.

Mẫu Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Khi ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu Phiếu xuất kho thường được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh và kiểm soát cho hợp lý.

Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Vì thế, việc lập mẫu Phiếu xuất kho cần được đảm bảo sự hợp lệ, chính xác, đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ.

Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

Phiếu xuất kho tiếng Anh là gì?

Phiếu xuất kho tiếng Anh là Warehouse Release Notes

hiếu xuất kho là chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng, làm căn cứ để hạch toán chi phí và kiểm tra sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tiếng anh cũng đang được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp.

Vai trò của phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho không chỉ đơn thuần là một tài liệu ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là các điểm cụ thể để diễn đạt rõ hơn về công dụng của phiếu xuất kho

Hạch toán chi phí sản xuất và kinh doanh: Sử dụng phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp hạch toán và theo dõi chi phí sản xuất, kinh doanh một cách chính xác. Bằng cách ghi nhận việc xuất kho của hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, doanh nghiệp có thể tính toán được giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý tài chính.
Quản lý biến động hàng hóa trong kho: Ghi chép phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát sự biến động của hàng hóa trong kho. Thông qua việc đánh giá số lượng hàng hóa được xuất ra so với số lượng còn lại trong kho, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch nhập hàng, bổ sung hàng tồn kho một cách hợp lý.
Đánh giá tình hình kinh doanh: Phiếu xuất kho cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá tình hình kinh doanh và buôn bán hàng hóa của doanh nghiệp. Bằng cách ghi nhận các giao dịch xuất kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất kinh doanh, dự đoán nhu cầu thị trường và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển kinh doanh.
Đảm bảo tính chính xác và khách quan: Việc lập và ghi chép phiếu xuất kho cần phải đảm bảo tính chính xác và khách quan, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc đối chiếu với các hóa đơn, chứng từ khác liên quan đến giao dịch.
Áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, vật tư: Một phiếu xuất kho có thể áp dụng cho nhiều loại hàng hóa, vật tư, trang thiết bị khác nhau trong kho, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý và ghi nhận thông tin giao dịch.

Cách viết phiếu xuất kho

Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ: đơn vị, bộ phận, thời gian lập phiếu (ngày, tháng, năm); họ tên người nhận hàng; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

Các nội dung trong phiếu xuất kho

Mặc dù, Bộ Tài chính đã ban hành các mẫu Phiếu xuất kho dành cho các loại hình doanh nghiệp. Chẳng hạn, Thông tư 200 áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Thông tư 133 áp dụng với doanh nghiệp nhỏ và vừa… Tuy nhiên, đối với việc lưu hành nội bộ, các doanh nghiệp cũng có thể tự lập mẫu Phiếu xuất kho riêng phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thông thường, Phiếu này gồm các nội dung sau:

Tên doanh nghiệp và tên kho hàng
Họ và tên người yêu cầu xuất kho, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu xuất kho và lý do xuất kho
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số sản phẩm
Đơn vị tính của sản phẩm
Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho
Đơn giá sản phẩm và tổng tiền
Phiếu xuất kho gồm có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan tới hoạt động xuất kho là Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng và Giám đốc.

Phiếu xuất kho cần có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.

Mẫu phiếu xuất kho theo quy định

Mẫu phiếu xuất kho cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mà bạn có thể tham khảo:

Đơn vị:……………….				Mẫu số 02 – VT
Bộ phận:…………….				*(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC)*

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày….tháng….năm …….
Số: ……………………………
					Nợ: ……….
					Có:……….
– Họ và tên người nhận hàng: ……………………… Địa chỉ (bộ phận)………………………….
– Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………………………….
– Xuất tại kho (ngăn lô): …………………………..Địa điểm ………………………………………..

STT	Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sp, hàng hoá	Mã số	ĐVT	Số lượng		Đơn giá	Thành tiền
STT		Mã số	ĐVT	Theo chứng từ	Thực xuất	Đơn giá	Thành tiền
A	B	C	D	1	2	3	4



	Cộng	x	x	x	x	x

– Tổng số tiền (viết bằng chữ):……………………………………………………………………………– Số chứng từ gốc kèm theo:………………………………………………………………………………

Người lập phiếu	Người nhận hàng	Thủ kho		Kế toán trưởng			Giám đốc
(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)	(Ký, họ tên)		(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)			(Ký, họ tên)

Quy trình xuất kho hàng hóa

Khi đã lập phiếu xuất kho thì các doanh nghiệp có thể thực hiện xuất kho theo quy trình như sau:

Bước 1: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm đơn hàng
Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho, nếu đủ sẽ tiến hành xuất kho, nếu không thì cần phản hồi cho bộ phận gửi yêu cầu
Bước 3: Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng để làm cơ sở lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện hoạt động xuất hàng. Phiếu xuất kho thường được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ như kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Khi thủ kho đã có đủ các thông tin cần thiết thì chuẩn bị hàng hóa đem đi xuất và trên phiếu cần phải có đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận như kế toán, thủ kho, vận chuyển hàng hóa.
Bước 5: Thủ kho cùng kế toán sẽ phối hợp với nhau để cập nhật các thông tin, thủ kho sẽ ghi lại thẻ kho và kế toán ghi nhật ký xuất kho.

Trên thực tế, việc hiểu và thực hiện việc lập phiếu xuất kho đúng cách là một phần quan trọng của quản lý hiệu quả kho hàng và hoạt động kinh doanh. Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng quản lý, các dịch vụ như FAST cung cấp giải pháp hóa đơn tự động hóa, giúp tạo ra các hóa đơn và chứng từ một cách nhanh chóng và chính xác.

Quy định về đóng dấu và ký tên phiếu xuất kho

Căn cứ theo nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về cách đóng dấu và ký tên như sau:

Ký tên phiếu xuất kho

Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà cũng có yêu cầu người ký phiếu xuất kho như sau:

Đối với cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30 có quy định:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do tổ chức ban hành và có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cho cấp trưởng.
Khi ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức phải ghi viết tắt chữ “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao trọng trách điều hành thì ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Đối với cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30 quy định:

Người đứng đầu cơ quan tổ chức thay mặt cho tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan.
Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thế ký thay người đứng đầu cơ quan những văn bản được ủy quyền và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công chuyên trách.
Khi ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên của cơ quan.

Đối với ký thừa ủy quyền

Trường hợp đặc biệt khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Ký thừa ủy quyền thực hiện bằng văn bản ủy quyền, có giới hạn về nội dung và thời gian được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền sẽ không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Khi thực hiện ký ủy quyền cần ghi ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Đối với ký thừa lệnh

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 và Khoản 7 Mục II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30 có quy định:

Người đứng đầu cơ quan có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số văn bản.
Người thừa lệnh có quyền giao cho cấp phó ký thay nhưng phải tuân thủ theo quy định trong quy chế làm việc
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.

Nguyên tắc đóng dấu phiếu xuất kho

Theo quy định có các hình thức đóng dấu phiếu xuất kho như sau:

Đóng dấu chữ ký

Căn cứ theo Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định:

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
Dấu được đóng sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trước khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.
Đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên ⅓ chữ ký về phía bên trái
Đóng dấu rõ ràng, đúng chiều, dùng mực màu đỏ theo quy định.

Đóng dấu treo

Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định

Cách đóng dấu treo do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định. Thông thường sẽ được đóng ở đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục kèm theo văn bản chính.
Đóng dấu treo không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Đóng dấu giáp lai

Căn cứ theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020

Đóng dấu giáp lai là đóng vào khoảng mép phải của văn bản hay phụ lục, bao trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Tùy theo \từng Bộ, ngành mà có quy định về cách thức đóng dấu giáp lai khác nhau.

Câu hỏi thường gặp

Một số thắc mắc của bạn đọc về chủ đề phiếu xuất kho là gì như sau:

Giá trên phiếu xuất kho là giá gì?

Giá trên phiếu xuất kho thường là giá vốn của hàng hóa, được sử dụng để ghi nhận chi phí xuất kho trong kế toán.

Tuy nhiên, tùy vào mục đích sử dụng và quy định của doanh nghiệp, giá trên phiếu xuất kho có thể được hiểu theo các cách sau:

Giá vốn (Cost Price)
Giá bán (Selling Price)
Giá nội bộ hoặc giá quy ước
Giá xuất kho theo phương pháp kế toán

Phiếu xuất kho là chứng từ gì?

Phiếu xuất kho là một chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc xuất kho hàng hóa, vật tư, hoặc công cụ dụng cụ từ kho của doanh nghiệp. Nó là tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý kho và hạch toán kế toán.

Phiếu xuất kho dùng để làm gì?

Phiếu xuất kho được sử dụng với mục đích chính là ghi nhận và quản lý việc xuất kho hàng hóa, vật tư, hoặc công cụ dụng cụ ra khỏi kho của doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin về phiếu xuất kho là gì? Hy vọng qua thông tin trên bạn đọc sẽ hiểu hơn về loại chứng từ rất quan trọng trong doanh nghiệp này.

Hiện Vinatech Group là một trong những đơn vị chuyên triển khai thiết kế kho hàng, lắp đặt giá kệ kho hàng,… nếu quý bạn đọc đang quan tâm tới giải pháp này thì hãy liên hệ cho chúng tôi nhé!