Thẻ kho là gì? Vai trò, tác dụng của thẻ kho trong lưu trữ hàng hóa

Thẻ kho là gì? Giấy tờ này có vai trò thế nào trong lưu trữ hàng hóa? Thực tế việc quản lý hàng hóa, kho hàng là yếu tố vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng, doanh nghiệp. Và thẻ kho được đánh giá là một trong những công cụ hữu hiệu giúp chủ kinh doanh cũng như nhân viên quản lý kho kiểm soát được toàn bộ hàng hóa trong kho và hành trình xuất nhập kho.

Vậy thẻ kho là gì? Cách lập thẻ kho trong doanh nghiệp thế nào? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu nhé!

Nội dung bài viết

Thẻ kho là gì?

Thẻ kho là giấy tờ được sử dụng nhằm theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa ở từng kho. Thẻ khỏ sẽ làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Thẻ kho được lập bởi quản lý kho hoặc kế toán. Người kiểm soát hoạt động ra vào của hàng hóa trong kho. Cùng với đó, các doanh nghiệp sản xuất cũng có thể ghi chép và lưu trữ dữ liệu một cách chi tiết: mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng hay địa điểm lưu trữ, số lượng tồn,…

Thẻ kho hiện nay không chỉ có một mà được phân loại riêng tùy theo từng giai đoạn và từng bộ phận của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp việc quản lý toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng, không bị rối hay sai sót.

Các loại thẻ kho trong doanh nghiệp

Hiện nay có 2 loại thẻ kho được sử dụng trong bộ phận kế toán là:

Thẻ kho rời: Là dạng được in theo từng tờ giấy riêng rẻ, được sử dụng khi có hoạt động mua bán hàng hóa. Loại này thường dùng để ghi nhận theo ngày.
Thẻ kho đóng thành tập: Thay vì để riêng lẻ, thì ở loại thẻ này chúng sẽ được đóng thành một quyển sổ để phục vụ cho việc ghi chép lại các hoạt động trao đổi mua bán theo từng tuần hoặc tháng. Mục đích chính của việc sử dụng loại thẻ kho này là loại trừ rủi ro gây xáo trộn hoặc thất lạc.

Vai trò của thẻ kho trong quản lý

Không chỉ đóng vai trò quan trọng đối với quản lý kho mà thẻ kho còn đóng vai trò vô cùng đặc biệt trong hoạt động kế toán kho. Thông qua các dữ liệu thông tin trên thẻ kho, nhân viên kế toán có thể triển khai các công việc quan trọng như:

Tính toán chi tiết doanh số và lãi lỗ cụ thể của công ty ở một thời điểm cụ thể
Tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh và từ đó đánh giá được thực trạng cũng như tính hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
Kế toán kho sẽ sử dụng thẻ kho cũng như các dữ liệu được phản ánh trên thẻ khi để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu trong kho theo đúng số lượng nhập/ xuất

Về cơ bản, thẻ kho đóng vai trò như một loại chứng từ quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc cũng như tiến độ làm việc của kế toán. Đó là lý do mà việc quản lý kho và cập nhật thẻ kho thường xuyên là yếu tố vô cùng quan trọng.

Mặc dù đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên thẻ kho không phải là một loại biểu mẫu, chứng từ bắt buộc theo pháp luật. Bởi trên thực tế, không phải kho hàng nào cũng có quy mô lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm lớn để dùng đến thẻ kho.

Đối với những mô hình kinh doanh nhỏ và vừa, các phần mềm quản lý kho sẽ là giải pháp phù hợp giúp chủ kinh doanh và nhân viên kho có thể quản lý toàn bộ sản phẩm một cách dễ dàng trên tất cả các kênh, hạn chế tối đa sai sót cũng như đảm bảo khả năng vận hành một cách hiệu quả.

Các phần mềm quản lý kho sẽ giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ sản phẩm trong kho, cửa hàng cũng như toàn bộ quy trình xuất nhập kho hay công nợ với nhà cung cấp. Tình trạng tồn kho sẽ được tự động cập nhật trên phần mềm khi có giao dịch phát sinh.

Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm cũng như đánh giá và đưa ra phương án xả tồn với các sản phẩm tồn kho khó bán. Đặc biệt, các phần mềm quản lý kho sẽ giúp cảnh báo hết hàng để chủ kinh doanh có thể đưa ra kế hoạch nhập kho phù hợp, hạn chế tối đa nguy cơ hết hàng mà không biết trước, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng cũng như đánh giá trên tất cả các kênh.

Cách lập thẻ kho chuẩn theo quy định

Thẻ kho là một loại chứng từ quan trọng và trách nhiệm quản lý thuộc về bộ phận kế toán. Chính vì vậy, thẻ kho cần được soạn thảo và in mẫu thẻ kho để chuyển chính thức cho thủ kho quản lý. Sau đó, thủ kho sẽ dựa trên hoạt động xuất nhập kho cũng như chứng từ để ghi chép lại dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác.

Số kho, cá nhân người chịu trách nhiệm lập thẻ kho mã tờ in
Thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, tên gọi cụ thể của thương hiệu
Thông tin phản ánh yêu cầu đối với hàng hóa, sản phẩm cũng như chỉ tiêu liên quan
Thông tin về mã số thẻ kho

Thẻ kho sẽ được lập bằng cách phân chia các cột, hàng tương ứng và các nội dung sẽ được phản ánh theo hình thức bảng biểu.

Cột A: Đánh số thứ tự cụ thể
Cột B: Thể hiện chính xác thời gian ghi chép phiếu nhập, xuất hàng
Cột C, D: Thông tin số hiệu
Cột E: Thể hiện cụ thể các phát sinh về nghiệp vụ kinh tế
Cột F: Thể hiện chính xác thời gian chi tiết hàng hóa được nhập, xuất
Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận. Các số liệu cuối kỳ thường được thống kê và thể hiện ở phần cuối bảng biểu từ cột E-G. Trong trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập thì thẻ kho sẽ được coi như sổ kho, khi này tập thẻ kho sẽ cần thể hiện được thứ tự trang cụ thể.

Cột được đánh số sẽ thể hiện số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:

Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần xuất, nhập kho, phần này sẽ được tổng hợp và ghi chép vào cuối ngày

Phần cuối cùng là các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng thực hiện ký và xác nhận, ghi rõ họ tên cơ phần cuối của thẻ kho như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho.

Để xác thực tính đúng đắn của thông tin được kê khai trong thẻ kho, phần ký xác nhận này sẽ tạo nên giá trị thẻ kho để có thể sử dụng và lưu vào tệp hồ sơ. Các bộ phận liên quan sẽ được yêu cầu ký và ghi rõ họ tên bao gồm: Người lập phiếu, thủ kho, kế toán trưởng, Ban giám đốc.

Như vậy sau khi thiết lập thành công thẻ kho. Việc cần làm của người kế toán là hãy theo dõi thật sát những hoạt động về nhập kho, xuất kho. Và ghi chép một cách minh bạch vào các cột tương ứng, từ đó sẽ tạo ra cho bạn một cách làm việc và quản lý kho hiệu quả hơn.

Lưu ý khi sử dụng thẻ kho

Toàn bộ quá trình ghi nhận đều được thực hiện bằng hình thức thủ công. Chính vì vậy khi sử dụng thẻ kho, người lập phiếu cần phải có sự cẩn thận trong khâu ghi chép.

Bên cạnh đó cần có sự phối hợp giữa thủ kho và kế toán để đảm bảo thông tin nhập kho đã qua chọn, các mặt hàng đầu vào không đủ tiêu chuẩn thì không được tính vào số lượng nhập kho. Và khâu xuất cũng cần phải kiểm định chất lượng trước khi xuất kho để tránh tình huống trả hàng gây tốn kém chi phí và gây phiền phức ở khâu truy tìm thẻ cũ để tiêu hủy và lập thẻ mới.

Mẹo quản lý kho khoa học tránh thất thoát

Quản lý kho là nghiệp vụ đòi hỏi tính chính xác cao, mất nhiều thời gian. Đặc biệt nếu số lượng hàng hóa nhiều, phân loại từng nhóm hàng nhỏ khác nhau.

Theo khảo sát, 80% các nguyên nhân dẫn đến thất thoát, sai sót của mô hình kinh doanh bán lẻ nằm ở khâu quản lý kho (kiểm đếm thủ công hoặc sử dụng quá nhiều file excel). Do đó, để hạnh chế gian lận và thất thoát, có thể quản lý kho hàng bằng thẻ kho hoặc những cách quản lý khác, đảm bảo hàng hóa nhập vào – bán ra không bị nhầm lẫn.

Triển khai mô hình kho hàng thông minh

Việc xây dựng hệ thống kệ kho hàng sẽ là yếu tố quan trọng giúp bạn quản lý hàng hóa và tránh thất thoát. Cùng với đó việc tối ưu hóa không gian và cải thiện hiệu suất vận hành. Sử dụng mô hình nhà kho thông minh kết hợp với kệ kho hàng hiện đại là giải pháp tiên tiến và hiệu quả.

Sắp xếp kho theo nguyên tắc phù hợp

Với từng loại mặt hàng mà ban nên lựa chọn phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp như: LIFO, FIFO, FEFO,… Các nguyên tắc sắp xếp này, việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều.

Đặc biệt với những người kinh doanh các sản phẩm có số lô, hạn sử dụng như siêu thị, tạp hóa, cửa hàng thực phẩm, hiệu thuốc…

Bạn có thể tham khảo: Quy trình quản lý kho theo ISO: Cách thực hiện và áp dụng vào doanh nghiệp

Dán nhãn kho hàng hóa

Nếu số lượng hàng hóa ít, bạn có thể nhớ được tên, giá sản phẩm thì có thể không cần phương pháp dán nhãn, in tem mã vạch sản phẩm. Tuy nhiên, việc dán mã vạch giúp việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng. Nhân viên bán hàng, kiểm kho cũng dễ dàng nắm được hàng tồn kho chính xác để kịp thời tư vấn, chốt đơn với khách.

Tham khảo quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch: Máy in mã vạch kết nối với phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop sẽ tự động sinh mã vạch -> In và dán tem mã lên sản phẩm -> Nhân viên bán hàng, thủ kho sử dụng máy quét mã vạch tích hợp với phần mềm quản lý MISA eShop đọc mã vạch -> Các thông tin này sẽ hiển thị trên máy tính và tạo phiếu xuất – nhập kho hoặc in hóa đơn thanh toán tính tiền cho khách hàng.

Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp bán hàng – quản lý kho học và nhanh chóng hơn:

Thường xuyên kiểm kê kho hàng hóa

Việc kiểm kê kho định kỳ: theo tháng, theo quý hoặc 6 tháng/lần sẽ giúp bạn:

Quản lý chất lượng hàng hóa
Kiểm kê chính xác số lượng hàng hóa

Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm.

Trong trường hợp hàng tồn còn nhiều như mặt hàng thời trang đã lỗi mốt, bạn có thể xả hàng để tránh tồn động vốn. Còn nếu hàng bán chạy thì cần có kế hoạch nhập hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

Sắp xếp kho khoa học

Với một số cửa hàng quy mô vừa và nhỏ thì cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn.

Việc sắp xếp kho hàng khoa học thể hiện qua các tiêu chí như hàng hóa sắp xếp gọn gàng, phân loại nhóm hàng hóa theo khu vực cụ thể… sẽ giúp nhân viên tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Hiện nay các phần mềm hỗ trợ bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chính xác:

Tự động cập nhật thay đổi về hàng hóa từng ngày, từng giao dịch ngay tại cửa hàng và các kênh online. Tiêt kiệm thời gian kiểm kê kho và hạn chế tình trạng khách hàng đặt hàng trên sàn TMĐT nhưng kho thực tế không còn hàng để gửi.
Quản lý chính xác vị trí hàng hóa chính xác tại kho: Các phần mềm có thể quản lý tới 50.000 mã hàng hóa với các thông tin chi tiết như mẫu mã, màu sắc, số lô, hạn sử dụng… Tiết kiệm tối đa thời gian kiểm kho hay tìm kiếm hàng hóa.
Lập phiếu kiểm kho hoặc điều chuyển từ kho A sang kho B, điều chuyển kho thuộc chuỗi cửa hàng. Sau khi quản lý chuỗi lập lệnh đồng ý điều chuyển hàng hóa, kế toán tổng có thể lập phiếu xuất kho điều chuyển hàng hóa từ lệnh điều chuyển ngay trên phần mềm.
Theo dõi báo cáo: Cập nhật báo cáo kho chi tiết về hàng hóa dưới và vượt định mức tồn kho giúp chủ kinh doanh kịp thời đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời.

Vinatech Group – Triển khai giải pháp giá kệ kho hàng giúp quản lý hiệu quả

Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm hiểu về giải pháp lưu trữ quản lý kho hiệu quả thì hãy để Vinatech Group hỗ trợ bạn. Chúng tôi là đơn vị có hơn 14 năm hoạt động trên thị trường trong lĩnh vực tư vấn và thiết kế kho hàng. Với kinh nghiệm triển khai cho hàng nghìn danh nghiệp tại Việt Nam và quốc tế. Chúng tôi sẽ đảm bảo mô hình kho hàng của bạn được hoạt động trơn tru và logic nhất.

Một số mẫu giá kệ mà chúng tôi thường tư vấn gồm:

Kệ Selective: Phù hợp với đa dạng hàng hóa, dễ dàng tiếp cận.
Kệ Double Deep: Tăng sức chứa bằng cách xếp chồng hai hàng.
Kệ Drive-in: Tiết kiệm không gian, lưu trữ hàng hóa cùng loại với mật độ cao.
Kệ Flow Rack: Hàng hóa tự di chuyển về phía trước theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out).

Lợi ích khi sử dụng mô hình nhà kho thông minh và kệ kho hàng hiện đại tại Vinatech:

Giảm thất thoát hàng hóa: Tăng độ chính xác trong quản lý và kiểm kê.
Tối ưu hóa không gian: Sử dụng kệ phù hợp giúp tận dụng tối đa diện tích lưu trữ.
Tăng tốc độ xử lý: Tự động hóa và bố trí khoa học giúp giảm thời gian tìm kiếm và vận chuyển.
Cải thiện bảo mật: Hạn chế rủi ro từ mất cắp và hư hỏng nhờ các công nghệ giám sát

Trên đây là thông tin về thẻ kho là gì mà chúng tôi đã tổng hợp. Hy vọng qua thông tin trên bạn sẽ hiểu hơn về thành phần khá quan trọng trong quá trình lưu trữ hàng hóa.

Nếu quan tâm tới các thông tin khác về giải pháp kho hàng thì hãy theo dõi bài viết khác của chúng tôi nhé!