Kinh nghiệm quản lý kho vật tư: Kỹ năng quản lý hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý kho vật tư thế nào để tối ưu nhất? Quản lý kho hàng hay kho vật tư là công việc cực kỳ quan trong nhằm tránh thất thoát hàng hóa đáng tiếc.

Bài viết của Vinatech Group với bạn đọc cách quản lý kho vật tư hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.

Kho vật tư của doanh nghiệp

Nội dung bài viết

Kho vật tư là gì?

Kho hàng hay kho bãi là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa hay vật tư của các đơn vị, doanh nghiệp nhằm cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc xuất hàng ra thị trường.

Kho hàng hay kho vật tư chính là hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, cách quản lý số lượng hàng hóa vật tư để cung ứng trong quá trình sản xuất, phân phối hàng hóa kịp thời đến khách hàng.

Vai trò kho hàng để lưu trữ vật tư

Tầm quan trọng của kho trong lưu trữ, quản lý vật tư, hàng hóa:

Tạo không gian lưu trữ vật tư, hàng hóa hiện đại và chuyên nghiệp.
Tối ưu không gian kho, giúp chứa được nhiều hàng hóa hơn nhờ hệ thống kệ kho.
Bảo quản vật tư, hàng hóa an toàn, chống hỏng hóc.
Quản lý, giám sát, theo dõi vật tư, hàng hóa dễ dàng, tránh thất thoát.
Xuất – nhập vật tư, hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Quy trình quản lý kho vật tư

Để quản lý kho vật tư hiệu quả, cần xây dựng quy trình chuyên nghiệp và chi tiết. Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 4 hình thức cơ bản như sau:

Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ)
Quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp)
Quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất,…)
Quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Quy trình quản lý mã hàng

Khi cấp quản lý trực tiếp có yêu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, sẽ phải gửi yêu cầu cho bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng để thực hiện.
Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Tiến hành thực hiện yêu cầu trên:
- Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó.
- Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét, đánh giá sự cần thiết xem thay đổi hoặc xóa mã có hợp lý không để có xử lý kịp thời.
Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan để có sự thống nhất trong cách làm việc.

Quản lý mã hàng hóa

Quy trình quản lý nhập kho (vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm)

Để quản lý nhập kho vật tư thì bạn cần lưu ý:

Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa, vật tư, nguyên liệu,… Bộ phận cần nhập kho sẽ đề xuất lên kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư các loại hàng hóa cần thiết để kịp thời bố trí nhân sự nhập kho.
Kiểm tra hàng và đối chiếu: Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu thực hiện mua hàng, đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào và nhận hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng từ đơn vị cung cấp.
Lập phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán).
Hoàn thành nhập kho: Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý.

Quy tình xuất kho vật tự

Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa:

Gửi yêu cầu xuất hàng hóa
Kiểm tra hàng tồn kho
Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Xuất kho

Quy trình chuyển kho

Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm:

Đơn vị có nhu cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc.
Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét và duyệt yêu cầu.
Khi nhận được thông tin từ ban giám đốc, kế toán cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, nhân sự hỗ trợ.
Thực hiện chuyển kho và kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng.

Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả từ Vinatech

Quản lý kho vật tư là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo được nguồn cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt, thất thoát.

Trong bài viết này, Vinatech Group sẽ chia sẻ 8 kinh nghiệm quản lý kho vật tư đơn giản, hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

Dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa

Dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa là một trong những kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả. Việc này có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:

Phân loại và tìm kiếm hàng hóa dễ dàng: Mỗi sản phẩm được dán nhãn sẽ có một mã nhận dạng duy nhất. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng phân loại và tìm kiếm hàng hóa theo mã, loại, kích thước, màu sắc,…
Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: Việc dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các trường hợp thất thoát hàng hóa và có biện pháp xử lý kịp thời.
Tăng cường hiệu quả công tác quản lý kho: Thực hiện dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong công tác quản lý kho. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính.

Để dán nhãn, mã hóa cho hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Lựa chọn loại nhãn, mã phù hợp: Hiện nay, có hai loại nhãn, mã phổ biến là nhãn giấy và nhãn mã vạch. Nhãn giấy thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước nhỏ, không cần phải quản lý số lượng chặt chẽ. Nhãn mã vạch thường được sử dụng cho các sản phẩm có kích thước lớn, cần phải quản lý số lượng chặt chẽ.
Thiết kế nhãn, mã khoa học: Nội dung trên nhãn, mã cần đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết như mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, hạn sử dụng,…
Dán nhãn, mã đúng vị trí: Nhãn, mã cần được dán ở vị trí dễ nhìn, dễ đọc và không bị che khuất.
Thực hiện dán nhãn, mã thường xuyên: Doanh nghiệp cần thực hiện dán nhãn, mã thường xuyên cho các sản phẩm mới nhập kho hoặc sản phẩm đã qua sử dụng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho vật tư hợp lý, thông minh

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là sắp xếp kho hàng khoa học. Điều này giúp quá trình tìm kiếm sản phẩm, xuất nhập kho được nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Thực tế hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chú trọng hoạt động bố trí kho hàng, dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, công sức và gây căng thẳng cho nhân viên. Để giảm thiểu những vấn đề trên, quản lý kho cần lưu ý:

Sắp xếp hàng hóa theo mức độ liên quan và mức độ tìm kiếm. Các sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng nên được xếp ở vị trí dễ tìm như bên ngoài kho hoặc ở những vị trí có lối đi thuận tiện.
Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến cho tất cả nhân viên. Điều này giúp cho việc sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa được thống nhất, tránh tình trạng nhầm lẫn.
Sử dụng các ký hiệu, mã số để đánh dấu vị trí hàng hóa. Điều này giúp tìm kiếm hàng hóa được nhanh chóng và chính xác hơn.
Thường xuyên kiểm tra, sắp xếp lại kho hàng nhằm đảm bảo sự gọn gàng, ngăn nắp và thuận tiện khi quản lý.

Sắp xếp kho hàng khoa học là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho việc quản lý kho hàng hiệu quả. Bằng cách áp dụng những phương pháp trên, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho

Sai lệch số lượng hàng hóa là một vấn đề phổ biến trong quản lý kho. Nguyên nhân chủ yếu là do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm, đếm sai số lượng nhập hoặc xuất kho.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

Người chuyển hàng cần có phiếu ghi nhận số lượng hàng hóa. Phiếu này cần được lập đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người chuyển hàng.
Nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu số lượng khớp với phiếu, hàng hóa mới được chuyển vào kho.
Việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển. Điều này giúp nhân viên kho chuẩn bị sẵn sàng và kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa.

Kiểm kê kho vật tư định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho. Việc kiểm kê kho định kỳ giúp:

Khớp các số liệu: Kiểm kê kho thường xuyên hỗ trợ doanh nghiệp khớp các số liệu giữa sổ sách và thực tế, từ đó phát hiện ra các sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời.
Tìm ra các lỗi: Kiểm kê kho định kỳ cho phép doanh nghiệp tìm ra các lỗi trong quá trình lưu kho, chẳng hạn như hàng hóa bị thất thoát, hư hỏng hoặc không được bảo quản đúng cách.
Sửa đổi: Việc tìm ra các lỗi trong quá trình kiểm kê kho sẽ giúp doanh nghiệp sửa đổi các quy trình và biện pháp quản lý kho, từ đó nâng cao hiệu quả lưu kho.

Thời gian kiểm kê kho định kỳ phụ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, kiểm kê kho định kỳ có thể thực hiện hàng tuần hoặc hàng tháng. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, kiểm kê kho định kỳ có thể thực hiện hàng quý hoặc hàng năm.

Để việc kiểm kê kho đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau:

Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước khi kiểm kê kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và dụng cụ cần thiết.
Thống nhất quy trình: Doanh nghiệp cần thống nhất quy trình kiểm kê kho để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Tập huấn nhân viên: Doanh nghiệp cần tập huấn cho nhân viên về quy trình kiểm kê kho để họ nắm rõ và thực hiện đúng.

Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong kho

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong kho là một giải pháp hiệu quả để quản lý kho.

Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên sẽ giúp:

Nâng cao ý thức làm việc của nhân viên: Khi được giao trách nhiệm cụ thể, nhân viên, đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho, sẽ có động lực và cẩn thận hơn trong công việc.
Hạn chế thất thoát hàng hóa trong kho: Khi mỗi nhân viên được giao trách nhiệm quản lý một khu vực cụ thể, họ sẽ có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong khu vực đó, từ đó giảm thiểu khả năng thất thoát.
Giúp quá trình quản lý kho hiệu quả hơn: Việc phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và điều hành hoạt động của kho hàng, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.

Thanh lý hàng hóa đã hết giá trị sử dụng

Trong quá trình quản lý kho vật tư, doanh nghiệp cần lưu ý kiểm soát hàng tồn, đặc biệt là những mặt hàng tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng. Những mặt hàng này cần được đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý.

Điều này sẽ giúp:

Tránh tình trạng kho quá đầy: Hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây lãng phí diện tích kho, chi phí lưu kho và nguy cơ hư hỏng, mất mát.
Tránh tình trạng sản phẩm không sử dụng được: Hàng tồn quá lâu hoặc đã hết hạn sử dụng sẽ không còn giá trị sử dụng, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp.

Có nhiều cách thức thanh lý hàng tồn kho, tùy thuộc vào tình trạng của hàng hóa. Đối với hàng hóa còn có thể sử dụng được, doanh nghiệp có thể:

Giảm giá bán hoặc bán tháo.
Sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác.
Tặng cho các tổ chức từ thiện.
Đối với hàng hóa đã hư hỏng, hết hạn sử dụng, doanh nghiệp cần xử lý theo quy định của pháp luật.

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả

Ngoài việc thực hiện các kinh nghiệm quản lý kho truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư để hỗ trợ. Điều này có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp bao gồm:

Tự động hóa các hoạt động quản lý kho: Nhờ có phần mềm, doanh nghiệp có thể tự động hóa các hoạt động như nhập kho, xuất kho, kiểm kho,… Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa: Phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa trong kho trên một hệ thống tập trung, trên cơ sở đó tránh thất thoát hàng hóa.
Thống nhất thông tin giữa các bộ phận: Quản lý kho bằng phần mềm có khả năng giúp thống nhất thông tin giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng

Dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý kho vật tư hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy xuất vật tư cần thiết, từ đó tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu nguy cơ thất thoát vật tư.

Dưới đây là một số kinh nghiệm dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng:

Lập kế hoạch dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư: Trước khi bắt đầu dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể bao gồm các hạng mục cần dọn dẹp, thời gian và nhân lực thực hiện. Điều này sẽ giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
Trang bị đầy đủ dụng cụ dọn dẹp: Để dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư sạch sẽ, gọn gàng, doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ những dụng cụ cần thiết bao gồm chổi, quét, xô, chậu, khăn lau,…
Sắp xếp vật tư theo quy định: Sau khi dọn dẹp, vệ sinh kho vật tư, doanh nghiệp cần sắp xếp vật tư theo quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc tìm kiếm và truy xuất.
Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kho vật tư: Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng kho vật tư để đảm bảo kho luôn sạch sẽ, gọn gàng và an toàn.

Sử dụng mô hình nhà kho thông minh quản lý hàng hóa

Cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhất chính là sử dụng mô hình nhà kho thông minh. Với hệ thống này nhà kho của bạn sẽ tự động vận hành 24/7 theo yêu cầu.

Cùng với đó mô hình này sẽ giúp giải quyết các vấn đề mà thường cần có con người can thiệp như:

Quản lý thông tin hàng hóa, vật tư: Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và đã lưu trong sổ sách quản lý. Vì vậy, người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để thiết lập danh mục hàng hóa để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý, theo dõi, giám sát.
Nhập kho: Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ và tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Người quản lý kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa có trong kho sau khi đã tiến hành các giao dịch nhập.
Xuất kho: Dự vào yêu cầu xuất kho, quản lý kho sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra chứng từ. Sau khi chính xác thông tin sẽ lập phiếu xuất kho và theo dõi, kiểm soát quá trình xuất kho.
Báo cáo tồn kho: Thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho để nắm được số lượng và lập báo cáo nhập xuất hàng tồn – vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo lại quản lý cấp trên để có kế hoạch xử lý hàng tồn hiệu quả.
Kiểm kê kho: Quản lý kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách nhằm phát hiện hàng hóa, vật tư hỏng hóc. Đồng thời nắm sát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát đáng tiếc trong quản lý.

Lưu ý khi quản lý kho vật tư cần biết

Những lưu ý không được bỏ qua khi quản lý kho vật tư

Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư: Chuẩn hóa bộ mã vật tư là việc làm quan trọng nhằm tránh bị loạn, bị rối trong quá trình quản lý kho hàng. Chú ý các mã không được trùng nhau, chồng chéo dẫn đến khó kiểm soát.
Lên kế hoạch vật tư: Nhằm giúp người quản lý kho chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.
Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho: Khi xây dựng kho hàng hóa, vật tư cần đặc biệt chú ý đến các quy chuẩn, tiêu tiêu để kho bãi vận hành trơn tru, tránh các tình trạng như: kho quá trũng, ngập úng khi mưa hay đường dẫn thoát lưu chưa tốt, hệ thống trang thiết bị lắp đặt chưa phù hợp,…
Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư: Áp dụng công nghệ trong quản lý khi luôn là việc làm mang lại nhiều tiện ích. Những ứng dụng/phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn xử lý và hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý kho hàng, vật tư.

Hệ thống kệ kho vật tư

Vinatech Group – Triển khai giá kệ kho vật tư #1 Việt Nam

Dùng hệ thống kệ kho hàng giá rẻ nhằm mục đích lưu trữ, chứa hàng hóa, vật tư là giải pháp thông minh hiện nay mà hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp đang áp dụng cho kho hàng của mình.

Ưu điểm và tầm quan trọng khi sử dụng hệ thống giá kệ chứa hàng cho kho để lưu trữ hàng hóa, vật tư:

Giúp không gian kho hàng được hệ thống quy củ, chuyên nghiệp nhất.
Lưu trữ được nhiều hàng hóa, vật tư hơn. Đồng thời bảo quản chúng an toàn và không bị thất thoát.
Giúp người quản lý kho dễ theo dõi, giám sát các hoạt động xuất – nhập hàng hóa trong kho.
Tiết kiệm chi phí thuê nhiều kho bãi và nhân công.
Đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa và con người làm việc trong kho.
Sử dụng kệ để hàng trong kho hàng lâu dài, tiện ích và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hiện nay, các đơn vị, doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào quy mô, lượng hàng hóa, vật tư để lựa chọn loại kệ để vật tư phù hợp như:

Kho hàng diện tích nhỏ, lượng hàng hóa ít có thể sử dụng loại giá kệ kho như kệ sắt v lỗ với tải trọng hàng hóa 50-100kg/tầng kệ.
Kho hàng hạng trung với lượng hàng hóa vừa, diện tích không quá lớn có thể ưu tiên dùng kệ trung tải với khả năng chứa hàng từ 200-700kg/tầng kệ.
Với kho hàng công nghiệp quy mô lớn, lượng hàng hóa “khủng” thì cần đến các loại kệ hàng nặng. Những loại kệ này có thể chứa lượng hàng hóa nặng và rất nặng, trung bình >500kg/tầng kệ.

>> Xem thêm: Tư vấn chọn kệ kho cho kho vật tư nội thất tối ưu nhất

Tổng kết: Bài viết đã chia sẻ những thông tin cần thiết về quy trình cũng như cách quản lý kho vật tư hiệu quả, bạn có thể lựa chọn những cách quản lý phù hợp để áp dụng tốt nhất cho nhà kho của doanh nghiệp mình.

Để được tư vấn và cung cấp các loại giá kệ kho hàng Vinatech tốt nhất hiện nay, vui lòng liên hệ Hotline Vinatech 086.758.9999 để được báo giá. Vinatech là nhà sản xuất giá kệ kho hàng lớn nhất tại Việt Nam hiện nay, đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách về mẫu mã kệ, chất lượng, tiến độ lắp đặt và giá bán tốt nhất thị trường.

Bạn đọc quan tâm:

Hiện tại, các loại giá kệ kho hàng Vinatech sản xuất được các doanh nghiệp, công ty đánh giá cao như: