Cách quản lý kho vật tư hiệu quả và tránh thất thoát

Quản lý kho hàng hay kho vật tư là công việc cực kỳ quan trong nhằm tránh thất thoát hàng hóa đáng tiếc. Bài viết sẽ chia sẻ với bạn đọc cách quản lý kho vật tư hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa.

Nội dung bài viết

Kho vật tư là gì?

Kho hàng hay kho vật tư là gì?

Kho hàng hay kho bãi là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa hay vật tư của các đơn vị, doanh nghiệp nhằm cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc xuất hàng ra thị trường.

Kho vật tư của doanh nghiệp

Kho hàng hay kho vật tư chính là hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, cách quản lý số lượng hàng hóa vật tư để cung ứng trong quá trình sản xuất, phân phối hàng hóa kịp thời đến khách hàng.

Tầm quan trọng của kho trong lưu trữ, quản lý vật tư, hàng hóa

Tạo không gian lưu trữ vật tư, hàng hóa hiện đại và chuyên nghiệp.
Tối ưu không gian kho, giúp chứa được nhiều hàng hóa hơn nhờ hệ thống kệ kho.
Bảo quản vật tư, hàng hóa an toàn, chống hỏng hóc.
Quản lý, giám sát, theo dõi vật tư, hàng hóa dễ dàng, tránh thất thoát.
Xuất – nhập vật tư, hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

>> Xem thêm: Chức năng của kho hàng là gì? Làm sao để tối ưu cho kho bãi?

Quy trình quản lý kho vật tư

Để quản lý kho vật tư hiệu quả, cần xây dựng quy trình chuyên nghiệp và chi tiết. Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 4 hình thức cơ bản như sau:

Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ)
Quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp)
Quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất,…)
Quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Quy trình quản lý mã hàng

– Khi cấp quản lý trực tiếp có yêu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, sẽ phải gửi yêu cầu cho bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng để thực hiện.

Quản lý mã hàng hóa

– Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.

– Tiến hành thực hiện yêu cầu trên:

Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó.
Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét, đánh giá sự cần thiết xem thay đổi hoặc xóa mã có hợp lý không để có xử lý kịp thời.

– Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan để có sự thống nhất trong cách làm việc.

Quy trình quản lý nhập kho (vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm)

Thông báo kế hoạch nhập hàng hóa, vật tư, nguyên liệu,…

Bộ phận cần nhập kho sẽ đề xuất lên kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư các loại hàng hóa cần thiết để kịp thời bố trí nhân sự nhập kho.

Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu thực hiện mua hàng, đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào và nhận hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng từ đơn vị cung cấp.

Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc có thêm kế toán).

Hoàn thành nhập kho

Thủ kho bắt đầu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp sao cho hợp lý.

Các bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa

Gửi yêu cầu xuất hàng hóa
Kiểm tra hàng tồn kho
Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Xuất kho

Quy trình quản lý khi chuyển kho thành phẩm

Đơn vị có nhu cầu chuyển kho cần gửi đề xuất lên ban giám đốc.
Ban giám đốc khi nhận được yêu cầu cần xem xét và duyệt yêu cầu.
Khi nhận được thông tin từ ban giám đốc, kế toán cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời gian chuyển kho, nhân sự hỗ trợ.
Thực hiện chuyển kho và kế toán cập nhập lại thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng.

Cách quản lý kho vật tư hiệu quả nhất

Quản lý thông tin hàng hóa, vật tư

Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và đã lưu trong sổ sách quản lý. Vì vậy, người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để thiết lập danh mục hàng hóa để thuận tiện hơn trong quá trình quản lý, theo dõi, giám sát.

Nhập kho

Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ và tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Người quản lý kho sẽ cập nhật số lượng hàng hóa có trong kho sau khi đã tiến hành các giao dịch nhập.

Hoạt động nhập xuất hàng hóa trong kho

Xuất kho

Dự vào yêu cầu xuất kho, quản lý kho sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra chứng từ. Sau khi chính xác thông tin sẽ lập phiếu xuất kho và theo dõi, kiểm soát quá trình xuất kho.

Báo cáo tồn kho

Thực hiện kiểm kê hàng hóa tồn kho để nắm được số lượng và lập báo cáo nhập xuất hàng tồn – vật tư hàng hóa dự trữ và báo cáo lại quản lý cấp trên để có kế hoạch xử lý hàng tồn hiệu quả.

Kiểm kê kho

Quản lý kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với sổ sách nhằm phát hiện hàng hóa, vật tư hỏng hóc. Đồng thời nắm sát được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát đáng tiếc trong quản lý.

Những lưu ý không được bỏ qua khi quản lý kho vật tư

Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư

Chuẩn hóa bộ mã vật tư là việc làm quan trọng nhằm tránh bị loạn, bị rối trong quá trình quản lý kho hàng. Chú ý các mã không được trùng nhau, chồng chéo dẫn đến khó kiểm soát.

Lên kế hoạch vật tư

Nhằm giúp người quản lý kho chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.

Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Khi xây dựng kho hàng hóa, vật tư cần đặc biệt chú ý đến các quy chuẩn, tiêu tiêu để kho bãi vận hành trơn tru, tránh các tình trạng như: kho quá trũng, ngập úng khi mưa hay đường dẫn thoát lưu chưa tốt, hệ thống trang thiết bị lắp đặt chưa phù hợp,…

Sử dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Áp dụng công nghệ trong quản lý khi luôn là việc làm mang lại nhiều tiện ích. Những ứng dụng/phần mềm quản lý vật tư sẽ giúp bạn xử lý và hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý kho hàng, vật tư.

Sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng

Dùng hệ thống kệ kho hàng giá rẻ nhằm mục đích lưu trữ, chứa hàng hóa, vật tư là giải pháp thông minh hiện nay mà hầu hết các đơn vị, doanh nghiệp đang áp dụng cho kho hàng của mình. Ưu điểm và tầm quan trọng khi sử dụng hệ thống giá kệ chứa hàng cho kho để lưu trữ hàng hóa, vật tư:

Giúp không gian kho hàng được hệ thống quy củ, chuyên nghiệp nhất.
Lưu trữ được nhiều hàng hóa, vật tư hơn. Đồng thời bảo quản chúng an toàn và không bị thất thoát.
Giúp người quản lý kho dễ theo dõi, giám sát các hoạt động xuất – nhập hàng hóa trong kho.
Tiết kiệm chi phí thuê nhiều kho bãi và nhân công.
Đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa và con người làm việc trong kho.
Sử dụng kệ để hàng trong kho hàng lâu dài, tiện ích và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hệ thống kệ kho vật tư

Hiện nay, các đơn vị, doanh nghiệp sẽ tùy thuộc vào quy mô, lượng hàng hóa, vật tư để lựa chọn loại kệ để vật tư phù hợp như:

Kho hàng diện tích nhỏ, lượng hàng hóa ít có thể sử dụng loại giá kệ kho như kệ sắt v lỗ với tải trọng hàng hóa 50-100kg/tầng kệ.
Kho hàng hạng trung với lượng hàng hóa vừa, diện tích không quá lớn có thể ưu tiên dùng kệ trung tải với khả năng chứa hàng từ 200-700kg/tầng kệ.
Với kho hàng công nghiệp quy mô lớn, lượng hàng hóa “khủng” thì cần đến các loại kệ hàng nặng. Những loại kệ này có thể chứa lượng hàng hóa nặng và rất nặng, trung bình >500kg/tầng kệ.

>> Xem thêm: Tư vấn chọn kệ kho cho kho vật tư nội thất tối ưu nhất

Tổng kết: Bài viết đã chia sẻ những thông tin cần thiết về quy trình cũng như cách quản lý kho vật tư hiệu quả, bạn có thể lựa chọn những cách quản lý phù hợp để áp dụng tốt nhất cho nhà kho của doanh nghiệp mình.

Để được tư vấn và cung cấp các loại giá kệ kho hàng Vinatech tốt nhất hiện nay, vui lòng liên hệ Hotline Vinatech 086.758.9999 để được báo giá. Vinatech là nhà sản xuất giá kệ kho hàng lớn nhất tại Việt Nam hiện nay, đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách về mẫu mã kệ, chất lượng, tiến độ lắp đặt và giá bán tốt nhất thị trường.

Bạn đọc quan tâm:

>> Tổng hợp 7 cách quản lý kho thực phẩm HIỆU QUẢ

>> Cách quản lý kho vải tối ưu diện tích và tiết kiệm chi phí nhất