Quản lý kho hàng là gì? Kỹ năng, quy trình và cách quản lý hiệu quả

Quản lý kho hàng hay kiểm soát hàng tồn kho là những công việc vô cùng quan trọng trong một công ty, doanh nghiệp hay thậm chí cả các mô hình kinh doanh như siêu thị, cửa hàng tạp hóa. Quản lý tốt sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh, giúp ích rất lớn đối với người kinh doanh.

Làm sao để quản lý kho hàng, cách quản lý kho hàng một cách tốt và hiệu quả nhất? Hãy để Vinatech Group giúp bạn với “tất tần tật” những kỹ năng quản lý kho hàng hiệu quả cho người mới nhất là với hệ thống kệ kho hàng.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý hàng hóa hay quản lý kho hàng chính là công việc liên quan đến cách tổ chức, sắp xếp hàng hóa, báo cáo số lượng hàng hóa liên tục để đảm bảo quá trình vận hành của cửa hàng hay công ty. Quản lý hàng hóa giúp quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối các thiết bị, sản phẩm đúng thời điểm góp phần giảm chi phí lưu thông và có thể sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách hợp lý.

Kho hàng là nơi tập kết hàng hóa, vật tư, phân chia chúng thành các nhóm hàng để phục vụ cho việc đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và tiện lợi hơn. Ngoài ra, đây cũng là nơi để lưu trữ, bảo quản hàng hóa, sản phẩm được bảo toàn cả về số lượng và chất lượng trong thời gian trong kho đến khi xuất hàng.

Các công việc cần cần làm khi quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗ trợ việc xuất nhập hàng hóa. Hệ thống kho hàng được quản lý hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn bảo đảm cho hệ thống hoạt động cung ứng, sản xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp.

Công việc của một quản lý kho hàng bao gồm rất nhiều đầu việc, dưới đây là các công việc cơ bản của quản lý kho:

Tổ chức – sắp xếp

Tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập, tổ chức sắp xếp quá trình giao nhận hàng:

• Hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thiết bị xuất nhập và kho hàng đều được thông qua các văn bản, giấy tờ xuất kho, nhập kho. Quản lý kho thực hiện việc xác nhận các chứng từ này, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng hoặc phòng kế toán.
• Thống kê, theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn, bảo đảm số lượng hàng hóa trong kho khớp với số liệu trên phần mềm quản lý. Ghi thông tin hàng hóa vào phiếu xuất kho, nhập kho khi kho hàng biến động.
• Trực tiếp nhập phiếu xuất nhập và phần mềm quản lý, theo dõi định kỳ hàng hóa ra vào so sánh hàng kho tối thiểu để kịp thời báo cáo với cấp trên.

Đảm bảo hàng hóa vật tư đầy đủ

Giám sát quá trình mua hàng:

• Quản lý sẽ chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa tồn kho, lập các phiếu yêu cầu mua hàng với các vật tư, thiết bị, dụng cụ lao động, đồ cá nhân…Trực tiếp thực hiện các bước thủ tục mua hàng theo đúng quy định.
• Theo dõi và giám sát liên tục quá trình nhập hàng, đôn đốc các bộ phận hoàn thiện quá trình mua hàng đúng thời hạn.

Quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa, hàng tồn trong kho hàng:

• Hàng hóa nhập vào phải được gắn bảng tên ghi chú về số lượng, hạn dùng, màu sắc, đặc điểm.
• Thiết kế vị trí sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý phù hợp với yêu cầu của nhà sản xuất. Có thể kết hợp phương pháp sắp xếp cố định và phương pháp sắp xếp linh hoạt vào hệ thống lưu trữ trong toàn bộ nhà kho.
• Phân chia khu vực dành cho các mặt hàng có hạn dùng ngắn, chú ý với các sản phẩm cần ưu tiên sử dụng bằng nguyên tắc lưu trữ nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).

Kế hoạch nhập hàng hóa

Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ:

• Để bảo đảm đủ hàng cung cấp cho các đơn hàng phát sinh, quản lý kho luôn phải duy trì mức hàng hóa ở lượng tối thiểu, nhưng cũng không được tồn quá nhiều dẫn đến chi phí quản lý kho cao.
• Nếu số lượng hàng hóa xuất- nhập biến động thì phải làm đề xuất xử lý cho ban giám đốc thay đổi sao cho phù hợp với số lượng hàng tối thiểu và khả năng lưu trữ kho hàng. Bạn nên theo dõi cập nhật số lượng hàng tồn, hàng tối thiểu hàng ngày để bảo đảm quá trình hoạt động trơn tru cho doanh nghiệp.

Điều phối nội bộ

Chủ động giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan:

• Quản lý kho cần kiểm soát người ra vào trong kho, hạn chế những người không phận sự. Chủ động thiết kế hệ thống kho hàng để dễ dàng quản lý và điều hành. Sử dụng hệ thống quản lý bằng phần mềm để đảm bảo độ chính xác cho công việc.
• Liên hệ với các phòng ban kế toán, kinh doanh, bộ phận bán lẻ…để chủ động giải quyết các tình huống phát sinh cùng với các bộ phân liên quan một cách kịp thời.

Vai trò của việc quản lý kho vận hiện nay

Dù là doanh nghiệp hay các cửa hàng bán lẻ thì cũng không thể tránh được tình trạng tồn kho. Vì thế, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là một vấn đề rất cần thiết trong quản trị sản xuất.

Việc quản lý kho vận hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Tránh thất thoát

Tránh thất thoát hàng hóa và chủ động lên kế hoạch nhập hàng phù hợp

• Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hóa như: thất thoát trong kho hàng, tổn thất do trượt giá, nhân viên gian lận…
• Và để tránh những việc này xảy ra thì cần quản lý kho hàng, kiểm soát hàng hóa một cách khoa học. Việc kiểm tra đối chiếu hàng hóa thường xuyên, kiểm kê được lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh được những tổn thất đáng kể và chủ động lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Tiết kiệm chi phí

Việc quản lý kho hiệu quả cũng giúp bạn:

• Tiết kiệm chi phí lưu kho: Chi phí này phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hóa lưu trữ. Số lượng hàng hóa nhiều, kích thước cồng kềnh sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho hơn cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Vì thế, nếu quản lý kho khoa học sẽ giúp kiểm soát và giải phóng kịp thời hàng hóa tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho không cần thiết.
• Tiết kiệm chi phí mua hàng: Từ việc theo dõi được số lượng hàng hóa, sẽ cân đối được số lượng hàng mình cần mua, tránh mua quá nhiều. Từ đó có thể dành chi phí ấy để đầu tư cho đợt hàng mới.
• Chủ động số lượng hàng hóa và ngân sách, tránh được những tổn thất do cạn kiệt nguồn hàng: Từ việc theo dõi số lượng hàng hóa kho mỗi ngày, chủ doanh nghiệp có thể xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng, tránh được những tổn thất không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.
• Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu: Hàng hóa lâu ngày bị hỏng hóc, hao mòn… cần phải bỏ đi vì không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Việc này gây ra những tổn thất không nhỏ. Vì thế, nếu quản lý kho tốt, hàng hóa tồn kho được thống kê liên tục, ngân sách được dự trù sát sao sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Bạn đọc cũng có thể tham khảo cách tiết kiệm chi phí nhờ quy trình vận hành kho hàng điển hình tại đây.

Quản lý kho vận hiệu quả giúp tăng doanh thu

Việc lãng phí nguyên liệu, thất thoát hàng hóa cũng ảnh hưởng một phần đến năng suất bán hàng và doanh thu. Vì thế, nếu kiểm kê kho thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát được lượng  hàng đang tồn để đưa ra các biện pháp, chương trình khuyến mại đẩy bớt hàng tồn, tăng doanh thu.

Tăng vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, cửa hàng…

Hàng hóa trong kho là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn này. Vì thế, khi quản lý kho hiệu quả sẽ có thể kiểm soát được lượng hàng tồn và đưa ra những biện pháp xử lý để hàng hóa lưu thông tốt hơn.Từ đó giúp giảm lượng vốn lưu động trong 1 tháng, 1 quý.

Quy trình quản lý kho, quản lý hàng hóa cơ bản

Nhiều người thường thắc mắc về công việc của một thủ kho là gì? Chúng tôi xin chia sẻ đến các bạn quy trình quản lý kho cơ bản nhất để biết rõ hơn công việc của họ cũng như từng bước trong quy trình:

• Nhập hàng: Đây là những công việc liên quan đến làm thủ tục nhập hàng. Việc này đòi hỏi quản lý khi làm phiếu mua hàng phải tuân thủ các quy tắc phòng cháy chữa cháy, và an toàn kho. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp cẩn thận, đúng quy tắc, tránh gây ẩm mốc, gãy đổ.
• Xuất hàng: Những công việc liên quan như làm thủ tục, ký giấy xuất hàng, đảm bảo hàng được giao đúng ngày giờ quy định.
• Kiểm kê: Đây là bước để theo dõi hàng hóa trong kho đang ở tình trạng nào? Thiếu hay tồn kho? Sắp xếp hàng hóa đã đúng với tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy chưa? Có đảm bảo an toàn cho các mặt hàng hay không.
• Báo cáo: đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho. Nhờ vào số liệu báo cáo, ta có thể đưa ra những chỉ đạo kịp thời: nhập hàng thiếu, bán giảm giá để giải quyết hàng tồn kho hay thay đổi quy trình…

Đối với quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng, chúng ta cần nghiêm túc, thực hiện đầy đủ các bước để tránh thất thoát hàng hóa. Ngoài ra, quy trình đơn giản hay phức tạp còn tùy thuộc vào quy mô của công ty, nhà xưởng,…

Xem thêm:

• Chia sẻ 10+ file quản lý kho excel miễn phí tổng hợp trên mạng
• Review 10 phần mềm quản lý kho phổ biến nhất hiện nay!

Cách quản lý kho hiệu quả hiệu quả cho người mới

Để áp dụng cách quản lý kho hiệu quả có bất kỳ ai thì bạn nên thực hiện:

Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Công việc sắp xếp hàng hóa vô cùng quan trọng đối với một quản lý kho công việc này giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.

Sắp xếp hàng hóa khoa học mang lại khả năng lưu trữ tối đa hiệu quả đối với một nhà kho có hàng hóa cần lưu trữ lớn. Hơn nữa còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, dễ dàng quản lý, kiểm soát hoạt động đơn giản.

Xác định mức tồn kho tối ưu

Xác định mức tồn kho chính là xác định định mức tồn kho. Đây là số lượng hàng hóa cần có để duy trì được hoạt động sản xuất, cung ứng, xuất nhập hàng trong kho. Đây là định mức để công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn.

Khi đạt tới mức tối thiểu bạn phải thiết lập kế hoạch để nhập hàng thích hợp kịp thời. Với hàng hóa đang vượt định mức bạn cũng phải có các kế hoạch để xả hàng.

Kiểm tra liên tục quy trình xuất nhập kho

Quá trình này được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép đảm bảo toàn bộ quá trình không xảy ra sự cố rủi ro không đáng có. Quy trình này hoạt động bằng việc so sánh giữa đơn đặt hàng với danh mục sản phẩm để bảo đảm số lượng thực tế trùng khớp.

Bạn cần lựa chọn những người có kinh nghiệm nhất để đạt được hiệu quả trong công việc tránh việc tốn các chi phí về tài chính, thời gian, hạn chế rủi ro khi hoạt động.

Lưu mã vạch, dán nhãn, thẻ kho với các sản phẩm trong kho

Dán nhãn, đóng mã vạch, sử dụng thẻ kho lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất.

Hằng ngày số lượng nhà hóa xuất nhập vô cùng lớn vì vậy dễ dàng nhận thấy kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Vì vậy việc sử dụng các phương pháp hỗ trợ ghi nhớ sản phẩm hàng hóa là vô cùng quan trọng khoa học.

Đặt nhà kho ở vị trí dễ quan sát

Để đảm bảo có thể giám sát liên tục quá trình hoạt động cũng như không bỏ lỡ bất cứ một hoạt động xuất nhập nào bạn cần thiết kế nhà kho ở khu vực có thể quan sát hoạt động của nhân viên, vị trí dễ dàng giao nhận hàng hóa. Đây là phương thức giúp bạn giảm thiểu tối đa rủi ro trong trong quá trình hoạt động.

Làm sao để quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả là câu hỏi khó đối với nhiều thủ kho. Vinatech đưa đến bạn phương pháp đơn giản và hữu hiệu nhất đối với mọi kho hàng, đó chính là sử dụng giá kệ kho hàng.

Các sản phẩm kệ công nghiệp để hàng thường được áp dụng nhiều tại các kho cho siêu thị lớn, đại siêu thị. Tuy nhiên nó cũng là biện pháp tốt cho những kho hàng sản xuất. Kệ kho hàng có trọng lượng, mẫu mã, kích thước đa dạng, phù hợp với mọi kho hàng từ bé đến lớn. Đặc biệt đối với những không gian nhỏ, hẹp thì kệ chính là vị cứu tinh.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay thì sử dụng phần mềm quản lý kho chính là một phương pháp tối ưu giúp quản lý hàng hóa nhanh và chính xác nhất. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật khi có phát sinh giao dịch nên bạn sẽ không mất nhiều thời gian nhập liệu.

Quản lý kho hàng bằng phần mềm giúp bạn dễ dàng tra cứu, kiểm soát được tất cả thông tin về sản phẩm từ khâu nhập tên sản phẩm, mã vạch,… cho đến thống kê số lượng xuất nhập, tồn kho hàng hóa.

Quản lý kho hàng hiệu quả nhờ hệ thống giá kệ

Việc xếp đặt quản lí hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn nhờ chọn kệ kho hàng, giúp tối ưu 70% không gian kho và tiết kiệm đến 50% chi phí đầu tư. Kệ kho chứa hàng đa dạng mẫu mã, kích thước, tải trọng giúp bạn dễ dàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp cho kho hàng của mình.

Kỹ năng cần có đối với nhận viên kho hàng

Dưới đây là một số kỹ năng để trở thành nhân viên kho giỏi:

Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập phiếu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình.

Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng…

Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Để kho hàng luôn được sắp xếp hợp lý, khoa học hàng hóa cập nhật vào các vị trí thích hợp với giá thành, đặc điểm, số lượng hàng xuất nhập. Đòi hỏi nhân viên kho phải có tính sắp xếp và quản lý kho hàng tốt đây là kỹ năng giúp tiết kiệm diện tích nhà kho, tối ưu không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

Am hiểu về cách sắp xếp kho hàng sao cho hợp lý nhất, biết cách phân chia khu vực cho từng loại hàng hóa nhất định. Luôn luôn học hỏi, tìm hiểu về đặc điểm sản phẩm, kiến thức nhãn hàng, sử dụng thẻ kho để không gian nhà kho luôn ngăn nắp, sạch sẽ.

Kỹ năng kiểm kho hiệu quả, nhanh chóng

Đặc điểm của nhân viên kho cần có đó là tính cẩn thận, tỉ mỉ để kiểm kho một cách chính xác. Nắm rõ quy trình hoạt động trong việc kiểm tra kiểm kê hàng hóa để hạn chế sai sót xảy ra trong quá trình hoạt động. Công việc kiểm kho rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nó không chỉ giúp đánh giá khả năng tiêu thụ mà còn giúp chủ doanh nghiệp xác định được kế hoạch nhập hàng hóa phù hợp.

Những kỹ năng cần có của quản quản lý kho hàng

Đối với vị trí quản lý kho hàng thì cần có kỹ năng sau:

Kỹ năng quản lý và đào tạo nhân sự

Mỗi nhân sự trong kho đều cần được đào tạo bài bản có kiến thức chuyên môn, cũng như hiểu rõ về sản phẩm trong kho. Người quản lý phải đảm bảo mọi nhân sự trong kho đều phải được đào tạo kỹ càng để mang lại tính hiệu quả đồng thời giúp công việc trơn tru.

Đào tạo và huấn luyện định kỳ cho nhân viên kho, đảm đảm nhân viên nắm rõ, tuân thủ theo hệ thống quản lý và quy trình hoạt động của công việc được giao.

Quản lý kho cần nghiên cứu tìm hiểu khối lượng công việc để phân chia cho từng lao động một các hiệu quả và tối ưu nhất. Đưa ra các quy định, quy trình làm việc để bảo đảm tính kỷ luật khi làm việc trong kho mang lại môi trường làm việc sáng tạo, chuyên nghiệp.

Hệ thống hóa sổ sách dữ liệu tại kho hàng

Với kho hàng có quy mô càng lớn, số lượng hàng hóa càng nhiều thì cũng đồng nghĩa với việc xuất nhập hàng hóa ra vào liên tục với cường độ cao. Vì vậy người quản lý cần phân công sao cho quá trình ghi chép số liệu đầy đủ, rõ ràng, kịp thời công việc này đòi hỏi sự tập trung cao độ để hạn chế sai sót.

Công việc của người quản lý là cần áp dụng các phần mềm quản lý thứ 3 để đảm bảo hiệu quả công việc một cách chính xác nhất. Sử dụng phần mềm quản lý giúp quá trình kiểm tra hàng hóa được đơn giản hóa, mang lại tính hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bảo đảm quá trình cung cấp hàng hóa, vật tư chính xác đúng thời gian cho bộ phận kinh doanh, sản xuất. Dựa vào tính chất hàng hóa để chủ động trong việc sắp xếp theo các nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước), hay LIFO (nhập sau xuất trước) để tối ưu khả năng lưu trữ và hạn chế hàng hóa hư hỏng.

Kỹ năng lãnh đạo

Ngoài có khả năng chuyên môn cao một quản lý kho giỏi phải có những kỹ năng mềm, năng lực quản lý con người khéo léo. Tích cực lắng nghe, chủ động trong việc giao tiếp với nhân viên kho để tạo sự kết dính giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên và quản lý để đảm bảo không xảy ra xung đột không đáng có.

Kỹ năng lựa chọn kệ kho hàng tốt giúp bạn quản lý kho hiệu quả

Để trở thành một quản lý kho xuất sắc bạn cần phải có những lựa chọn, thao tác nhanh chóng và chính xác. Lựa chọn kệ kho hàng hợp lý cũng là một trong những kỹ năng quản lý kho hàng của một quản lý kho, hỗ trợ cách quản lý kho hàng cực kì hiệu quả.

Khi lựa chọn kệ chứa hàng cho kho hàng bạn cần quan tâm đến các yếu tố cơ bản như:

• Nhu cầu sử dụng: bạn sẽ dùng kệ hàng để trưng bày hàng hóa gì? Trưng bày ra sao? Tất cả những điều đó sẽ quyết định đến loại kệ hàng mà bạn cần.
• Trọng lượng hàng hóa: mỗi loại giá để hàng trong kho có một trọng tải khác nhau từ 100, 200kg (kệ trung tải) đến trọng tải 5000kg (kệ tải nặng). Đây là một yếu tố quan trọng khi bạn cân nhắc các loại kệ kho hàng.
• Nhà sản xuất: điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và chính sách bảo hành của nó.

Ngoài ra, khi lựa chọn kệ hàng bạn còn phải cân nhắc đến các yếu tố kích thước, mẫu mã, màu sắc.. để có thể giúp quản lý kho một cách hiệu quả.

Lưu ý khi thực hiện qunar lý kho hàng

Thực tế bạn cũng cần nắm được các khó khăn trong việc quản lý nhà kho và cách xử lý hiệu quả:

Không phân bổ thời gian hợp lý cho việc quản lý kho

Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khi không phân bổ thời gian dành cho việc quản lý kho một cách hợp lý, dẫn đến nhiều trường hợp lãng quên, không chú ý đến việc sắp xếp kho dẫn đến để cho nhà kho của mình thành một mớ hỗn độn, chất đống nhiều loại hàng khác nhau.

Việc dành ít thời gian cho kho hàn của mình cũng khiến cho bạn không thể nào kiểm soát được lượng hàng hóa xuất nhập, có thể gây thiệt hại về chi phí cho doanh nghiệp.

Cách xử lý:

• Cần lập cho mình một bản kế hoạch chi tiết về các công việc cần làm từ đó có thể cân bằng được các công việc, tránh làm việc này nhiều việc kia ít.
• Quan tâm đến những công việc quan trọng và theo sát chúng hàng ngày để phát hiện sự cố và khắc phục kịp thời.

Không kiểm soát kỹ lượng hàng hóa xuất/nhập kho

Nếu không nắm được số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu xuất nhập kho thì bạn sẽ không thể xác định mức tồn kho định kỳ. Từ đó sẽ phát sinh nhiều vấn đề như: không cung ứng đủ sản phẩm cho các điểm bán lẻ hay đại lý phân phối; các hoạt động của kho hàng bị trì trệ.

Cách xử lý:

• Nên áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước (những hàng hóa nhập vào trước thì cũng sẽ được xuất ra trước và ngược lại). Ưu điểm của phương pháp này là sẽ tránh được những hàng lỗi, hàng quá hạn sử dụng. Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý hỗ trợ cho việc xuất nhập kho chính xác hơn.
• Soát hóa đơn, nhập xuất kho dù là những mặt hàng có giá trị nhỏ nhất giúp kiểm soát được lượng hóa ra vào trong kho một cách chi tiết nhất. Có thể thuê nhân viên có chuyên môn sâu để làm thay công việc này.

Hàng hóa trong kho sắp xếp không khoa học

Nếu bạn không làm tốt công việc sắp xếp hàng hóa, không phân khu hàng hóa rõ ràng thì bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa, khó di chuyển khi lấy hàng, không kiểm soát được hàng hóa trong thời gian dài,… dẫn đến nhiều hệ lụy và tổn thất cho doanh nghiệp.

Ngược lại, khi hàng hóa được sắp xếp khoa học thì quản lý hàng sẽ đơn giản hơn, bạn cũng tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý,…

Cách xử lý:

Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp hàng hóa 5s cho cửa hàng của bạn:

• Sort (Sàng lọc): là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết,…
• Set (Sắp xếp): Tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy,dễ lấy và dễ trả lại.
• Shine (Sạch sẽ): Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày đối với các loại máy móc thiết bị, đồ dùng và khu làm việc.
• Standardize (Săn sóc): Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên.
• Sustain (Sẵn sàng ): Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
• Safety (An toàn): Luôn ý thực và tuân thủ khắt khe về an toàn lao động tại mọi nơi và mọi lúc.

Hàng hóa không được kiểm tra thường xuyên

Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn dẫn đến hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay hết hạn mà không được phát hiện sớm dẫn đến những tổn thất về tiền của cho doanh nghiệp.

Cách xử lý:

• Lên kế hoạch kiểm tra kho hàng định kỳ tùy vào quy mô xuất nhập của cửa hàng, có thể là mỗi tháng 1 lần, hoặc 2, 3 tháng.
• Mỗi lần kiểm tra ghi chép và xác nhận số lượng hàng (khớp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng,…),…

Không đào tạo nhân viên bài bản

Việc không có kế hoạch đào tạo nhân viên quản lý kho sẽ khiến công việc kiểm soát, quản lý kho trở nên trì trệ và kém hiệu quả.

Cách xử lý:

Hãy chú trọng đầu tư thời gian, thậm chí là bỏ chi phí ra đào tạo cho nhân viên nắm bắt được những yêu cầu khi lấy hàng, sắp xếp hàng hóa trong kho. Đây là khoản chi rất đáng chi, bạn bỏ ra ít nhưng lại tiết kiệm được rất nhiều phí tổn nếu xảy ra thất thoát về sau.

Để trở thành người quản lý kho xuất sắc, bạn cần phải có đầy đủ các kỹ năng quản lý kho hàng. Ngoài việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, bạn còn cần sử dụng các phần mềm bán hàng để có thể kiểm soát quá trình nhập xuất kho một cách tốt nhất.

Vinatech Group đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị giá kệ cho kho hàng và phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn những điều này. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay khi có nhu cầu để có cách quản lý kho hàng tối ưu nhất nhé!

Liên hệ mua kệ kho hàng Vinatech:

• Công ty Cổ phần Tập Đoàn Vinatech
• Điện thoại: 086.758.9999
• Email: info@vinatechgroup.vn
• Website: https://vinatechgroup.vn/