6S là gì? Tại sao thuật ngữ này thường xuất hiện trong các doanh nghiệp tại Nhật Bản. Thực tế hiện nay các quan điểm về sự thay đổi để cải tiến văn hóa làm việc. Hướng đến một mục tiêu cao cả là tối ưu hóa phần dư thừa, nhằm tập trung năng lực vào yếu tố chính để nâng cao hiệu quả công việc.
Từ các yếu tố này sẽ tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp cũng như giúp việc sản xuất đạt hiệu quả, môi trường chuyên nghiệp. Vậy tiêu chuẩn 6S có những yếu tố nào? Để đáp ứng các tiêu chí này thì doanh nghiệp nên thực hiện ra sao? Cùng Vinatech Group khám phá sau đây nhé!
6S là gì?
6S là thuật ngữ chỉ 5S + Safety (án toàn), khi đó 6S sẽ bao gồm: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), Kỷ luật (Shitsuke), An toàn (Safety). Khái niệm 6S có nguồn gốc từ Nhật Bản, nơi mà phương pháp này được phát triển nhằm cải thiện hiệu suất làm việc và môi trường sản xuất.
6S được ứng dụng vào đa dạng các lĩnh vực như sản xuất, dịch vụ, giáo dục,… nhằm quản lý và vận hành một cách thống nhất, từ đó loại bỏ các yếu tố tạo giá trị kém, hướng đến hệ thống làm việc chuyên nghiệp và luôn có sự cải tiến. “6S” được viết tắt từ sáu từ tiếng Nhật, mỗi từ mang một ý nghĩa riêng biệt:.
Các yếu tố trong 6S
Như đã đề cập ở trên, 6S bao gồm các tiêu chuẩn cụ thể mà mỗi tổ chức cần tuân thủ để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả.
Dưới đây là phân tích chi tiết về từng tiêu chuẩn trong 6S
Sàng lọc (Seiri): Loại bỏ những thứ không cần thiết
Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình 6S. Đây là quá trình phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc. Việc xác định các vật phẩm không còn sử dụng hoặc không cần thiết sẽ giúp giảm thiểu sự lộn xộn và tạo ra một không gian làm việc gọn gàng hơn. Sàng lọc cũng bao gồm việc áp dụng nguyên tắc 3R: Remove (Loại bỏ), Reduce (Giảm bớt), và Recycle (Tái chế).
Mỗi công ty đều có những vật liệu, thiết bị, tài liệu không còn sử dụng hoặc không cần thiết. Việc xác định và loại bỏ những vật phẩm này giúp tối ưu hóa không gian làm việc. Các vật liệu lỗi, hỏng hóc, không còn sử dụng được, cùng với các vật liệu thừa và tồn kho quá lâu, cần phải được xem xét và xử lý một cách nghiêm túc.
Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp các vật dụng cần thiết một cách khoa học
Sau khi đã sàng lọc, bước tiếp theo là sắp xếp các vật dụng cần thiết một cách khoa học. Mục tiêu của bước này không chỉ là tạo ra một không gian làm việc ngăn nắp mà còn đảm bảo rằng mọi thứ đều dễ dàng truy cập, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu căng thẳng cho nhân viên trong tìm kiếm các vật dụng cần thiết. Việc sử dụng nhãn hiệu, bảng chú thích rõ ràng là cực kỳ quan trọng.
Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh sạch sẽ môi trường làm việc
Duy trì môi trường làm việc sạch sẽ là yếu tố không thể thiếu trong 6S. Điều này bao gồm việc loại bỏ bụi bẩn, dầu mỡ và rác thải. Việc vệ sinh thường xuyên không chỉ giúp cải thiện hình ảnh công ty mà còn đảm bảo rằng các thiết bị máy móc hoạt động hiệu quả. Các kế hoạch vệ sinh hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng cần phải được thực hiện một cách nghiêm túc để duy trì tình trạng sạch sẽ.
Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tình trạng sạch sẽ
Săn sóc đề cập đến việc duy trì tình trạng sạch sẽ và gọn gàng một cách liên tục. Đây là yếu tố quyết định để đảm bảo rằng các nhân viên luôn tuân thủ các tiêu chuẩn 6S và không trở lại với thói quen cũ. Thực hiện các hoạt động bảo trì và sửa chữa định kỳ cũng là một phần quan trọng trong bước này.
Kỷ luật (Shitsuke): Thực hiện nghiêm túc các tiêu chuẩn 6S
Thực hiện các tiêu chuẩn 6S một cách nghiêm túc là chìa khóa để đảm bảo rằng 6S không chỉ là một phong trào mà trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải xây dựng các chương trình đào tạo và tuyên truyền về 6S. Việc khen thưởng cho những nhân viên tuân thủ tốt các tiêu chuẩn cũng cần được thực hiện để khuyến khích tinh thần làm việc của mọi người.
An toàn (Safety): Đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho tất cả mọi người
An toàn là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Việc di chuyển, sắp xếp các vật dụng sao cho an toàn và tránh nguy hiểm cần được thực hiện một cách nghiêm túc. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các phương tiện bảo hộ lao động cho nhân viên và thực hiện các biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động để đảm bảo sức khỏe cho mọi người.
Vai trò của 6S trong sản xuất
Tiêu chuẩn 6S dễ dàng sử dụng với những lý thuyết và kiến thức rất đơn giản, khá gần gũi với đời sống thực tiễn. Chính vì vậy dù bạn là học sinh, sinh viên, cán bộ, công nhân viên, chủ doanh nghiệp, v.v. Thì bạn hoàn toàn có thể ứng dụng 6S vào công việc của mình một cách dễ dàng.
Không chỉ áp dụng cho riêng bản thân, mà người hiểu rõ phương pháp 6S có thể sử dụng để truyền đạt cho những cá thể khác. Qua đó thiết lập nên một bảng quy định chung để hàng loạt những bộ phận trong cùng một đơn vị tuân theo.
Vai trò của 6S trong sản xuất bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí và quản lý chất thải tốt hơn: 6S giúp dự đoán và lên lịch bảo trì các công cụ, loại bỏ các vật dụng không sử dụng, sử dụng hiệu quả các thành phần có hạn sử dụng (ví dụ: hóa chất hoặc pin). Ngoài ra, mô hình 6S cho phép giảm những lãng phí phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển, thay thế máy móc, trang thiết bị. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tối ưu chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài liệu lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị.
- Tăng sản lượng sản xuất: Áp dụng phương pháp 6S, các máy móc, trang thiết bị sẽ được kiểm tra, vệ sinh, bảo dưỡng hàng ngày; từ đó nâng cao khả năng phòng ngừa việc hỏng hóc của thiết bị, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc. Ngoài ra, vấn đề an toàn lao động cũng được chú trọng, giúp gia tăng sản lượng sản xuất.
- Ít tai nạn/tăng an toàn: Khi tuân theo tiêu chí an toàn, các nhà quản lý sẽ hành động để giảm thiểu các mối nguy hiểm ngắn hạn và dài hạn tiềm tàng nỗi lo đe dọa đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên. Điều này cho phép người lao động cảm thấy an toàn hơn, dẫn đến cải thiện sự tập trung và giảm căng thẳng môi trường lao động.
Ứng dụng tiêu chuẩn 6S trong doanh nghiệp
Một số ứng dụng của 6S trong thực tiễn:
6S trong lĩnh vực sản xuất
Khi áp dụng 6S vào sản xuất, đơn vị sẽ có được một bảng kế hoạch cụ thể về thời điểm bảo dưỡng các máy móc, thiết bị định kỳ. Đây là lúc để cả nhân viên và quản lý rà soát lại thiết bị nào hiệu suất sử dụng kém hoặc ít sử dụng sẽ được loại bỏ ra khỏi khu vực.
Không gian nhà máy, kho xưởng cũng sẽ được vệ sinh, dọn dẹp mỗi ngày, giúp giảm bớt tình trạng hỏng hóc do bụi bẩn, chất dơ bám lâu ngày. Qua đó sản lượng sản xuất cũng được tăng cao. Áp dụng 6S còn giúp tạo môi trường làm việc thân thiện, an toàn cho người lao động, giúp họ yên tâm làm việc, cống hiến.
6S trong môi trường văn phòng
Không gian văn phòng sẽ trở nên gọn gàng và ngăn nắp hơn nhờ áp dụng 6S. Các văn phòng phẩm hết giá trị sử dụng, tệp tài liệu nháp sẽ được loại bỏ. Thay vào đó các đồ vật còn giá trị sẽ được lưu trữ và phân loại một cách khoa học theo từng vị trí cố định. Từ đó tiết giảm thời gian khi có yêu cầu truy xuất dữ liệu cũ, đồng thời cũng giúp cho không gian văn phòng sạch sẽ và thẩm mỹ hơn. Một không gian làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn và giảm thiểu stress.
Các hình ảnh, video, thông tin khách hàng, tài khoản mạng xã hội được khuyến khích để nhân viên cập nhập cũng như gửi báo cáo định kỳ. Điều này giúp giảm bớt các tình huống xung đột giữa các phòng ban.
6S trong lưu trữ hàng hóa
Khi thiết kế kho hàng đảm bảo 6S sẽ mang tới cho doanh nghiệp những lợi ích như:
- Tối ưu không gian lưu trữ: Với các giải pháp giá kệ đa dạng như kệ pallet, kệ trung tải, kệ di động và kệ thông minh,… sẽ đảm bảo tối ưu hóa không gian sử dụng, tăng khả năng lưu trữ lên đến 50% so với các hệ thống truyền thống.
- Quy trình quản lý khoa học: Áp dụng nguyên tắc sàng lọc và sắp xếp, kho hàng được bố trí hợp lý, giúp tối ưu hóa thời gian tìm kiếm và xử lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành.
- Ứng dụng công nghệ hiện đại: Với mô hình kho tích hợp các giải pháp tự động hóa như hệ thống quản lý kho WMS, cảm biến IoT và phần mềm theo dõi thời gian thực, giúp giám sát và kiểm soát toàn diện hoạt động kho hàng.
- Đảm bảo an toàn lao động: Kho hàng 6S ưu tiên an toàn lên hàng đầu với thiết kế bền vững, hệ thống kệ đạt tiêu chuẩn quốc tế và các giải pháp an toàn như biển báo, cảm biến cảnh báo và lối thoát hiểm rõ ràng.
Quy trình thực hiện 6S trong doanh nghiệp
Để áp dụng 6S một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần có một quy trình thực hiện rõ ràng và đúng cách. Dưới đây là 6 bước thực hiện 6S chuẩn chỉnh và hiệu quả.
- Bước 1: Đánh giá tổng thể. Trước khi bắt đầu áp dụng 6S, điều quan trọng đầu tiên là đánh giá tổng thể về hiện trạng. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng 6S cho khu vực sản xuất của mình. Việc phân tích tình trạng hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó xây dựng kế hoạch áp dụng 6S phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
- Bước 2: Thiết lập kế hoạch. Sau khi đã đánh giá tổng thể, bước tiếp theo là thiết lập kế hoạch chi tiết cho từng tiêu chuẩn 6S. Doanh nghiệp cần giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, người phụ trách cụ thể để đảm bảo rằng mọi người đều biết nhiệm vụ của mình trong quá trình thực hiện. Chuẩn bị các tài liệu, công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện 6S cũng là điều không thể thiếu. Điều này sẽ giúp đơn giản hóa quá trình và tăng hiệu quả thực hiện 6S.
- Bước 3: Triển khai các buổi đào tạo. Để đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu rõ về 6S và cách thực hiện, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo. Việc đào tạo không chỉ cung cấp kiến thức về 6S mà còn dạy kỹ năng thực hành các tiêu chuẩn. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc áp dụng 6S cũng cần được thực hiện một cách thường xuyên.
- Bước 4: Tiến hành thực hiện. Thực hiện các tiêu chuẩn 6S theo kế hoạch đã được phê duyệt là bước quan trọng tiếp theo. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra, giám sát để đảm bảo mọi thứ diễn ra như kế hoạch. Nếu gặp phải vướng mắc hoặc khó khăn, cần phải xử lý và khắc phục ngay lập tức để không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện 6S.
- Bước 5: Kiểm tra để cải tiến. Kiểm tra hiệu quả của việc áp dụng 6S là bước không thể thiếu trong quy trình. Doanh nghiệp cần phân tích các điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình thực hiện để đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Xây dựng kế hoạch cải tiến liên tục sẽ giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao hiệu quả của việc áp dụng 6S.
- Bước 6: Duy trì và phát triển. Cuối cùng, duy trì các tiêu chuẩn 6S là điều rất quan trọng để đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn gọn gàng, sạch sẽ và an toàn. Doanh nghiệp cần thực hiện thường xuyên các hoạt động liên quan đến 6S để duy trì tình trạng tốt nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên không ngừng cải tiến, nâng cấp phương pháp 6S để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của thị trường.
Tầm quan trọng của 5S + Safety trong sản xuất
An toàn luôn là mối ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp và tại mọi khu vực sản xuất. Việc thiết lập sự an toàn bên cạnh môi trường làm việc khoa học, hiệu quả sẽ tác động tích cực tới chính doanh nghiệp, bao gồm:
- Khuyến khích một bầu không khí lành mạnh và giảm căng thẳng, điều này giúp người lao động cảm thấy an toàn và yên tâm. Từ đó gia tăng năng suất tổng thể;
- Giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận ra các mối nguy hiểm tiềm ẩn trong khu vực sản xuất, chủ động trong việc tìm kiếm giải pháp;
Thực tế, yếu tố an toàn tác động trực tiếp tới người lao động – nguồn lực chính tạo nên sự thành công của mọi phương pháp quản trị. Nhiều chuyên gia sản xuất người Nhật cũng cho rằng, an toàn đã là một phần không thể thiếu, giúp cho mô hình 5S, mà nay là 6S trở nên phù hợp và hiệu quả hơn. Điều là đặc biệt đúng khi áp dụng 6S cho các ngành mang tính chất công việc rủi ro cao, như xây dựng và hóa chất.
Sự bổ sung của nhân tố an toàn trong mô hình 6S sẽ giúp tổ chức:
- Thận trọng hơn trong việc sử dụng năng lượng, vật liệu và các nguồn tài nguyên khác;
- Tránh tổn thất năng suất do chấn thương và các nguy cơ về sức khỏe nghề nghiệp bằng cách cung cấp các khu vực làm việc sạch sẽ và không có tai nạn;
- Đáp ứng các mục tiêu về hiệu suất môi trường và giảm thiểu chất thải;
Áp dụng 6S trong sản xuất mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng cường an toàn lao động, và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Kế hoạch triển khai 6S cần được xây dựng bài bản, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và được thực hiện một cách khoa học, đồng bộ. Với những lợi ích vượt trội mà 6S mang lại, không có lý do gì mà doanh nghiệp không áp dụng phương pháp này để cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất sản xuất.
Thiết kế kho hàng 6S cùng Vinatech Group
Thực tế ngoài lĩnh vực sản xuất thì 6S cũng còn được ứng dụng trong mô hình lưu trữ hàng hóa. Và Vinatech Group hiện là đơn vị triển khai mô hình nhà kho thông minh tích hợp 6S. Đây là giải pháp quản lý kho hiện đại, kết hợp giữa tối ưu không gian, nâng cao hiệu quả vận hành và đảm bảo an toàn lao động. Phương pháp này được phát triển dựa trên nguyên tắc quản lý 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, và Sẵn sàng) và bổ sung yếu tố thứ 6: An toàn (Safety).
Vinatech Group tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp lưu trữ và giá kệ. Chúng tôi là đối tác tin cậy giúp khách hàng triển khai thiết kế kho hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Trên đây là thông tin về 6S là gì mà Vinatech Group đã tổng hợp. Hy vọng qua nội dung trên bạn sẽ hiểu hơn về tiêu chuẩn 6S trong sản xuất kinh doanh với các doanh nghiệp.
Nếu quan tâm mô hình 6S cho kho hàng thì hãy liên hệ cho chúng tôi qua Hotline để được tư vấn nhé!
Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.
