Kho riêng là gì? Đặc điểm, vai trò, ứng dụng vào lưu trữ hàng hóa

Kho riêng là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng kho riêng trong quá trình sản xuất và kinh doanh? Mô hình kho này có ưu và nhược điểm thế nào?

Hiện nay trong điều kiện hội nhập kinh tế mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kéo theo đó là nhu cầu lưu trữ hàng hóa để đáp ứng kịp thời sức tiêu thụ của thị trường. Việc tìm thuê kho chứa hàng lúc này trở nên tất yếu.

Tâm lý chung của doanh nghiệp là muốn sở hữu một kho hàng riêng để chủ động trong việc xuất nhập, phân phối hàng. Nhưng với thị trường bất động sản không ngừng biến động, chi phí để thuê hoặc đầu tư xây dựng kho hàng riêng là không hề nhỏ.

Vậy với mô hình kho riêng sẽ mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu nhé!

Nội dung bài viết

Kho riêng là gì?

Kho riêng là nhà kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu & quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay của một tổ chức nào đó. Dùng để lưu trữ hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra.

Bên cạnh đó, còn một hình thức kho riêng cũng khá phổ biến trong thời gian hiện nay đó chính là kho tự quản. Dạng kho này sẽ do cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nào đó thuê lại toàn bộ nhà kho của một bên cung cấp khác, trả tiền thuê kho mỗi tháng hoặc sẽ trả theo năm.

Tuy không có quyền sở hữu nhưng người thuê lại có toàn quyền đầu tư, khai thác và sử dụng nhà kho mình đã thuê. Các khách hàng sử dụng nhà kho riêng chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, những thương gia dư giả về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động kinh doanh của một kho hàng.

Ưu điểm mô hình kho riêng

Thực tế với các doanh nghiệp sản xuất khi mô hình kho riêng tự quản lý sẽ mang tới các ưu điểm như:

Tiết kiệm được thời gian: Không gian của kho riêng thường mang tính tự quản nên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xuất nhập hàng. Tức bạn có thể xuất nhập hàng bất cứ lúc nào mà không cần phải thông báo hay phải có kế hoạch trước. Bởi thông thường với dịch vụ cho thuê kho chứa hàng chung, bạn cần gửi kế hoạch xuất nhập hàng trước để hệ thống sắp xếp. Như vậy bạn sẽ mất thời gian hơn.
Mức độ kiểm soát cao: Có thể kiểm soát được các loại hàng tồn kho, không gian sử dụng tối ưu, thường xuyên được bảo trì thiết bị trong kho, dòng nguyên liệu nội bộ, giúp quản lý và kiểm soát tốt chi phí liên quan, các công ty thuê nhà kho cũng có thể kiểm soát trực tiếp và theo dõi được các sản phẩm lưu trữ cho đến khi hàng hóa đó giao tận tay cho người nhận. Chính vì thế, điều này cũng cho phép các công ty tích hợp chức năng kho dễ dàng hơn vào toàn bộ hệ thống logistics của mình.
Tính linh hoạt: Với việc kiểm soát bao quát hơn thì kho riêng được nhận đính là có tính linh hoạt cao hơn về cả thiết kế lẫn vận chuyển để phù hợp với nhu cầu của mọi doanh nghiệp và đặc tính riêng của sản phẩm lưu trữ. Tức là, công ty chuyên nào về một loại sản phẩm sẽ không thuê nhà kho chung/kho công cộng, bởi đó không phải là một phương án khả thi. Bên cạnh đó, kho riêng của bạn có thể thay đổi nhà kho đó bằng cách mở rộng thêm hoặc cải tạo lại để tạo điều kiện thuận lợi, làm thay đổi sản phẩm.
Độ tin cậy của khách hàng cao: Khi chọn kho riêng để lưu trữ hàng hóa thì quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ diễn ra theo đúng với thời gian yêu cầu. Hơn nữa, khách hàng sẽ cảm thấy tin cậy hơn khi làm đối tác với một công ty quy mô có nhà kho riêng, với quy trình chuyên nghiệp và hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra hằng ngày.
Tận dụng tốt nguồn nhân lực: Công ty có thể tận dụng nguồn nhân lực trong kho riêng một cách phù hợp với từng công việc phân bố trong kho. Họ thường là những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm, giúp hoạt động trong kho diễn ra chuyên nghiệp và ít rủi ro.
Ít tốn kém trong dài hạn: Xét về lâu về dài, chi phí vận hành kho riêng có thể thấp hơn từ 15 đến 25% nếu công ty của bạn sử dụng xuyên suốt hoặc tận dụng nhà kho đó tốt.
Lợi ích về thuế: Có thêm nguồn phụ cấp khấu hao trên các tòa nhà và một số thiết bị làm giảm thuế phải nộp cho cơ quan Nhà nước.

Hạn chế của kho riêng

Ngoài các ưu điểm trên thì trong thực tế mô hình kho riêng có những nhược điểm như:

Chi phí đầu tư cao: Kho riêng cần chi phí rất lớn trong việc xây dựng và duy trì hoạt động. Ngân sách tiêu tốn cho việc mua hoặc xây kho riêng cần thời gian rất lâu mới có thể thu hồi. Bên cạnh chi phí về vật liệu xây dựng, thiết kế, kho riêng sẽ buộc doanh nghiệp tiêu tốn một khoản lớn về đầu tư máy móc thiết bị, bảo trì nhà kho, tuyển dụng đào tạo nhân viên và các chi phí vận hành khác mỗi tháng. Vì thế nếu bạn đang có ý định xây/thuê kho riêng cần cân nhắc thật kỹ về năng lực tài chính dài hạn của mình.
Chi phí cơ hội lớn: Chi phí cơ hội được hiểu là những cơ hội bị bỏ lỡ khi bạn quyết định chọn lựa một vấn đề nào đó. Trong trường hợp này, chi phí cơ hội chính là những cơ hội đầu tư tốt hơn mà bạn bỏ qua khi phải dồn ngân sách lớn cho việc đầu tư xây dựng kho hàng riêng. Trong khi đó, nếu bạn thuê dịch vụ kho chung với số tiền vừa phải, thì ngân sách còn lại bạn có thể phục vụ cho nhiều hoạt động khác để phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển sản phẩm và các chiến lược khác.
Diện tích kho riêng cố định: Khi chọn kho riêng thì việc lưu hàng hóa chỉ theo một diện tích không gian cố định. Trường hợp khách hàng muốn lưu hàng hóa nhiều hơn so với dự định ban đầu thì không thể mở rộng diện tích kho ngay. Và ngược lại, thời điểm hàng hóa ít thì cũng không thể thay đổi diện tích kho riêng nhỏ lại. Từ đó làm lãng phí diện tích kho hàng. Vì diện tích kho riêng đã cố định khi xây dựng không thể thay đổi theo ý muốn của khách hàng.
Rủi ro cao: Trường hợp quá trình vận hành kho riêng không tốt dẫn đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa thì mọi chi phí tổn thất do doanh nghiệp gánh chịu. Không chỉ thế còn ảnh hưởng dây chuyền đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Một lưu ý nữa là, sau thời gian vận hành kho, nếu muốn bán lại sẽ gặp nhiều khó khăn và lỗ phí đầu tư. Vì thiết kế của kho trước đó đã được chuyên môn hóa theo nhu cầu của bạn. Người mua /hoặc thuê sau đó thì lại không thích điều này.
Tỷ lệ về lợi nhuận thấp: Kho riêng sẽ được sử dụng để xử lý vấn đề hàng tồn kho cơ bản, yêu cầu cho hoạt động logistics với chi phí thấp nhất trong các thị trường nơi mà khối lượng hàng chứng minh cho quyền sở hữu. Mặt khác, cũng có thể bổ sung bất kỳ khối lượng hàng nào đó để lưu trữ trong kho công cộng trong thời gian cao điểm khi mà các kho riêng đã đầy.

Thực tế việc xây dựng kho riêng với doanh nghiệp lớn để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra nhanh chóng là cần thiết. Mô hình kho bãi nói chung; kho riêng hay kho công cộng nói riêng đều có những ưu và nhược điểm nhất định, phù hợp với quy mô khác nhau của từng công ty.

Các doanh nghiệp lớn, có tài chính lớn thường xây dựng kho riêng để lưu trữ hàng hóa của mình. Trong khi đó, các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ có thể tận dụng thuê dịch vụ kho chung để cắt giảm chi phí, phù hợp nhất với ngân sách công ty.

Ứng dụng của kho riêng

Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng.

Những mặt hàng thường lưu trữ ở kho riêng:

Các máy móc cơ khí lớn
Hàng siêu trường, siêu trọng.
Thiết bị y tế
Hồ sơ, chứng từ
Điện máy gia dụng
Vật liệu xây dựng
Trái cây
Thực phẩm tươi sống
…

So sánh kho riêng và kho công cộng

Một số thông tin sự khác nhau giữa kho riêng và kho công cộng như:

Đặc điểm	Kho riêng	Kho công cộng
Cơ sở vật chất	Trang bị các hệ thống, thiết bị hỗ trợ quản lý, lưu trữ hàng hóa, bao gồm: kệ để hàng, các hệ thống quản lý kho WMS, máy móc và thiết bị xếp dỡ hàng hóa,…
Quy trình vận hành	Cả kho riêng và kho công cộng đều có quy trình vận hành nghiêm ngặt nhằm đảm bảo hàng hóa được quản lý và lưu trữ đúng cách. Các quy trình này bao gồm: quy trình kiểm soát kho, quy trình xếp dỡ hàng hóa và quy trình phân phối hàng hóa.
Dịch vụ cung cấp	Cả kho riêng và kho công cộng đều cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, bao gồm dịch vụ đóng gói, dịch vụ xếp dỡ và dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Mục đích sử dụng	Mục đích chính của kho riêng là lưu trữ hàng hóa và sản phẩm cho cá nhân hoặc tổ chức sở hữu kho đó. Kho riêng được sử dụng để duy trì hàng tồn kho và đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa của chủ sở hữu.	Mục đích chính của kho chung là cung cấp không gian lưu trữ cho nhiều cá nhân hoặc tổ chức khác nhau. Kho chung thường được thuê hoặc quản lý bởi một bên thứ ba độc lập, và nhiều khách hàng có thể chia sẻ cùng một không gian lưu trữ.
Diện tích	Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà diện tích kho riêng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Nó có thể là một căn phòng lưu trữ nhỏ hoặc một công trình của một doanh nghiệp lớn.	Kho công cộng thường lớn hơn nhiều so với kho riêng vì kho công cộng cần có đủ không gian để lưu trữ hàng hóa cho nhiều doanh nghiệp.
Vị trí	Kho riêng được đặt ở bất kì vị trí nào, từ trụ sở của doanh nghiệp cho đến khu công nghiệp.	Kho công cộng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần vận chuyển sản phẩm thường xuyên và nhanh chóng, vì thế loại kho này thường được xây dựng ở những vị trí đảm bảo tính tiện lợi và hiệu quả cho quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa như gần các tuyến đường chính, gần cảng biển/sân bay, các khu công nghiệp, khu dân cư hay trung tâm các vùng kinh tế phát triển.
Chi phí	Chi phí xây kho riêng tùy vào quy mô và vị trí xây dựng của chúng	Kho công cộng thường được tính chi phí dựa trên diện tích không gian được thuê sử dụng.

Cách lựa chọn mô hình kho phù hợp

Doanh nghiệp hãy xem xét kỹ các yếu tố sau và đối chiếu với tình hình thực tế của doanh nghiệp để lựa chọn triển khai lại kho phù hợp nhất. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

Loại sản phẩm: Nhà kho riêng có thể sử dụng để lưu trữ các loại hàng hóa tinh xảo hoặc dễ hư hỏng vì nhà kho này có khả năng đáp ứng các điều kiện lưu trữ sản phẩm với điều kiện đặc thù tốt hơn. Ngược lại, đối với những mặt hàng không phải hàng hóa dễ hư hỏng, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà kho công cộng để tiết kiệm chi phí.
Chi phí: Kho riêng sẽ tốn nhiều chi phí hơn so với kho công cộng, bao gồm chi phí đầu tư, chi phí vận hành và chi phí bảo trì. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận và tính toán kỹ chi phí trước khi quyết định lựa chọn kho riêng hay kho công cộng.
Quy mô sản xuất: Nếu quy mô sản xuất lớn và doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hóa lớn thì kho riêng có thể là lựa chọn tốt hơn giúp quản lý và kiểm soát tốt hơn lượng hàng hóa. Ngược lại, nếu quy mô sản xuất nhỏ và lượng hàng hóa không quá lớn thì kho công cộng có thể là lựa chọn phù hợp hơn để giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Năng lực quản lý kho: Kho riêng cho phép doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hàng hóa của mình trực tiếp, trong khi kho công cộng được quản lý bởi các công ty logistic chuyên nghiệp. Do đó, nếu doanh nghiệp có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý kho của mình, kho riêng có thể là lựa chọn tốt hơn để giảm chi phí quản lý.

Tại sao doanh nghiệp nên có kho riêng

Doanh nghiệp nên đầu tư vào kho riêng vì có nhiều lợi ích quan trọng mà khoản đầu tư này có thể mang lại. Dưới đây là một số lý do quan trọng:

Giảm thiểu sự mất mát: Kho riêng cho phép doanh nghiệp theo dõi giám sát và quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát tồn kho, tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình tìm kiếm sản phẩm
Lưu trữ chuyên nghiệp, đáp ứng ngành hàng đặc thù: Kho riêng thường được thiết kế để đảm bảo lưu trữ an toàn và hiệu quả của hàng hóa. Điều này bao gồm các yếu tố như kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, bảo vệ khỏi các yếu tố gây hỏa hoạn.
Tăng giá trị cho khách hàng: Khách hàng thường đánh giá cao sự đáp ứng nhanh chóng và đáng tin cậy từ doanh nghiệp. Kho riêng giúp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu kịp thời của khách hàng, giúp tăng cơ hội tạo ra khách hàng trung thành.
Tránh bị lệ thuộc: Việc sở hữu một kho riêng có thể giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc phụ thuộc vào các bên thứ ba để lưu trữ hoặc quản lý tồn kho của bạn. Thay vào đó khi sử dụng kho riêng, về thời gian làm việc linh động hơn và có thể tùy chỉnh nhanh chóng theo từng thời điểm.

Tuy nhiên, việc đầu tư vào kho riêng cũng đòi hỏi các khoản chi phí liên quan đến mua đất, xây dựng hoặc thuê kho, bảo trì, và quản lý tồn kho. Do đó, doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng và đánh giá chi phí và lợi ích trước khi quyết định đầu tư vào kho riêng.

Vinatech Group – Đơn vị thiết kế kho chứa hàng #1 Việt Nam

Hiện Vinatech Group là một trong những đơn vị thiết kế kho hàng #1 tại Việt Nam cho các doanh nghiệp. Chúng tôi với hơn 14 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực setup kho hàng. Với đội ngũ kỹ sư nhiều kinh nghiệm, Vinatech Group sẽ mang tới giải pháp quản lý kho hiệu quả hơn khi sử dụng kho riêng.

Hiện nay, các mô hình nhà kho thông minh mà chúng tôi phát triển là công cụ hữu ích cho phép doanh nghiệp: quản lý hàng nhập kho, tồn kho, kiểm kê kho, điều chuyển hàng hóa, xuất kho, báo cáo phân tích hoạt động kho toàn diện.

Khi sử dụng giải pháp kho hàng của chúng tôi thì doanh nghiệp sẽ nhân jduowjcd:

Nhập/ xuất kho tự động: Tự động tạo phiếu xuất nhập kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode. Nhân viên kho sẽ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê kho thông qua thiết bị thông minh. Toàn bộ dữ liệu liệu sẽ được kiểm tra và ghi nhận chính xác gửi về hệ thống theo thời gian thực.
Quản lý năng lực lưu kho theo vị trí: Tất cả vị trí trong kho sẽ được khai báo và mã hóa thông tin dán tem dưới dạng Barcode/ Qrcode. Các nghiệp vụ nhập xuất trong kho có thể kiểm soát thông qua việc scan mã vị trí.
Quản lý kiểm kê kho: Kiểm kê kho dễ dàng chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Barcode trên các lô sản phẩm. Hệ thống sẽ ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho để người dùng đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm.
Kiểm soát tuổi hàng tồn kho hàng hóa: Quản lý xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
Trực quan hóa năng lực lưu kho: Hệ thống cho phép người dùng quản lý hiện trường kho và đề xuất vị trí trống trong kho
Báo cáo quản trị hàng nhập, xuất, tồn kho: Báo cáo trực quan tình trạng xuất nhập và lưu trữ hàng hóa trong kho

Trên đây là thông tin về kho riêng là gì mà Vinatech Group đã giải đáp cho bạn đọc. Hy vọng qua thông tin trên quý doanh nghiệp sẽ hiểu hơn về mô hình lưu trữ hàng hóa này.

Nếu có nhu cầu tư vấn lắp đặt kho hàng thì hãy liên hệ cho chúng tôi qua hotline 086.758.9999 để được hỗ trợ sớm nhất nhé!