Lưu kho là gì? Cách tiết kiệm chi phí lưu kho

Trong bối cảnh thương mại ngày càng phát triển và nhu cầu lưu trữ hàng hóa ngày càng gia tăng, khái niệm “lưu kho” đã trở thành một phần quan trọng của quy trình logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Vậy lưu kho là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp? Và làm sao để tiết kiệm chi phí lưu kho? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề này.

Nội dung bài viết

Lưu kho là gì? Lợi ích của lưu kho là gì?

Lưu kho là quá trình giữ và bảo quản hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định tại các kho bãi, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng để sử dụng hoặc vận chuyển khi cần thiết. Lưu kho không chỉ đơn thuần là việc giữ hàng hóa ở một nơi an toàn mà còn bao gồm các hoạt động quản lý, kiểm soát chất lượng và bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng.

Lưu kho hàng hóa, sản phẩm

Lợi ích của lưu kho rất đa dạng và quan trọng đối với các doanh nghiệp:

Đầu tiên, lưu kho giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Thứ hai, lưu kho đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh bằng cách duy trì nguồn cung cấp hàng hóa ổn định, ngay cả trong những thời điểm cao điểm hoặc khi gặp sự cố bất ngờ trong chuỗi cung ứng.
Cuối cùng, lưu kho còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, vì doanh nghiệp có thể nhanh chóng đáp ứng các đơn hàng và giao hàng đúng hẹn, từ đó tạo dựng uy tín và sự hài lòng của khách hàng.

Các hình thức lưu kho hiện nay

Các hình thức lưu kho hiện nay rất đa dạng, đáp ứng nhu cầu lưu trữ khác nhau của các doanh nghiệp. Một trong những hình thức phổ biến nhất là kho tự quản, nơi doanh nghiệp sở hữu và quản lý kho bãi của riêng mình. Hình thức này cho phép kiểm soát tối đa việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa, nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư và quản lý cao.

Kho thuê là một hình thức khác được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với kho thuê, doanh nghiệp không cần đầu tư ban đầu vào cơ sở hạ tầng, mà chỉ cần trả phí thuê theo diện tích và thời gian sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng điều chỉnh quy mô lưu trữ theo nhu cầu thực tế.

Một hình thức lưu kho hiện đại là kho ngoại quan, thường được sử dụng cho hàng hóa nhập khẩu. Hàng hóa lưu trong kho ngoại quan chưa phải nộp thuế nhập khẩu ngay lập tức, giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả hơn.

Kho ngoại quan

Ngoài ra, các trung tâm phân phối (distribution center) cũng là một hình thức lưu kho quan trọng trong chuỗi cung ứng. Trung tâm phân phối không chỉ lưu trữ mà còn thực hiện các hoạt động phân loại, đóng gói và giao hàng, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao nhận.

Cuối cùng, với sự phát triển của công nghệ, các kho hàng thông minh (smart warehouse) đang trở thành xu hướng. Kho hàng thông minh tích hợp các công nghệ như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI) và robot tự động, giúp tăng cường hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình lưu trữ và phân phối hàng hóa.

Các hoạt động chính trong lưu kho

Lưu kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng và logistics. Các hoạt động chính trong lưu kho bao gồm:

Nhận hàng (Receiving):

Kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa.
Xác nhận hàng đã nhận và ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho.

Kiểm tra hàng hóa (Inspection):

Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Kiểm tra hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của đơn hàng.

Kiểm tra hàng hóa

Lưu trữ hàng hóa (Storage):

Xếp hàng vào các vị trí trong kho theo sơ đồ hoặc chiến lược lưu trữ.
Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy cập và quản lý.

Quản lý tồn kho (Inventory Management):

Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho.
Sử dụng các hệ thống quản lý kho (WMS) để duy trì thông tin chính xác về hàng tồn kho.
Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số lượng thực tế và số liệu hệ thống.

Chuẩn bị đơn hàng (Order Picking):

Lấy hàng từ các vị trí lưu trữ theo đơn hàng.
Đảm bảo chính xác về số lượng, loại hàng và chất lượng khi lấy hàng.

Đóng gói (Packing):

Đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc tiêu chuẩn vận chuyển.
Dán nhãn và ghi rõ thông tin đơn hàng, khách hàng.

Vận chuyển nội bộ (Internal Transport):

Di chuyển hàng hóa trong kho, từ khu vực này sang khu vực khác.
Sử dụng các phương tiện như xe nâng, băng chuyền để hỗ trợ vận chuyển.

Đóng gói vận chuyển

Xuất hàng (Shipping):

Chuẩn bị và xác nhận đơn hàng để xuất kho.
Tổ chức và điều phối vận chuyển hàng hóa đến khách hàng hoặc các điểm giao nhận.

Bảo trì và vệ sinh kho (Warehouse Maintenance):

Đảm bảo kho luôn sạch sẽ, an toàn và tổ chức gọn gàng.
Kiểm tra và bảo trì các thiết bị, cơ sở hạ tầng trong kho.

Quản lý nhân sự (Staff Management):

Điều phối và quản lý công việc của nhân viên trong kho.
Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên kho.

Những hoạt động này đều nhằm đảm bảo việc lưu kho diễn ra một cách hiệu quả, chính xác và an toàn, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho.

Cách tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho hoạt động lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định. Để giảm chi phí lưu kho, bạn có thể tham khảo các cách sau:

Tăng khả năng lưu trữ trong kho

Tăng khả năng lưu trữ trong kho sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu kho và nâng cao năng suất. Một số cách giúp tăng khả năng lưu trữ trong kho có thể kể đến như:

Phân loại và sắp xếp lại hàng hóa trong kho
Sử dụng giá kệ kho hàng để tăng khả năng lưu trữ hàng hóa trong kho
Ứng dụng các phần mềm quản lý, đầu tư thiết bị hiện đại
Kiểm kê kho định kỳ

Kệ kho giúp tối ưu lưu trữ, giảm chi phí lưu kho

Quản lý tốt hàng tồn kho

Khi kiểm kê kho định kỳ, doanh nghiệp có thể phân loại được những mặt hàng bán chạy để bổ sung và có thể giảm bớt, loại bỏ những mặt hàng bán chậm để tránh tồn kho nhiều, nhường lại vị trí cho các mặt hàng bán chạy khác.

Tối ưu hóa quy trình làm việc trong kho

Đào tạo nhân viên các kỹ năng làm việc trong kho
Áp dụng công nghệ để đơn giản, tối ưu hóa mọi quy trình

>> Tham khảo: Hệ thống lưu kho tự động là gì? Hoạt động như thế nào?

Vinateh Group – Tư vấn setup kho lưu trữ hiệu quả

Vinateh Group tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và setup kho lưu trữ hiệu quả cho các doanh nghiệp. Để thiết lập một kho lưu trữ tối ưu, chúng tôi bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu cụ thể của khách hàng. Điều này bao gồm việc xác định loại hàng hóa sẽ được lưu trữ, từ kích thước, trọng lượng đến các yêu cầu đặc biệt về nhiệt độ và độ ẩm. Tiếp theo, chúng tôi đánh giá không gian kho hiện có và đưa ra thiết kế sơ đồ kho phù hợp, đảm bảo tối đa hóa diện tích sử dụng.

Để hỗ trợ việc lưu trữ, Vinateh Group tư vấn sử dụng các hệ thống kệ chứa hàng và giá đỡ phù hợp, từ kệ pallet đến kệ lưới và kệ di động, nhằm tối ưu hóa không gian và giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.

Chúng tôi khuyến khích khách hàng áp dụng các phần mềm quản lý kho (WMS) tiên tiến để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác. Sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID giúp tăng cường khả năng quản lý và giảm thiểu sai sót.

Trong quá trình chuẩn bị đơn hàng, Vinatech Group áp dụng các nguyên tắc như FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa. Quy trình lấy hàng và đóng gói được tối ưu hóa để giảm thiểu thời gian và sai sót, nâng cao hiệu quả làm việc.

Với những giải pháp toàn diện và chuyên nghiệp, Vinateh Group cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn một hệ thống kho lưu trữ hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất.