Lưu kho là gì? Trong bối cảnh thương mại ngày càng phát triển và nhu cầu lưu trữ hàng hóa ngày càng gia tăng, khái niệm “lưu kho” đã trở thành một phần quan trọng của quy trình logistics và quản lý chuỗi cung ứng.
Vậy lưu kho là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp? Và làm sao để tiết kiệm chi phí lưu kho? Bài viết này của Vinatech Group sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề này.
Lưu kho là gì?
Lưu kho là quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định tại các kho bãi, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng để sử dụng hoặc di chuyển trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. Lưu kho không chỉ đơn thuần là việc giữ hàng hóa ở một nơi an toàn mà còn bao gồm các hoạt động quản lý, kiểm soát chất lượng và bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng.
Mục tiêu chính của lưu kho là cung cấp một hệ thống lưu trữ an toàn và có tổ chức để quản lý và duyệt qua các hàng hóa một cách tiện lợi.
Đối với một doanh nghiệp nhỏ có thể lưu trữ sản phẩm trong phòng trống, tầng hầm hoặc nhà để xe thì các doanh nghiệp lớn hơn thường sở hữu hoặc thuê không gian trong một tòa nhà được thiết kế đặc biệt để lưu trữ.
Vai trò khi lưu kho hàng hóa
Một số vai trò của lưu kho rất đa dạng và quan trọng đối với các doanh nghiệp:
Tinh giản quy trình vận chuyển
Các công ty lớn thường đặt lưu kho ở những vị trí chiến lược để hỗ trợ việc vận chuyển. Họ có thể xây dựng những kho hàng gần với phần lớn khách hàng của mình hoặc dọc theo tuyến đường vận chuyển trực tiếp. Điều này giúp họ tối ưu hóa việc chọn và giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hỗ trợ chuỗi cung ứng
Nhà sản xuất thường sử dụng kho để lưu trữ nguyên liệu và sản phẩm. Điều này giúp họ duy trì sự gọn gàng, linh hoạt trong nhà máy và tối ưu hóa việc quản lý hàng hóa. Tách biệt chức năng kho và sản xuất sẽ cải thiện quy trình nhận và phân phối, tạo ra hiệu suất tốt hơn. Việc sở hữu kho cũng cho phép các doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn hơn vì nó cung cấp không gian để lưu trữ sản phẩm.
Kho bãi là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng đối với hầu hết các thương hiệu vận chuyển hàng hóa hoặc sản phẩm thực tế đến khách hàng của họ.
Quản lý tồn kho
Kho bãi là nơi quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, đảm bảo việc vận chuyển sản phẩm và hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Một phần quan trọng của quản lý kho bãi là lập kế hoạch hậu cần, giúp đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến đúng nơi và đúng lúc với chi phí tối ưu. Ngoài việc lưu trữ hàng hóa hiện có, bạn cũng cần biết rằng bạn có đủ không gian cho các sản phẩm mới.
Giữ hàng hóa ở nhiệt độ phù hợp
Nhà kho không chỉ cung cấp cho doanh nghiệp nơi lưu trữ an toàn mà còn có thể cung cấp nơi lưu trữ có hệ thống kiểm soát nhiệt độ. Điều này có thể cần thiết đối với một số doanh nghiệp có sản phẩm mà việc bảo quản phụ thuộc vào khí hậu. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp kéo dài tuổi thọ của các sản phẩm dễ hỏng, mang lại cho họ cơ hội lớn hơn để bán chúng.
Duy trì kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng liên quan đến việc kiểm tra nguyên liệu thô và sản phẩm thành phẩm là một phần quan trọng của hoạt động trong kho bãi. Kiểm tra nguyên liệu thô khi chúng được nhập vào kho có thể ngăn chặn việc sử dụng các nguyên liệu không phù hợp trong quá trình sản xuất tại doanh nghiệp.
Đồng thời, việc kiểm tra hàng hóa thành phẩm tại kho cung cấp một bước kiểm tra cuối cùng về chất lượng trước khi sản phẩm được chuyển đến nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ hoặc người tiêu dùng cuối cùng.
Các hình thức lưu kho hiện nay
Các hình thức lưu kho hiện nay rất đa dạng, đáp ứng nhu cầu lưu trữ khác nhau của các doanh nghiệp. Một trong những hình thức phổ biến nhất là kho tự quản, nơi doanh nghiệp sở hữu và quản lý kho bãi của riêng mình.
Hình thức này cho phép kiểm soát tối đa việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa, nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư và quản lý cao.
- Kho thuê là một hình thức khác được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với kho thuê, doanh nghiệp không cần đầu tư ban đầu vào cơ sở hạ tầng, mà chỉ cần trả phí thuê theo diện tích và thời gian sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng điều chỉnh quy mô lưu trữ theo nhu cầu thực tế.
- Kho ngoại quan: Một hình thức lưu kho hiện đại là kho ngoại quan, thường được sử dụng cho hàng hóa nhập khẩu. Hàng hóa lưu trong kho ngoại quan chưa phải nộp thuế nhập khẩu ngay lập tức, giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả hơn.
- Trung tâm phân phối: Ngoài ra, các trung tâm phân phối (distribution center) cũng là một hình thức lưu kho quan trọng trong chuỗi cung ứng. Trung tâm phân phối không chỉ lưu trữ mà còn thực hiện các hoạt động phân loại, đóng gói và giao hàng, giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao nhận.
- Nhà kho thông minh: Cuối cùng, với sự phát triển của công nghệ, các kho hàng thông minh (smart warehouse) đang trở thành xu hướng. Kho hàng thông minh tích hợp các công nghệ như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI) và robot tự động, giúp tăng cường hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình lưu trữ và phân phối hàng hóa.
- Kho tư nhân: Khi một doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê một không gian kho thì dạng kho này được gọi là kho tư nhân. Lúc đó doanh nghiệp có toàn quyền quyết định sử dụng hay cho phép người khác thuê sử dụng phần không gian đó.
- Kho công cộng: Là nơi doanh nghiệp thuê có thể thuê để lưu giữ hàng hóa. Các cơ quan nhà nước, chính phủ hoặc các tập đoàn lớn thường là chủ sở hữu các nhà kho này và cho các đơn vị khác thuê mặt bằng đó.
- Kho hợp tác: Là không gian được sở hữu và cho thuê bởi một hợp tác xã. Họ có thể cho phép các doanh nghiệp chia sẻ không gian để thuê các cơ sở kho khác nhau.
Lợi ích khi lưu kho hàng hóa
Thức tế thì ưu điểm khi lưu kho hàng hóa đối với doanh nghiệp bao gồm:
Tổ chức lưu trữ
Các doanh nghiệp có quyền truy cập vào kho có thể tổ chức hàng hóa của họ một cách hiệu quả hơn. Điều này giúp họ theo dõi số lượng và giá trị hàng tồn kho hiện có. Tổ chức kho bãi cũng cải thiện khả năng tìm kiếm và đóng gói hàng hóa để vận chuyển một cách hiệu quả.
Quản lý lao động
Một hệ thống quản lý kho bãi hiệu quả giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu sử dụng lao động của mình. Điều này giúp họ có thể dự đoán và quản lý nhân sự kho bãi một cách hiệu quả, đặc biệt trong các mùa cao điểm. Họ cũng có thể tập trung vào tuyển dụng nhân viên chuyên môn cho kho bãi, thay vì tuyển nhân viên đa năng gây tốn kém chi phí hơn.
Hiệu quả chi phí
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hơn khi có quyền sử dụng toàn bộ kho hàng của riêng mình so với việc thuê một không gian khác. Các doanh nghiệp có thể điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình giúp tăng khả năng giảm chi phí chung cho doanh nghiệp.
Bảo vệ hàng hóa
Có một không gian kho linh hoạt có thể giúp các doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của sản phẩm. Họ có thể điều chỉnh nhiệt độ hoặc thậm chí có khu vực lưu trữ lạnh để bảo quản sản phẩm cụ thể. Ngoài ra, người quản lý kho có quyền kiểm soát nhiều khía cạnh hơn, bao gồm cả quy trình đảm bảo an toàn và đào tạo, để đảm bảo sự an toàn cho cả hàng hóa và nhân viên.
Vận chuyển nhanh hơn
Việc chọn nhà kho ở vị trí trung tâm đối với khách hàng của doanh nghiệp cũng có thể giúp đẩy nhanh thời gian giao sản phẩm. Khi doanh nghiệp lựa chọn chiến lược một nhà kho tập trung, họ có thể vận chuyển hàng hóa nhanh hơn. Đồng thời cũng có thể gửi sản phẩm đến các kho gần đó để giúp quá trình giao hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn.
Điều này có thể đặc biệt có lợi khi doanh nghiệp mở rộng sang một lĩnh vực mới. Bằng cách thiết lập một nhà kho mới ở địa điểm mới, họ có thể đảm bảo rằng sẽ có nhiều khách hàng hơn được hưởng dịch vụ vận chuyển nhanh chóng nổi tiếng của công ty.
Xử lý hoàn trả dễ dàng
Xử lý hàng trả lại có thể là một thách thức đối với một số doanh nghiệp. Việc có quyền truy cập vào kho hàng cho phép các thương hiệu phân bổ khu vực để trả lại hàng. Nó cũng mang lại cho doanh nghiệp cơ hội cung cấp các dịch vụ trả lại hàng bổ sung, như in nhãn trả lại trả trước hoặc chia sẻ thông tin theo dõi trả lại.
Các hoạt động chính trong lưu kho
Lưu kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng và logistics. Các hoạt động chính trong lưu kho bao gồm:
- Bước 1: Nhận hàng (Receiving). Kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa. Xác nhận hàng đã nhận và ghi nhận thông tin vào hệ thống quản lý kho.
- Bước 2: Kiểm tra hàng hóa (Inspection). Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Kiểm tra hàng hóa theo tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu của đơn hàng.
- Bước 3: Lưu trữ hàng hóa (Storage). Xếp hàng vào các vị trí trong kho theo sơ đồ hoặc chiến lược lưu trữ. Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy cập và quản lý.
- Bước 4: Quản lý tồn kho (Inventory Management). Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho. Sử dụng các hệ thống quản lý kho (WMS) để duy trì thông tin chính xác về hàng tồn kho. Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số lượng thực tế và số liệu hệ thống.
- Bước 5: Chuẩn bị đơn hàng (Order Picking). Lấy hàng từ các vị trí lưu trữ theo đơn hàng. Đảm bảo chính xác về số lượng, loại hàng và chất lượng khi lấy hàng.
- Bước 6: Đóng gói (Packing). Đóng gói hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc tiêu chuẩn vận chuyển. Dán nhãn và ghi rõ thông tin đơn hàng, khách hàng.
- Bước 7: Vận chuyển nội bộ (Internal Transport). Di chuyển hàng hóa trong kho, từ khu vực này sang khu vực khác. Sử dụng các phương tiện như xe nâng, băng chuyền để hỗ trợ vận chuyển.
- Bước 8: Xuất hàng (Shipping). Chuẩn bị và xác nhận đơn hàng để xuất kho. Tổ chức và điều phối vận chuyển hàng hóa đến khách hàng hoặc các điểm giao nhận.
- Bước 9: Bảo trì và vệ sinh kho (Warehouse Maintenance). Đảm bảo kho luôn sạch sẽ, an toàn và tổ chức gọn gàng. Kiểm tra và bảo trì các thiết bị, cơ sở hạ tầng trong kho.
- Bước 10: Quản lý nhân sự (Staff Management). Điều phối và quản lý công việc của nhân viên trong kho. Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên kho.
Những hoạt động này đều nhằm đảm bảo việc lưu kho diễn ra một cách hiệu quả, chính xác và an toàn, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu rủi ro trong quản lý kho.
Cách tiết kiệm chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho là chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho hoạt động lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định. Để giảm chi phí lưu kho, bạn có thể tham khảo các cách sau:
Tăng khả năng lưu trữ trong kho
Tăng khả năng lưu trữ trong kho sẽ giúp tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu kho và nâng cao năng suất. Một số cách giúp tăng khả năng lưu trữ trong kho có thể kể đến như:
- Phân loại và sắp xếp lại hàng hóa trong kho
- Sử dụng giá kệ kho hàng để tăng khả năng lưu trữ hàng hóa trong kho
- Ứng dụng các phần mềm quản lý, đầu tư thiết bị hiện đại
- Kiểm kê kho định kỳ
Quản lý tốt hàng tồn kho
Khi kiểm kê kho định kỳ, doanh nghiệp có thể phân loại được những mặt hàng bán chạy để bổ sung và có thể giảm bớt, loại bỏ những mặt hàng bán chậm để tránh tồn kho nhiều, nhường lại vị trí cho các mặt hàng bán chạy khác.
Tối ưu hóa quy trình làm việc trong kho
Trong đó doanh nghiệp cũng cần đáp ứng:
- Đào tạo nhân viên các kỹ năng làm việc trong kho
- Áp dụng công nghệ để đơn giản, tối ưu hóa mọi quy trình
>> Tham khảo: Hệ thống lưu kho tự động là gì? Hoạt động như thế nào?
Lưu ý khi lựa chọn kho bãi làm nơi lưu kho
Đây là một số yếu tố mà các nhà quản lý chuỗi cung ứng nên cân nhắc khi xác định nhu cầu và hệ thống kho bãi:
Chi phí lưu kho
Lưu trữ hàng hóa trong kho đòi hỏi một khoản chi phí. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, việc dự đoán và tính toán chi phí này có thể trở nên phức tạp và không dễ dàng đưa vào ngân sách. Để xác định tính cần thiết của chi phí lưu kho, các doanh nghiệp có thể đánh giá trước doanh thu, mục tiêu và các yếu tố liên quan để đưa ra quyết định.
Quy trình tổ chức
Nếu không có quy trình tổ chức phù hợp, việc lưu trữ hàng hóa trong một nhà kho lớn có thể gây choáng ngợp cho một số doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cũng có thể mất một thời gian để phát triển một quy trình tổ chức phù hợp với doanh nghiệp của họ. Ngoài việc tạo ra một phương pháp tổ chức rõ ràng, cần phải đào tạo các thành viên trong nhóm những cách thực hành tương tự để duy trì nó.
Vị trí trung tâm
Việc tìm được một địa điểm tập trung có thể là một thách thức đối với một số doanh nghiệp. Khách hàng của một doanh nghiệp có thể trải dài trên toàn quốc hoặc thậm chí nhiều quốc gia. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, họ có thể chọn một vài địa điểm kho trung tâm.
Dự kiến nhu cầu
Hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn nhà kho dựa trên nhu cầu hiện tại của mình. Mặc dù bạn cũng nên lưu ý đến những nhu cầu trong tương lai, nhưng điều này đôi khi khó có thể đoán trước được.
- Ví dụ: một thương hiệu có thể xem xét mở rộng hàng hóa của mình bao gồm các sản phẩm yêu cầu được bảo quản với nhiệt độ phù hợp.
Tuy nhiên, việc chọn một nhà kho có khả năng kiểm soát nhiệt độ mà chưa sử dụng luôn có thể rất tốn kém.
Vinateh Group – Tư vấn setup kho lưu trữ hiệu quả
Vinateh Group tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và setup kho lưu trữ hiệu quả cho các doanh nghiệp. Để thiết lập một kho lưu trữ tối ưu, chúng tôi bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu cụ thể của khách hàng. Điều này bao gồm việc xác định loại hàng hóa sẽ được lưu trữ, từ kích thước, trọng lượng đến các yêu cầu đặc biệt về nhiệt độ và độ ẩm. Tiếp theo, chúng tôi đánh giá không gian kho hiện có và đưa ra thiết kế sơ đồ kho phù hợp, đảm bảo tối đa hóa diện tích sử dụng.
Để hỗ trợ việc lưu trữ, Vinateh Group tư vấn sử dụng các hệ thống kệ chứa hàng và giá đỡ phù hợp, từ kệ pallet đến kệ lưới và kệ di động, nhằm tối ưu hóa không gian và giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn.
Chúng tôi khuyến khích khách hàng áp dụng các phần mềm quản lý kho (WMS) tiên tiến để theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác. Sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID giúp tăng cường khả năng quản lý và giảm thiểu sai sót.
Trong quá trình chuẩn bị đơn hàng, Vinatech Group áp dụng các nguyên tắc như FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tùy thuộc vào đặc tính hàng hóa. Quy trình lấy hàng và đóng gói được tối ưu hóa để giảm thiểu thời gian và sai sót, nâng cao hiệu quả làm việc.
Với những giải pháp toàn diện và chuyên nghiệp, Vinatech Group cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn một hệ thống kho lưu trữ hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất.
Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.
