Quản lý hàng tồn kho là công việc vô cùng quan trọng và cũng không hề dễ dàng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ lý do cần phải kiểm soát hàng tồn kho và cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả nhất. 

Xem thêm:

1. Tại sao phải kiểm soát hàng tồn kho? 

Tại sao cần kiểm soát hàng tồn kho?
Tại sao cần kiểm soát hàng tồn kho?

Như đã nói ở trên, quản lý hàng tồn kho là công việc vô cùng “nhức óc”. Nếu quản lý không tốt sẽ để lại rất nhiều các hệ lụy, không chỉ gây tốn kém chi phí mà nguy cơ còn ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Tuy nhiên, nếu kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả thì sẽ nhận về những lợi ích tốt. Cụ thể như sau:

– Hạn chế tốt nhất những tổn thất do hàng tồn kho đã lỗi thời. 

– Đảm bảo số lượng sản phẩm trong kho được duy trì đều.

– Dự đoán được sự thay đổi của thị trường, giá cả lên xuống của các loại hàng hóa. 

– Nắm bắt được xu hướng của hàng hóa để đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ.

– Kiểm soát tốt chi phí kho bãi, nhân công và chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng hoá.

– Giúp các hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn hoạt động, cung ứng đầy đủ hàng hoá cho hoạt động marketing thu hút khách hàng.

2. Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả 

2.1 Các bước cơ bản để xây dựng quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Vậy làm cách nào để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả? Muốn làm được điều này thì cần phải có quy trình quản lý bài bản và khoa học. Để ra một quy trình quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp đó cần phải dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh thực tế. Dưới đây là những bước cơ bản để xây dựng quy trình hoàn chỉnh.

  • Lên kế hoạch và chuẩn bị xuất nhập hàng đúng thời gian
  • Kiểm kê lại kho hàng xem tình trạng hàng hóa để có kế hoạch hợp lý
  • Quản lý xuất, nhập kho thông qua ứng dụng các phần mềm
  • Quản lý tồn kho để nắm được mặt hàng nào sắp hết, mặt hàng cần bổ sung,…
  • Kết chuyển và tổng kết
Các bước kiểm soát hàng tồn kho
Các bước kiểm soát hàng tồn kho

2.2 Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả

Dựa trên những quy trình trên, có thể đưa ra một số cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp mang lại lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động trơn tru từ việc nhập hàng, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản cho đến việc xuất hàng.

  • Đảm bảo đầy đủ các thông tin hàng hóa

Tức là tất cả các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác về: mã hàng, màu, kích thước,… trước khi nhập kho. Điều này sẽ giúp ích và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sắp xếp cũng như phân loại hàng hóa chính xác.

Tùy vào từng cách thức vận hành của kho hàng để có thể lựa chọn quy tắc xuất nhập kho phù hợp. Chẳng hạn như quy tắc nhập trước xuất trước (FIFO) hay nhập sau xuất trước (LIFO),… Nếu thực hiện tốt việc phân loại sắp xếp thì việc quản lý vật tư sau này sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, cần phải xây dựng hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp để việc sắp xếp, phân loại hàng hóa quy củ và dễ dàng quản lý. Hiện nay, bạn có thể tham khảo một số mẫu giá kệ kho chứa hàng phổ biến nhất hiện nay như: Kệ hạng nặng Selective, Double Deep, Drive in, Kệ tay đỡ,… Kệ trung tải và kệ tải nhẹ V lỗ đa năng. Tùy nhu cầu sử dụng để lựa chọn loại giá kệ phù hợp. 

  • Lập thẻ kho

Một trong những cách kiểm soát hàng tồn hiệu quả nữa là phải lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa. Việc lập thẻ kho sẽ giúp bạn quản lý nhẹ nhàng mà hiệu quả hơn.

  • Thiết lập sơ đồ quy định vị trí từng mặt hàng

Việc thiết lập này là vô cùng cần thiết sẽ giúp kho hàng của bạn được sắp xếp khoa học và không gặp các tình trạng thất lạc hàng hóa. Đặc biệt là những kho hàng có quy mô lớn thì rất cần lập sơ đồ để kiểm soát, quản lý hàng tốt hơn.

Cụ thể, mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng, bên cạnh đó cần có các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới, điều này giúp việc kiểm kê, xuất nhập hàng nhanh chóng tiết kiệm thời gian.

  • Cần có thẻ ra vào kho nhân viên

Trên thực tế, quản lý kho không đơn giản, sẽ không thể tránh khỏi những hao hụt và thất lạc hàng hóa. Vì thế kho hàng cần được quản lý chặt chẽ khi ra vào, đặc biệt hạn chế sự ra vào của người lạ. Nhân viên làm việc cần được cấp thể để ra vào giúp việc kiểm soát chặt chẽ hơn.

  • Phải kiểm kê kho thường xuyên

Đây là cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Việc kiểm kê kho giúp kiểm soát hàng tồn, xác nhận được số lượng hàng tồn thực tế so với số liệu ghi trên báo cáo. Đây cũng là công việc phải làm thường xuyên để rà soát, phân loại hàng hóa bị hỏng hóc không đảm bảo chất lượng từ đó có phương án giải quyết nhanh chóng, kịp thời. 

  • Dùng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Hiện nay, một trong những cách kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng là dùng phần mềm quản lý. Đây được đánh giá là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong việc kiểm soát về  giá trị, số lượng vật tư,…

Phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn thiết lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Đồng thời theo dõi, truy xuất dữ liệu tức thời, nhanh chóng độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.

Một số phần mềm miễn phí bạn có thể tham khảo để kiểm soát hàng tồn kho như: KiotViet; Sapo POS; Suno; ECount; SalesBinder; Square; StockPile; ABC Inventory; Odoo; BoxStorm;…

Tổng kết: Bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết và tư vấn một số cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô kho hàng và cách vận hành kho để áp dụng cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

Bình luận Facebook

Các bài viết khác