Quản lý hàng tồn kho là gì? Các phương pháp kiểm soát HTK

Quản lý hàng tồn kho là việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh – sản xuất nào cũng cần lưu tâm. Việc doanh nghiệp lưu trữ sản phẩm tồn kho sẽ đều có nhu cầu về cách thức và giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, an toàn.

Vậy đâu là những giải pháp hữu hiệu nên áp dụng để quản lý kho tốt nhất? Sau đây hãy cùng Vinatech Group tìm hiểu chi tiết nhé!

Nội dung bài viết

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho được hiểu là những hoạt động có liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, gồm cả việc quản lý số lượng, tổ chức, bảo quản hàng hóa. Nếu việc quản lý hàng tồn kho có phương pháp tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất thông suốt, liên tục, hiệu quả đồng thời giảm các chi phí liên quan nếu có.

Hàng tồn kho hay hàng lưu kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm đang được doanh nghiệp hoặc công ty lưu giữ trong nhà kho.

Quản lý tồn kho là công việc rất quan trọng và cần thiết phải có trong các nhà kho của công ty, doanh nghiệp. Không đơn giản, công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho

Việc quản lý tốt hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các chi phí phát sinh không đáng có.

Vậy nếu bạn muốn quản lý hàng hóa tồn kho tốt cần phải giải quyết được các vấn đề như sau:

Lượng hàng tồn kho như thế nào là vừa đủ?
Luôn đảm bảo được hàng tồn kho trong mức độ cho phép (mức an toàn)
Khi nào có thể nhập thêm nguồn hàng là hợp lý
Khi nào quyết định cần rằn hoặc giảm sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm.

Vai trò của quản lý hàng tồn kho

Vai trò hay tầm quan trọng của phương pháp quản lý hàng tồn kho có thể gói gọn qua 3 yếu tố dưới đây:

Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để cung cấp ra thị trường, liên tục và không bị gián đoạn.
Hạn chế các rủi ro của hàng tồn kho như: hàng hỏng hóc, ứ đọng, hàng để quá lâu hết hạn sử dụng,…
Cân đối giữa các khâu nhập vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ

Sau đây là những lợi ích từ việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả:

Tận dụng chi phí lưu kho

Nguyên vật liệu/thành phẩm lưu kho quá lâu rất có thể sẽ bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng buộc phải tiêu hủy gây ra tổn thất không hề nhỏ cho doanh thu của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn có một người quản lý kho giỏi, họ sẽ biết cách xử lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, tối ưu chi phí tồn kho, tránh thất thoát nguồn ngân sách cho doanh nghiệp.

Phí lưu kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ như hàng hóa có kích thước lớn hay có giá trị cao thường có chi phí lưu kho cao hơn so với các hàng hóa thông thường bởi vì sẽ phát sinh thêm nhiều yếu tố khách quan như điện, nước, điều hòa, nhân công để bảo quản.

Việc tính toán trước được những phát sinh như vậy sẽ giảm thiểu được rất nhiều nguồn lực nhân công cũng như các chi phí lưu kho. Giúp tối ưu được việc điều chỉnh nhập – xuất kho, mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp.

Kiểm soát chi phí nguyên/vật liệu ban đầu

Hiện trạng thất thoát nguyên vật liệu trong kho hiện nay là một hiện trạng không khó để bắt gặp tại các đơn vị sản xuất, đó có thể là do việc gian lận của nhân viên quản lý kho hàng hoặc do thất thoát do quá trình vận chuyển.

Việc quản trị hàng tồn kho tốt giúp bạn kiểm soát được số lượng, chất lượng, thời gian nhập xuất của nguyên liệu, hàng hóa, từ đó nắm rõ những số liệu thống kê cụ thể nhằm kiểm soát được sự thất thoát không mong muốn của hàng hóa, nguyên liệu. Để cắt giảm đi những chi phí thất thoát này và tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.

Thuận lợi cho việc bán hàng

Cải thiện được vấn đề hàng tồn kho quá lâu sẽ giúp cho đơn vị của bạn biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch sản xuất hay nhập khẩu hợp lý. Đồng thời tạo chương trình khuyễn mãi hay giảm giá để đẩy mạnh khả năng bán những mặt hàng còn tồn đọng trong kho.

Giải quyết được vấn đề quản lý hàng tồn kho sẽ tăng năng suất bán được hàng, giảm thiểu sự lãng phí và chi phí khi mà sản phẩm lưu kho quá lâu, làm giảm thất thoát doanh thu, tạo lòng tin đối với khách hàng và tăng tính chuyên nghiệp của công ty.

Rủi ro hàng tồn kho nếu không quản lý hiệu quả

Hàng tồn kho luôn là vấn đề cực kì nan giải với các doanh nghiệp, khiến cho việc quản lý kho hàng cũng trở nên phức tạp và dễ mắc sai lầm hơn.

Dưới đây là một số rủi ro về hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

Không xác định được định mức tồn kho định kỳ

Định mức tồn kho định kỳ là số lượng hàng hóa cần luôn duy trì trong kho để đảm bảo việc cung ứng hàng hóa kịp thời khi có phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn vì hết hàng đột ngột.

Nếu tính toán không cẩn thận, để định mức quá thấp thì doanh nghiệp sẽ không thể xoay sở với nhiều tình huống bất ngờ, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh và làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn. Còn nếu để định mức quá cao sẽ dẫn đến lạm dụng vốn, gia tăng nhiều loại chi phí đi kèm như nhân công, bảo quản, lưu trữ,…

Rủi ro khi quản lý kho thủ công

Việc quản lý kho hàng, hàng tồn bằng phương pháp thủ công có thể dẫn đến những rủi ro như làm thất thoát hàng hóa, không thể kiểm kê, quản lý được chính xác hàng nhập, xuất, tồn. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến những thiệt hại về kinh tế không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời

Đây là vấn đề rất nguy hiểm nhất là với những sản phẩm có vòng đời ngắn như các mặt hàng thời trang, thực phẩm,… Với những doanh nghiệp sản xuất máy móc, thiết bị thì thời gian hao mòn lâu hơn nên có thể lưu trữ được lâu hơn, việc quản lý cũng tồn tại ít rủi ro hơn.

Các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Hiện nay có rất nhiều các phương pháp quản lý hàng tồn kho được áp dụng tại các doanh nghiệp, nhưng có các phương pháp chính sau:

Phương pháp FIFO

FIFO (first in – first out) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường áp dụng đối với những mặt hàng có tính chất thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ,…Cần ưu tiên bố trí những ô kệ thông thoáng khoa học, cho phép xuất nhập hàng thuận tiện thường xuyên.

Phương pháp LIFO

LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại. Các mặt hàng mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp, thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng.

Phương pháp sắp xếp theo mã SKU

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng cũng như tính chất mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi các ký tự (bao gồm chữ và số). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, có thể xác định ngay vị trí của hàng.

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Bạn đã hiểu được tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho, bước tiếp theo là hãy tìm hiểu và học hỏi những phương pháp quản lý hiệu quả và chọn lọc để áp dụng phù hợp với kho hàng của công ty, doanh nghiệp của mình.

Vậy để quản lý hiệu quả và thuận tiện, nhất định bạn cần biết đến những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả sau đây:

Tuân thủ đúng quy trình quản lý hàng tồn kho

Hãy bắt đầu bằng việc tuân thủ đầy đủ quy trình quản lý. Khi nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp đến kho nguyên liệu của doanh nghiệp cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thì việc đầu tiên của quy trình quản lý kho trong doanh nghiệp là thiết lập bài bản quy trình nhập kho, xuất kho, quy trình kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế.

Thực tế, các bước quản lý kho rất khó khăn, phức tạp đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm cũng như đầu óc linh hoạt, nhanh nhạy để có thể nắm bắt được mọi công việc. Từ đó có định hình quy tắc làm việc, thống nhất toàn bộ công tác quản lý tồn kho cũng như theo dõi phát hiện những sai sót trong quá trình làm việc. Vì vậy lời khuyên là bạn hãy sát sao, chặt chẽ ngay từ đầu để không mắc những sai lầm, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

>>>> Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho người mới

Liên tục kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng thế, nếu quản lý hàng tồn kho thì bắt buộc phải liên tục, thường xuyên thực hiện công việc kiểm kê hàng hóa và ghi chép đầy đủ những việc bất thường để báo cáo, xử lý kịp thời.

Việc kiểm kê sẽ bao gồm số lượng hàng hóa trong kho là bao nhiêu? Bao nhiêu mặt hàng hỏng hóc, bao nhiêu mặt hàng hết hạn, bao nhiêu mặt hàng thất thoát,… từ đó đối chiếu có khớp với số liệu trên sổ sách hay không?

Việc kiểm kê hàng hóa trong kho cần được thực hiện ít nhất 6 tháng một lần, đồng thời cần tuân thủ theo bảng hướng dẫn kiểm kê cụ thể đã được lập và phê duyệt trước đó. Dựa trên những số liệu kiểm kê thực tế, nhà quản lý cần xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để tránh gây tổn thất nặng về sau, mất thêm những khoản chi phí không đáng có.

>>>> Cách bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả nhất

Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Mã vạch rất quan trọng, giúp phân loại, sắp xếp hàng tồn kho hiệu quả. Hầu như nhà kho của các công ty, doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp này. Trước tiên, hàng hóa cần được phân loại theo từng nhóm, sau đó sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm sao cho dễ gọi tên và quản lý.

Theo đó, khi bạn muốn tìm kiếm mặt hàng nào đó thì chỉ cần quét mã vạch thì tự động hệ thống sẽ xác nhận được vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng một cách chi tiết.

Hơn nữa, sử dụng mã vạch sẽ giúp sắp xếp hàng hóa khoa học, chuyên nghiệp, dễ dàng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Đồng thời sẽ tiết kiệm được thời gian cho bộ phận quản lý kho của các doanh nghiệp, công ty.

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Thực tế hiện nay, rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp sử dụng các phần mềm phù hợp để quản lý hàng hóa. Việc sử dụng mã vạch là cần thiết nhưng đôi khi là chưa đủ để quản lý hàng hóa thuận tiện.

Theo đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm hệ thống quản lý hàng tồn kho sau đây:

Wpro 1.4 (Trả phí)
BS Silver (Trả phí)
GM – Sales (Miễn phí)
Adaline (Trả phí)
Phần mềm KiotViet (Trả phí)
Perfect Warehouse (Miễn phí)
…

Sắp xếp hàng tồn trong kho nhờ hệ thống giá kệ kho

Những giải pháp ở trên đều rất hiệu quả nhưng cần phải có sự kết hợp với nhau. Tuy nhiên, nếu không có các loại giá kệ kho hàng giúp sắp xếp và lưu trữ hàng hóa, pallet hàng trong kho thì mọi giải pháp đều không thể mang lại hiệu quả như mong đợi.

Kệ kho hàng là thiết bị không chỉ giúp lưu trữ và bảo quản, sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học mà nó còn giúp tiết kiệm diện tích kho, tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý kho, giúp người thủ kho dễ dàng quản lý, kiểm soát hàng tồn theo kế hoạch. Nên tầm quan trọng của giá kệ kho là không thể phủ nhận. Hiện nay, trong hầu hết các kho hàng thì đây là thiết bị không thể thiếu, tùy vào không gian, diện tích và đặc thù sản phẩm mà lựa chọn loại kệ chứa hàng phù hợp.

>>>> Hướng dẫn: Cách sắp xếp kho hàng, hàng hóa trên giá kệ khoa học

Vinatech sẽ giúp bạn trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng hơn nhờ cung cấp các loại giá kệ để hàng tồn trong kho. Kệ kho hàng Vinatech đảm bảo đủ các yếu tố về độ bền chắc, tính an toàn, lưu trữ khoa học, tối ưu không gian và tính thẩm mỹ. Tham khảo một số hình ảnh lắp đặt kệ để hàng tồn cho kho do Vinatech thực hiện sau đây:

>> Bạn đọc quan tâm: Cách quản lý kho vải tối ưu và tiết kiệm diện tích nhất

Với những giải pháp quản lý hàng tồn kho trên, hy vọng bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh và tiết giảm các khoản chi phí không đáng có.

Nếu bạn cần đơn vị cung cấp giá kệ để quản lý tồn kho thì hãy liên hệ ngay với Vinatech theo thông tin sau: