Quản lý kho hay kiểm soát hàng tồn kho là những công việc vô cùng quan trọng trong một công ty, doanh nghiệp hay thậm chí cả các mô hình kinh doanh như siêu thị, cửa hàng tạp hóa. Quản lý tốt sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh, giúp ích rất lớn đối với người kinh doanh. Làm sao để quản lý kho hàng, cách quản lý kho hàng một cách tốt và hiệu quả nhất? Hãy để Vinatech giúp bạn với “tất tần tật” những kỹ năng quản lý kho hàng hiệu quả cho người mới nhất là với hệ thống kệ kho hàng.

Quản lý kho hàng là gì?

Kho hàng là nơi tập kết hàng hóa, vật tư, phân chia chúng thành các nhóm hàng để phục vụ cho việc đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và tiện lợi hơn. Ngoài ra, đây cũng là nơi để lưu trữ, bảo quản hàng hóa, sản phẩm được bảo toàn cả về số lượng và chất lượng trong thời gian trong kho đến khi xuất hàng.

Quản lý hàng hóa hay quản lý kho hàng chính là công việc liên quan đến cách tổ chức, sắp xếp hàng hóa, báo cáo số lượng hàng hóa liên tục để đảm bảo quá trình vận hành của cửa hàng hay công ty. Quản lý hàng hóa giúp quá trình sản xuất, cung cấp và phân phối các thiết bị, sản phẩm đúng thời điểm góp phần giảm chi phí lưu thông và có thể sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách hợp lý.

quản lý kho hàng 1

Quy trình nghiệp vụ quản lý hàng hóa trong kho là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải trải qua

Vai trò của việc quản lý kho vận hiện nay

Dù là doanh nghiệp hay các cửa hàng bán lẻ thì cũng không thể tránh được tình trạng tồn kho. Vì thế, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là một vấn đề rất cần thiết trong quản trị sản xuất.

Việc quản lý kho vận hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Tránh thất thoát hàng hóa và chủ động lên kế hoạch nhập hàng phù hợp

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hóa như: thất thoát trong kho hàng, tổn thất do trượt giá, nhân viên gian lận…

Và để tránh những việc này xảy ra thì cần quản lý kho hàng, kiểm soát hàng hóa một cách khoa học. Việc kiểm tra đối chiếu hàng hóa thường xuyên, kiểm kê được lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp tránh được những tổn thất đáng kể và chủ động lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

quản lý kho tránh thất thoát

Việc quản lý kho vận hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát hàng hóa

Tiết kiệm chi phí

– Tiết kiệm chi phí lưu kho: Chi phí này phụ thuộc vào số lượng và kích thước của hàng hóa lưu trữ. Số lượng hàng hóa nhiều, kích thước cồng kềnh sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho hơn cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… Vì thế, nếu quản lý kho khoa học sẽ giúp kiểm soát và giải phóng kịp thời hàng hóa tồn kho, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho không cần thiết.

– Tiết kiệm chi phí mua hàng: Từ việc theo dõi được số lượng hàng hóa, sẽ cân đối được số lượng hàng mình cần mua, tránh mua quá nhiều. Từ đó có thể dành chi phí ấy để đầu tư cho đợt hàng mới.

– Chủ động số lượng hàng hóa và ngân sách, tránh được những tổn thất do cạn kiệt nguồn hàng: Từ việc theo dõi số lượng hàng hóa kho mỗi ngày, chủ doanh nghiệp có thể xác định số lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng, tránh được những tổn thất không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

– Tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu: Hàng hóa lâu ngày bị hỏng hóc, hao mòn… cần phải bỏ đi vì không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Việc này gây ra những tổn thất không nhỏ. Vì thế, nếu quản lý kho tốt, hàng hóa tồn kho được thống kê liên tục, ngân sách được dự trù sát sao sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

Quản lý kho vận hiệu quả giúp tăng doanh thu

Việc lãng phí nguyên liệu, thất thoát hàng hóa cũng ảnh hưởng một phần đến năng suất bán hàng và doanh thu. Vì thế, nếu kiểm kê kho thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát được lượng  hàng đang tồn để đưa ra các biện pháp, chương trình khuyến mại đẩy bớt hàng tồn, tăng doanh thu.

Tăng vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, cửa hàng…

Hàng hóa trong kho là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn này. Vì thế, khi quản lý kho hiệu quả sẽ có thể kiểm soát được lượng hàng tồn và đưa ra những biện pháp xử lý để hàng hóa lưu thông tốt hơn.Từ đó giúp giảm lượng vốn lưu động trong 1 tháng, 1 quý.

Quy trình quản lý kho, quản lý hàng hóa cơ bản

Nhiều người thường thắc mắc về công việc của một thủ kho là gì? Chúng tôi xin chia sẻ đến các bạn quy trình quản lý kho cơ bản nhất để biết rõ hơn công việc của họ cũng như từng bước trong quy trình:

  • Nhập hàng:  Đây là những công việc liên quan đến làm thủ tục nhập hàng. Việc này đòi hỏi quản lý khi làm phiếu mua hàng phải tuân thủ các quy tắc phòng cháy chữa cháy, và an toàn kho. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp cẩn thận, đúng quy tắc, tránh gây ẩm mốc, gãy đổ.
  • Xuất hàng: Những công việc liên quan như làm thủ tục, ký giấy xuất hàng, đảm bảo hàng được giao đúng ngày giờ quy định. 
  • Kiểm kê: Đây là bước để theo dõi hàng hóa trong kho đang ở tình trạng nào? Thiếu hay tồn kho? Sắp xếp hàng hóa đã đúng với tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy chưa? Có đảm bảo an toàn cho các mặt hàng hay không.
  • Báo cáo: đây là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho. Nhờ vào số liệu báo cáo, ta có thể đưa ra những chỉ đạo kịp thời: nhập hàng thiếu, bán giảm giá để giải quyết hàng tồn kho hay thay đổi quy trình…

kỹ năng quản lý kho

Một quy trình quản lý hàng hóa gồm nhiều bước

Đối với quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng, chúng ta cần nghiêm túc, thực hiện đầy đủ các bước để tránh thất thoát hàng hóa. Ngoài ra, quy trình đơn giản hay phức tạp còn tùy thuộc vào quy mô của công ty, nhà xưởng,…

Công việc của quản lý kho là gì?

Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗ trợ việc xuất nhập hàng hóa. Hệ thống kho hàng được quản lý hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí lưu thông mà còn bảo đảm cho hệ thống hoạt động cung ứng, sản xuất hàng hóa diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp.

Công việc của một quản lý kho hàng bao gồm rất nhiều đầu việc, dưới đây là các công việc cơ bản của quản lý kho:

Xem thêm:

Tiếp nhận hàng hóa xuất – nhập, tổ chức sắp xếp quá trình giao nhận hàng

Hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, thiết bị xuất nhập và kho hàng đều được thông qua các văn bản, giấy tờ xuất kho, nhập kho. Quản lý kho thực hiện việc xác nhận các chứng từ này, sau đó chuyển qua bộ phận mua hàng hoặc phòng kế toán.

Thống kê, theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn, bảo đảm số lượng hàng hóa trong kho khớp với số liệu trên phần mềm quản lý. Ghi thông tin hàng hóa vào phiếu xuất kho, nhập kho khi kho hàng biến động.

Trực tiếp nhập phiếu xuất nhập và phần mềm quản lý, theo dõi định kỳ hàng hóa ra vào so sánh hàng kho tối thiểu để kịp thời báo cáo với cấp trên.

Giám sát quá trình mua hàng

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa tồn kho, lập các phiếu yêu cầu mua hàng với các vật tư, thiết bị, dụng cụ lao động, đồ cá nhân…Trực tiếp thực hiện các bước thủ tục mua hàng theo đúng quy định.

Theo dõi và giám sát liên tục quá trình nhập hàng, đôn đốc các bộ phận hoàn thiện quá trình mua hàng đúng thời hạn.

Quản lý hàng hóa, hàng tồn trong kho hàng

Hàng hóa nhập vào phải được gắn bảng tên ghi chú về số lượng, hạn dùng, màu sắc, đặc điểm. Thiết kế vị trí sắp xếp hàng hóa khoa học, hợp lý phù hợp với yêu cầu của nhà sản xuất. Có thể kết hợp phương pháp sắp xếp cố định và phương pháp sắp xếp linh hoạt vào hệ thống lưu trữ trong toàn bộ nhà kho.

Phân chia khu vực dành cho các mặt hàng có hạn dùng ngắn, chú ý với các sản phẩm cần ưu tiên sử dụng bằng nguyên tắc lưu trữ nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).

Lên kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ

Để bảo đảm đủ hàng cung cấp cho các đơn hàng phát sinh, quản lý kho luôn phải duy trì mức hàng hóa ở lượng tối thiểu, nhưng cũng không được tồn quá nhiều dẫn đến chi phí quản lý kho cao.

Nếu số lượng hàng hóa xuất- nhập biến động thì phải làm đề xuất xử lý cho ban giám đốc thay đổi sao cho phù hợp với số lượng hàng tối thiểu và khả năng lưu trữ kho hàng. Bạn nên theo dõi cập nhật số lượng hàng tồn, hàng tối thiểu hàng ngày để bảo đảm quá trình hoạt động trơn tru cho doanh nghiệp.

Chủ động giải quyết công việc liên quan trong nội bộ kho hàng và các bộ phận liên quan

Quản lý kho cần kiểm soát người ra vào trong kho, hạn chế những người không phận sự. Chủ động thiết kế hệ thống kho hàng để dễ dàng quản lý và điều hành. Sử dụng hệ thống quản lý bằng phần mềm để đảm bảo độ chính xác cho công việc.

Liên hệ với các phòng ban kế toán, kinh doanh, bộ phận bán lẻ…để chủ động giải quyết các tình huống phát sinh cùng với các bộ phân liên quan một cách kịp thời.

Cách quản lý kho hàng hiệu quả cho người mới

Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học

Công việc sắp xếp hàng hóa vô cùng quan trọng đối với một quản lý kho công việc này giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực.

Sắp xếp hàng hóa khoa học mang lại khả năng lưu trữ tối đa hiệu quả đối với một nhà kho có hàng hóa cần lưu trữ lớn. Hơn nữa còn giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, dễ dàng quản lý, kiểm soát hoạt động đơn giản.

Xác định mức tồn kho tối ưu 

Xác định mức tồn kho chính là xác định định mức tồn kho. Đây là số lượng hàng hóa cần có để duy trì được hoạt động sản xuất, cung ứng, xuất nhập hàng trong kho. Đây là định mức để công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn.

Khi đạt tới mức tối thiểu bạn phải thiết lập kế hoạch để nhập hàng thích hợp kịp thời. Với hàng hóa đang vượt định mức bạn cũng phải có các kế hoạch để xả hàng.

Kiểm tra liên tục quy trình xuất nhập kho

Quá trình này được gọi là quy trình kiểm tra chất lượng kép đảm bảo toàn bộ quá trình không xảy ra sự cố rủi ro không đáng có. Quy trình này hoạt động bằng việc so sánh giữa đơn đặt hàng với danh mục sản phẩm để bảo đảm số lượng thực tế trùng khớp.

Bạn cần lựa chọn những người có kinh nghiệm nhất để đạt được hiệu quả trong công việc tránh việc tốn các chi phí về tài chính, thời gian, hạn chế rủi ro khi hoạt động.

Lưu mã vạch, dán nhãn, thẻ kho với các sản phẩm trong kho

Dán nhãn, đóng mã vạch, sử dụng thẻ kho lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lý được hàng tồn kho chính xác nhất.

dán nhãn kho

Dán nhãn cho giá đỡ để sản phẩm trong kho

Hằng ngày số lượng nhà hóa xuất nhập vô cùng lớn vì vậy dễ dàng nhận thấy kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Vì vậy việc sử dụng các phương pháp hỗ trợ ghi nhớ sản phẩm hàng hóa là vô cùng quan trọng khoa học.

Đặt nhà kho ở vị trí dễ quan sát 

Để đảm bảo có thể giám sát liên tục quá trình hoạt động cũng như không bỏ lỡ bất cứ một hoạt động xuất nhập nào bạn cần thiết kế nhà kho ở khu vực có thể quan sát hoạt động của nhân viên, vị trí dễ dàng giao nhận hàng hóa. Đây là phương thức giúp bạn giảm thiểu tối đa rủi ro trong trong quá trình hoạt động.

Làm sao để quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả là câu hỏi khó đối với nhiều thủ kho. Vinatech đưa đến bạn phương pháp đơn giản và hữu hiệu nhất đối với mọi kho hàng, đó chính là sử dụng giá kệ kho hàng.

Các sản phẩm kệ công nghiệp để hàng thường được áp dụng nhiều tại các kho cho siêu thị lớn, đại siêu thị. Tuy nhiên nó cũng là biện pháp tốt cho những kho hàng sản xuất. Kệ kho hàng có trọng lượng, mẫu mã, kích thước đa dạng, phù hợp với mọi kho hàng từ bé đến lớn. Đặc biệt đối với những không gian nhỏ, hẹp thì kệ chính là vị cứu tinh.

kệ kho công nghiệp

Kệ kho hàng là thiết bị giúp quản lý sản phẩm, hàng hóa trong kho vô cùng hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay thì sử dụng phần mềm quản lý kho chính là một phương pháp tối ưu giúp quản lý hàng hóa nhanh và chính xác nhất. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động cập nhật khi có phát sinh giao dịch nên bạn sẽ không mất nhiều thời gian nhập liệu.

Quản lý kho hàng bằng phần mềm giúp bạn dễ dàng tra cứu, kiểm soát được tất cả thông tin về sản phẩm từ khâu nhập tên sản phẩm, mã vạch,… cho đến thống kê số lượng xuất nhập, tồn kho hàng hóa.

Quản lý kho hàng hiệu quả nhờ hệ thống giá kệ

Việc xếp đặt quản lí hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn với sự hỗ trợ của hệ thống giá kệ kho hàng, giúp tối ưu 70% không gian kho và tiết kiệm đến 50% chi phí đầu tư. Kệ kho chứa hàng đa dạng mẫu mã, kích thước, tải trọng giúp bạn dễ dàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp cho kho hàng của mình

>>> Xem thêm các mẫu kệ kho mới nhất chuyên dụng trong kho hàng của Vinatech ==> XEM NGAY

Những kỹ năng để trở thành quản lý, nhân viên kho giỏi

Những kỹ năng cần có của nhân viên kho

– Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho

Công việc hằng ngày của nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra chi tiết các chứng từ, giấy tờ liên quan đến xuất nhập, lưu chuyển hàng hóa trong kho của mình. Vì vậy một nhân viên kho hiệu quả phải thành thạo các kỹ năng kiểm tra, nhập phiếu để công việc tiến hành hiệu quả, thuận lợi không bị gián đoạn giữa các quy trình.

Ngoài ra nhân viên kho cần thành thạo thuần thục việc lập phiếu xuất kho đầy đủ chi tiết với những đối tác khách hàng hay xuất nhập hàng hóa cho đại lý, nhà phân phối, cửa hàng…

– Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa trong kho khoa học

Để kho hàng luôn được sắp xếp hợp lý, khoa học hàng hóa cập nhật vào các vị trí thích hợp với giá thành, đặc điểm, số lượng hàng xuất nhập. Đòi hỏi nhân viên kho phải có tính sắp xếp và quản lý kho hàng tốt đây là kỹ năng giúp tiết kiệm diện tích nhà kho, tối ưu không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.

kệ chứa hàng hạng nặng

Am hiểu về cách sắp xếp kho hàng sao cho hợp lý nhất, biết cách phân chia khu vực cho từng loại hàng hóa nhất định. Luôn luôn học hỏi, tìm hiểu về đặc điểm sản phẩm, kiến thức nhãn hàng, sử dụng thẻ kho để không gian nhà kho luôn ngăn nắp, sạch sẽ.

– Kỹ năng kiểm kho hiệu quả, nhanh chóng

Đặc điểm của nhân viên kho cần có đó là tính cẩn thận, tỉ mỉ để kiểm kho một cách chính xác. Nắm rõ quy trình hoạt động trong việc kiểm tra kiểm kê hàng hóa để hạn chế sai sót xảy ra trong quá trình hoạt động. Công việc kiểm kho rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nó không chỉ giúp đánh giá khả năng tiêu thụ mà còn giúp chủ doanh nghiệp xác định được kế hoạch nhập hàng hóa phù hợp.

Những kỹ năng cần có của quản quản lý kho

– Kỹ năng quản lý và đào tạo nhân sự

Mỗi nhân sự trong kho đều cần được đào tạo bài bản có kiến thức chuyên môn, cũng như hiểu rõ về sản phẩm trong kho. Người quản lý phải đảm bảo mọi nhân sự trong kho đều phải được đào tạo kỹ càng để mang lại tính hiệu quả đồng thời giúp công việc trơn tru.

Đào tạo và huấn luyện định kỳ cho nhân viên kho, đảm đảm nhân viên nắm rõ, tuân thủ theo hệ thống quản lý và quy trình hoạt động của công việc được giao.

Quản lý kho cần nghiên cứu tìm hiểu khối lượng công việc để phân chia cho từng lao động một các hiệu quả và tối ưu nhất. Đưa ra các quy định, quy trình làm việc để bảo đảm tính kỷ luật khi làm việc trong kho mang lại môi trường làm việc sáng tạo, chuyên nghiệp.

– Hệ thống hóa sổ sách dữ liệu tại kho hàng

Với kho hàng có quy mô càng lớn, số lượng hàng hóa càng nhiều thì cũng đồng nghĩa với việc xuất nhập hàng hóa ra vào liên tục với cường độ cao. Vì vậy người quản lý cần phân công sao cho quá trình ghi chép số liệu đầy đủ, rõ ràng, kịp thời công việc này đòi hỏi sự tập trung cao độ để hạn chế sai sót.

Công việc của người quản lý là cần áp dụng các phần mềm quản lý thứ 3 để đảm bảo hiệu quả công việc một cách chính xác nhất. Sử dụng phần mềm quản lý giúp quá trình kiểm tra hàng hóa được đơn giản hóa, mang lại tính hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bảo đảm quá trình cung cấp hàng hóa, vật tư chính xác đúng thời gian cho bộ phận kinh doanh, sản xuất. Dựa vào tính chất hàng hóa để chủ động trong việc sắp xếp theo các nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước), hay LIFO (nhập sau xuất trước) để tối ưu khả năng lưu trữ và hạn chế hàng hóa hư hỏng.

– Kỹ năng lãnh đạo

Ngoài có khả năng chuyên môn cao một quản lý kho giỏi phải có những kỹ năng mềm, năng lực quản lý con người khéo léo. Tích cực lắng nghe, chủ động trong việc giao tiếp với nhân viên kho để tạo sự kết dính giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên và quản lý để đảm bảo không xảy ra xung đột không đáng có.

– Kỹ năng lựa chọn kệ kho hàng tốt giúp bạn quản lý kho hiệu quả

Để trở thành một quản lý kho xuất sắc bạn cần phải có những lựa chọn, thao tác nhanh chóng và chính xác. Lựa chọn kệ kho hàng hợp lý cũng là một trong những kỹ năng quản lý kho hàng của một quản lý kho, hỗ trợ cách quản lý kho hàng cực kì hiệu quả.

chọn kệ kho hàng phù hợp

Lựa chọn loại kệ kho lưu trữ phù hợp

Khi lựa chọn kệ chứa hàng cho kho hàng bạn cần quan tâm đến các yếu tố cơ bản như:

  • Nhu cầu sử dụng: bạn sẽ dùng kệ hàng để trưng bày hàng hóa gì? Trưng bày ra sao? Tất cả những điều đó sẽ quyết định đến loại kệ hàng mà bạn cần.
  • Trọng lượng hàng hóa: mỗi loại giá để hàng trong kho có một trọng tải khác nhau từ 100, 200kg (kệ trung tải) đến trọng tải 5000kg (kệ tải nặng). Đây là một yếu tố quan trọng khi bạn cân nhắc các loại kệ kho hàng.
  • Nhà sản xuất: điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và chính sách bảo hành của nó.

Ngoài ra, khi lựa chọn kệ hàng bạn còn phải cân nhắc đến các yếu tố kích thước, mẫu mã, màu sắc.. để có thể giúp quản lý kho một cách hiệu quả.

Để trở thành người quản lý kho xuất sắc, bạn cần phải có đầy đủ các kỹ năng quản lý kho hàng. Ngoài việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, bạn còn cần sử dụng các phần mềm bán hàng để có thể kiểm soát quá trình nhập xuất kho một cách tốt nhất. Vinatech đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị giá kệ cho kho hàng và phần mềm quản lý kho hàng sẽ giúp bạn những điều này. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay khi có nhu cầu để có cách quản lý kho hàng tối ưu nhất nhé!

Xem thêm:

>> 7 cách giúp bạn quản lý kho thực phẩm hiệu quả

>> Quy trình quản lý kho cho nhà hàng chuyên nghiệp nhất

Liên hệ mua kệ kho hàng Vinatech:

Vinatech là đơn vị sản xuất giá kệ kho hàng, kệ siêu thị lớn nhất Việt Nam hiện nay, với rất nhiều mẫu sản phẩm giá kệ chất lượng hàng đầu.

Các bài viết khác